برآورد زمان و منابع: تخمین زمان و تأیید

سود:

• توانایی درک روش های تخمین قیاسی، پارامتری و سه نقطه ای (PERT) و استفاده از هوش مصنوعی برای تولید پیش نویس های تخمین زمان و منابع.
• توانایی تفسیر عدم قطعیت پیش بینی (سناریوهای خوش بینانه / ممکن / بدبینانه، فاصله اطمینان) و برنامه ریزی مبتنی بر یک محدوده به جای یک عدد واحد
• توانایی تشخیص اینکه پیش‌بینی هوش مصنوعی مبتنی بر الگوها و مفروضات تاریخی است و بودجه نهایی و تعهد زمانی باید با داده‌های تیم و قضاوت متخصص تأیید شود.

برآورد سخت ترین و پرخطرترین کار در مدیریت پروژه است. "این کار چقدر طول می کشد؟" و "چند نفر طول می کشد؟" پاسخ به این سوالات اساس برنامه زمان بندی، بودجه و قول داده شده به مشتری را تشکیل می دهد. تخمین ضعیف حتی پروژه ای را که به خوبی مدیریت می شود غرق می کند: زمان بسیار خوش بینانه منجر به تاخیر و جریمه می شود، زمان بدبینانه منجر به از دست دادن پیشنهاد می شود. هوش مصنوعی دستیار جذابی در این زمینه است. زمان را در ثانیه می دهد. دقیقاً به همین دلیل است که خطرناک‌ترین مکان در اینجاست: هوش مصنوعی می‌تواند بدون اطلاع از سرعت واقعی تیم شما یک عدد مطمئن تولید کند. در این بخش، روش‌های پیش‌بینی، نحوه استفاده ایمن از هوش مصنوعی در پیش‌بینی و نحوه اعتبارسنجی هر پیش‌بینی را پوشش خواهیم داد.

روش های اساسی پیش بینی

بیایید چند روش را تعریف کنیم. حدس مشابه یعنی نگاه کردن به کار مشابه در گذشته و گفتن "که 10 روز طول کشید، این یکی شبیه است". سریع اما خشن است. تخمین پارامتریک هزینه/زمان واحد را در مقدار ضرب می‌کند (به عنوان مثال "0.5 روز در هر صفحه × 40 صفحه = 20 روز"). بر اساس داده ها است. برآورد از پایین به بالا هر بسته کاری را به طور جداگانه تخمین زده و جمع می کند. دقیق ترین اما کندترین است. تخمین سه نقطه ای (PERT) عدم قطعیت را تأیید می کند: برای هر کار، مدت زمان خوش بینانه (O)، به احتمال زیاد (M) و بدبینانه (P) تخمین زده می شود و میانگین وزنی گرفته می شود.

فرمول PERT این است: مدت زمان مورد انتظار = (O + 4M + P) / 6. به عنوان مثال، برای یک کار، اگر 4 روز خوش بینانه محتمل ترین 6 روز باشد، 14 روز بدبینانه مدت انتظار = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 روز است. انحراف استاندارد (P - O) / 6 = (14 - 4) / 6 ≈ 1.7 روز است. این نشان دهنده حاشیه عدم قطعیت است. به جای گفتن یک "6 روز"، یک برنامه بسیار صادقانه تر این است که بگوییم "7 روز پیش بینی شده، انحراف 1.7 ± روز".

علاوه بر این، دو مفهوم مهم هستند. تلاش مقدار روز انسان مورد نیاز برای کار است (مثلاً 10 روز انسان). مدت زمان این است که این کار چند روز در تقویم طول می کشد. دو نفر می توانند 10 روز کار را در 5 روز تمام کنند. اما نمی توان همه شغل ها را بی نهایت تقسیم کرد (نه زن نمی توانند در یک ماه بچه به دنیا بیاورند). هوش مصنوعی می تواند این دو را اشتباه بگیرد. باید جداش کنی

روش

چه زمانی مناسب است؟

سرعت

دقت

نقش هوش مصنوعی

قیاسی

فاز اولیه، اطلاعات کمی

بالا

پایین

الگوی پروژه مشابهی را پیشنهاد می کند

پارامتریک

اگر واحد قابل اندازه گیری وجود داشته باشد

بالا

متوسط

فرمول و طرح کلی واحد را ایجاد می کند

پایین به بالا

اگر WBS دقیق وجود داشته باشد

پایین

بالا

بسته های پیش نویس را جمع آوری می کند

سه امتیازی (PERT)

اگر عدم اطمینان زیاد باشد

متوسط

متوسط به بالا

سناریوهای O/M/P را پیشنهاد می کند

گام به گام: پیش بینی ایمن با هوش مصنوعی

1. ابتدا داده های تیم را قرار دهید. تصورات گذشته خود را به هوش مصنوعی بدهید: "وظایف مشابه تیم ما اینقدر طول کشید." بنابراین پیش بینی بر اساس داده های شما است، نه تعمیم.
2. روش را انتخاب کنید. اگر عدم اطمینان زیاد است، PERT را بخواهید. پارامتری اگر واحد قابل اندازه گیری وجود داشته باشد.
3. سه نقطه بخواهید، نه یک عدد. برای هر بسته مقادیر و مفروضات O/M/P را بخواهید.
4. فرضیات را قابل مشاهده کنید. مفروضات زیربنای هر تخمین را چاپ کنید (مثلاً "محیط آزمایشی آماده است"، "بازگشت مشتری در 2 روز")؛ یک فرض اشتباه یک حدس اشتباه است.
5. منبع را اضافه کنید و به اشتراک بگذارید. تلاش را از زمان جدا کنید، تعطیلات و در دسترس بودن را در نظر بگیرید (مثلاً یک فرد در واقع 4 روز در هفته سازنده است).
6. با تیم کالیبره کنید. برآورد نهایی را با افرادی که کار را انجام می دهند بررسی کنید. یک پیش بینی زمانی قابل اعتماد می شود که شخصی که آن را انجام می دهد مالک آن باشد.

توجه: از هوش مصنوعی بپرسید "این کار چند روز طول می کشد؟" پرسیدن و نوشتن عدد به دست آمده مستقیماً در نمودار خطرناک ترین شکل پیش بینی است. این شماره شامل داده های تیم شما نمی شود. این فقط یک الگوی کلی است و ممکن است یک توهم باشد.

سه کیف کوچک

مورد 1 - برنامه صادقانه با PERT. یک تیم نرم افزاری از هوش مصنوعی پیش بینی ها و مفروضات O/M/P برای یک ماژول 12 وظیفه ای درخواست کردند. هوش مصنوعی پیش نویس داد. تیم هر ماموریت را با داده های تاریخی خود تصحیح کرد. کل زمان مورد انتظار 38 روز و کل بدبینانه 52 روز بود. PM به مشتری مهلت 45 روزه داد و 7 روز حاشیه گذاشت. این پروژه در روز 44 به پایان رسید. اگر سهم نبود تاخیر داشت.

مورد 2 - سردرگمی تلاش/زمان. یک هماهنگ کننده از هوش مصنوعی می پرسد: "چند روز طول می کشد تا 80 شغل روزانه انجام شود؟" او گفت. هوش مصنوعی پاسخ داد "80 روز" زیرا تلاش را با مدت زمان اشتباه گرفت. هماهنگ کننده با علم به اینکه کار می تواند توسط 4 نفر به صورت موازی انجام شود، زمان را به 25 روز (نه 20 روز چون قابل تقسیم نبود) تصحیح کرد. درس: انسان ها باید تقسیم تلاش/زمان هوش مصنوعی را کنترل کنند.

مورد 3 - تعمیم بدون دلیل. یک PM روی نمودار نوشت که هوش مصنوعی پاسخ داد "یکپارچه سازی API معمولاً 5 روز طول می کشد." تجربه قبلی تیم با این ارائه دهنده API ضعیف و مستندات ضعیف بود. کار 13 روز طول کشید. اگر داده های تیمی پرسیده می شد، این از ابتدا دیده می شد. درس: تعمیم جایگزینی برای واقعیت تیمی نیست.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

اعلان ضعیف:

راه اندازی یک سایت تجارت الکترونیک چند روز طول می کشد؟

این اعلان هوش مصنوعی را مجبور می‌کند تا بدون اطلاع از داده‌های پروژه شما یک شماره ساختگی تولید کند. هیچ تیمی وجود ندارد، هیچ گستره ای وجود ندارد، هیچ بلاتکلیفی وجود ندارد.

اعلان قدرتمند:

نقش شما: یک متخصص برآورد. زمینه: در زیر 8 بسته کاری و وظایف مشابه قبلی تیم ما آورده شده است. وظیفه: تخمین مدت زمان سه نقطه ای (O خوش بینانه / به احتمال زیاد M / P بدبینانه) برای هر بسته ایجاد کنید و مدت زمان مورد انتظار PERT را با (O+4M+P)/6 محاسبه کنید. قوانین: - فقط به داده های تاریخی که داده ام مراجعه کنید. افزودن فرض کلی بازار.- فرض زیربنای هر تخمین را در یک خط بنویسید.- تلاش (روزهای انسانی) و مدت زمان (روزهای تقویمی) را در یک ستون جداگانه نشان دهید.- بسته ای را که از آن مطمئن نیستید با "[تأیید تیم لازم است]" علامت گذاری کنید. خروجی: جدول (بسته | O | M | P | PERT | تلاش | فرض). داده های تاریخی: - ادغام پرداخت (سابقه: 9،11،8 روز) - کاتالوگ محصول (سابقه: 6.5 روز) - ... (سایر بسته ها)

این ادعا قوی است: روش (PERT)، حد منبع داده، الزامات فرضی، و تمایز تلاش/زمان واضح هستند.

قالب های اضافی:

# Assumptions Hunter همه فرضیاتی را که بی سر و صدا پذیرفته اید به عنوان درست فهرست کنید تا این پیش بینی درست باشد. برای هر فرض، تخمین بزنید که در صورت اشتباه بودن، چقدر بر زمان تأثیر می گذارد.

# تجزیه و تحلیل حساسیت اگر محتمل ترین مدت کار زیر M باشد. اگر M 20% افزایش یابد، کل مدت زمان پروژه چگونه تغییر می کند؟ کدام 3 کار به کل مدت زمان حساس تر هستند؟ (اول باید این کارها را تماشا کرد.)

# توصیه‌کننده احتمالی بر اساس انحرافات PERT در زیر، یک درصد هزینه زمانی معقول برای کل پروژه پیشنهاد دهید و توضیح دهید که بر چه مبنایی انجام می‌دهید. این یک پیشنهاد است؛ سهم نهایی متعلق به مدیر است.

اشتباهات رایج

• چسبیدن به یک عدد: گفتن "10 روز" عدم اطمینان را پنهان می کند. محدوده O/M/P صادقانه است.
• تلاش گیج کننده با زمان: 40 روز انسان، 40 روز تقویمی نیست.
• با فرض در دسترس بودن 100٪: هیچ کس نمی تواند 5 روز در هفته را به تنهایی به این کار اختصاص دهد. جلسات، مرخصی ها، وقفه ها وجود دارد.
• اشتباه تعمیم برای داده های تیم: "زمان معمول" هوش مصنوعی سرعت تیم شما نیست.
• عدم نوشتن مفروضات: یک فرض غیبی حدسی است که منفجر می شود.
• بدون حاشیه: در صورت عدم قطعیت، حاشیه معقول زمان/بودجه اجباری است.

نکته: وقتی حدس زدنتان تمام شد، از خود بپرسید: "آیا 90 درصد احتمال واقعی شدن این عدد وجود دارد یا 50 درصد احتمال به دست آوردن آن؟" اکثر شرط‌های یک امتیازی در واقع شرط‌های 50 درصدی هستند. این را هنگام قول دادن به مشتری بدانید.

به طور خلاصه

برآورد ریسک ترین کار پروژه است. روش های آنالوگ، پارامتریک، پایین به بالا و سه نقطه (PERT) سرعت و دقت متفاوتی را ارائه می دهند. هوش مصنوعی در پیش‌بینی پیش‌نویس و تولید سناریو سریع عمل می‌کند، اما بدون اطلاع از داده‌های تیم شما تعمیم می‌یابد و می‌تواند تلاش/زمان را اشتباه بگیرد. حدس امن؛ اول قرار دادن داده های تیم، کار در سه نقطه، قابل مشاهده کردن فرضیات، جداسازی تلاش و زمان، و کالیبره کردن عدد نهایی با تیم. تاریخ تعهد و بودجه همیشه مورد تایید انسانی قرار می گیرد.

وظیفه کاربردی

5 کار را از پروژه خود انتخاب کنید. تخمین O/M/P و زمان مورد انتظار PERT برای هر کدام را از هوش مصنوعی بخواهید (داده های تاریخی تیم خود را به صورت ناشناس ارائه دهید). سپس فرض پشت هر کار را بنویسید و تخمین را با یکی از اعضای تیم که کار را انجام خواهد داد، مرور کنید. حداقل دو برآورد را بر اساس داده های تیم تصحیح کنید و یک حاشیه زمانی معقول برای کل تعیین کنید.

چک لیست

• [ ] من برآورد را بر اساس داده های تاریخی تیمم استوار کردم، نه بر اساس تعمیم.
• [ ] به جای اعداد فرد O/M/P (سه نقطه) را تمرین کردم.
• [ ] من فرض اساسی هر پیش بینی را نوشتم.
• [ ] تلاش (مرد روز) و زمان (تقویم) را جدا کردم.
• [ ] من محدودیت های واقعی مانند در دسترس بودن/مجوز را در نظر گرفتم.
• [ ] من یک حاشیه معقول برای عدم قطعیت گذاشتم و برآورد را با تیم کالیبره کردم.