Kasu:
- See võtab sissetulevast petitsioonist välja taotluse ja kestuse ning koostab tehisintellektiga formaalselt õige vastuse mustandi.
- See kohandab sama sisu sobivas stiilis erinevatele vestluspartneritele, nagu allüksused, kodanikud ja kõrgemad asutused, ning säilitab sisu terviklikkuse.
- See kontrollib ametlikke kirjavahetuse vormingureegleid ja püüab kinni kõik tingimused või erandid, millest tehisintellekt lihtsustamisel loobub.
Avaliku halduse keel on kirjutamine. Sissetulev pöördumine, väljaminev vastus, nõusolek, kooskõlastus, protokollid, kaaskiri, teatis, ringkiri, sisemine kirjavahetus... Märkimisväärne osa riigiametniku päevast kulub tekstide lugemisele ja produtseerimisele. Nendel tekstidel on nii juriidiline väärtus kui ka range vorm: ametlik kirjavahetus (avalike institutsioonide ja kodanike vaheline kirjavahetus vastavalt teatud protseduurilistele ja formaalsetele reeglitele; Türkiye's reguleeritud "Ametliku kirjavahetuse korra ja põhimõtete määrusega") nõuab teatud pealkirja, numbri, kuupäeva, aadressi, teema, huvi ja allkirja elemente. Siin säästab AI teie aega, võttes üle selle korduva stiili töö ja esimese mustandi; Kuid teksti juriidiline sisu, põhjendus ja lõplik versioon on teie vastutusel.
Selles üksuses näete, kuidas kiirendada kogu kirjavahetust tehisintellektiga, alates sissetulevast petitsioonist kuni vastuskirja mustandi koostamiseni, alates ametlikule vormingule vastavuse kontrollimisest kuni keele ja stiilini, isikuandmete puhastamisest kuni lõpliku lugemiseni enne kinnitamist.
Sissetuleva teksti mõistmine: kokkuvõte ja nõudluse väljavõte
Kui saabub pikk ja segane pöördumine, tuleb esimese asjana selgelt aru saada, mida kodanik nõuab. Kodanikud matavad oma probleemi selgitades sageli tegeliku nõudluse teksti keskele; mõnikord on taotlusi mitu. AI on siin võimas: see võtab teksti kokku, esitab päringud, soovitab, millist üksust see puudutab, ja märgib puuduva teabe, kui see on olemas.
Kuid olge ettevaatlik: tehisintellekt võib mõnikord "täiendada" taotlust, mida tekstis pole, või taotluse vahele jätta. Seetõttu võrrelge väljastatud nõuete loetelu alati esialgse petitsiooniga.
Näpunäide: kokkuvõtet küsides küsige AI-lt reeglit "eemaldage ainult need taotlused, mis on tekstis selgelt kirjas, ärge tehke järeldusi, lisage taotlusi, mida pole olemas." Nii vähendate väljamõeldud väidete riski.
Vastuse teksti kavand: vorm + sisu
Vastuse kirjutamine koosneb kahest kihist: vorm (pealkirja elemendid, aadress, huvi, keel, sulgemine) ja sisu (juriidiline ja administratiivne vastus päringule). AI suudab vormi peaaegu ideaalselt toota, kuna see muster on selge. Samuti toodab see sisu mustandina; kuid iga sisu õiguslik alus – seadus, määrus, tähtaeg, tasu – nõuab kontrollimist (vt 1. ja 4. osa). Kasutage tehisintellekti täie kindlusega vormingugeneraatorina ja sisutootjana mustand- ja kontrollirežiimis.
Samm-sammult kirjavahetuse voog
- Tehke sissetulevast tekstist kokkuvõte ja eraldage päring (valmistamine keelatud, allikatruu).
- Tehke kindlaks asjakohased õigusaktid ja sisekord (kontrollitakse).
- Koostage vastuse mustand (ametlik formaat + lihtne, kuid ametlik keel).
- Kontrollige isikuandmeid ja konfidentsiaalset teavet (mittevajalike andmete kirjutamine).
- Järgige vormingu ja keele kontrollnimekirja (aadress, huvi, kuupäev, allkirja koht).
- Kontrollige õiguslikku konteksti ja selgitage põhjendusi.
- Esitage juhendajale kinnitamiseks; Teatage pärast kinnitamist.
kolm minikarpi
Juhtum 1 – töökoormus vähenes. Ühe provintsi direktoraadi riigiteenistuja koostas päevas keskmiselt 22 vastuskirja; igaüks kestis ~25 minutit. Andes vormingu ja esimese mustandi AI-le üle ning keskendudes ainult sisule ja kontrollimisele, vähenes postituse aeg 9 minutini; Ohvitser pühendas oma säästetud aja pooleliolevatele vastulausete failidele.
Juhtum 2 – vahele jäänud taotlus tabati. Pikas pöördumises taotles kodanik nii tsoneerimise staatust kui ka tasu tagastamist. Alguses vastas ametnik ainult tsoneerimise taotlusele; Kui YZ väljastatud nõudmiste nimekirjas oli näha teine päring, vastati mõlemale ühe kirjaga ning teist korda kodanikul avaldust esitada ei tulnud.
Juhtum 3 – privaatsusviga välditud. Vastuse mustandis oli AI tarbetult faili lisanud kolmanda osapoole terviseteabe. Seda märgati ja see eemaldati kooskõlastuseelse kontrolli käigus. Õppetund: eelnõu võib sisaldada mitteolulisi isikuandmeid; Andmete puhastamine on kohustuslik enne kinnitamist.
Neli kopeeritavat malli
1) Petitsiooni kokkuvõte ja nõude väljavõte:
Teie roll: toimetuse spetsialist. Töötle allolevat petitsiooni: (1) 3-4 lauseline kokkuvõte, (2) loetlege punktide kaupa AINULT tekstis selgelt kirjas olevad taotlused (ärge tehke järeldusi, lisage taotlusi), (3) soovitage, millist üksust/õigusakti see puudutab (kontrollitakse), (4) märkige ära, kui info puudub/ebaselge. petitsioon: [kleebi tekst]
2) Vastuse mustand (ametlik vorm):
Teie roll: ametlik kirjavahetuse spetsialist. Koostage formaalse kirjavahetuse stiili kohaselt vastus järgmisele päringule MUNAND: huvi, teema, keha (päring - alus - järeldus), sulgemine. Hoidke keel ametlik, kuid lihtne. Kirjutage iga õigusliku aluse kõrvale "[kinnitatakse]". Kirjutage tegelikud isikuandmed, asendage need [ISIK]/[IDENTITEET]. TAOTLUS: [kokkuvõte] KONTEKST: [sisemenetlus/seadusandlik märkus]
3) Vormingu ja keele juhtimine:
Tutvu alloleva ametliku kirja mustandiga ja esita nimekiri: (1) puuduvad vormielemendid (huvi, teema, kuupäev/number koht, allkiri), (2) riigikeelega vastuolus olevad väljendid, (3) mitmetähenduslikud/vastuolulised laused, (4) mittevajalikud isikuandmed. Ärge kirjutage teksti ümber, andke lihtsalt paranduste loend. Draft: [tekst]
4) Tooni pehmendamine (eitav vastus):
Kirjutage alljärgnev tagasilükkamine/eitav vastus ümber austavas ja kirjeldavas keeles, mis ei solva kodanikku, ILMA seaduslikku sisu ja põhjendust MUUTA. Täpsustage oma vastuväidete esitamise õigus ja selle kestus märkusega [kinnitamisel]. TEKST: [negatiivse vastuse mustand]
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk: "Vasta sellele petitsioonile."
Güçlü: "Roll on ametliku kirjavahetuse ekspert. Esmalt koostage petitsioonis olevad taotlused punkthaaval, ilma mingeid järeldusi tegemata. Seejärel koostage ametliku kirjavahetuse vormingus vastuse mustand; määrake huvi-subjekti-keha sulgemise struktuur, hoidke keel formaalsena, kuid lihtsana. Lisage iga õigusliku aluse kõrvale "[kinnitatav]". ülemus." "Tehke nimekiri 5 asjast, mida peaksin enne esitamist kontrollima."
Erinevus: võimsad viipaahelad nõuavad järeldusi, vormingut, valideerimist, privaatsust ja kinnituste kontrolli ühte voogu; Väljund on mustand, mida saab otse üle vaadata.
Kui usaldusväärne on AI millises kirjavahetuses?
äri
AI usaldus
märkus
Ametlik vorm (mure, teema, lõpp)
kõrge
Muster on selge
Keele lihtsustamine/toon
kõrge
Sisu ei tohiks muutuda
Järeldusnõudmine
keskmine
Võrdle originaaltekstiga
Õiguslik alus / kestus / tasu
madal
Seda peab kinnitama ametlik allikas
Põhjendus ja tunnustus
madal
inimlik vastutus
Stiil, formaalsus ja adressaadi seadistus
Ametlikus kirjavahetuses kirjutatakse sama info olenevalt adressaadist ja eesmärgist erinevas stiilis. Kodanikule kirjutatud tagasilükkamise põhjus on arusaadav ja lugupidav; Kõrgemale asutusele kirjutatud arvamusenõue on mõõdetud ja põhjendatud; Allüksusele kirjutatud juhised peavad olema selged ja kohustuslikud. Stiil (teksti formaalsuse aste, toon ja kaugus vestluspartnerist) on mõõde, mida tehisintellekt on kõige kergemini kohandatav, kuid nõuab kõige rohkem kontrolli – kuna liiga formaalne keel võõrandab kodanikku, liiga sõbralik keel diskrediteerib institutsiooni. Ametliku kirjavahetuse korra ja põhimõtete määrus määrab kindlaks formaalsed kohustused nagu ametinimetus, number, kuupäev, manus ja allkirjaplokk; AI täidab selle luustiku, kuid vormingu täpsust kontrollite teie.
Minikohver — üks tekst, kolm vestluskaaslast. Ringkonnavanem teataks seadusandlikust muudatusest kolmele eraldi adressaadile: 14 omavalitsust (ametlik juhend), ligikaudu 900 kaupmeest (SMS/teade, selge keel) ja kuberneri büroo (teatis). Ohvitser tuletas ühest põhitekstist kolm AI-ga versiooni; Kestus vähenes 2 tunnilt 25 minutile. Aga kaupmeeste kuulutuses olevat väljendit "kiiresti" lihtsustati ja konkretiseeriti "hiljemalt 15. augustiks", sest selge keele põhimõte välistab ebamäärased ametlikud mustrid.
Mall, mis kohandab sama sisu kolmele vestluskaaslasele:
Ülesanne: teisendage järgmine põhiteave kolmeks versiooniks.Tuum: [muudatus/otsuse tekst]Versioon 1 — Juhised allüksusele: selge, imperatiiv, klausli kaupa.Versioon 2 — Teadaanne kodanikule: lihtne keel, lühike lause, mida teha + tähtaeg.Versioon 3 — Teabe mõõdetud märge, justnimetatud ametkond, R. valmis kuupäev/artikkel; Kui see jääb ebaselgeks, kirjutage [TO BE FILLED].
vestluskaaslane
toon
pikkus
suurim risk
allüksus
käskiv, selge
lühike
volituste ületamine
kodanik
Lugupidav, lihtne
lühike
arusaamatus
kõrgem asutus
Mõõdetud, põhjendatud
keskmine
alusetu väide
Ettevaatust. Stiililine kohandamine ei tohiks sisu muuta. Kui tehisintellekt ütleb "lihtsusta", tähendab see mõnikord erandi või tingimuse tühistamist; Võrrelge alati lihtsustatud teksti algse otsuse/õigusaktiga.
Levinud vead
- Jättes taotluse AI järeldada. AI võib nõudlust tekitada või murda; Võrrelge nimekirja algse petitsiooniga.
- Selle kirjalikult vormistamine ilma õiguslikku alust kontrollimata. Kauba number ja kestus on hallutsinatsioonidele kõige vastuvõtlikumad piirkonnad.
- Ebavajalike isikuandmete jätmine eelnõusse. Enne kinnitamist teostage andmete puhastamine; Säilitage ainult vajalikud andmed.
- Sisu muutmine tooni pehmendamise ajal. Tagasilükkamise põhjus ja õiguslik tulemus peavad jääma muutumatuks; ainult keel pehmeneb.
- Unustades kirja panna vastuväiteõiguse ja selle kestuse. Sageli on vaja eitavas menetluses õiguskaitsevahendeid täpsustada; kinnita aeg.
- Kinnitusetapi vahelejätmine. AI mustandit ei edastata kunagi otse; Vajalik on juhendaja kinnitus ja korrektuur.
Kokkuvõttes
Tehisintellekt säästab märkimisväärselt riigiametniku aega, võttes enda peale kirjavahetuse vormindamise ja esmalt koostamise. Peaaegu täiesti usaldusväärne vormingu genereerimisel, tugev keele lihtsustamisel; Kuid päringu väljavõtet tuleb võrrelda algtekstiga, iga õiguslikku alust tuleb kontrollida ametlikust allikast, isikuandmed tuleb kustutada ja lõplik tekst peab olema ülemuse poolt heaks kiidetud. Mustand on AI, põhjendus ja allkiri on teie.
Rakenduse ülesanne
Saate tõelise (kuid varjatud isikuandmetega) petitsiooni. Tõmmake taotlused välja malliga "petitsiooni kokkuvõte ja nõude väljavõte" ja võrrelge seda algtekstiga, märkides, kas on vähemalt üks erinevus (lisatud/jäetud taotlus). Seejärel koostage mustand malliga "Vastuse teksti mustand" ja kontrollige oma mustandit malliga "Vormingu ja keele kontroll".
kontrollnimekiri
- [ ] Võrdlesin taotlusi algse petitsiooniga (pole väljamõeldisi/väljajätmisi).
- [ ] Ametliku kirjavahetuse vormielemendid on täielikud (huvi, teema, kuupäev/number, allkirja koht).
- [ ] Olen kinnitanud ametlikust allikast kõiki õiguslikke aluseid.
- [ ] Eemaldasin mustandist mittevajalikud isikuandmed.
- [ ] Olen eitavas hagis täpsustanud vastulause esitamise õiguse ja kestuse (kinnitatud).
- [ ] Esitasin teksti ülemusele kinnitamiseks; Ma ei teavitanud teid otse.