Ganancias:
- Capacidad para explicar los roles de la automatización robótica de procesos (RPA) y la inteligencia artificial y el enfoque de automatización inteligente (hiperautomatización).
- Capacidad para diseñar un proceso manual dividiéndolo en pasos y distinguiendo entre pasos que son adecuados para la automatización y aquellos que requieren aprobación humana.
- Capacidad para evaluar diseños de automatización respaldados por IA en términos de gestión de excepciones, seguimiento de auditoría y costo de errores.
En toda organización, existen tareas tediosas y propensas a errores que la gente repite todos los días: copiar datos de un sistema e ingresarlos en otro, procesar manualmente la información de facturación, clasificar los correos electrónicos entrantes. La automatización robótica de procesos (RPA) automatiza estas tareas regulares y repetitivas con robots de software que imitan los pasos dados por un humano en la pantalla. "Robot" aquí no es una máquina física, sino un software que hace clic, escribe y copia en la pantalla. El poder de RPA es que funciona sobre los sistemas existentes sin cambiarlos; Por lo tanto, proporciona resultados rápidos incluso en sistemas antiguos que son difíciles de integrar.
La RPA por sí sola no puede entender situaciones "sin reglas". Si llega una factura en formato estándar, el robot lee los campos; Pero si cada proveedor lo envía en un formato diferente, el robot se confundirá. Aquí es donde entra en juego la inteligencia artificial: la IA realiza los pasos que requieren “juicio”, como comprender el documento, clasificar el texto, extraer información del texto libre, y la RPA lleva a cabo los pasos canónicos. Esta combinación se denomina automatización inteligente o hiperautomatización (automatización de procesos de extremo a extremo respaldada por inteligencia artificial). El papel del especialista en MIS es dividir un proceso en partes y diseñar qué parte pertenece a RPA, cuál pertenece a AI y cuál pertenece a humanos.
Automatizar un proceso
El corazón del diseño de automatización es dividir el proceso en pasos y clasificar cada paso. Hay tres categorías. Pasos reglados y estructurados (compatibles con RPA): "Ingrese cada fila en Excel en la pantalla del ERP". Pasos que requieren comentarios (con tecnología de IA): "¿A qué categoría pertenece este texto de queja?" Pasos de alto riesgo o inciertos (dejados a la persona): "Aprobación de reembolso superior a 5000 TL".
Una buena automatización salva a las personas de la carga repetitiva, no de todo el trabajo; deja la decisión crítica a las personas. A esto se le llama diseño humano en el circuito: el robot prepara el trabajo, el humano lo aprueba. Por ejemplo, el robot lee la factura e ingresa el borrador en el ERP y el contador da la aprobación final. De esta forma, la velocidad y la seguridad están garantizadas juntas.
Consejo: antes de automatizar un proceso, simplifíquelo siempre primero. Automatizar un mal proceso sólo producirá malos resultados más rápidamente. Primero elimine los pasos innecesarios y luego automatice el resto.
Gestión de excepciones y seguimiento de auditoría
Toda automatización eventualmente encuentra una situación que rompe las reglas: datos faltantes, formato inesperado, falla del sistema. El manejo de excepciones permite que el robot se detenga de manera segura y notifique a un humano en tales situaciones, en lugar de hacer algo incorrecto en silencio. Si no se diseñan excepciones, el robot propagará errores silenciosamente y nadie se dará cuenta.
Otra necesidad es la pista de auditoría: un registro de cada paso del robot, cuándo lo hizo, con qué datos y con qué resultado. Sin una pista de auditoría, un error no se puede investigar más adelante; Esta trazabilidad es un requisito legal, especialmente en los procesos financieros. La IA puede producir un esquema del diseño de este proceso, escenarios de excepción y documentación; Pero qué paso es crítico y cuál es el costo del error está determinado por el conocimiento empresarial.
Tres minicasos: en cifras
Caso 1: proceso de división correcto. En un centro de contabilidad se procesaban manualmente 4.000 facturas mensuales de proveedores; El procedimiento tomó 6 minutos por persona. AI leyó el documento y extrajo los campos, RPA ingresó el borrador en ERP, el contador simplemente lo aprobó. El tiempo de procesamiento disminuyó de 6 minutos a 1,5 minutos, pero el paso de confirmación permaneció en manos del humano; por lo que se siguió detectando la factura errónea.
Caso 2: cuando no se diseña ninguna excepción. En una aseguradora, un robot de renovación de pólizas manipuló silenciosamente 340 registros con formatos de fecha inesperados; nadie se dio cuenta y las renovaciones se ingresaron con la fecha incorrecta. Si la regla de excepción ("detener e informar si no se reconoce el formato") se diseñara desde cero, el robot dirigiría estos registros al humano. La solución tardó semanas.
Caso 3: Automatización del proceso incorrecto. En un minorista, el proceso de confirmación del pedido tenía 11 pasos; Sería automatizado con un robot. Cuando el experto en MIS examinó el proceso, vio que los 4 pasos eran dobles controles innecesarios. Primero se redujo el proceso a 7 pasos, luego se automatizó. Si se automatizara sin simplificación, 4 pasos innecesarios serían permanentes.
Aviso débil / Aviso fuerte
Aviso débil:
Automatiza el procesamiento de facturas.
Potente mensaje:
Su función: es un diseñador de automatización de procesos. Divida el siguiente proceso manual en pasos y clasifique cada paso: - [RPA] canónico, estructurado, repetitivo - [IA] que requiere interpretación/categorización/comprensión del texto - [HUMANO] decisión ambigua o de alto riesgo Para cada paso, escriba las posibles excepciones y qué hacer en caso de error. Enumere la información que debe registrarse para la pista de auditoría. Proceso: [descripción del proceso manual paso a paso]
Un potente mensaje desglosa el proceso, asigna cada paso a la función correcta y genera excepciones y seguimiento de auditoría desde el principio.
Cuatro plantillas copiables
1) Descomposición del proceso:
Divida el proceso manual a continuación en pasos numerados. Para cada paso: entrada, proceso, salida y disponibilidad de automatización ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).Proceso: [texto]
2) Generar un escenario de excepción:
Para el siguiente proceso automatizado, "¿qué podría salir mal?" Escenarios de lista: datos faltantes, formato incorrecto, error del sistema, registro doble. Sugiera qué debería hacer el robot para cada uno. Proceso: [texto]
3) Revisión de simplificación:
Marque los pasos del proceso a continuación que sean innecesarios, repetitivos o que no produzcan valor, y escriba por qué se pueden eliminar. Sugerir simplificación ANTES de la automatización. Proceso: [texto]
4) Diseño de pistas de auditoría:
Diseñe una pista de auditoría para el siguiente proceso automatizado: ¿qué campos (tiempo, usuario/robot, entrada, resultado, decisión) deben registrarse en cada paso? Indique las lagunas en términos de trazabilidad financiera. Proceso: [texto]
Cuadro comparativo: RPA / IA / Humano
criterio
RPA
Inteligencia artificial
humano
En qué es mejor
Regular, repetitivo
Comentario, clasificación
juicio, responsabilidad
Tipo de entrada
estructurado
Texto semi/libre
todos los tipos
Comportamiento de error
Sigue la regla al pie de la letra
Tan seguro como puede estar equivocado
Puede detectar y detener
Auditoría
Fácil de iniciar sesión
La salida debe registrarse
Firma/aprobación
decisión final
no
no
si
Errores comunes
- Automatizando el mal proceso. Automatizar sin simplificar primero perpetúa el desperdicio.
- No diseñar excepciones. El robot, construido sobre la base de que "todo va bien", produce errores silenciosamente ante la primera sorpresa.
- Dejando la decisión crítica a la IA. Delegar la aprobación de alto riesgo al modelo; Incluso si el modelo parece confiado, está equivocado y no tiene ninguna responsabilidad.
- Sin pasar por la pista de auditoría. Sin dejar rastro, el error no se puede investigar; Esta es una violación legal en el proceso financiero.
- Sin mirar al robot en absoluto. Cambio de sistemas (pantalla, espacio); Un día, el robot no supervisado empieza a hacer clic silenciosamente en el lugar equivocado.
Precaución: la velocidad de la automatización también acelera los errores. Si un humano comete un error al procesar 60 registros por hora, se limita a 60 errores; Un robot instalado incorrectamente puede dañar miles de registros en minutos. Así que al principio pruébelo en un volumen pequeño, bajo supervisión.
En resumen
RPA automatiza tareas regulares y repetitivas imitando los pasos de la pantalla; La inteligencia artificial se hace cargo de los pasos que requieren interpretación y clasificación. La combinación de los dos es la automatización inteligente. El corazón del diseño es dividir el proceso en pasos y asignar cada paso a RPA, IA o humanos; Las decisiones de alto riesgo mantienen a las personas informadas. El manejo de excepciones y el seguimiento de auditoría son imprescindibles. La IA acelera la descomposición de procesos, los escenarios de excepción y la redacción de documentación; Pero cuál es el paso crítico y el coste del error lo determina el conocimiento empresarial. Antes de automatizar, simplifique y valide primero con un piloto pequeño.
Tarea de aplicación
Elija un "proceso de aprobación de solicitud de licencia" (solicitudes de empleados, aprobación del gerente, procesos de recursos humanos). (1) Divida el proceso en pasos con el potente mensaje y clasifique cada paso como [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Describa al menos 3 escenarios de excepción y qué hará el robot en cada uno. (3) Encuentre al menos 1 paso innecesario que pueda eliminarse antes de la automatización. (4) Enumere las áreas que se registrarán para la pista de auditoría. (5) Marque el único paso de alto riesgo y escriba por qué debería permanecer en el ser humano.
lista de verificación
- [] Dividí el proceso en pasos y asigné cada paso al rol correcto.
- [] Simplifiqué el proceso antes de la automatización.
- [] Definí un comportamiento de excepción para cada paso.
- [ ] He determinado las áreas que se registrarán para la pista de auditoría.
- [ ] Dejé las decisiones de alto riesgo en el circuito humano.
- [] Primero planeé un piloto supervisado de pequeño volumen.