Κέρδη:
- Ικανότητα επεξήγησης των ρόλων του ρομποτικού αυτοματισμού διεργασιών (RPA) και της τεχνητής νοημοσύνης και της προσέγγισης έξυπνου αυτοματισμού (υπεραυτοματισμός).
- Δυνατότητα σχεδιασμού μιας χειροκίνητης διαδικασίας χωρίζοντάς την σε βήματα και διάκριση μεταξύ βημάτων που είναι κατάλληλα για αυτοματοποίηση και εκείνων που απαιτούν ανθρώπινη έγκριση
- Δυνατότητα αξιολόγησης σχεδίων αυτοματισμού που υποστηρίζονται από AI όσον αφορά τη διαχείριση εξαιρέσεων, τη διαδρομή ελέγχου και το κόστος σφαλμάτων
Σε κάθε οργανισμό, υπάρχουν κουραστικές και επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες που οι άνθρωποι επαναλαμβάνουν καθημερινά: αντιγραφή δεδομένων από ένα σύστημα και εισαγωγή τους σε άλλο, χειροκίνητη επεξεργασία πληροφοριών χρέωσης, ταξινόμηση εισερχόμενων email. Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) αυτοματοποιεί αυτές τις τακτικές και επαναλαμβανόμενες εργασίες με ρομπότ λογισμικού που μιμούνται τα βήματα που κάνει ένας άνθρωπος στην οθόνη. Το "Robot" εδώ δεν είναι φυσικό μηχάνημα, αλλά λογισμικό που κάνει κλικ, γράφει και αντιγράφει στην οθόνη. Η δύναμη του RPA είναι ότι λειτουργεί πάνω από τα υπάρχοντα συστήματα χωρίς να τα αλλάζει. Ως εκ τούτου, παρέχει γρήγορα αποτελέσματα ακόμη και σε παλιά συστήματα που είναι δύσκολο να ενσωματωθούν.
Το RPA από μόνο του δεν μπορεί να κατανοήσει καταστάσεις «χωρίς κανόνες». Εάν ένα τιμολόγιο φτάσει σε τυπική μορφή, το ρομπότ διαβάζει τα πεδία. Αλλά αν κάθε προμηθευτής το στείλει σε διαφορετική μορφή, το ρομπότ θα μπερδευτεί. Εδώ παίζει ρόλο η τεχνητή νοημοσύνη: η τεχνητή νοημοσύνη εκτελεί τα βήματα που απαιτούν «κρίση», όπως η κατανόηση του εγγράφου, η ταξινόμηση του κειμένου, η εξαγωγή πληροφοριών από ελεύθερο κείμενο και η RPA εκτελεί τα κανονικά βήματα. Αυτός ο συνδυασμός ονομάζεται ευφυής αυτοματισμός ή υπεραυτοματισμός (από άκρο σε άκρο, αυτοματισμός διαδικασιών που υποστηρίζεται από τεχνητή νοημοσύνη). Ο ρόλος του ειδικού του MIS είναι να χωρίσει μια διαδικασία σε μέρη και να σχεδιάσει ποιο μέρος ανήκει στο RPA, ποιο μέρος ανήκει στην τεχνητή νοημοσύνη και ποιο μέρος ανήκει στον άνθρωπο.
Αυτοματοποίηση μιας διαδικασίας
Η καρδιά του σχεδιασμού αυτοματισμού είναι να σπάσει τη διαδικασία σε βήματα και να ταξινομήσει κάθε βήμα. Υπάρχουν τρεις κατηγορίες. Κανονικά και δομημένα βήματα (φιλικά προς το RPA): "Εισαγάγετε κάθε σειρά στο Excel στην οθόνη ERP." Βήματα που απαιτούν σχόλιο (τροφοδοτείται με AI): "Σε ποια κατηγορία ανήκει αυτό το κείμενο καταγγελίας;" Βήματα υψηλού κινδύνου ή αβέβαια (απομένουν στο άτομο): "Έγκριση επιστροφής χρημάτων άνω των 5.000 TL."
Ο καλός αυτοματισμός σώζει τους ανθρώπους από το επαναλαμβανόμενο βάρος, όχι από ολόκληρη τη δουλειά. αφήνει την κρίσιμη απόφαση στους ανθρώπους. Αυτό λέγεται σχεδιασμός άνθρωπος στη θηλιά: το ρομπότ προετοιμάζει το έργο, ο άνθρωπος το εγκρίνει. Για παράδειγμα, το ρομπότ διαβάζει το τιμολόγιο και εισάγει το προσχέδιο στο ERP και ο λογιστής δίνει την τελική έγκριση. Έτσι, η ταχύτητα και η ασφάλεια διασφαλίζονται μαζί.
Συμβουλή: Πριν αυτοματοποιήσετε μια διαδικασία, πάντα να την απλοποιείτε πρώτα. Η αυτοματοποίηση μιας κακής διαδικασίας θα παράγει άσχημα αποτελέσματα πιο γρήγορα. Καταργήστε πρώτα τα περιττά βήματα και μετά αυτοματοποιήστε τα υπόλοιπα.
Διαχείριση Εξαίρεσης και Διαδρομή Ελέγχου
Κάθε αυτοματισμός αντιμετωπίζει τελικά μια κατάσταση που παραβιάζει τους κανόνες: δεδομένα που λείπουν, απροσδόκητη μορφή, συντριβή συστήματος. Ο χειρισμός εξαιρέσεων επιτρέπει στο ρομπότ να σταματήσει με ασφάλεια και να ειδοποιήσει έναν άνθρωπο σε τέτοιες καταστάσεις, αντί να κάνει σιωπηλά το λάθος. Εάν δεν σχεδιαστούν εξαιρέσεις, το ρομπότ θα πολλαπλασιάσει σιωπηλά τα σφάλματα και κανείς δεν θα παρατηρήσει.
Μια άλλη αναγκαιότητα είναι η διαδρομή ελέγχου: καταγραφή κάθε βήματος του ρομπότ, πότε έγινε, με ποια δεδομένα και με ποιο αποτέλεσμα. Χωρίς ίχνος ελέγχου, ένα σφάλμα δεν μπορεί να διερευνηθεί αργότερα. Αυτή η ιχνηλασιμότητα αποτελεί νομική απαίτηση, ειδικά στις χρηματοοικονομικές διαδικασίες. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παράγει ένα περίγραμμα αυτού του σχεδιασμού διαδικασίας, σενάρια εξαίρεσης και τεκμηρίωση. Αλλά ποιο βήμα είναι κρίσιμο και ποιο είναι το κόστος του σφάλματος καθορίζεται από τις επιχειρηματικές γνώσεις.
Three Mini Cases: By the Numbers
Περίπτωση 1 — Σωστή διαδικασία διαχωρισμού. Σε ένα λογιστικό κέντρο, 4.000 μηνιαία τιμολόγια προμηθευτών επεξεργάζονταν χειροκίνητα. Η διαδικασία κράτησε 6 λεπτά ανά άτομο. Το AI διάβασε το έγγραφο και εξήγαγε τα πεδία, η RPA εισήγαγε το προσχέδιο στο ERP, ο λογιστής μόλις το ενέκρινε. Ο χρόνος επεξεργασίας μειώθηκε από 6 λεπτά σε 1,5 λεπτό, αλλά το βήμα επιβεβαίωσης παρέμεινε στον άνθρωπο. έτσι το λανθασμένο τιμολόγιο συνέχισε να συλλαμβάνεται.
Περίπτωση 2 — Όταν δεν προβλέπεται εξαίρεση. Σε μια ασφαλιστική εταιρεία, ένα ρομπότ ανανέωσης συμβολαίου χειρίστηκε σιωπηλά 340 εγγραφές με απροσδόκητες μορφές ημερομηνίας. κανείς δεν το παρατήρησε και οι ανανεώσεις μπήκαν με λάθος ημερομηνία. Εάν ο κανόνας εξαίρεσης ("διακοπή και αναφορά εάν η μορφή δεν αναγνωρίζεται") σχεδιαζόταν από την αρχή, το ρομπότ θα κατευθύνει αυτές τις εγγραφές στον άνθρωπο. Η διόρθωση κράτησε εβδομάδες.
Περίπτωση 3 — Αυτοματοποίηση λανθασμένης διαδικασίας. Σε ένα κατάστημα λιανικής, η διαδικασία επιβεβαίωσης παραγγελίας είχε 11 βήματα. Θα αυτοματοποιηθεί με ένα ρομπότ. Όταν ο ειδικός του MIS εξέτασε τη διαδικασία, είδε ότι τα 4 βήματα ήταν περιττοί διπλοί έλεγχοι. Πρώτα η διαδικασία μειώθηκε σε 7 βήματα, μετά αυτοματοποιήθηκε. Αν ήταν αυτοματοποιημένο χωρίς απλοποίηση, 4 περιττά βήματα θα ήταν μόνιμα.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Αυτοματοποιήστε την επεξεργασία τιμολογίων.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: Είστε σχεδιαστής αυτοματισμού διαδικασιών. Χωρίστε την ακόλουθη μη αυτόματη διαδικασία σε βήματα και ταξινομήστε κάθε βήμα: - [RPA] κανονικό, δομημένο, επαναλαμβανόμενο- [AI] που απαιτεί ερμηνεία/κατηγοριοποίηση/κατανόηση κειμένου- [ΑΝΘΡΩΠΟΣ] υψηλός κίνδυνος ή διφορούμενη απόφαση Για κάθε βήμα, σημειώστε πιθανές εξαιρέσεις και τι πρέπει να κάνετε σε περίπτωση σφάλματος. Καταγράψτε τις πληροφορίες που πρέπει να καταγραφούν για τη διαδρομή ελέγχου. Διαδικασία: [βήμα προς βήμα μη αυτόματη περιγραφή της διαδικασίας]
Η ισχυρή προτροπή αναλύει τη διαδικασία, αναθέτει κάθε βήμα στον σωστό ρόλο και εγείρει εξαιρέσεις και διαδρομή ελέγχου από την αρχή.
Τέσσερα αντιγράψιμα πρότυπα
1) Διαδικασία αποσύνθεσης:
Χωρίστε τη χειροκίνητη διαδικασία παρακάτω σε αριθμημένα βήματα. Για κάθε βήμα: είσοδος, διεργασία, έξοδος και διαθεσιμότητα αυτοματισμού ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Διαδικασία: [κείμενο]
2) Δημιουργία σεναρίου εξαίρεσης:
Για την ακόλουθη αυτοματοποιημένη διαδικασία, "τι θα μπορούσε να πάει στραβά;" Σενάρια λίστας: δεδομένα που λείπουν, λανθασμένη μορφή, σφάλμα συστήματος, διπλή εγγραφή. Προτείνετε τι πρέπει να κάνει το ρομπότ για το καθένα. Διαδικασία: [κείμενο]
3) Ανασκόπηση απλούστευσης:
Σημειώστε τα παρακάτω βήματα της διαδικασίας που είναι περιττά, επαναλαμβανόμενα ή δεν παράγουν αξία και γράψτε γιατί μπορούν να αφαιρεθούν. Προτείνετε απλοποίηση ΠΡΙΝ τον αυτοματισμό. Διαδικασία: [κείμενο]
4) Σχεδιασμός διαδρομής ελέγχου:
Σχεδιάστε μια διαδρομή ελέγχου για την ακόλουθη αυτοματοποιημένη διαδικασία: ποια πεδία (χρόνος, χρήστης/ρομπότ, είσοδος, αποτέλεσμα, απόφαση) πρέπει να καταγράφονται σε κάθε βήμα; Υποδείξτε τυχόν κενά όσον αφορά την οικονομική ιχνηλασιμότητα. Διαδικασία: [κείμενο]
Διάγραμμα σύγκρισης: RPA / AI / Human
κριτήριο
RPA
Τεχνητή Νοημοσύνη
ανθρώπινος
Σε τι είναι καλύτερος
Τακτικό, επαναλαμβανόμενο
Σχόλιο, ταξινόμηση
κρίση, ευθύνη
Τύπος εισόδου
δομημένο
Ημι/ελεύθερο κείμενο
όλων των τύπων
Σφάλμα συμπεριφοράς
Ακολουθεί τον κανόνα κατά γράμμα
Όσο σίγουρος μπορεί να είναι λάθος
Μπορεί να εντοπίσει και να σταματήσει
Έλεγχος
Εύκολη καταγραφή
Η έξοδος πρέπει να καταγραφεί
Υπογραφή/έγκριση
τελική απόφαση
όχι
όχι
Ναι
Συνήθη λάθη
- Αυτοματοποίηση της κακής διαδικασίας. Η αυτοματοποίηση χωρίς προηγουμένως απλοποίηση διαιωνίζει τη σπατάλη.
- Μη σχεδιάζοντας εξαιρέσεις. Το ρομπότ, που βασίζεται στην υπόθεση ότι «όλα πάνε καλά», παράγει σιωπηλά σφάλματα στην πρώτη έκπληξη.
- Αφήνοντας την κρίσιμη απόφαση στην ΑΙ. Εκχώρηση έγκρισης υψηλού κινδύνου στο μοντέλο. Ακόμα κι αν το μοντέλο δείχνει σίγουρο, είναι λάθος και δεν φέρει καμία ευθύνη.
- Παράκαμψη της διαδρομής ελέγχου. Χωρίς ίχνος, το σφάλμα δεν μπορεί να διερευνηθεί. Πρόκειται για νομική παράβαση στην οικονομική διαδικασία.
- Δεν παρακολουθώ καθόλου το ρομπότ. Αλλαγή συστημάτων (οθόνη, χώρος). Μια μέρα, το ρομπότ χωρίς παρακολούθηση αρχίζει σιωπηλά να κάνει κλικ σε λάθος μέρος.
Προσοχή: Η ταχύτητα του αυτοματισμού επιταχύνει επίσης το σφάλμα. Εάν ένας άνθρωπος κάνει λάθος κατά την επεξεργασία 60 εγγραφών ανά ώρα, περιορίζεται σε 60 σφάλματα. Ένα ρομπότ που έχει εγκατασταθεί εσφαλμένα μπορεί να καταστρέψει χιλιάδες εγγραφές μέσα σε λίγα λεπτά. Πιλοτάρασέ το λοιπόν σε μικρό όγκο στην αρχή, υπό επίβλεψη.
Συνοπτικά
Το RPA αυτοματοποιεί τακτικές και επαναλαμβανόμενες εργασίες μιμούμενοι τα βήματα της οθόνης. Η τεχνητή νοημοσύνη αναλαμβάνει τα βήματα που απαιτούν ερμηνεία και ταξινόμηση. Ο συνδυασμός των δύο είναι ο έξυπνος αυτοματισμός. Η καρδιά του σχεδιασμού είναι ο διαχωρισμός της διαδικασίας σε βήματα και η ανάθεση κάθε βήματος σε RPA, AI ή άνθρωπο. Οι αποφάσεις υψηλού κινδύνου κρατούν τους ανθρώπους στο βρόχο. Ο χειρισμός εξαιρέσεων και η διαδρομή ελέγχου είναι απαραίτητη. Η τεχνητή νοημοσύνη επιταχύνει την αποσύνθεση της διαδικασίας, το σενάριο εξαίρεσης και τη σύνταξη τεκμηρίωσης. Αλλά ποιο είναι το κρίσιμο βήμα και το κόστος του λάθους καθορίζεται από τις επιχειρηματικές γνώσεις. Πριν από την αυτοματοποίηση, απλοποιήστε και επικυρώστε πρώτα με μικρό πιλότο.
Εργασία εφαρμογής
Επιλέξτε μια «διαδικασία έγκρισης αιτήματος άδειας» (αιτήματα εργαζομένων, ο διευθυντής εγκρίνει, διαδικασίες HR). (1) Διαχωρίστε τη διαδικασία σε βήματα με την ισχυρή προτροπή και ταξινομήστε κάθε βήμα ως [RPA]/[AI]/[ΑΝΘΡΩΠΟΣ]. (2) Περιγράψτε τουλάχιστον 3 σενάρια εξαίρεσης και τι θα κάνει το ρομπότ σε καθένα. (3) Βρείτε τουλάχιστον 1 περιττό βήμα που μπορεί να αφαιρεθεί πριν από την αυτοματοποίηση. (4) Καταγράψτε τις περιοχές που πρέπει να καταγραφούν για τη διαδρομή ελέγχου. (5) Σημειώστε το μεμονωμένο βήμα υψηλού κινδύνου και γράψτε γιατί πρέπει να παραμείνει στον άνθρωπο.
λίστα ελέγχου
- [ ] Χώρισα τη διαδικασία σε βήματα και ανέθεσα κάθε βήμα στον σωστό ρόλο.
- [ ] Απλοποίησα τη διαδικασία πριν από την αυτοματοποίηση.
- [ ] Όρισα συμπεριφορά εξαίρεσης για κάθε βήμα.
- [ ] Έχω καθορίσει τις περιοχές που θα καταγραφούν για τη διαδρομή ελέγχου.
- [ ] Άφησα τις αποφάσεις υψηλού κινδύνου στον ανθρώπινο βρόχο.
- [ ] Πρώτα σχεδίασα έναν μικρό όγκο, εποπτευόμενο πιλότο.