Koosolek: ettevalmistus, märkmed, kokkuvõte ja tegevuse järelkontroll

Kasu:

• Võimalus siseneda koosolekule valmisolekus, koostades enne koosolekut tehisintellektiga ajakava ja võimalike vastuväidete nimekirja
• Võimalus struktureerida töötlemata märkmeid või ärakirju otsuste/toimingutena (kes-mis-millal)/avatud küsimustena, et vältida kaotatud toiminguid
• Võimalus pöörata tähelepanu transkriptsiooni nõusolekule ja konfidentsiaalsusele, kinnitades tehisintellekti ülesandeid ja otsuseid ning levitades kokkuvõtet

Koosolekud on suurim – ja nende üle kaebatakse – ettevõtte ajakulu. Halb kohtumine; See on kohtumine, kuhu sisenetakse ettevalmistamata, hajutatult ja lõpuks on ebaselge, kes mida teeb. AI-d kasutatakse koosoleku töövoo igas etapis: päevakava ja ettevalmistamine enne, märkmed selle ajal, kokkuvõte ja tegevuste jälgimine pärast seda. Aga inimesed määravad kohtumise kvaliteedi; AI ainult teravdab ettevalmistust ja muudab järelkontrolli möödapääsmatuks. Suurim kasu tuleb tavaliselt pärast kohtumist: otsused ja teod ei haihtu.

Tingimused. Päevakord on koosolekul arutatavate teemade järjestatud loetelu. Toiming on ülesanne, mis väljub koosolekust, on kellelegi määratud ja millel on kuupäev. Koosoleku kokkuvõte/protokoll on arutatu ja otsuste protokoll. Transkriptsioon on vestluse sõna-sõnaline transkriptsioon – mõned koosolekutööriistad loovad selle automaatselt. Järeltegevus on jälgimine, kas meetmeid tegelikult võetakse.

Kohtumise kolm etappi ja AI

Enne (ettevalmistus): tehisintellekt eraldab hajutatud teemade loendist struktureeritud päevakava, mõtleb eelnevalt läbi võimalikud küsimused ja vastuargumendid, võtab kokku asjakohased dokumendid ja paneb teid valmis. Hea ettevalmistus võib koosoleku aja poole võrra lühendada.

Tellimus (märkus): ärge segage koosoleku ajal tehisintellektiga; Tehke töötlemata märkmeid või kasutage transkriptsioonitööriista (kui see on lubatud). Keskenduge vestlusele.

Tagajärjed (kokkuvõte ja tegevus): Siin on tõeline tasu. Söödate töötlemata märkuse või ärakirja AI-le ja struktureerite selle "otsusteks, toiminguteks (kes-mis-millal), avatud küsimusteks". Seejärel jagate selle osalejatele selgeks. Nii et "mida me järgmisena tegema kavatsesime?" ebakindlus kaob.

Samm-sammult: koosoleku töövoog

1. Määrake päevakord. Andke tehisintellektile toores teemad ja koostage prioriteetne ja ajastatud päevakava.
2. Ole valmis. Tehke kokkuvõte asjakohastest dokumentidest; Kaaluge eelnevalt võimalikke vastuväiteid.
3. Tehke tooreid märkmeid. Lihtsustatud, töötlemata salvestamine ajal; Ärge segage tehisintellektiga.
4. Seadistage. Seejärel andke märkus/üleskirjutus tehisintellektile ning tehke otsused ja toimingud.
5. Kinnitage. Võrrelge iga otsust ja ülesannet sellega, mida mäletate; AI võib valesti määrata.
6. Juurutage ja jälgige. Saada kokkuvõte; Pange toimingud järelmeetmete loendisse.

Näpunäide. Pärast koosoleku kokkuvõtte koostamist tehisintellektiga küsitakse osalejatelt "kas see kokkuvõte on õige, kas on puudu/vale?" Küsi 24 tunni jooksul. Nii tabate vead ja tagate, et kõik on samal lehel.

Ärakiri ja konfidentsiaalsus

Paljud koosolekuplatvormid pakuvad automaatseid ärakirju ja tehisintellekti kokkuvõtteid. See on võimas, kuid olge kahe asjaga ettevaatlik. Esimene on nõusolek: osalejad peavad teadma, et neid salvestatakse; Mõnes kohas on see seaduslik nõue. Teiseks on privaatsus: ärakirjad võivad sisaldada tundlikku teavet; Tea, kuhu see on salvestatud ja kes on sellele juurde pääsenud. Salajase koosoleku ärakirja kleepimine üldisesse AI-tööriista tõmbab selle teabe lihtsalt välja.

Lava

AI panus

mehe roll

Päevakord

Struktuurid, prioriteedid

otsustab, millest rääkida

ettevalmistus

Dokument teeb kokkuvõtte, soovitab vastuväiteid

Määrab strateegia

märkus

Ärakiri/kokkuvõte (koos tööriistaga)

Hoiab fookuse vestlusel

Kokkuvõte

Otsus+asub tegutsema

Kinnitab täpsust

jälgimine

Meeldetuletus, olek küsib

Võtab vastutuse

Neli kopeeritavat koosolekumalli

Koostage struktureeritud koosoleku päevakava järgmistest töötlemata teemadest: - andke igale teemale hinnanguliselt aega, kokku mitte rohkem kui [45] minutit. - Pange kõige olulisemad/otsust nõudvad teemad esikohale. - Öelge iga teema jaoks soovitud tulemus (otsus või teave). Teemad: """[toores nimekiri]"""

Aidake mul homseks kohtumiseks valmistuda. Teema: [X].- 5 rasket küsimust/vastuväidet, mis võivad tulla teiselt osapoolelt.- 1-2 lause valmis vastuse suund kummalegi.- 3 kriitilist punkti, mida pean teadma enne kohtumist. Kontekst: """[lühike taust]"""

Struktureerige minu toores koosolekumärkus:- Pealkirjad "Otsused", "Toimingud (kes-mis-millal)", "Avatud küsimused".- Kui ülesanne on ebaselge, kirjutage "pole määratud", ärge määrake kellelegi väljamõeldud ülesannet.- Kui kuupäeva pole määratud, kirjutage "kuupäev puudub". Toores märkus: """[kleebi]"""

Koostage järgmisest koosoleku kokkuvõttest järelsõnum:- Lühike, läheb osalejatele.- Ainult otsused, mis puudutavad kõiki + iga inimese enda tegevus.- Lõpus märkus "andke 24 tunni jooksul teada, kui midagi on puudu/vale". Kokkuvõte: """[kleebi]"""

Nõrk viip / Tugev viip

Nõrk: "Tehke sellest koosoleku märkusest kokkuvõte." (Otsused ja teod segunevad segaseks tekstiks; jääb selgusetuks, kes mida teeb.)

Tugev: "Struktureerige see toores memo kolmeks pealkirjaks: otsused, toimingud (kes-mis-millal), avatud küsimused. Kui pole selge, kes seda teeb, kirjutage "pole määratud" – ärge määrake kellelegi ülesannet. Kui kuupäeva pole, kirjutage "kuupäev puudub." Võimas versioon annab toimimisvõimelise, otse juurutatava väljundi ilma tehtud.

kolm minikarpi

Juhtum 1 – ettevalmistusjõud. Müügijuht lasi enne kriitilist kliendikohtumist tehisintellektil välja pakkuda „5 võimalikku vastuväidet ja vastusejuhist”. Klient esitas koosolekul neist vastuväidetest täpselt kolm; Juhataja oli ette valmistatud. Sellel koosolekul leping lõpetati. Väljamakse tuli tehisintellektist, mis mõtles eelnevalt võimalikele stsenaariumidele.

Juhtum 2 – kaotatud tegevused. Üks meeskond pidas iganädalasi koosolekuid, kuid ei registreerinud tegevusi; Samad teemad toodi iga nädal uuesti päevakorda. Nad hakkasid pärast iga kohtumist tehisintellektiga koostama ja jagama loendeid "toimingud (kes-mis-millal)". 4 nädala pärast vähenes taasavatud teemade arv 70% ja koosoleku kestus lühenes.

3. juhtum – valesti määramise lõks. Assistent levitas AI-struktureeritud koosoleku kokkuvõtet ilma kontrollimiseta. AI oli välja mõelnud tegevuse ebamäärasest lausest, mis ütles: "Ayse koostab eelarvearuande" – kuigi sellist ametisse nimetamist polnud tehtud. Ayşe oli üllatunud, tekkis segadus. Õppetund: AI võib koostada toiminguid ja ülesandeid; Kinnitage iga rida oma mälestusega.

Levinud vead

• Ettevalmistumata sisenemine: tehisintellekti kasutamine ainult hilisemaks; See on vähemalt sama väärtuslik enne.
• Tehisintellektiga tegelemine ajal: jagatud fookus; Tehke tooreid märkmeid, jätke töötlemine hilisemaks.
• Ülesandeid ei kinnitata: tehisintellekt võib koostada ülesandeid ja inimesi; kinnitada.
• Kokkuvõtet mitte levitada: Sisse jäetud kokkuvõte on kokkuvõte, mida pole olemas; Jaga ja küsi kinnitust.
• Ärakirja privaatsusest möödahiilimine: hankige nõusolek, ärge kleepige tundlikku ärakirja avalikku tööriista.
• Järeltegevuse hooletussejätmine: kui koostate tegevusloendi ja seda ei järgi, siis loend sureb.

Ettevaatust. Automatiseeritud koosolekute kokkuvõtted võivad muuta ebamäärased vestlused lõplikeks otsusteks. "Võib-olla teeme seda" võiks kokkuvõtlikus tööriistas olla "seda on otsustatud teha". Kontrollige alati kriitilisi otsuseid inimese mäluga.

Kokkuvõttes

• Tehisintellekt on võimendatud kohtumise kõigis kolmes faasis, kuid tegelik kasu tuleb pärast seda: tagada, et otsused ja tegevused ei läheks kaotsi.
• Esmalt pange paika päevakord ja mõelge võimalikele vastuväidetele; Ettevalmistus lühendab koosolekut.
• Ärge ajage tehisintellektiga segadusse, tehke tooreid märkmeid; Jätke töötlemine hilisemaks.
• Seejärel struktureerige märge järgmiselt: "Otsused + toimingud (kes-mis-millal) + avatud küsimused".
• AI saab teha kohtumisi ja teha otsuseid; kinnitage iga rida, levitage kokkuvõtet ja küsige tagasisidet; Pidage meeles ärakirja konfidentsiaalsust ja nõusolekut.

Rakenduse ülesanne

Koostage esimese malliga eelseisva koosoleku ajakava ja teise malliga võimalike vastuväidete loend. Struktureerige oma koosolekujärgne toormemo kolmanda malliga ja võrrelge iga toiminguülesannet sellega, mida mäletate – kontrollige, kas tehisintellekt on teinud võltsülesandeid. Lõpuks koostage neljanda malliga järelsõnum ja küsige osalejatelt kinnitust.

kontrollnimekiri

• [ ] Kasutasin AI-d koosoleku-eelse päevakorra ja ettevalmistamise jaoks.
• Tegin [ ] ajal tooreid märkmeid, tehisintellektiga ei viitsinud.
• [ ] Struktureerisin märkuse järgmiselt: Otsused/Tegevused/Avatud küsimused.
• [ ] Kinnitasin iga tegevusülesannet oma mäletamisega.
• [ ] Jagasin kokkuvõtte laiali ja palusin tagasisidet 24 tunni jooksul.
• [ ] Sain ärakirja tegemiseks nõusoleku ja tagasin konfidentsiaalsuse.