Ganancias:
- Capacidad para producir borradores de ayuda para la búsqueda (herramienta de descripción), notas de contenido de alcance y secciones de diseño con inteligencia artificial.
- Capacidad para comprender el riesgo alucinatorio de la historia biográfica/institucional y basar esta sección únicamente en fuentes verificadas.
- Capacidad de permitir que la inteligencia artificial dirija al investigador a la fuente en lugar de proporcionar datos directamente en el servicio de referencia.
Un archivo no sólo se encarga de preservar los documentos; También es responsable de hacerlos accesibles al investigador. Hay dos medios principales para este acceso: herramientas de descripción que presentan la colección (ayuda para la búsqueda: un documento guía que define el contenido, la organización y el alcance de una colección de archivos) y un servicio de referencia que ayuda directamente a los investigadores. Ambos requieren un gran esfuerzo: escribir una guía para una colección lleva semanas y responder las preguntas de los investigadores a lo largo del día consume tiempo. Además, estas dos obras son la "cara" del archivo; El primer contacto de un investigador con la colección suele ser a través de la guía y del mostrador de información, por lo que un error en este caso se refleja directamente en la fiabilidad del archivo.
La IA es una poderosa ayuda para redactar herramientas de descripción y respaldar el servicio de referencia. En esta unidad, aprenderemos cómo redactar una guía de recopilación (ayuda para encontrar), escribir descripciones de alcance y contenido, ayudar con las preguntas de los investigadores y ver por qué la precisión no es negociable en estos servicios.
Herramientas de descripción: mapa de la colección.
Una herramienta de descripción permite al investigador preguntar "¿qué hay en esta colección que me funcione?" Te permite responder la pregunta. Normalmente incluye:
- Descripción general: Nombre, alcance, rango de fechas, tamaño de la colección.
- Historia biográfica/institucional: Breve historia de la persona o institución que produjo los documentos.
- Nota de alcance y contenido: Explicación de qué tipo de documentos y sobre qué temas se encuentran en la colección.
- Disposición: Cómo se agrupan los documentos (series, subseries).
- Inventario: Lista detallada a nivel de caja/archivo.
Estos documentos están escritos de acuerdo con estándares (por ejemplo, ISAD(G) o EAD - Encoded Archival Description, el estándar de codificación digital para guías de archivo). La IA puede producir esquemas de estas secciones a partir de inventarios sin procesar y resúmenes de documentos; pero cada hecho (historia, historia de la persona, historia de la institución) debe ser verificado.
Otro valor de las herramientas de descripción es que pueden escribirse con diferentes niveles de detalle. A veces no hay tiempo ni recursos suficientes para describir miles de cajas de un archivo a nivel documental; En este caso, se realiza una descripción multinivel: primero una descripción general a nivel de fondo, luego a nivel de serie y luego, siempre que sea posible, a nivel de archivo. La IA es particularmente útil para redactar la nota de alcance general de alto nivel a partir de resúmenes de casos de nivel inferior; Hace un resumen de la masa al todo. Pero cada capa de este resumen debe ser coherente con los documentos reales de la capa inferior; La IA no debe inventar una afirmación de alcance que no esté en la colección de nivel superior.
Precaución: la sección de historia biográfica/institucional es donde las alucinaciones suelen aparecer. La IA puede escribir una historia fluida sobre una persona o institución a partir del “conocimiento común” y al mismo tiempo agregar eventos inexistentes, fechas falsas y títulos inventados. Esta sección debe basarse únicamente en fuentes verificadas.
Flujo de trabajo: paso a paso
1. Recoger materia prima. Inventario, resúmenes de documentos, listas de cajas, notas existentes si las hubiera.
2. Establecer el estándar. ¿Según qué estándar de descripción se redactará (ISAD(G)/EAD)?
3. Elaborar un borrador capítulo por capítulo. Tenga secciones de borrador de IA, como notas de alcance y contenido y descripción del diseño de la materia prima.
4. Verificar los hechos. Especialmente en la sección de historia, consulta cada fecha, nombre y evento con fuentes independientes.
5. Consulta las restricciones de acceso. ¿Hay documentos confidenciales o restringidos por derechos de autor en la colección? Estos deben estar indicados en la guía.
6. Aprobación de expertos. La guía final pasa por la aprobación del archivero.
Servicio de referencia: asistencia al investigador.
En el servicio de referencia, la IA ayuda de dos maneras: (1) dando sentido a la pregunta del investigador y sugiriendo qué colecciones mirar, y (2) redactando respuestas a las preguntas más frecuentes. Pero aquí hay un límite crítico: la IA no debe darle al investigador una respuesta directa sobre "hechos", sino que debe dirigirlo a la fuente. En lugar de decir "Esta fecha es esta", debería decir "Puede encontrar esta información en tal o cual documento de esta colección". Porque la respuesta fáctica directa dada por la IA puede ser inventada y el investigador puede confundirla con la fuente.
Tarea de referencia
Papel apropiado de la IA
uso objetable
Darle sentido a la pregunta
Sugerir preguntas aclaratorias
—
Enrutamiento de recolección
Sugerencia "Mira ahí"
Decir "La respuesta es"
Borrador de preguntas frecuentes
Borrador a partir de información verificada.
respuesta falsa
Lista de fuentes
Sugerencia de búsqueda en el catálogo.
Dar una referencia inventada
cuestión de hecho
Redirigir a la fuente
Respuesta directa a los hechos
tres mini casos
Caso 1: El borrador de la guía redujo de 4 semanas a 1 semana. Un archivo estaba preparando un instrumento de búsqueda para una colección de 120 cajas. Se entregaron a AI listas de cuadros y resúmenes de archivos; YZ produjo el borrador de la nota de alcance y contenido y las secciones de diseño. El archivero verificó y organizó los hechos en una semana; por método tradicional esta estimación fue de un mes. Pero 3 fechas y 2 títulos en la sección de historia biográfica estaban equivocados; Corregido en verificación.
Caso 2: Historia institucional ficticia. Un pasante hizo que la IA escribiera la historia de una institución y la pusiera directamente en el directorio. YZ indicó erróneamente la fecha de creación de la institución y mencionó una fusión que no existió. Un investigador notó y reportó el error; Se corrigió la guía, pero se dañó la confiabilidad del archivo. Lección: la sección de historia no se publicará sin verificación.
Caso 3: Orientación correcta, hecho incorrecto. Un investigador pidió una cita. Un asistente basado en inteligencia artificial dio una cita directa (inventada). El investigador utilizaría esto como fuente; El archivero principal intervino y dijo: "La IA no proporciona hechos, te dirige a la colección" y le hizo mirar el documento real; la historia era diferente. Lección: en el servicio de referencia, la IA dirige, no proporciona hechos.
Cuatro plantillas copiables
1) Proyecto de nota de alcance y contenido:
BASADO en las listas de cuadros/archivos y los resúmenes de documentos a continuación, escriba un borrador de "nota de alcance y contenido" para una colección. Utilice únicamente lo que esté incluido en el material proporcionado; AÑADE un tema, fecha o persona que no esté en la colección. Marque cualquier hecho del que no esté seguro [necesita verificación]. Materiales: [aquí]
2) Historia biográfica/institucional (controlada):
A continuación se encuentran notas VERIFICADAS sobre [persona/organización]. Escriba un breve resumen de la historia basado ÚNICAMENTE en estas notas. NO AGREGUE ninguna fecha, evento o título que no esté en las notas; No agregue información de "conocimiento" general. Dejar los espacios [sin información]. Notas: [aquí]
3) Orientación del investigador:
La pregunta de un investigador: [pregunta]. NO dé una respuesta objetiva DIRECTA a esta pregunta. En su lugar: (1) sugiera 1 o 2 preguntas que aclaren la pregunta, (2) dígale qué TIPO de colección/documento debe mirar, (3) sugiera qué términos podría buscar en el catálogo. No hagas una referencia inventada.
4) Borrador de respuesta a las preguntas frecuentes:
A continuación se encuentran hojas informativas VERIFICADAS de nuestro archivo. Con base en estas notas, redacte una respuesta a la siguiente pregunta frecuente: [pregunta]. Agregar información que no está en las notas; [marque] marque donde no esté seguro. Al final de la respuesta, dirija al investigador a la colección correspondiente. Notas: [aquí]
Aviso débil / Aviso fuerte
Débil:
Escriba una ayuda de búsqueda completa para esta colección, incluida la historia.
"Extenso" e "incluido el historial" empujan a la IA a ir más allá del material proporcionado y agregar información inventada sobre la institución/persona.
Fuerte:
Escriba el esquema de la ayuda de búsqueda BASADO en las siguientes listas de cuadros y notas históricas verificadas: secciones de alcance, contenido y diseño. No incluya ningún hecho no incluido en el material proporcionado; Utilice únicamente notas verificadas en el historial, deje espacios en blanco [sin información]. Marque cada hecho cuestionable [necesita verificación]. Materiales: [aquí]
La diferencia: la adherencia al material dado, la prohibición de fabricación, la conservación de espacios y marcas de verificación hacen que la guía sea confiable.
Errores comunes
- Dejando la historia al "conocimiento común" de la IA. Esta parte es la más susceptible a las alucinaciones; debe basarse únicamente en notas verificadas.
- Dando hechos directos en la referencia. La IA debe guiar al investigador, no reemplazar a la fuente.
- Eludir las restricciones de acceso. Los documentos restringidos por confidencialidad/derechos de autor deben marcarse en el directorio.
- Sugiriendo una referencia inventada. Cualquier referencia no verificada en el catálogo no será entregada al investigador.
- Publicar el borrador sin aprobación. La guía final es aprobada por el archivero.
En resumen
El servicio de referencia y acceso a archivos es un área fructífera en la que la IA está acelerando la redacción de herramientas de descripción y apoyando la orientación de los investigadores. Pero la historia biográfica/institucional es el punto de penetración de la alucinación, y en el servicio de referencia, AI no debe proporcionar hechos, sino dirigirse a la fuente. Base la guía únicamente en material autenticado, preserve los espacios en blanco, marque las restricciones de acceso y deje la aprobación final al archivero. AI elabora un mapa de la colección; El archivo es responsable de la exactitud de ese mapa.
Tarea de aplicación
Tome una lista de cajas/archivos de una colección (real o de muestra) y solicite a la IA un esquema con la plantilla de “esquema de notas de alcance y contenido”; Compruebe si va más allá del material proporcionado. Luego, ejecute la plantilla de “historia biográfica” para una persona/organización con solo notas verificadas y observe si la IA intenta llenar los vacíos. Finalmente, procese una pregunta del investigador con la plantilla de “orientación del investigador”.
lista de verificación
- [ ] He basado la guía únicamente en el material proporcionado/verificado.
- [] He verificado de forma independiente cada fecha y nombre en el historial.
- [ ] Marqué las restricciones de acceso (privacidad/derechos de autor) en la guía.
- [] En lugar de dar hechos en la referencia, lo dirigí a la fuente.
- [ ] Presenté la guía final para la aprobación del archivero.