اتوماسیون فرآیند: ترکیبی از RPA و هوش مصنوعی

سود:

• توانایی توضیح نقش اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی و رویکرد اتوماسیون هوشمند (هیپراتوماسیون).
• امکان طراحی یک فرآیند دستی با تقسیم آن به مراحل و تمایز بین مراحلی که برای اتوماسیون مناسب هستند و مراحلی که نیاز به تایید انسانی دارند.
• توانایی ارزیابی طراحی های اتوماسیون با پشتیبانی هوش مصنوعی از نظر مدیریت استثناء، مسیر حسابرسی و هزینه خطا

در هر سازمانی، کارهای خسته کننده و مستعد خطا وجود دارد که مردم هر روز تکرار می کنند: کپی کردن داده ها از یک سیستم و وارد کردن آن به سیستم دیگر، پردازش دستی اطلاعات صورتحساب، مرتب سازی ایمیل های دریافتی. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) این وظایف منظم و تکراری را با روبات های نرم افزاری که مراحل برداشته شده توسط انسان را روی صفحه تقلید می کنند، خودکار می کند. "ربات" در اینجا یک ماشین فیزیکی نیست، بلکه نرم افزاری است که روی صفحه کلیک می کند، می نویسد و کپی می کند. قدرت RPA این است که بر روی سیستم های موجود بدون تغییر آنها کار می کند. بنابراین، حتی در سیستم های قدیمی که ادغام آنها دشوار است، نتایج سریعی را ارائه می دهد.

RPA به تنهایی نمی تواند موقعیت های "بدون قاعده" را درک کند. اگر فاکتور به فرمت استاندارد برسد، ربات فیلدها را می خواند. اما اگر هر تامین کننده آن را با فرمت متفاوتی ارسال کند، ربات گیج می شود. اینجاست که هوش مصنوعی وارد عمل می‌شود: هوش مصنوعی مراحلی را انجام می‌دهد که نیازمند «قضاوت» هستند، مانند درک سند، طبقه‌بندی متن، استخراج اطلاعات از متن آزاد، و RPA مراحل متعارف را انجام می‌دهد. این ترکیب را اتوماسیون هوشمند یا ابراتوماسیون (اتوماسیون فرآیندی با پشتیبانی از هوش مصنوعی) می گویند. نقش متخصص MIS این است که یک فرآیند را به قطعات تقسیم کند و طراحی کند که کدام قسمت متعلق به RPA، کدام قسمت متعلق به هوش مصنوعی و کدام قسمت متعلق به انسان است.

خودکار کردن یک فرآیند

قلب طراحی اتوماسیون، تقسیم فرآیند به مراحل و طبقه بندی هر مرحله است. سه دسته وجود دارد. مراحل قانونمند و ساختار یافته (RPA-friendly): "هر ردیف در اکسل را در صفحه ERP وارد کنید." مراحلی که نیاز به اظهار نظر دارند (با استفاده از هوش مصنوعی): "این متن شکایت به کدام دسته تعلق دارد؟" مراحل پرخطر یا نامشخص (سپرده به شخص): "تأیید بازپرداخت بیش از 5000 لیره."

اتوماسیون خوب افراد را از بار تکراری نجات می دهد، نه از کل کار. تصمیم گیری حیاتی را به مردم واگذار می کند. به این می گویند طراحی انسان در حلقه: ربات کار را آماده می کند، انسان آن را تایید می کند. برای مثال ربات فاکتور را می خواند و پیش نویس را وارد ERP می کند و حسابدار تایید نهایی را می دهد. بنابراین سرعت و امنیت با هم تضمین می شود.

نکته: قبل از خودکارسازی یک فرآیند، همیشه ابتدا آن را ساده کنید. خودکار کردن یک فرآیند بد فقط نتایج بد را سریعتر به همراه خواهد داشت. ابتدا مراحل غیر ضروری را حذف کنید، سپس بقیه را خودکار کنید.

مدیریت استثنایی و دنباله حسابرسی

هر اتوماسیون در نهایت با وضعیتی مواجه می شود که قوانین را زیر پا می گذارد: داده های از دست رفته، فرمت غیرمنتظره، خرابی سیستم. کنترل استثنایی به ربات اجازه می دهد تا در چنین شرایطی به جای انجام کارهای اشتباه بی سر و صدا، با خیال راحت متوقف شود و به انسان اطلاع دهد. اگر هیچ استثنایی طراحی نشود، ربات بی‌صدا خطاها را افزایش می‌دهد و هیچ‌کس متوجه نمی‌شود.

یکی دیگر از ضروریات مسیر حسابرسی است: ثبت هر مرحله از ربات، زمان انجام آن، با چه داده‌هایی و با چه نتیجه‌ای. بدون دنباله حسابرسی، یک خطا بعدا قابل بررسی نیست. این قابلیت ردیابی به ویژه در فرآیندهای مالی یک الزام قانونی است. هوش مصنوعی می تواند طرح کلی این فرآیند، سناریوهای استثنا و مستندات را ارائه دهد. اما اینکه کدام مرحله حیاتی است و هزینه خطا چقدر است توسط دانش تجاری تعیین می شود.

سه مورد کوچک: با اعداد

مورد 1 - فرآیند تقسیم صحیح. در یک مرکز حسابداری، 4000 صورتحساب تامین کننده ماهانه به صورت دستی پردازش می شد. این روش برای هر نفر 6 دقیقه طول کشید. هوش مصنوعی سند را خواند و فیلدها را استخراج کرد، RPA پیش نویس را در ERP وارد کرد، حسابدار فقط آن را تأیید کرد. زمان پردازش از 6 دقیقه به 1.5 دقیقه کاهش یافت، اما مرحله تایید برای انسان باقی ماند. بنابراین فاکتور اشتباه همچنان دستگیر شد.

مورد 2 - زمانی که هیچ استثنایی طراحی نشده باشد. در یکی از شرکت‌های بیمه، یک ربات تمدید بیمه‌نامه بی‌صدا 340 رکورد را با فرمت‌های تاریخ غیرمنتظره انجام داد. هیچ کس متوجه نشد و تمدیدها با تاریخ اشتباه وارد شدند. اگر قانون استثنا ("توقف و گزارش اگر فرمت شناسایی نشد") از ابتدا طراحی شده باشد، ربات این رکوردها را به انسان هدایت می کند. اصلاح هفته ها طول کشید.

مورد 3 - اتوماسیون فرآیند اشتباه. در یکی از خرده فروشان، فرآیند تأیید سفارش 11 مرحله داشت. با یک ربات خودکار می شود. وقتی کارشناس MIS روند را بررسی کرد، مشاهده کرد که 4 مرحله، بررسی های مضاعف غیرضروری است. ابتدا این فرآیند به 7 مرحله کاهش یافت، سپس به صورت خودکار انجام شد. اگر بدون ساده سازی خودکار بود، 4 مرحله غیر ضروری دائمی بود.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

اعلان ضعیف:

پردازش فاکتور به صورت خودکار

اعلان قدرتمند:

نقش شما: شما یک طراح اتوماسیون فرآیند هستید. فرآیند دستی زیر را به مراحل تقسیم کنید و هر مرحله را طبقه بندی کنید: - [RPA] متعارف، ساختاریافته، تکراری- [AI] نیاز به تفسیر/رده بندی/درک متن دارد- [HUMAN] ریسک بالا یا تصمیم مبهم برای هر مرحله، استثناهای احتمالی را یادداشت کنید و در صورت بروز خطا چه کاری انجام دهید. اطلاعاتی را که باید برای ردیابی حسابرسی ثبت شود فهرست کنید. فرآیند: [شرح فرآیند دستی گام به گام]

اعلان قدرتمند فرآیند را خراب می کند، هر مرحله را به نقش صحیح اختصاص می دهد، و استثناها و دنباله حسابرسی را از ابتدا مطرح می کند.

چهار قالب قابل کپی

1) فرآیند تجزیه:

فرآیند دستی زیر را به مراحل شماره‌دار تقسیم کنید. برای هر مرحله: ورودی، فرآیند، خروجی و در دسترس بودن اتوماسیون ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). فرآیند: [متن]

2) ایجاد یک سناریوی استثنا:

برای فرآیند خودکار زیر، "چه چیزی ممکن است اشتباه باشد؟" سناریوهای فهرست: داده های از دست رفته، فرمت نادرست، خطای سیستم، دو رکورد. پیشنهاد دهید که ربات برای هر کدام چه کاری باید انجام دهد. فرآیند: [متن]

3) بررسی ساده سازی:

مراحل زیر را که غیرضروری، تکراری یا ارزشی تولید نمی‌کنند، علامت بزنید و بنویسید که چرا می‌توان آنها را حذف کرد. پیشنهاد ساده سازی قبل از اتوماسیون. فرآیند: [متن]

4) طراحی مسیر حسابرسی:

یک مسیر حسابرسی برای فرآیند خودکار زیر طراحی کنید: کدام فیلدها (زمان، کاربر/ربات، ورودی، نتیجه، تصمیم) باید در هر مرحله ثبت شوند؟ هر گونه شکاف را از نظر قابلیت ردیابی مالی مشخص کنید. فرآیند: [متن]

نمودار مقایسه: RPA / AI / انسان

معیار

RPA

هوش مصنوعی

انسان

کاری که او در آن بهترین است

منظم، تکراری

نظر، طبقه بندی

قضاوت، مسئولیت

نوع ورودی

ساختار یافته

متن نیمه/آزاد

همه انواع

رفتار خطا

قاعده را به طور کامل دنبال می کند

تا جایی که مطمئن باشید اشتباه است

می تواند تشخیص دهد و متوقف کند

حسابرسی

ورود آسان

خروجی باید ثبت شود

امضا / تایید

تصمیم نهایی

نه

نه

بله

اشتباهات رایج

• خودکار کردن فرآیند بد اتوماسیون بدون ساده سازی ابتدا باعث تداوم ضایعات می شود.
• طراحی نکردن استثناها این ربات که با این فرض ساخته شده است که "همه چیز خوب پیش می رود" در اولین غافلگیری بی صدا خطاهایی ایجاد می کند.
• واگذاری تصمیم حیاتی به هوش مصنوعی تفویض تاییدیه پرخطر به مدل؛ حتی اگر مدل مطمئن به نظر برسد، اشتباه است و هیچ مسئولیتی ندارد.
• دور زدن مسیر حسابرسی بدون ردیابی، خطا قابل بررسی نیست. این یک تخلف قانونی در فرآیند مالی است.
• اصلاً ربات را تماشا نمی کند. تغییر سیستم ها (صفحه نمایش، فضا)؛ یک روز، ربات بدون نظارت بی صدا شروع به کلیک کردن در مکان اشتباه می کند.

احتیاط: سرعت اتوماسیون باعث افزایش سرعت خطا نیز می شود. اگر انسان هنگام پردازش 60 رکورد در ساعت اشتباه کند، به 60 خطا محدود می شود. یک ربات نادرست نصب شده می تواند هزاران رکورد را در عرض چند دقیقه خراب کند. بنابراین ابتدا آن را در حجم کم و تحت نظارت آزمایش کنید.

به طور خلاصه

RPA با تقلید از مراحل صفحه نمایش، وظایف منظم و تکراری را خودکار می کند. هوش مصنوعی مراحلی را انجام می دهد که نیاز به تفسیر و طبقه بندی دارند. ترکیب این دو اتوماسیون هوشمند است. قلب طراحی، شکستن فرآیند به مراحل و اختصاص هر مرحله به RPA، هوش مصنوعی یا انسان است. تصمیمات پرخطر مردم را در جریان نگه می دارد. رسیدگی به استثنا و پیگیری حسابرسی ضروری است. هوش مصنوعی تجزیه فرآیند، سناریو استثنا و تدوین اسناد را تسریع می کند. اما این مرحله حیاتی است و هزینه خطا توسط دانش کسب و کار تعیین می شود. قبل از خودکارسازی، ابتدا با پایلوت کوچک ساده و اعتبارسنجی کنید.

وظیفه کاربردی

یک "فرایند تایید درخواست مرخصی" را انتخاب کنید (درخواست های کارمند، تایید مدیر، فرآیندهای منابع انسانی). (1) فرآیند را با فرمان قدرتمند به مراحل تقسیم کنید و هر مرحله را به عنوان [RPA]/[AI]/[HUMAN] طبقه بندی کنید. (2) حداقل 3 سناریو استثنا و آنچه ربات در هر کدام انجام خواهد داد را شرح دهید. (3) حداقل 1 مرحله غیر ضروری را که می توان قبل از اتوماسیون حذف کرد، پیدا کنید. (4) مناطقی را که باید برای پیگیری حسابرسی ثبت شوند فهرست کنید. (5) تنها مرحله پرخطر را علامت بزنید و بنویسید که چرا باید در انسان باقی بماند.

چک لیست

• [ ] من فرآیند را به مراحل تقسیم کردم و هر مرحله را به نقش صحیح اختصاص دادم.
• [ ] من فرآیند را قبل از اتوماسیون ساده کردم.
• [ ] من رفتار استثنایی را برای هر مرحله تعریف کردم.
• [ ] من مناطقی را که باید برای پیگیری حسابرسی ثبت شوند تعیین کرده ام.
• [ ] من تصمیمات پرخطر را در حلقه انسانی رها کردم.
• [ ] ابتدا یک خلبان با حجم کوچک و تحت نظارت برنامه ریزی کردم.