Kasu:
- Võimalus koostada tehisintellektiga abi leidmise (kirjeldustööriista), ulatuse-sisu märkuse ja paigutuse osade kavandeid
- Võime mõista biograafilise/institutsionaalse ajaloo hallutsinatsiooniriski ja tugineda selles jaotises ainult kontrollitud allikatele
- Võimalus võimaldada tehisintellektil suunata teadlane allika juurde, selle asemel et anda fakte otse viiteteenistuses
Arhiiv ei vastuta ainult dokumentide säilitamise eest; vastutab ka selle eest, et need oleks uurijale kättesaadavad. Juurdepääsuks on kaks peamist vahendit: kirjeldustööriistad, mis tutvustavad kogu (leidmisabi – juhenddokument, mis määratleb arhiivikogu sisu, korralduse ja ulatuse) ja teatmeteenus, mis otseselt abistab teadlasi. Mõlemad nõuavad suurt pingutust: kogumiku juhendi kirjutamine võtab nädalaid ja kogu päeva jooksul uurija küsimustele vastamine võtab aega. Pealegi on need kaks teost arhiivi "nägu"; Teadlase esimene kokkupuude koguga toimub sageli giidi ja infolaua kaudu, nii et siinne viga kajastub otseselt arhiivi usaldusväärsuses.
AI on võimas abivahend kirjeldustööriistade koostamisel ja tugiteenuse toetamisel. Selles üksuses õpime koostama kogumisjuhendit (leidmisabi), kirjutama ulatuse ja sisu kirjeldusi, abistama uurija küsimustega ja selgitama, miks täpsus on nende teenuste puhul vaieldamatu.
Kirjeldusvahendid: kollektsiooni kaart
Kirjeldustööriist võimaldab teadlasel küsida: „Mis selles kollektsioonis minu jaoks toimib?” See võimaldab teil küsimusele vastata. Tavaliselt sisaldab:
- Üldkirjeldus: kollektsiooni nimi, ulatus, kuupäevavahemik, suurus.
- Biograafiline/asutuse ajalugu: dokumendid koostanud isiku või asutuse lühiajalugu.
- Märkus ulatuse ja sisu kohta: Seletus selle kohta, millised dokumendid ja mis teemadel on kogumikus.
- Paigutus: kuidas dokumente rühmitatakse (seeria, alamsarja).
- Varud: üksikasjalik loend kasti/faili tasemel.
Need dokumendid on koostatud vastavalt standarditele (näiteks ISAD(G) või EAD - Encoded Archival Description, arhiivijuhendite digitaalse kodeerimise standard). Tehisintellekt võib koostada nende osade kontuurid töötlemata inventuuri ja dokumentide kokkuvõtete põhjal; aga iga fakt (ajalugu, isik, asutuse ajalugu) tuleb kontrollida.
Kirjeldustööriistade teine väärtus on see, et neid saab kirjutada erineva detailsuse tasemega. Mõnikord ei jätku aega ega ressursse tuhandete arhiivikastide kirjeldamiseks dokumendi tasemel; Sel juhul tehakse mitmetasandiline kirjeldus: esmalt üldine kirjeldus fondi tasemel, seejärel seeria, seejärel võimalusel failitasemel. AI on eriti kasulik kõrgema taseme üldise ulatuse märkuse koostamiseks madalama taseme juhtumite kokkuvõtetest; See teeb kokkuvõtte massist tervikuks. Kuid selle kokkuvõtte iga kiht peab olema kooskõlas alumise kihi tegelike dokumentidega; AI ei tohiks moodustada ulatuse väidet, mis pole tipptasemel kollektsioonis.
Ettevaatust! Hallutsinatsioonid hiilivad kõige sagedamini sisse biograafilise/institutsioonilise ajaloo osa. Tehisintellekt võib kirjutada inimese või asutuse kohta ladusa ajaloo „üldteadmiste” põhjal, lisades samas olematuid sündmusi, valekuupäevi ja väljamõeldud pealkirju. See jaotis peaks põhinema ainult kontrollitud allikatel.
Töövoog: samm-sammult
1. Koguge toorainet. Inventuur, dokumentide kokkuvõtted, kastide loendid, olemasolevad märkmed, kui neid on.
2. Seadke standard. Millise kirjeldusstandardi järgi see kirjutatakse (ISAD(G)/EAD)?
3. Koostage peatükkide kaupa mustand. Kasutage toormaterjalist tehisintellekti mustandite jaotisi, nagu ulatus ja sisumärkus ning paigutuse kirjeldus.
4. Kontrollige fakte. Eriti ajaloo jaotises kontrollige iga kuupäeva, nime ja sündmust sõltumatutest allikatest.
5. Kontrollige juurdepääsupiiranguid. Kas kogus on konfidentsiaalseid/autoriõigusega piiratud dokumente? Need tuleks juhendis ära märkida.
6. Eksperdi kinnitus. Lõplik juhend läbib arhiivi heakskiidu.
Võrdlusteenus: abi uurijale
Viiteteenuses aitab tehisintellekt kahel viisil: (1) mõtestades uurija küsimust ja soovitades, milliseid kogusid vaadata, ja (2) koostades vastuseid korduma kippuvatele küsimustele. Kuid siin on kriitiline piir: tehisintellekt ei peaks andma uurijale otsest "fakti" vastust, vaid suunama ta allika juurde. Selle asemel, et öelda "See kuupäev on see", peaks see ütlema "Selle teabe leiate selle kogumiku sellistest ja sellistest dokumentidest". Kuna tehisintellekti antud otsene faktiline vastus võib olla väljamõeldud ja uurija võib seda ekslikult allikana pidada.
Võrdlusülesanne
AI sobiv roll
taunitav kasutamine
Küsimuse mõtestamine
Soovitage täpsustavaid küsimusi
—
Kogumise marsruutimine
"Vaata sinna" soovitus
Öeldes "vastus on"
KKK mustand
Kinnitatud teabe mustand
võlts vastus
Allikate loend
Otsingusoovitus kataloogist
Väljamõeldud viite andmine
fakti küsimus
Suuna ümber allikale
Otsene vastus faktidele
kolm minikarpi
Juhtum 1 – juhendi kavandis vähendati 4 nädalat ühele nädalale. Arhiiv valmistas ette leidmisabi 120 kastist koosneva kollektsiooni jaoks. Tehisintellektile anti kastide nimekirjad ja failide kokkuvõtted; YZ koostas ulatuse-sisu märkuse ja paigutuse osade kavandi. Arhivaar kontrollis ja korrastas faktid nädalaga; traditsioonilisel meetodil oli see hinnang üks kuu. Aga 3 kuupäeva ja 2 pealkirja elulooloo rubriigis olid valed; Kinnitamisel parandatud.
Juhtum 2 – fiktiivne institutsioonide ajalugu. Praktikant lasi AI-l kirjutada asutuse ajaloo ja panna selle otse kataloogi. YZ andis vale asutuse asutamise kuupäeva ja mainis ühinemist, mida ei olnud. Teadlane märkas vea ja teatas sellest; Juhend parandati, kuid arhiivi usaldusväärsus oli kahjustatud. Õppetund: ajaloo rubriiki ei avaldata ilma kontrollimiseta.
Juhtum 3 – õiged juhised, vale fakt. Teadlane palus kohtingut. AI-põhine assistent andis otsese kuupäeva (mõeldi välja). Uurija kasutaks seda allikana; Vanemarhivaar sekkus ja ütles: "AI ei anna fakte, see suunab teid kogusse" ja pani vaatama tõelist dokumenti; ajalugu oli teistsugune. Õppetund: teatmeteoses AI suunab, mitte ei anna fakte.
Neli kopeeritavat malli
1) Kavand ulatuse ja sisu märkuse kohta:
ALUSTAGE allolevaid kasti/faililoendeid ja dokumentide kokkuvõtteid, kirjutage kogumikule "ulatuse ja sisu märkuse" mustand. Kasutage ainult seda, mis sisaldub kaasasolevas materjalis; LISAGE teema, kuupäev või inimene, keda kogus pole. Märkige kõik faktid, mille suhtes te pole kindel [vajab kinnitamist]. Materjal: [siin]
2) Biograafiline/institutsiooniline ajalugu (kontrollitud):
Allpool on KONTROLLITUD märkmed [isiku/organisatsiooni] kohta. Kirjutage lühike ajaloo ülevaade AINULT nende märkmete põhjal. ÄRGE LISAGE kuupäevi, sündmusi ega pealkirju, mida märkmetes pole; Ärge lisage üldist "teadmiste" teavet. Jätke tühikud [info puudub]. Märkused: [siin]
3) Teadlase juhised:
Uurija küsimus: [küsimus]. ÄRGE andke sellele küsimusele OTSESET faktilist vastust. Selle asemel: (1) soovitage 1-2 küsimust, mis selgitavad küsimust, (2) öelge talle, millist TÜÜPI kogu/dokumenti ta peaks vaatama, (3) pakkuge välja, milliseid termineid ta võiks kataloogist otsida. Ärge tehke väljamõeldud viidet.
4) KKK vastuse mustand:
Allpool on meie arhiivi KONTROLLITUD teabelehed. Koostage nende märkmete põhjal vastus järgmisele korduma kippuvale küsimusele: [küsimus]. Märkustes mitteoleva teabe lisamine; [märkige], kus te pole kindel. Vastuse lõpus suunake uurija vastavasse kogusse. Märkused: [siin]
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk:
Kirjutage selle kogumiku jaoks põhjalik leidmisabi, sealhulgas ajalugu.
“Lahukas” ja “kaasa arvatud ajalugu” sunnivad tehisintellekti antud materjalist kaugemale minema ja lisama väljamõeldud teavet asutuse/isiku kohta.
Tugev:
Kirjutage leidmisabi ülevaade järgmistest kastide loenditest ja kontrollitud ajaloo märkustest: ulatuse-sisu ja paigutuse jaotised. Ärge lisage ühtegi fakti, mis ei sisaldu antud materjalis; Kasutage ajaloos ainult kontrollitud märkmeid, jätke tühjaks [teavet pole]. Märgistage iga küsitav fakt [vajab kontrollimist]. Materjal: [siin]
Erinevus: antud materjalist kinnipidamine, valmistamise keeld, lünkade ja taatlusmärkide säilitamine muudavad juhendi usaldusväärseks.
Levinud vead
- Ajaloo jätmine tehisintellekti "üldteadmise" hooleks. See osa on hallutsinatsioonidele kõige vastuvõtlikum; peaks põhinema ainult kontrollitud märkmetel.
- Otseste faktide esitamine viites. AI peaks juhtima uurijat, mitte asendama allikat.
- Juurdepääsupiirangutest möödahiilimine. Kataloogis tuleks märkida konfidentsiaalsuse/autoriõigusega piiratud dokumendid.
- Väljamõeldud viite soovitamine. Kataloogis olevaid kontrollimata viiteid uurijale ei anta.
- Eelnõu avaldamine ilma kooskõlastuseta. Lõpliku juhendi kinnitab arhivaar.
Kokkuvõttes
Juurdepääs arhiivile ja viiteteenus on viljakas valdkond, kus tehisintellekt kiirendab kirjeldustööriistade koostamist ja toetab teadlaste juhendamist. Kuid hallutsinatsiooni tungimise koht on biograafiline/institutsiooniline ajalugu ja viiteteenistuses ei peaks AI andma fakte, vaid suunama allikale. Lähtuge juhendis ainult autentitud materjalist, säilitage lüngad, märkige juurdepääsupiirangud ja jätke lõplik kooskõlastus arhiivipidajale. AI koostab kollektsiooni kaardi; Arhiiv vastutab selle kaardi täpsuse eest.
Rakenduse ülesanne
Võtke kogu (päris või näidis) kast/faililoend ja paluge tehisintellektilt ülevaadet malliga „Ulatus- ja sisumärkme ülevaade”; Kontrollige, kas see ületab antud materjali. Seejärel käivitage isiku/organisatsiooni biograafilise ajaloo mall ainult kontrollitud märkmetega ja jälgige, kas tehisintellekt proovib lünkadesse mahtuda. Lõpuks töödelge uurija küsimust "teadlase orientatsiooni" malliga.
kontrollnimekiri
- [ ] Juhendi koostamisel olen lähtunud ainult etteantud/kontrollitud materjalist.
- [ ] Olen sõltumatult kontrollinud iga ajaloo kuupäeva ja nime.
- [ ] Märkisin juhendis ära juurdepääsupiirangud (privaatsus/autoriõigus).
- [ ] Viites faktide esitamise asemel suunasin teid allika juurde.
- [ ] Lõpliku juhendi esitasin arhivaarile kooskõlastamiseks.