سود:
- توانایی شفاف سازی و طراحی فرآیند برای خودکارسازی وظایف تکراری، مبتنی بر قانون، با قضاوت کم با ابزارهای بدون کد
- توانایی استفاده از هوش مصنوعی هم به عنوان طراح اتوماسیون و هم به عنوان مرحله فرآیند در جریان، افزودن تایید انسانی و شبکه ایمنی به مراحل حیاتی
- توانایی اعمال نظم تنظیم کوچک و آزمایش با داده های واقعی، نظارت در هفته اول و کنترل محرمانه بودن مسیر داده ها، درک این موضوع که اتوماسیون نیز خطا را مقیاس می کند.
بزرگترین جهش در بهره وری شخصی از انجام ندادن کارهای تکراری به هیچ وجه ناشی می شود - یعنی از خودکار کردن آنها. کپی و چسباندن یک گزارش هر هفته، پردازش دستی هر فرم دریافتی در صفحه گسترده، ارسال یک اعلان یکسان: اینها وظایف دستگاه است. اتوماسیون بدون کد (اتوماسیون بدون نوشتن کد) به معنای ایجاد قوانین "اگر این اتفاق افتاد، آن را انجام دهید" با ابزارهای بصری، بدون دانستن برنامه نویسی است. در این زمینه، هوش مصنوعی هم به شما در طراحی اتوماسیون کمک می کند و هم به عنوان یک مرحله پردازش در اتوماسیون (مثلاً خلاصه کردن متن دریافتی). اما مراقب باشید: اتوماسیون خطا را نیز خودکار می کند. یک جریان نادرست ساخته شده اشتباه را سریع و مکرر انجام می دهد.
شرایط No-code نصب نرم افزار/اتوماسیون بدون نوشتن کد است. یک ماشه رویدادی است که اتوماسیون را شروع می کند - «وقتی یک ایمیل جدید می رسد»، «زمانی که یک پاسخ به فرم می رسد». اقدام، اقدامی است که پس از ماشه انجام می شود - "افزودن ردیف به جدول"، "ارسال پیام". Zapier، Make، Power Automate پلتفرم های محبوب اتوماسیون بدون کد هستند. آنها برنامه ها را به یکدیگر متصل می کنند. یکپارچه سازی زمانی است که دو برنامه به تبادل داده می پردازند.
چه چیزی را خودکار کنیم؟
هر شغلی برای اتوماسیون مناسب نیست. مشاغلی که کاندیدای خوبی میشوند دارای سه ویژگی هستند: تکراری (اغلب اتفاق میافتد)، مبتنی بر قانون (منطق «اگر-پس» واضحی دارد) و نیاز به قضاوت کم (قضاوت انسانی لازم نیست). به عنوان مثال: ذخیره فاکتورهای دریافتی در یک پوشه، پردازش پاسخ های فرم در یک جدول، جمع آوری و ارسال گزارش هفتگی در یک زمان خاص.
نامزدهای بد عبارتند از: مشاغلی که نیاز به قضاوت بالایی دارند (چه پاسخی به چه کسی)، نادر هستند (یک بار در سال)، یا نتیجه آنها حیاتی است و نباید بدون تأیید انجام شود. در این گروه آخر، اتوماسیون را تا پیش نویس تولید راه اندازی کنید و «ارسال» را به انسان بسپارید.
نکته: قبل از خودکار کردن یک کار، آن را چندین بار به صورت دستی انجام دهید و مراحل دقیق را یادداشت کنید. شما نمی توانید فرآیندی را که درک نمی کنید خودکار کنید. اتوماسیون ترجمه ماشینی یک فرآیند روشن است.
گام به گام: راه اندازی یک اتوماسیون
- فرآیند را روشن کنید. ماشه چیست، مراحل چیست، خروجی چیست؟ یکبار با دست بنویس
- آن را توسط هوش مصنوعی طراحی کنید. "چگونه این فرآیند را با Zapier/Make تنظیم کنم؟" یک طرح گام بخواهید.
- کوچک راه اندازی کنید. در ساده ترین شکل آن، با یک مرحله شروع کنید.
- تستش کن آن را با داده های واقعی امتحان کنید. دستی خروجی را بررسی کنید
- یک نقطه تأیید قرار دهید. تأیید انسانی را در مراحل حیاتی اضافه کنید. همه چیز را خودکار نکنید
- تماشا کنید. در هفته اول به طور مرتب پرینت ها را بررسی کنید. اشتباه خاموش خطرناک ترین است.
دو نقش هوش مصنوعی در اتوماسیون
نقش 1 - طراح: هنگامی که توضیح می دهید که چه کاری می خواهید انجام دهید، هوش مصنوعی به شما یک برنامه اتوماسیون گام به گام، اتصالات محرک مورد نیاز و مشکلات احتمالی را به شما می گوید. اگر اصلاً ابزار بدون کد را نمی شناسید، هوش مصنوعی معلم شما خواهد بود.
نقش 2 - مرحله پردازش: ابزارهای مدرن بدون کد به شما امکان می دهند یک "مرحله هوش مصنوعی" را در جریان قرار دهید - متن دریافتی را خلاصه کنید، آن را دسته بندی کنید، لحن آن را تغییر دهید، فیلدها را از داده ها استخراج کنید. به عنوان مثال: "هنگامی که ایمیل پشتیبانی جدید می رسد ← طبقه بندی فوریت ها با هوش مصنوعی ← اطلاع دادن به مدیر در صورت فوریت". در اینجا، هوش مصنوعی مغز اتوماسیون است، اما باز هم باید در محدوده های قابل تایید کار کند.
کسب و کار
آیا برای اتوماسیون مناسب است؟
چرا
پاسخ فرم را به جدول ارائه دهید
بسیار راحت
تکراری، مبتنی بر قانون
بایگانی فاکتور
مناسب
مبتنی بر قانون، قضاوت کم
ایمیل عذرخواهی از مشتری
جزئی (پیش نویس)
قضاوت لازم است، پیام به شخص است
چه کسی ارتقاء خواهد یافت؟
مناسب نیست
قوه قضائیه، انتقادی
تدوین گزارش هفتگی
مناسب
تکرار شونده، زمان بندی شده
چهار قالب اتوماسیون قابل کپی
من می خواهم کار تکراری زیر را بدون کد خودکار کنم: فرآیند: [گام به گام به من بگویید].- چه محرک ها و اقداماتی مورد نیاز است؟- کدام یک از Zapier / Make / Power Automate مناسب است و چرا؟- کجا باید تایید انسانی (مراحل بحرانی) را ترک کنم؟- 3 نقطه احتمالی شکست و نحوه اجتناب از آنها؟
من یک مرحله هوش مصنوعی را به جریان اتوماسیون زیر اضافه می کنم. جریان: [ورودی
به من کمک کنید تا این فرآیند را روشن کنم، سپس آن را برای اتوماسیون آماده کنم: تقریباً کاری که من انجام دادم: [ترجمه نامرتب].- مراحل را به ترتیب واضحی قرار دهید.- نقاط تصمیم را از هم جدا کنید.
یک چک لیست برای آزمایش اتوماسیونی که من تنظیم کردهام ظاهر میشود: اتوماسیون: [این کار چه میکند].- چه موارد لبه (دادههای خالی، فرمت بد، رکورد دوگانه) را باید آزمایش کنم؟- در هفته اول چه چیزی را باید نظارت کنم؟- خطر خطاهای بیصدا (محافظه نشده) کجاست؟
اعلان ضعیف / اعلان قوی
ضعیف: "برای من یک اتوماسیون بساز." (هوش مصنوعی بدون اینکه بداند چه چیزی را می خواهد خودکار کند، از چه ابزاری استفاده می کند، یک پاسخ کلی می دهد.)
Strong: "من میخواهم بهطور خودکار برنامههای دریافت شده در Google Form را در جدول Sheets پردازش کنم و یک اعلان Slack برای آنهایی که "فوری" علامتگذاری شدهاند برای من ارسال کنم. چگونه آن را با Make تنظیم کنم؟ قدم به قدم به من بگویید، به من بگویید کجا باید تایید انسانی و نقاط خطای احتمالی را بگذارم." ابزارهای قدرتمند نسخهسازی، طرحی قابل اجرا را برمیگردانند، زیرا محرک، اقدام و نیاز به امنیت را میدهد.
سه کیف کوچک
مورد 1 - پایان کار دستی. یک ناظر عملیات به صورت دستی 50 دقیقه در روز سفارش های دریافتی را به ارزش بیش از 40 روز در یک صفحه گسترده پردازش می کرد. فرم → اتوماسیون جدول نصب شده است. زمان به صفر کاهش یافت ~ 18 ساعت در ماه به دست آورد. نکته مهم: در هفته اول، او به صورت دستی همه رکوردها را تأیید کرد، دو خطای قالب بندی را تشخیص داد و جریان را برطرف کرد.
مورد 2 - خطای خودکار. یک بازاریاب پیام خوش آمدگویی خودکار را در لیست ایمیل خود تنظیم کرد اما تاریخ را در پیام اشتباه نوشت. اتوماسیون آن را با سرعت عالی برای 600 نفر ارسال کرد. اشتباه فقط یک بار نبود، بلکه 600 بار مرتکب شد. درس: اتوماسیون همچنین خطا را مقیاس می کند. قبل از نصب، محتوا را کاملا بررسی کنید و ابتدا کوچک را تست کنید.
مورد 3 - جریان هوشمند با مرحله هوش مصنوعی. یک تیم پشتیبانی جریانی را راهاندازی کرد که ایمیلهای دریافتی را با یک مرحله هوش مصنوعی بهعنوان «فوری/عادی/هرزنامه» طبقهبندی میکند و ایمیلهای فوری را اولویتبندی میکند. زمان پاسخگویی از میانگین 4 ساعت به 40 دقیقه کاهش یافت. برای امنیت: ایمیلهایی که هوش مصنوعی آنها را "هرزنامه" میدانست، حذف نشدند، اما به یک پوشه جداگانه رفتند - بنابراین اگر هوش مصنوعی اشتباه بود، گم نمیشدند. یکی هفته ای یکبار از آن پوشه عبور می کرد.
اشتباهات رایج
- خودکارسازی فرآیندی که نمیفهمید: ابتدا آن را به صورت دستی انجام دهید، مراحل را مشخص کنید.
- خودکار کردن همه چیز: تایید انسانی را در مراحل حیاتی/مورد قضاوت بگذارید.
- پخش زنده بدون آزمایش: اشکال مقیاس اتوماسیون. ابتدا با داده های کوچک و واقعی تست کنید.
- عدم نظارت: اشتباهات خاموش خطرناک ترین هستند. در هفته اول به طور مرتب پرینت ها را بررسی کنید.
- اعتماد کورکورانه به مرحله هوش مصنوعی: یک شبکه ایمنی ایجاد کنید تا در صورت طبقه بندی اشتباه داده ها از بین نرود.
- حریم خصوصی: بدانید که اتوماسیون داده های حساس را به کجا منتقل می کند. ابزارهای شخص ثالث داده ها را می بینند.
احتیاط: اتوماسیون داده ها را از یک برنامه به برنامه دیگر منتقل می کند. در این انتقال، داده های حساس (اطلاعات شخصی، سوابق مالی) ممکن است از طریق سرورهای شخص ثالث عبور کنند. مطمئن شوید که مسیر داده های اتوماسیون و خط مشی حفظ داده های شرکتی را بررسی کنید.
به طور خلاصه
- بزرگترین دستاوردها از خودکارسازی کارهای تکراری، مبتنی بر قانون و کم قضاوت حاصل می شود.
- هوش مصنوعی دو نقش دارد: معلمی که اتوماسیون را طراحی می کند و مرحله پردازش در جریان (خلاصه/طبقه بندی).
- قبل از خودکارسازی فرآیند را به صورت دستی اصلاح کنید. شما نمی توانید فرآیندی را که درک نمی کنید نصب کنید.
- کوچک بسازید، با داده های واقعی آزمایش کنید، تایید انسانی و شبکه ایمنی را به مراحل حیاتی اضافه کنید.
- اتوماسیون همچنین خطا را مقیاس می کند. هفته اول را تماشا کنید، اتوبوس را برای حفظ حریم خصوصی بررسی کنید.
وظیفه کاربردی
یک کار تکراری را که به صورت هفتگی انجام می دهید انتخاب کنید و ابتدا مراحل را با دست یادداشت کنید. از هوش مصنوعی بخواهید فرآیند را با الگوی سوم روشن کند، سپس با الگوی اول طرح بدون کد را ارائه دهد. اگر می توانید آن را به ساده ترین شکل نصب کنید و یک چک لیست تست با قالب چهارم تهیه کنید و با داده های واقعی امتحان کنید. توجه داشته باشید که تایید انسانی را کجا گذاشته اید.
چک لیست
- [ ] من ابتدا کاری را که قرار بود خودکار کنم را به صورت دستی انجام دادم و مراحل را روشن کردم.
- [ ] من شغلی تکراری، مبتنی بر قانون و کم قضاوت را انتخاب کردم.
- [ ] من تایید انسانی/شبکه ایمنی را به مراحل حیاتی اضافه کردم.
- [ ] من آن را کوچک تنظیم کردم و آن را با داده های واقعی آزمایش کردم.
- [ ] برنامه ریزی کردم که خروجی ها را در هفته اول تماشا کنم.
- [ ] من مسیر داده های حساس و محرمانه بودن اتوماسیون را بررسی کردم.