Aruannete kirjutamine ja ettevõtte dokumentide koostamine

Kasu:

• Teab hea avaliku aruande osi ning koostab tehisintellektiga ühtse aruande skeleti ja kokkuvõtte.
• See tabab liialdusi ja kummitusjoonte vigu, võrreldes kõiki kokkuvõttes sisalduvaid numbreid ja väiteid töötlemata andmetega.
• Tuvastab tabeli ja diagrammi soovitustes eksitava visualiseerimise ning kontrollib aruande iga lahtri allikat.

Riigiasutused koostavad aruandeid: tegevusaruanne, auditiaruanne, infoaruanne, olukorra hinnang, projekti eduaruanne, parlamendiettekanne, iga-aastane statistiline kokkuvõte. Need dokumendid on asutuse mälu, aruandekohustuse tõendid ja otsustajate pilgud. Aruande koostamine võtab aga aega: andmete kogumine, struktuuri paika panemine, algteksti kirjutamine, erinevate allikate ühtlustamine, lihtsustamine, vormistamine. Siin tagab AI suure kiiruse aruande struktuuri loomiseks, hajutatud märkmete teisendamiseks organiseeritud tekstiks, pika teksti kokkuvõtmiseks ja tehnilise keele tõlkimiseks juhtimiskeelde. Selles üksuses näete, kuidas juhtida tehisintellektiga kogu dokumentide tootmise voogu alates algandmetest kuni heakskiidetud aruandeni ning kuidas hoida distsipliini kõige kriitilisemas küsimuses – aruande iga numbri ja nõude täpsuses.

Hea avaliku raporti anatoomia

Avalik aruanne koosneb tavaliselt järgmistest kihtidest: kokkuvõte (peamised järeldused ja soovitused, mida otsustaja saab lugeda 1 minutiga), ulatus ja meetod (mida aruanne uuris ja milliste andmetega), järeldused (numbrid, tabelid, leiud), hinnang (leidude tähendus) ja soovitused/järeldus. AI aitab kõigil neil kihtidel, kuid nende rollid on erinevad:

• Struktuur ja kokkuvõte: AI on väga võimas – see võtab kokku hajutatud leidud, tõstab esile olulise.
• Tulemused (numbrid): AI peaks muutma ainult teie esitatud kontrollitud andmeid; ei tohiks toota numbreid.
• Hindamine ja soovitus: AI toodab mustandit; Kommentaar ja vastutus on teie.

Põhiprintsiip: ärge laske tehisintellektil numbreid toota, vaid muutke talle antud numbreid. Iga aruandes sisalduv arv peab pärinema asutuse enda registrist või riiklikust statistikast; AI peab need lihtsalt teisendama lauseteks, tabeliteks ja kokkuvõteteks.

Näpunäide. Aruandeviipale määrake reegel "ärge looge uusi numbreid, hindu ega kuupäevi; kasutage ainult minu esitatud andmeid; kui vajate numbrit, mida andmetes pole, kirjutage "[andmed nõutavad]". See vähendab oluliselt fabritseeritud statistika riski.

Samm-sammult aruandevoog

1. Määrake eesmärk ja lugejaskond. Kellele aruanne koostatakse ja millise otsuse jaoks see tehakse?
2. Koguge kinnitatud andmeid. Numbrid on kuskil koos nende allikatega koondatud.
3. Laske tehisintellektil raamistik üles ehitada. Pealkirjad, alapealkirjad, mis millises rubriigis saab.
4. Koostage peatükkide kaupa ülevaade. Ainult antud andmetega; AI ei tohiks numbreid välja mõelda.
5. Prindi kokkuvõte viimati. Kui tekst on valmis, tehakse kokkuvõte; nii et see on järjekindel.
6. Kinnitage ja kontrollige järjepidevust. Kas iga number vastab selle allikale; Kas jaotised on vastuolus?
7. Lihtsustage ja vormindage; Esitage kinnitamiseks.

kolm minikarpi

Juhtum 1 – tegevusaruande perioodi lühendatud. Direktoraadi iga-aastane tegevusaruanne koostati tavaliselt 3 nädala jooksul mõne inimese pingutusega. Kui lasime tehisintellekti luua jaotise skeleti ja esimesed mustandid ning meeskond keskendus ainult andmete valideerimisele ja tõlgendamisele, vähenes aeg 8 päevani; sisu kvaliteet leiti auditis "järjepidevamaks".

Juhtum 2 – võltsmäär tabatud. Ühes mustandis kirjutas AI lause "rahulolu tõusis 87% -ni"; samas kui töörühm selliseid uuringuandmeid ei esitanud – mudelile oli sobitatud „mõistlik” arv. Kui kooskõla kontrollimisel allikat küsiti, nähti, et numbril pole alust ja see eemaldati.

Juhtum 3 – tõlge täidesaatvasse keelde. Linnavolikogule kavatseti jõuda tehnilise infrastruktuuri aruanne, kuid enamik liikmetest ei olnud insenerid. AI tõlkis tehnilise teksti žargoonivabaks kommenteeritud kokkuvõtteks (säilitades tähenduse); Küsimuste hulk parlamendis vähenes kahe kolmandiku võrra ning otsus tehti samal istungil.

Neli kopeeritavat malli

1) Aruande struktuuri skelett:

Teie roll: avaliku aruandluse spetsialist. Looge aruanderaamistik järgmisele eesmärgile ja lugejaskonnale: pealkirjad, alampealkirjad ja milline teave igas jaotises sisaldub. Ärge saatke veel sõnumeid. Märkige, millised jaotised nõuavad kinnitatud andmeid. EESMÄRK: [eesmärk] LUGEJA: [kes on otsustaja] ULATUS: [teema]

2) Andmetruu jaotise kirjutamine:

Kirjutage selle jaotise tekst allpool KONTROLLITUD ANDMED. GENEREERI uus number, kurss või kuupäev; Kasutage lihtsalt andmeid, mida ma teile annan. Puuduvate andmete kohta kirjutage "[andmeid nõutakse]". Kasutage ametlikku, kuid ladusat keelt. JAOTIS: [pealkiri] ANDMED: [numbrid ja allikad]

3) Kokkuvõte (uusim):

Looge allolevast aruande täistekstist kokkuvõte: mitte rohkem kui 200 sõna, 3-5 kõige olulisemat leidu ja soovitust. Ärge lisage teavet, mida tekstis pole. Kirjutage lihtsalt nii, et otsustaja saab lugeda 1 minutiga. ARUANNE: [täistekst]

4) Järjepidevuse ja arvu kontrollimine:

Kontrollige järgmist aruande mustandit: (1) on iga väljaande kohta viidatud allikas, (2) kas jaotiste vahel on vastuolu, (3) kas kokkuvõte vastab sisule, (4) kas on allikata/kahtlane väide. Ärge kirjutage teksti ümber, vaid esitage hoiatuste loend.MUSTANN: [tekst]

Nõrk viip / Tugev viip

Nõrk: "Kirjutage nende andmetega tegevusaruanne."

Tugev: "Teie roll on avaliku aruandluse spetsialist. Esmalt koostage linnavolikogu jaoks aruande skelett (pealkirjad ja alampealkirjad). Seejärel kirjutage igasse jaotisesse AINULT järgmised kontrollitud andmed; ärge tootke uusi numbreid, hindu ega kuupäevi, kirjutage "[vajalikud andmed]", kus puuduvad andmed. Lõpuks koostage 200-sõnaline kommenteeritud kokkuvõte. Kui olete lõpetanud, esitage andmete konflikti loend. [numbrid ja allikad]."

Erinevus: tugev viibakettide struktuur, andmete täpsus, numbrite häbistamise keeld, kokkuvõte ja enesekontroll; Väljund on kontrollitav ja järjekindel ülevaade.

AI usaldus aruannete jaotise järgi

jaotis

AI usaldus

reegel

Struktuur/skelett

kõrge

Kasuta vabalt

Kokkuvõte

kõrge

Piirake tekstiga

Keel / lihtsustamine

kõrge

Tähendus tuleb säilitada

Leiud/numbrid

madal

Andmed on antud ainult

Ülevaade / soovitus

keskmine

Mustand + inimese kommentaar

Tabel, näitaja ja kokkuvõte

Avaliku aruande mõju määratakse sageli esimesel lehel: kommenteeritud kokkuvõte (osa, mis võtab ühel lehel kokku aruande peamised tähelepanekud, järeldused ja soovitused) võib olla ainus osa, mida kõrgem asutus loeb. AI on võimas pika aruande taandamiseks tõetruuks kokkuvõtteks; kuid peate kontrollima rida-realt, et kokkuvõte kajastaks täpselt aruande iga numbrit – sest kokkuvõtte tegemisel võib tehisintellekt numbreid ümardada, tingimust tühistada või leiu üle tähtsustada. Samuti saab AI genereerida teie algandmete põhjal tabeli skelette ja diagrammisoovitusi; Kuid iga tabeli lahtri allikas peab leiduma teie andmetest ja aruandesse ei tohiks lisada ridu, mille AI lisab "lihtsalt sellepärast, et see tundub mõistlik".

Minikohver – suurendas kokkuvõtlikku probleemi. Kui aastaaruandes oli tegelik edukuse määr 63 protsenti, siis YZ koostatud kokkuvõte suurendas arusaama 90 protsendini, öeldes, et "enamik taotlusi andis positiivse tulemuse." Audit asendas selle avaldise tegeliku arvuga; Sest liialdatud positiivne arusaam avalikus aruandes seab asutuse järgmistes auditites keerulisse olukorda.

Minikohver — kummitusrida tabelisse. AI oli lisanud igakuisele kandideerimislehele kategooria "Muu" ja väljamõeldud numbri, mida asutuses üldse ei eksisteerinud; See oli kokku, kuid joon polnud tõeline. Võrdlus töötlemata andmetega tabas selle kummitusliini.

Mall, mis loob kontrollitavaid tabeleid ja kokkuvõtteid:

Ülesanne: Koostage järgmistest algandmetest tabel ja 5-punktiline kommenteeritud kokkuvõte (kasutage ainult neid andmeid).Toorandmed: [kleebi tabel/CSV]Reeglid:- Ärge lisage tabelisse ridu/kategooriaid, mida andmetes ei ole.- Näidake sulgudega, millisest tabeli reast iga number kokkuvõttes pärineb.- Kirjutage "kahtlemine": dosta1. Tabel (2) Kokkuvõte (3) Iga kokkuvõtliku lause alus.

Teata üksusest

AI panus

Kohustuslik inimese järelevalve

Kokkuvõte

Koostamine ja lihtsustamine

Kas iga probleem/nõue vastab aruandele?

Tabel

luustik, vorm

Iga lahtri vastavus algandmetes

Diagrammi soovitus

Sobiv diagrammi tüüp

Eksitav skaala/telg puudub?

Soovituste osa

Optsioonide genereerimine

Volitus ja regulatiivne vastavus

Näpunäide: koondage algandmed ise eraldi asukohta enne aruande printimist tehisintellektile; seejärel võrrelge tehisintellekti kokkuvõtet nende õigete koguarvudega. Ülevaatus toimub samaaegselt tootmisega, mitte peale seda.

Levinud vead

• AI tegemine numbreid tootma. Kõige ohtlikum viga; Aruande sisestatakse ainult kontrollitud andmed, AI redigeerib seda.
• Kõigepealt kirjutage kokkuvõte. Kui kokkuvõte jäetakse välja enne kehaosa valmimist, läheb see tekstiga vastuollu; jäta see viimaseks.
• Ei kontrolli osakondade vahelist järjepidevust. Erinevates jaotistes olevad numbrid peaksid ühtima.
• Allikatele viitamata. Iga tabel ja joonis peab olema jälgitav selle allikani; kontroll otsib seda.
• Tehnilise keele jättes nii nagu on. Kui otsustaja ei saa aru, kaotab aruanne oma funktsiooni; Lihtsustage, kuid ärge moonutage sisu.
• Kinnitusetapi vahelejätmine. Aruannet ei avaldata ilma vastutava isiku lugemise ja nõusolekuta.

Kokkuvõttes

Aruande koostamisel pakub tehisintellekt suure kiiruse struktuuri ülesehitamisel, koostamisel, kokkuvõtete tegemisel ja keele lihtsustamisel. Kuid iga arv, mis aruandesse läheb, peab pärinema asutuse kontrollitud andmetest; AI ei peaks tootma numbreid, vaid ainult neid redigeerima. Viimasena tuleks koostada kommenteeritud kokkuvõte, kontrollida osakondadevahelist kooskõla ja ressursse ning dokument kinnitada. AI kiirendab aruannet; Teil on täpsus ja allkiri.

Rakenduse ülesanne

Koostage oma tulevase tõelise aruande skelett malliga „Aruande struktuuri skelett”. Printige mõne kontrollitud andmetega jaotis, kasutades malli „Andmetruu jaotise kirjutamine” ja kontrollige, kas tehisintellekt moodustab reeglist hoolimata numbreid. Lõpuks rakendage oma mustandile mall "Järjepidevuse ja arvu kontrollimine".

kontrollnimekiri

• [ ] Iga aruandes sisalduv number pärines kontrollitud allikast; AI ei tootnud.
• [ ] Seadistasin struktuuri skeleti ja printisin lõigud andmetele truult.
• [ ] Tegin lühikokkuvõtte viimaseks, piirdudes tekstiga.
• [ ] Jälgisin osakondadevahelist järjepidevust ja ressursse.
• [ ] Lihtsustasin tehnilist keelt sisu rikkumata.
• [ ] Esitasin aruande vastutavale isikule kinnitamiseks.