سود:
- امکان تولید پیش نویس کمک یاب (ابزار توصیف)، یادداشت محدوده-محتوا و بخش های چیدمان با هوش مصنوعی
- توانایی درک خطر توهمآمیز تاریخچه بیوگرافی/سازمان و استناد این بخش فقط بر اساس منابع تأیید شده
- امکان فعال کردن هوش مصنوعی برای هدایت محقق به منبع به جای ارائه مستقیم حقایق در سرویس مرجع
یک آرشیو فقط مسئول حفظ اسناد نیست. همچنین مسئول در دسترس قرار دادن آنها برای محقق است. دو وسیله اصلی برای این دسترسی وجود دارد: ابزارهای توصیفی که مجموعه را معرفی میکنند (کمک یافتن - سندی راهنما که محتوا، سازمان و دامنه یک مجموعه آرشیوی را تعریف میکند) و یک سرویس مرجع که مستقیماً به محققان کمک میکند. هر دو نیاز به تلاش زیادی دارند: نوشتن راهنما برای یک مجموعه هفته ها طول می کشد و پاسخ دادن به سؤالات محقق در طول روز زمان می برد. علاوه بر این، این دو اثر «چهره» آرشیو هستند; اولین تماس محقق با مجموعه اغلب از طریق راهنمای و میز اطلاعات است، بنابراین یک خطا در اینجا مستقیماً در قابلیت اطمینان آرشیو منعکس می شود.
هوش مصنوعی یک کمک قدرتمند در تهیه پیش نویس ابزارهای توصیف و پشتیبانی از خدمات مرجع است. در این بخش یاد می گیریم که چگونه یک راهنمای مجموعه (کمک یافتن) تهیه کنیم، شرح محدوده و محتوا بنویسیم، به سؤالات محقق کمک کنیم و ببینیم که چرا دقت در این خدمات غیرقابل مذاکره است.
ابزار توصیف: نقشه مجموعه
یک ابزار توصیف به محقق اجازه می دهد تا بپرسد "در این مجموعه چه چیزی برای من کار می کند؟" به شما امکان می دهد به سوال پاسخ دهید. به طور معمول شامل:
- توضیحات کلی: نام، محدوده، محدوده تاریخ، اندازه مجموعه.
- تاریخچه بیوگرافی/نهاد: تاریخچه مختصری از شخص یا موسسه ای که اسناد را تهیه کرده است.
- یادداشت دامنه و محتوا: توضیح اینکه چه نوع اسناد و در چه موضوعاتی در مجموعه وجود دارد.
- ترتیب: نحوه گروه بندی اسناد (مجموعه، زیرمجموعه).
- موجودی: فهرست تفصیلی در سطح جعبه/فایل.
این اسناد مطابق با استانداردها نوشته شده اند (به عنوان مثال، ISAD(G) یا EAD - Encoded Archival Description، استاندارد کدگذاری دیجیتال برای راهنماهای بایگانی). هوش مصنوعی می تواند طرح کلی این بخش ها را از موجودی خام و خلاصه اسناد تهیه کند. اما هر واقعیت (تاریخ، شخص، تاریخ موسسه) باید تایید شود.
ارزش دیگر ابزارهای توصیف این است که می توان آنها را در سطوح مختلف جزئیات نوشت. گاهی اوقات زمان یا منابع کافی برای توصیف هزاران جعبه از یک آرشیو در سطح سند وجود ندارد. در این مورد، یک توصیف چندسطحی ساخته می شود: ابتدا یک توضیح کلی در سطح صندوق، سپس سری، سپس در صورت امکان سطح پرونده. هوش مصنوعی به ویژه برای تهیه پیش نویس یادداشت دامنه کلی سطح بالا از خلاصه موارد سطح پایین مفید است. از جرم به کل خلاصه می کند. اما هر لایه از این خلاصه باید با اسناد واقعی در لایه پایین سازگار باشد. هوش مصنوعی نباید ادعای دامنه ای را ایجاد کند که در مجموعه سطح بالا نیست.
احتیاط: بخش بیوگرافی/تاریخ نهادی جایی است که توهم اغلب در آن رخ میدهد. هوش مصنوعی میتواند تاریخچهای روان درباره یک شخص یا مؤسسه از «دانش مشترک» بنویسد و در عین حال رویدادهای غیرموجود، تاریخهای نادرست و عناوین ساختگی را اضافه کند. این بخش فقط باید بر اساس منابع تایید شده باشد.
گردش کار: گام به گام
1. جمع آوری مواد خام. موجودی، خلاصه اسناد، لیست جعبه، یادداشت های موجود در صورت وجود.
2. استاندارد را تنظیم کنید. بر اساس کدام استاندارد توصیف نوشته خواهد شد (ISAD(G)/EAD)؟
3. یک پیش نویس فصل به فصل تهیه کنید. بخشهای پیشنویس هوش مصنوعی مانند یادداشت دامنه و محتوا و شرح طرحبندی از مواد خام را داشته باشید.
4. حقایق را تأیید کنید. به خصوص در بخش تاریخچه، هر تاریخ، نام و رویداد را با منابع مستقل بررسی کنید.
5. محدودیت های دسترسی را بررسی کنید. آیا اسناد محرمانه / دارای محدودیت حق چاپ در مجموعه وجود دارد؟ این موارد باید در راهنما بیان شود.
6. تایید کارشناس. راهنمای نهایی تحت تایید بایگانی قرار می گیرد.
خدمات مرجع: کمک به محقق
در سرویس مرجع، هوش مصنوعی به دو روش کمک می کند: (1) با درک سؤال محقق و پیشنهاد اینکه به کدام مجموعه ها نگاه کنیم، و (2) با تهیه پیش نویس پاسخ به سؤالات متداول. اما در اینجا یک محدودیت حیاتی وجود دارد: هوش مصنوعی نباید مستقیماً پاسخ "واقعیت" را به محقق بدهد، بلکه باید او را به منبع هدایت کند. به جای گفتن "این تاریخ این است" باید بگوید "این اطلاعات را از فلان اسناد در این مجموعه می توانید بیابید". زیرا ممکن است پاسخ واقعی مستقیم که توسط هوش مصنوعی داده می شود ساختگی باشد و محقق آن را با منبع اشتباه بگیرد.
وظیفه مرجع
نقش مناسب هوش مصنوعی
استفاده ناپسند
معنا بخشیدن به سوال
پیشنهاد سوالات روشنگر
-
مسیریابی مجموعه
پیشنهاد "آنجا را نگاه کن".
گفتن "پاسخ این است"
پیش نویس سوالات متداول
پیش نویس از اطلاعات تایید شده
پاسخ جعلی
فهرست منابع
پیشنهاد جستجو در کاتالوگ
دادن مرجع ساختگی
سوال واقعیت
تغییر مسیر به منبع
پاسخ مستقیم به واقعیت
سه کیف کوچک
مورد 1 - پیش نویس راهنمایی 4 هفته به 1 هفته کاهش یافت. یک آرشیو در حال آماده سازی کمکی برای یافتن مجموعه ای از 120 جعبه بود. لیست جعبه و خلاصه فایل به هوش مصنوعی داده شد. YZ پیشنویس بخشهای یادداشت دامنه-محتوا و طرحبندی را تولید کرد. بایگانی حقایق را در یک هفته تأیید و سازماندهی کرد. به روش سنتی این برآورد یک ماه بود. اما 3 تاریخ و 2 عنوان در بخش تاریخ بیوگرافی اشتباه بود. در تایید رفع شد.
مورد 2 - تاریخچه نهادی ساختگی. یک کارآموز از هوش مصنوعی خواست که تاریخچه یک موسسه را بنویسد و مستقیماً در فهرست قرار دهد. YZ تاریخ تاسیس موسسه را اشتباه داده و ادغامی را ذکر کرده است که وجود نداشته است. یک محقق متوجه خطا شد و گزارش داد. راهنما تصحیح شد، اما قابلیت اطمینان آرشیو آسیب دید. درس: بخش تاریخ بدون تأیید منتشر نخواهد شد.
مورد 3 - راهنمایی درست، واقعیت نادرست. محققی درخواست تاریخ کرد. یک دستیار مبتنی بر هوش مصنوعی تاریخ مستقیم (ساخته شده) را اعلام کرد. محقق از این به عنوان منبع استفاده خواهد کرد. کارشناس ارشد بایگانی مداخله کرد و گفت: "هوش مصنوعی واقعیت ها را نمی دهد، بلکه شما را به مجموعه هدایت می کند" و او را وادار کرد به سند واقعی نگاه کند. تاریخ متفاوت بود درس: در سرویس مرجع، هوش مصنوعی هدایت می کند، نه اینکه حقایق را ارائه دهد.
چهار قالب قابل کپی
1) پیش نویس محدوده و یادداشت محتوا:
بر اساس فهرستهای کادر/فایل و خلاصه اسناد زیر، پیشنویس «یادداشت دامنه و محتوا» را برای یک مجموعه بنویسید. فقط از آنچه در مطالب ارائه شده موجود است استفاده کنید. موضوع، تاریخ یا فردی را که در مجموعه نیست اضافه کنید. هر واقعیتی را که از آن مطمئن نیستید علامت بزنید [نیاز به تأیید دارد]. مواد: [اینجا]
2) تاریخچه بیوگرافی/موسسه (کنترل شده):
در زیر یادداشت های تأیید شده درباره [شخص/سازمان] آمده است. فقط بر اساس این یادداشت ها یک طرح کلی تاریخچه کوتاه بنویسید. هیچ تاریخ، رویداد یا عنوانی را که در یادداشت ها نیست اضافه نکنید. اطلاعات کلی «دانش» را اضافه نکنید. فضاها را ترک کنید [بدون اطلاعات]. یادداشت ها: [اینجا]
3) راهنمایی محقق:
سوال یک محقق: [سوال]. پاسخ واقعی مستقیم به این سوال ندهید. درعوض: (1) 1-2 سؤال را پیشنهاد کنید که سؤال را روشن کند، (2) به او بگویید که چه نوع مجموعه/سندی را باید نگاه کند، (3) پیشنهاد می کند چه عباراتی را می تواند در کاتالوگ جستجو کند. مرجع ساختگی نکنید
4) پیش نویس پاسخ سوالات متداول:
در زیر برگه های حقیقت تأیید شده از آرشیو ما وجود دارد. بر اساس این یادداشت ها، یک پاسخ برای سؤال متداول زیر پیش نویس کنید: [سوال]. افزودن اطلاعاتی که در یادداشت ها نیست. [بررسی] جایی که مطمئن نیستید علامت بزنید. در پایان پاسخ، محقق را به مجموعه مربوطه هدایت کنید. یادداشت ها: [اینجا]
اعلان ضعیف / اعلان قوی
ضعیف:
برای این مجموعه کمکی جامع و شامل تاریخ بنویسید.
"گسترده" و "شامل تاریخ" هوش مصنوعی را به فراتر رفتن از مطالب داده شده و افزودن اطلاعات ساختگی در مورد موسسه/فرد سوق می دهد.
قوی:
طرح کلی کمک یافتن را بر اساس فهرستهای کادر زیر و یادداشتهای تاریخچه تأیید شده بنویسید: بخشهای محدوده-محتوا و طرحبندی. هیچ حقایقی را که در مطالب داده شده درج نشده است درج نکنید. فقط از یادداشت های تأیید شده در تاریخچه استفاده کنید، جای خالی بگذارید [بدون اطلاعات]. هر واقعیت مشکوک را علامت گذاری کنید [نیاز به تأیید دارد]. مواد: [اینجا]
تفاوت: پایبندی به مواد داده شده، ممنوعیت ساخت، حفظ شکاف ها و علائم تأیید، راهنما را قابل اعتماد می کند.
اشتباهات رایج
- تاریخ را به "دانش مشترک" هوش مصنوعی بسپاریم. این قسمت مستعدترین قسمت به توهم است. باید فقط بر اساس یادداشت های تأیید شده باشد.
- ارائه حقایق مستقیم در مرجع. هوش مصنوعی باید محقق را راهنمایی کند نه اینکه منبع را جایگزین کند.
- Bypassing access restrictions. اسناد محرمانه/محدود به حق چاپ باید در فهرست راهنما علامت گذاری شوند.
- پیشنهاد یک مرجع ساختگی هرگونه مرجع تایید نشده در کاتالوگ به محقق داده نخواهد شد.
- انتشار پیش نویس بدون تایید. راهنمای نهایی توسط بایگانی تایید شده است.
به طور خلاصه
دسترسی به آرشیو و خدمات مرجع منطقه ای پربار است که در آن هوش مصنوعی در حال تسریع پیش نویس ابزارهای توصیف و پشتیبانی از راهنمایی محققان است. اما تاریخچه بیوگرافی/نهاد، نقطه نفوذ توهم است و در سرویس مرجع، هوش مصنوعی نباید حقایق بدهد، بلکه باید به منبع هدایت شود. راهنما را فقط بر اساس مطالب تأیید شده قرار دهید، شکافها را حفظ کنید، محدودیتهای دسترسی را علامتگذاری کنید و تأیید نهایی را به بایگانی واگذار کنید. هوش مصنوعی نقشه ای از مجموعه را تهیه می کند. آرشیو مسئول دقت آن نقشه است.
وظیفه کاربردی
یک فهرست جعبه/فایل از یک مجموعه (واقعی یا نمونه) بردارید و از هوش مصنوعی یک طرح کلی با الگوی «طرح کلی یادداشت محدوده و محتوا» بخواهید. بررسی کنید که آیا فراتر از مطالب داده شده است یا خیر. سپس الگوی "تاریخچه بیوگرافی" را برای یک شخص/سازمان فقط با یادداشت های تایید شده اجرا کنید و ببینید آیا هوش مصنوعی سعی می کند در شکاف ها جا بیفتد یا خیر. در نهایت، یک سوال محقق را با الگوی "گرایش پژوهشگر" پردازش کنید.
چک لیست
- [ ] من راهنما را فقط بر اساس مطالب داده شده/تأیید شده استوار کرده ام.
- [ ] من به طور مستقل هر تاریخ و نامی را در تاریخ تأیید کرده ام.
- [ ] من محدودیت های دسترسی (حریم خصوصی/حق نشر) را در راهنما علامت گذاری کردم.
- [ ] Instead of giving facts in the reference, I directed you to the source.
- [ ] من راهنمای نهایی را به تایید بایگان ارائه کردم.