Voitot:
- Kyky tuottaa tekoälyn avulla luonnoksia etsintäavuista (kuvaustyökalu), laajuus-sisältöhuomautus ja asetteluosiot
- Kyky ymmärtää elämäkerran/instituution historian hallusinaatioriski ja perustaa tämä osio vain vahvistettuihin lähteisiin
- Kyky mahdollistaa tekoäly ohjaamaan tutkija lähteelle sen sijaan, että se antaisi faktoja suoraan referenssipalvelussa
Arkisto ei ole vain vastuussa asiakirjojen säilyttämisestä; on myös vastuussa siitä, että ne ovat tutkijan saatavilla. Pääsylle on kaksi ensisijaista keinoa: kokoelmaa esittelevät kuvaustyökalut (löytöapu - opasdokumentti, joka määrittelee arkistokokoelman sisällön, organisaation ja laajuuden) ja tutkijoita suoraan avustava viitepalvelu. Molemmat vaativat paljon vaivaa: oppaan kirjoittaminen kokoelmaan vie viikkoja, ja tutkijan kysymyksiin vastaaminen pitkin päivää vie aikaa. Lisäksi nämä kaksi teosta ovat arkiston "kasvot"; Tutkijan ensimmäinen kosketus kokoelmaan on usein oppaan ja infopisteen kautta, joten tässä virhe heijastuu suoraan arkiston luotettavuuteen.
Tekoäly on tehokas apu kuvaustyökalujen laatimiseen ja tukipalveluun. Tässä osiossa opimme laatimaan kokoelmaoppaan (etsintäapua), kirjoittamaan laajuuden ja sisällön kuvauksia, auttamaan tutkijoiden kysymyksissä ja katsomaan, miksi tarkkuus ei ole neuvoteltavissa näissä palveluissa.
Kuvaustyökalut: kokoelman kartta
Kuvaustyökalun avulla tutkija voi kysyä "mikä tässä kokoelmassa toimii minulle?" Sen avulla voit vastata kysymykseen. Tyypillisesti sisältää:
- Yleiskuvaus: Kokoelman nimi, laajuus, ajanjakso, koko.
- Biografinen/laitoshistoria: Asiakirjat laatineen henkilön tai laitoksen lyhyt historia.
- Laajuus ja sisältöhuomautus: Selvitys siitä, millaisia asiakirjoja ja mitä aiheita kokoelmassa on.
- Järjestys: Asiakirjojen ryhmittely (sarja, alasarja).
- Varasto: Yksityiskohtainen luettelo laatikko/tiedostotasolla.
Nämä asiakirjat on kirjoitettu standardien mukaisesti (esimerkiksi ISAD(G) tai EAD - Encoded Archival Description, arkistointioppaiden digitaalinen koodausstandardi). Tekoäly voi tuottaa näiden osien ääriviivat raakaluettelosta ja asiakirjatiivistelmistä; mutta jokainen tosiasia (historia, henkilö, instituution historia) on tarkistettava.
Toinen kuvaustyökalujen arvo on, että ne voidaan kirjoittaa eri yksityiskohtaisilla tasoilla. Joskus aika tai resurssit eivät riitä kuvaamaan arkiston tuhansia laatikoita asiakirjatasolla; Tällöin tehdään monitasoinen kuvaus: ensin yleinen kuvaus rahastotasolla, sitten sarja, sitten aina kun mahdollista tiedostotasolla. Tekoäly on erityisen hyödyllinen laadittaessa ylätason yleistä huomautusta alemman tason tapausten yhteenvedoista; Se tekee yhteenvedon massasta kokonaisuuteen. Mutta tämän yhteenvedon jokaisen kerroksen on oltava yhdenmukainen alakerroksen todellisten asiakirjojen kanssa; Tekoälyn ei pitäisi muodostaa laajuusvaatimusta, joka ei ole huipputason kokoelmassa.
Varoitus: Hallusinaatiot hiipivät useimmiten sisään elämäkerran/instituution historian osiossa. Tekoäly voi kirjoittaa sujuvan historian henkilöstä tai laitoksesta "yleisen tietämyksen" perusteella ja lisätä olemattomia tapahtumia, vääriä päivämääriä ja keksittyjä otsikoita. Tämän osion tulee perustua vain vahvistettuihin lähteisiin.
Työnkulku: askel askeleelta
1. Kerää raaka-aineet. Varasto, asiakirjayhteenvedot, laatikkoluettelot, olemassa olevat muistiinpanot, jos sellaisia on.
2. Aseta standardi. Minkä kuvausstandardin mukaan se kirjoitetaan (ISAD(G)/EAD)?
3. Luo luonnos luvulta kappaleelta. Raaka-aineesta löytyy tekoälyluonnososia, kuten laajuus ja sisältöhuomautus ja asettelukuvaus.
4. Tarkista tosiasiat. Tarkista erityisesti historia-osiosta jokainen päivämäärä, nimi ja tapahtuma riippumattomista lähteistä.
5. Tarkista pääsyrajoitukset. Onko kokoelmassa luottamuksellisia/tekijänoikeudellisia asiakirjoja? Nämä tulee mainita ohjeessa.
6. Asiantuntijan hyväksyntä. Lopullinen opas käy läpi arkiston hyväksynnän.
Viitepalvelu: apu tutkijalle
Viitepalvelussa tekoäly auttaa kahdella tavalla: (1) ymmärtämällä tutkijan kysymystä ja ehdottamalla, mitä kokoelmia kannattaa tarkastella, ja (2) laatimalla vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Mutta tässä on kriittinen raja: AI ei saa antaa tutkijalle suoraa "fakta" vastausta, vaan sen tulee ohjata hänet lähteeseen. Sen sijaan, että sanoisi "Tämä päivämäärä on tämä", sen pitäisi sanoa "Löydät nämä tiedot sellaisista ja sellaisista asiakirjoista tästä kokoelmasta". Koska tekoälyn antama suora tosiasiallinen vastaus voi olla sepitetty ja tutkija saattaa sekoittaa sen lähteeksi.
Viitetehtävä
Tekoälyn sopiva rooli
vastenmielistä käyttöä
Kysymyksen ymmärtäminen
Ehdota selventäviä kysymyksiä
—
Kokoelman reititys
"Katso sieltä" -ehdotus
Sanomalla "Vastaus on"
FAQ luonnos
Luonnos vahvistetuista tiedoista
vale vastaus
Lähdeluettelo
Hakuehdotus luettelosta
Tehdyn referenssin antaminen
tosiasiakysymys
Ohjaa lähteeseen
Suora faktavastaus
kolme minilaukkua
Tapaus 1 – Ohjeluonnos lyhennettiin 4 viikosta yhteen viikkoon. Arkisto valmisteli etsintäapua 120 laatikon kokoelmalle. Laatikkoluettelot ja tiedostojen yhteenvedot annettiin tekoälylle; YZ teki luonnoksen laajuus-sisältöhuomautus ja layout osiot. Arkistonhoitaja tarkisti ja järjesti tosiasiat viikossa; perinteisellä menetelmällä tämä arvio oli yksi kuukausi. Mutta 3 päivämäärää ja 2 otsikkoa elämäkerrallisen historian osiossa olivat väärin; Korjattu vahvistuksessa.
Tapaus 2 – Kuvitteellinen institutionaalinen historia. Harjoittelija oli kirjoittanut tekoälyn laitoksen historian ja laittaa sen suoraan hakemistoon. YZ antoi väärän laitoksen perustamispäivän ja mainitsi sulautumisen, jota ei ollut olemassa. Tutkija huomasi ja ilmoitti virheen; Ohjetta korjattiin, mutta arkiston luotettavuus vaurioitui. Oppitunti: historiaosiota ei julkaista ilman vahvistusta.
Tapaus 3 – Oikea opastus, väärä tosiasia. Tutkija pyysi treffejä. Tekoälypohjainen assistentti antoi suoran päivämäärän (sovitettu). Tutkija käyttäisi tätä lähteenä; Vanhempi arkistonhoitaja puuttui asiaan ja sanoi: "AI ei anna faktoja, se ohjaa sinut kokoelmaan" ja pakotti hänet katsomaan todellista asiakirjaa; historia oli erilainen. Oppitunti: viitepalvelussa tekoäly ohjaa, ei anna faktoja.
Neljä kopioitavaa mallia
1) Luonnoksen laajuus ja sisältöhuomautus:
Kirjoita alla olevien laatikko-/tiedostoluetteloiden ja asiakirjatiivistelmien perusteella luonnos "laajuus- ja sisältöhuomautus" kokoelmalle. Käytä vain sitä, mikä sisältyy toimitettuun materiaaliin; LISÄÄ aihe, päivämäärä tai henkilö, joka ei ole kokoelmassa. Merkitse kaikki tosiasiat, joista et ole varma [tarvitsee vahvistuksen]. Materiaali: [täällä]
2) Biografinen/instituutionaalinen historia (valvottu):
Alla on VAHVISTETTUja huomautuksia [henkilöstä/organisaatiosta]. Kirjoita lyhyt historian hahmotelma VAIN näiden muistiinpanojen perusteella. ÄLÄ LISÄÄ päivämääriä, tapahtumia tai nimikkeitä, joita ei ole muistiinpanoissa; Älä lisää yleistä "tietoa". Jätä välilyönnit [ei tietoja]. Huomautuksia: [täällä]
3) Tutkijan opastus:
Tutkijan kysymys: [kysymys]. ÄLÄ anna SUORAA tosiasiallista vastausta tähän kysymykseen. Sen sijaan: (1) ehdota 1-2 kysymystä, jotka selventävät kysymystä, (2) kerro hänelle, minkä tyyppistä kokoelmaa/asiakirjaa hänen tulisi katsoa, (3) ehdota, mitä termejä hän voisi etsiä luettelosta. Älä tee keksittyä viittausta.
4) Usein kysyttyjen vastausten luonnos:
Alla on TARKISTETTUJA tietosivuja arkistostamme. Laadi näiden muistiinpanojen perusteella vastaus seuraavaan usein kysyttyyn kysymykseen: [kysymys]. Lisätään tietoja, joita ei ole muistiinpanoissa; [valinta] merkitse kohta, jossa et ole varma. Ohjaa tutkija vastauksen lopussa asiaankuuluvaan kokoelmaan. Huomautuksia: [täällä]
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko:
Kirjoita tähän kokoelmaan kattava hakuapu, mukaan lukien historia.
"Laaja" ja "historia mukaan lukien" pakottavat tekoälyn menemään annettua materiaalia pidemmälle ja lisäämään keksittyä tietoa laitoksesta/henkilöstä.
Vahva:
Kirjoita etsintäavun ääriviivat seuraavien laatikkoluetteloiden ja tarkistettujen historiatietojen perusteella: laajuus-sisältö ja asettelu-osat. Älä sisällytä faktoja, jotka eivät sisälly annettuun materiaaliin; Käytä historiassa vain vahvistettuja muistiinpanoja, jätä tyhjät kohdat [ei tietoja]. Merkitse jokainen kyseenalainen tosiasia [vaatii vahvistuksen]. Materiaali: [täällä]
Ero: annetussa materiaalissa noudattaminen, valmistuskielto, aukkojen säilyttäminen ja tarkastusmerkit tekevät oppaasta luotettavan.
Yleisiä virheitä
- Historian jättäminen tekoälyn "yleiseen tietoon". Tämä osa on alttiin hallusinaatioille; pitäisi perustua vain vahvistettuihin muistiinpanoihin.
- Suorat tosiasiat viitteessä. Tekoälyn tulee ohjata tutkijaa, ei korvata lähdettä.
- Pääsyrajoitusten ohittaminen. Luottamuksellisuus/tekijänoikeusrajoitetut asiakirjat tulee merkitä hakemistoon.
- Suunnitellun viittauksen ehdottaminen. Luettelossa olevaa vahvistamatonta viittausta ei luovuteta tutkijalle.
- Luonnos julkaistaan ilman hyväksyntää. Lopullisen oppaan hyväksyy arkistonhoitaja.
Yhteenvetona
Arkiston käyttö- ja viitepalvelu on hedelmällinen alue, jossa tekoäly nopeuttaa kuvaustyökalujen laatimista ja tukee tutkijoiden ohjausta. Mutta elämäkerta/instituutionaalinen historia on hallusinaatioiden tunkeutumiskohta, ja viitepalvelussa tekoälyn ei pitäisi antaa faktoja, vaan suoraan lähteeseen. Perusta opas vain todennettuun aineistoon, säilytä aukot, merkitse pääsyrajoitukset ja jätä lopullinen hyväksyntä arkistonhoitajalle. AI laatii kokoelman kartan; Arkisto on vastuussa kyseisen kartan tarkkuudesta.
Sovellustehtävä
Ota laatikko/tiedostoluettelo kokoelmasta (oikeasta tai näytekappaleesta) ja pyydä tekoälyltä ääriviivat "laajuus- ja sisältöhuomautuksen ääriviivat" -mallilla; Tarkista, meneekö se annettua materiaalia pidemmälle. Suorita sitten henkilön/organisaation "elämäkertahistoria" -malli, jossa on vain vahvistettuja muistiinpanoja, ja tarkkaile, yrittääkö tekoäly mahtua aukkoihin. Käsittele lopuksi tutkijan kysymys "tutkijasuuntautuneisuus" -mallilla.
tarkistuslista
- [ ] Olen perustanut oppaan vain annettuun/varmennettuun materiaaliin.
- [ ] Olen itsenäisesti tarkistanut historian jokaisen päivämäärän ja nimen.
- [ ] Merkin käyttörajoitukset (yksityisyys/tekijänoikeus) ohjeeseen.
- [ ] Sen sijaan, että olisin antanut viitteessä faktoja, ohjasin sinut lähteeseen.
- [ ] Lähetin lopullisen oppaan arkistonhoitajan hyväksyttäväksi.