Voitot:
- Kyky tuottaa BLUF-periaatteella lukijalle ja tarkoitukseen sopiva tiedotuskehys ja puheenvuorot erottelemalla tosiasiat ja ehdotukset.
- Kyky säätää diplomaattisen sävyn intensiteettiä strategisen tarkoituksen mukaan ja korjata tekoälyn oletusääntä
- Kyky tarkistaa jokainen luku ja lainaus linkittämällä se lähteeseen ja säilyttää tiedotteen eheys ja lopullinen allekirjoitus.
Ennen kuin ministeri tapaa keskustelukumppanin, hän toimittaa kaksisivuisen tiedotteen; Suurlähettiläs kirjoittaa muistiin puhemuistiinpanot ennen kuin hän sanoo huippukokouksessa; Ennen kokoukseen osallistumista valtuuskunnan johtaja tarvitsee lyhyen arkin "puheaiheista" – luettelon tärkeimmistä keskustelussa välitettävistä viesteistä. Nämä asiakirjat ovat diplomatian päivittäistä polttoainetta: niiden on tiedotettava päätöksentekijälle nopeasti, tarkasti ja oikeasuhteisesti. Tässä osiossa opit laatimaan tiedotteen tai puhemuistion nopeasti ja siististi tekoälyn avulla; mutta opit pitämään sävyn, viestin ja lopullisen vastuun.
Aloitetaan määritelmästä: tiedotustilaisuus on asiakirja, joka ytimekkäässä ja organisoidussa muodossa antaa päätöksentekijälle materiaalia, jota tarvitaan päätöksen tai puheen tekemiseen tietystä asiasta. Hyvä selostus on lyhyt, sanotaan tärkein ensin, erotetaan tosiasiat neuvoista ja kunnioitetaan lukijan aikaa. Tekoäly tuottaa nopeasti tämän asiakirjan rungon ja ensimmäisen luonnoksen; Mutta sinun on päätettävä, mitä korostat, mitä sävyä käytät ja mitä neuvoja annat.
Askel askeleelta: tiedotustilaisuuden järjestäminen
1. Määrittele lukija ja tarkoitus. Kenelle tiedotustilaisuus on tarkoitettu? (ministeri vai tekninen komitea?) Mitä varten? (Päätätkö vai valmistaudutko haastatteluun?) Tämä määrittää sävyn ja syvyyden. Ministerikokous on lyhyt ja strateginen; Teknisen komitean muistio voi olla yksityiskohtainen.
2. Asenna käänteinen pyramidi. Diplomaattinen tiedotustilaisuus kirjoitetaan yleensä BLUF (Bottom Line Up Front) -periaatteella: ensimmäinen kappale antaa "ytimen", loput ovat yksityiskohtia. Kiireisen päätöksentekijän tulisi saada pääviesti, vaikka hän lukisikin vain ensimmäiset rivit.
3. Tunnista osat. Tyypillinen tiedotustilaisuus koostuu seuraavista osista: (a) Yhteenveto/BLUF, (b) Tausta/konteksti, (c) Nykytilanne, (d) Meidän kantamme/intressejämme, (e) Keskustelukumppanin mahdollinen kanta, (f) Ehdotus/keskustelukohdat. Tekoäly voi tuottaa tämän luurangon välittömästi.
4. Erota tosiasia neuvoista. Tiedotustilaisuudessa tulisi tehdä selvä ero "tämä on tilanne" (fakta) ja "tämä on meidän suosituksemme" (suositus) välillä. Päätöksentekijän tulee nähdä, mikä on todisteita ja mikä on sinun ehdotuksesi.
5. Luo keskustelunaiheita. Kokouksessa sanottavat viestit kirjoitetaan lyhyin, selkein ja mieleenpainuvin sanoin. Lisäksi valmistetaan mahdollisia vastauksia (reaktiiviset rivit - valmiit vastaukset mahdollisiin vastalauseisiin), kuten "Jos keskustelukumppani sanoo näin, sanomme tämän". Tekoäly on hyvä toistamaan nämä skenaariot.
6. Aseta ja tarkista ääni. Diplomaattista kieltä mitataan: ei liian kovaa eikä liian pehmeää. Linkitä jokainen fakta lähteeseen, korjaa sävy itse ja allekirjoita lopullinen teksti itse.
Vinkki: Kirjoita tiedotuksen ensimmäinen virke itse. Tekoälyn tuottama aukko on usein yleinen ja tehoton. Tärkeimmän viestin ilmaiseminen itse yhdellä, tehokkaalla lauseella ja lopun täyttäminen tekoälyllä on nopeaa ja tehokasta.
Diplomaattinen kieli ja mitta
Sanoilla on painoarvoa diplomatiassa. Ilmaisujen "olemme huolissamme", "olemme huolissamme", "tuomitsemme", "tuomitsemme jyrkästi" välillä on hienovaraisia, mutta tärkeitä eroja, ja väärin valittu sana voi lähettää ei-toivotun viestin. AI ei aina pysty vangitsemaan näitä vivahteita oikein; Hän kirjoittaa yleisellä kielellä. Joten asetat diplomaattisen intensiteetin asteikon (äänen kovuuden asteen).
Lisäksi tiedotuksen tulee olla puolueetonta ja rehellistä. Analyytikon tehtävä on kertoa päätöksentekijälle, mitä hänen on tiedettävä, ei vain sitä, mitä hän haluaa kuulla. Tekoälyllä saattaa olla taipumus antaa "kiva" vastaus esitettyyn kysymykseen; Annat rehellisyyden sisällyttääksesi tiedotukseen häiritseviä mutta tarkkoja tietoja.
Varoitus: Tiedotustilaisuuden jokainen lause voidaan sanoa ääneen keskustelussa tai olla tarvittaessa päätöksen perusteena. Tekoälyn tuottaman tosiasian ei pitäisi tulla tiedotustilaisuuteen katsomatta sen lähdettä. Väärä numero tai keksitty lainaus asettaa päätöksentekijän vaikeaan tilanteeseen kokouksessa.
kolme minilaukkua
Tapaus 1 – Luuranko nopeutui. Virkailijan piti valmistella tiedotus ministerin kokoukseen kahdessa tunnissa. YZ poimi BLUF-, tausta- ja puheaiheisen rungon 9:stä avoimen lähdekoodin dokumentista, jotka se keräsi 10 minuutissa; Virkailija käytti jäljellä olevan ajan tosiasioiden tarkistamiseen ja sävyn asettamiseen. Tiedotustilaisuus saapui ajoissa.
Tapaus 2 – Äänenkorjaus vältti kriisin. Lausuntoluonnoksessa tekoäly käytti sellaisia termejä kuin "ei hyväksytä" ja "hylkäämme jyrkästi". Vanhempi diplomaatti tiesi, että haluttu sävy oli "seuraamme huolestuneena" ja pehmensi kieltä, jotta se ei rasittaisi suhdetta siinä vaiheessa. Korjattu tekoälyn oletussitkeys.
Tapaus 3 – Väärennetty hahmo saatiin kiinni. "Kahdenvälisen kaupan määrä kasvoi 23 prosenttia viime vuonna", YZ kirjoitti tiedotusluonnoksessaan. Asiantuntija katsoi lähdettä: todellinen luku oli 12 % ja tekoäly oli keksinyt sen. Nimeämisvaihe esti ministeriä lainaamasta väärää lukua kokouksessa.
Neljä kopioitavaa mallia
1) Tiedotuskehys:
Tehtäväsi: diplomaattisen kirjeenvaihdon vanhempi asiantuntija. Tuota [ministerin] haastattelutiedotteen luuranko alla olevien avoimen lähdekoodin muistiinpanojen perusteella. Osat: (1) BLUF/tiivistelmä (yksi kappale), (2) tausta, (3) nykytilanne, (4) kiinnostuksen kohteemme, (5) keskustelukumppanin mahdollinen asema, (6) keskustelunaiheita. Määritä kunkin tosiasian lähde. Merkitse tosiasia ja ehdotus erikseen. Huomautuksia: [täällä]
2) Puhekohdat + reaktiiviset linjat:
Luonnos 5 puheenvuoroa (lyhyitä, selkeitä viestejä) seuraavaa aihetta varten. Ehdota sitten "reaktiivista linjaa" (mitattu vastaus) jokaiselle kolmesta mahdollisesta vastalauseesta, joita keskustelukumppanilla voi olla. Käytä diplomaattista ja mitattua kieltä; Vältä liian ankaria tai sitoutumista sisältäviä lausuntoja. Aihe: [täällä]
3) Sävyn säätö:
Kirjoita seuraava kappale uudelleen [valittava: neutraali / ahdistunut / päättäväinen / luja] sävyllä. Pidä samat tosiasiat, säädä vain diplomaattista intensiteettiä. Anna minulle kolme versiota: yksi sävy ylös, sama, yksi sävy alas. Kappale: [täällä]
4) Tiedotteen lyhenne:
Pienennä seuraava 3-sivuinen huomautus yhdelle sivulle ministerille. Olkoon BLUF-kohta ensin. Säilytä vain päätöksenteon kannalta tarpeelliset tosiasiat, jätä yksityiskohdat pois, mutta älä muuta tai tee mitään faktoja. Listaa "liitteisiin" erikseen pois jätetyt tärkeät kohdat. Huomautus: [täällä]
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko kehote:
Kirjoita tästä tiedotus ministerille.
Lukija, tarkoitus, lähde ja sävy ovat epäselviä. Tekoäly tuottaa yleistä, lähdettämätöntä, sävy-satunnaista tekstiä; sekoittaa tosiasian ehdotukseen.
Tehokas kehotus:
Sinun roolisi: diplomaattinen tiedottaja. Lukija: ulkoministeri. Tarkoitus: Valmistautuminen kahdenväliseen tapaamiseen 2 tunnissa. Lähde: avoimen lähdekoodin huomautus alla7 (päivätty). Sävy: mitattu, määrätietoinen, mutta ei provosoiva. Rakenne: BLUF ensimmäisessä kappaleessa; Sitten tausta, tilanne, kiinnostuksemme, keskustelukumppanin asema, 5 keskustelunaihetta. Linkitä jokainen fakta lähteeseen, näytä tosiasia ja ehdotus erikseen, älä keksi mitään numeroita. Huomautuksia: [täällä]
Ero on selvä: lukija, tarkoitus, lähde, sävy, rakenne ja varmennusrajoitukset tekevät esityksestä käyttökelpoisen.
Taulukko tiedotusosista
osio
Tarkoitus
AI:n rooli
miehen päätös
BLUF/yhteenveto
Laita tärkein etusijalle
ehdotusluonnos
Pääviestin valinta
tausta
anna konteksti
Yhteenveto
Oikean kontekstin valinta
nykyinen tilanne
Nykyinen taulukko
Muokkaus
vahvistusta
Meidän etumme
selventää kantaa
—
vain ihminen
Puhuvia pointteja
Keskusteluviestit
luonnostuotanto
Ääni, päätös, allekirjoitus
Yleisiä virheitä
- Sekava tosiasia ja ehdotus. Päättäjän tulee nähdä, mikä on todisteita ja mikä neuvoja.
- Jätetään sävy tekoälylle. Jos diplomaattinen intensiteetti on asetettu väärin, se antaa ei-toivotun viestin.
- Laita numero ja lainaus vahvistamatta sitä. Väärä numero asettaa päätöksentekijän vaikeuksiin kokouksen aikana.
- Pitkä ja sotkuinen tiedotustilaisuus. BLUF ja lyhyys ovat pakollisia kiireiselle lukijalle.
- Kirjoita vain mitä haluat kuulla. Analyytikon tehtävänä on tarjota häiritsevää, mutta oikeaa tietoa.
Yhteenvetona
Tietojenkäsittelyssä ja muistioiden valmistelussa tekoäly on tehokas apulainen, joka tuottaa nopeasti luurankoja, ensimmäisiä luonnoksia ja puhekohtaa/reaktiivisia linjaskenaarioita. Mutta BLUFissa pääviestin valinta, diplomaattisen sävyn asettaminen, tosiasian ja ehdotuksen ero, rehellisyys ja lopullinen allekirjoitus kuuluvat asiantuntijalle. Käytä tekoälyä selkeillä lukija-, tarkoitus-, lähde- ja äänirajoitteilla; tarkista jokainen tosiasia; Kirjoita ensimmäinen virke ja viimeinen sana itse.
Sovellustehtävä
Valitse kuvitteellinen kahdenvälisen tapaamisen skenaario ja kerää 6–8 avoimen lähdekoodin muistiinpanoa. Hanki ääriviivat "tiedotusrunko" -mallilla ja tuo sitten keskusteluviestit "puhekohdat + reaktiiviset viivat" -mallin avulla. Vertaa kappaleen kolmea sävyversiota "sävyasetus" -malliin ja valitse oikea. Tarkista kaikki luvut ja lainaukset linkittämällä ne lähteeseen.
tarkistuslista
- [ ] Määritin alusta alkaen lukijan, tarkoituksen ja sävyn.
- [ ] BLUF/Kirjoitin yhteenvedon alkuun.
- [ ] Näytin tosiasian ja ehdotuksen erikseen.
- [ ] Olen hankkinut ja tarkistanut kaikki luvut ja lainaukset.
- [ ] Asetin diplomaattisen sävyn oman harkintani mukaan ja allekirjoitin tekstin.