Διαχείριση Κινδύνων και Εγγραφή Κινδύνων

Κέρδη:

• Ικανότητα κατανόησης των εννοιών του κινδύνου, της πιθανότητας, του αντίκτυπου, του σκορ κινδύνου και της στρατηγικής απόκρισης (αποφυγή, μετριασμός, μεταφορά, αποδοχή) και δημιουργία σχεδίου αρχείου κινδύνου με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης
• Δυνατότητα χρήσης τεχνητής νοημοσύνης για τον προσδιορισμό κινδύνου, την ταξινόμηση, τον προσδιορισμό ενεργοποίησης και τη σύνταξη ενεργειών μετριασμού και τη διατήρηση του αρχείου κινδύνου ζωντανό
• Κατανοώντας ότι οι τιμές πιθανότητας και αντίκτυπου που παράγονται από την τεχνητή νοημοσύνη απαιτούν βαθμονόμηση από ειδικούς και ότι η ιδιοκτησία του κινδύνου και η τελική απόφαση ανήκουν στους ανθρώπους.

Το μέλλον είναι αβέβαιο σε κάθε έργο. Αβεβαιότητα σημαίνει κίνδυνος. Ένας κίνδυνος είναι ένα αβέβαιο γεγονός ή συνθήκη που, εάν πραγματοποιηθεί, θα επηρεάσει τους στόχους του έργου (χρόνος, κόστος, εύρος, ποιότητα). Οι κίνδυνοι μπορεί να είναι αρνητικοί (απειλή) ή θετικοί (ευκαιρία), αλλά στην καθημερινή γλώσσα εννοούμε κυρίως απειλές. Αυτό που διαχωρίζει έναν καλό διαχειριστή έργου από έναν μέτριο είναι συχνά η διαχείριση κινδύνων: να βλέπει κανείς προβλήματα πριν προκύψουν, να μειώνει τις πιθανότητες και να σχεδιάζει εκ των προτέρων τι να κάνει όταν συμβούν. Στην καρδιά αυτής της μονάδας βρίσκεται το μητρώο κινδύνων: ένα ζωντανό έγγραφο όπου φυλάσσονται όλοι οι κίνδυνοι, οι πιθανότητες, οι επιπτώσεις, οι ιδιοκτήτες και τα σχέδια απόκρισης. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι πολύ χρήσιμη στον εντοπισμό κινδύνου και τη βαθμολόγηση του σχεδίου. Ωστόσο, οι εκτιμήσεις πιθανοτήτων και επιπτώσεων απαιτούν κρίση για συγκεκριμένο οργανισμό και η ιδιοκτησία του κινδύνου παραμένει πάντα ανθρώπινη.

Ανατομία του μητρώου κινδύνου

Μια γραμμή καταγραφής κινδύνου περιλαμβάνει συνήθως: περιγραφή κινδύνου (σε μορφή αιτίου-γεγονότος-αποτελέσματος: "εάν ο προμηθευτής καθυστερήσει, η ολοκλήρωση αποτύχει να ξεκινήσει, ολισθαίνει η παράδοση"), κατηγορία (τεχνικός, πόρος, εξωτερικός, οικονομικός, νομικός), πιθανότητα (πιθανότητα εμφάνισης, π.χ. (πρώιμο σημάδι ότι πλησιάζει ο κίνδυνος), στρατηγική ανταπόκρισης, ιδιοκτήτης κινδύνου (άτομο που είναι επιφορτισμένο με την παρακολούθηση αυτού του κινδύνου) και κατάσταση.

Η βαθμολογία κινδύνου = πιθανότητα × αντίκτυπος είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο ιεράρχησης προτεραιοτήτων. Ένας κίνδυνος με πιθανότητα 4 και αντίκτυπο 5 (βαθμολογία 20) αξίζει πολύ περισσότερη προσοχή από έναν κίνδυνο με πιθανότητα 2 και αντίκτυπο 2 (βαθμολογία 4). Οι κίνδυνοι τοποθετούνται σε κόκκινες/κίτρινες/πράσινες ζώνες σε έναν πίνακα κινδύνου (πλέγμα πιθανότητας-επίπτωσης) με βάση αυτή τη βαθμολογία.

Υπάρχουν τέσσερις βασικές στρατηγικές απόκρισης (για απειλές):

• Αποφυγή: Πλήρης αλλαγή/αφαίρεση της εργασίας που δημιουργεί τον κίνδυνο.
• Μετριασμός: Μείωση της πιθανότητας ή του αντίκτυπου (π.χ. εύρεση προμηθευτή αντικατάστασης).
• Μεταβίβαση: Μεταβίβαση του κινδύνου σε άλλον (ασφάλιση, ρήτρα συμβολαίου, υπεργολάβος).
• Αποδοχή: Να αναλάβει το ρίσκο. αλλά διαθέστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης και κατανομή προϋπολογισμού/χρόνου.

περιοχή

παράδειγμα

Ποιος το γεμίζει;

Ορισμός κινδύνου

"Εάν ο κύριος προγραμματιστής φύγει, η ανάπτυξη επιβραδύνεται."

PM + ομάδα

Πιθανότητα (1-5)

3

κρίση εμπειρογνωμόνων

Εφέ (1-5)

4

κρίση εμπειρογνωμόνων

σκορ

12

Λογαριασμός (βοηθά το AI)

έναυσμα

«Ερχόμενος στη δουλειά παρακμάζει, φήμες συνέντευξης»

ριψοκίνδυνος

Απάντηση

Μετριασμός: κοινή χρήση πληροφοριών, εφεδρικό άτομο

PM + έχει

Ιδιοκτήτης

αρχηγός ομάδας

στέλνει PM

Βήμα προς βήμα: Καταγραφή κινδύνου με AI

1. Καταιγισμός ιδεών κινδύνου. Δώστε στην τεχνητή νοημοσύνη το ανώνυμο πλαίσιο του έργου και βάλτε το να δημιουργήσει πιθανούς κινδύνους κατηγορία ανά κατηγορία. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι καλή στο να μας υπενθυμίζει κινδύνους στους οποίους θα πηδούσαν οι άνθρωποι.
2. Βάλτε το σε μορφή αιτίου-συμβάντος-αποτελέσματος. Βάλτε κάθε κίνδυνο στη μορφή "εξαιτίας του X, εάν συμβεί Y, θα υπάρξει επίπτωση Z". Οι διφορούμενοι κίνδυνοι δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν.
3. Βαθμολογία ντραφτ. Ρωτήστε το AI για σχέδια πιθανοτήτων/κρούσεων, αλλά βαθμονομήστε τα με την κρίση των ειδικών. Ο αριθμός του AI είναι ένα σημείο εκκίνησης, όχι η πραγματικότητα.
4. Προσδιορίστε τη σκανδάλη. Για κάθε σημαντικό κίνδυνο, "πώς ξέρουμε ότι έρχεται;" Απαντήστε στην ερώτηση.
5. Προσχέδιο σχεδίου απάντησης. Ζητήστε από το AI να προτείνει τις κατάλληλες 4 στρατηγικές και συγκεκριμένες ενέργειες για κάθε κίνδυνο υψηλής βαθμολογίας.
6. Ορίστε έναν ιδιοκτήτη και κρατήστε τον ζωντανό. Δώστε σε κάθε κίνδυνο έναν ιδιοκτήτη. Ελέγξτε το μητρώο κινδύνου εβδομαδιαία. Το μητρώο κινδύνων είναι ένα ζωντανό έγγραφο, που δεν γράφτηκε μία φορά και ξεχαστεί.

Συμβουλή: Συνοψίστε τη σύνδεση κινδύνου σε "5 κορυφαίους κινδύνους" και συμπεριλάβετέ την σε κάθε αναφορά κατάστασης. Έτσι, οι κίνδυνοι παραμένουν ορατοί και οι εκπλήξεις μειώνονται.

τρεις μίνι θήκες

Περίπτωση 1 — Αναπάντητο κίνδυνο. Ένας ειδικός του PMO έδωσε το συμπληρωμένο μητρώο κινδύνου 18 γραμμών στην τεχνητή νοημοσύνη και ρώτησε: "Ποιοι τυπικοί κίνδυνοι μπορεί να έχω χάσει;" ρώτησε. ΟΛΑ ΣΥΜΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ; Υπενθύμισε 5 κινδύνους όπως "ανανέωση άδειας τρίτων", "κίνδυνος απώλειας μετανάστευσης δεδομένων" και "εξάρτηση βασικού προσωπικού". Ο ειδικός πρόσθεσε 3 από αυτά. Δύο μήνες αργότερα, εμφανίστηκε ο κίνδυνος αδειοδότησης, αλλά το σχέδιο ήταν έτοιμο.

Περίπτωση 2 — Διαφορά βαθμονόμησης. Ένας PM αμφισβήτησε την τιμή "πιθανότητα 2" που έδωσε η AI σε έναν κίνδυνο. Οι καθυστερήσεις ήταν συνηθισμένες στην ιστορία της ομάδας με αυτόν τον προμηθευτή. η πραγματική πιθανότητα ήταν πιο κοντά στο 4. Η βαθμολογία αυξήθηκε από 6 σε 12 και ο κίνδυνος μετακινήθηκε από τη λίστα "για παρακολούθηση" στη λίστα "ενεργητική προφύλαξη". Μάθημα: Η πρόβλεψη πιθανοτήτων της τεχνητής νοημοσύνης θα πρέπει να διορθωθεί από τα δεδομένα της εταιρείας.

Περίπτωση 3 — Αζήτητος κίνδυνος. Μια ομάδα εντόπισε καλά τους κινδύνους, αλλά απέτυχε να αναλάβει την ευθύνη. Παρουσιάστηκε κίνδυνος, κανείς δεν παρακολουθούσε, η σκανδάλη ξέφυγε και το έργο καθυστέρησε 3 εβδομάδες. Μάθημα: κίνδυνος χωρίς ιδιοκτήτη είναι κίνδυνος χωρίς παρακολούθηση. Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει κινδύνους, αλλά ο ανθρώπινος ιδιοκτήτης τους αναθέτει.

Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή

Αδύναμη προτροπή:

Καταγράψτε τους κινδύνους για το έργο μου.

Χωρίς πλαίσιο, χωρίς κατηγορίες και χωρίς μορφή. Εμφανίζεται μια γενική λίστα, τα περισσότερα από τα οποία δεν σχετίζονται με το έργο σας.

Ισχυρή προτροπή:

Ο ρόλος σας: ειδικός διαχείρισης κινδύνων. Πλαίσιο: [ανώνυμη σύνοψη έργου: βιομηχανία, διάρκεια, ομάδα, τεχνολογία, περιορισμοί]. Εργασία: Δημιουργία κινδύνου ανά κατηγορία (τεχνικός, πόρος, εξωτερικός/προμηθευτής, οικονομικός, νομικός, εύρος). Για κάθε κίνδυνο:- Περιγραφή σε μορφή αιτίου-συμβάντος-αποτελέσματος- Πιθανότητα (1-5) συντόμευση τιμής (1-5) και αντίκτυπος απλώς υπογραφή (1-5) Συνιστώμενη στρατηγική απόκρισης (αποφυγή/μετριασμός/μεταφορά/αποδοχή) και 1 συγκεκριμένη δράση Σημείωση: Οι τιμές πιθανότητας/επίπτωσης είναι ΠΡΟΧΕΙΡ. Θα το βαθμονομήσω με θεσμικά δεδομένα. Μην δίνετε ψεύτικα νούμερα, γράψτε τους λόγους σας. Έξοδος: πίνακας.

Αυτή η προτροπή είναι ισχυρή: περιλαμβάνει κατηγορία, μορφή, προειδοποίηση βαθμολογίας πρόχειρου και σημείωση βαθμονόμησης.

Πρόσθετα πρότυπα:

# Ανιχνευτής τυφλού σημείουΔείτε το αρχείο καταγραφής κινδύνου μου παρακάτω. Θυμίστε μου, κατηγορία ανά κατηγορία, τους κινδύνους που είναι ΣΥΝΟΙ σε τέτοια έργα αλλά ΔΕΝ περιλαμβάνονται στη λίστα μου. Μην επαναλάβετε τα υπάρχοντα.

# Γεννήτρια σκανδάλης Προτείνετε 3 πρώιμα προειδοποιητικά σημάδια (εκκινήσεις) για κίνδυνο: [κίνδυνος]. Για κάθε σημάδι, σημειώστε επίσης με ποια δεδομένα/δείκτη μπορώ να το παρακολουθήσω.

# Εμβάθυνση σχεδίου απόκρισηςΑξιολογήστε και τις τέσσερις στρατηγικές για αυτόν τον κίνδυνο υψηλής βαθμολογίας (αποφυγή/μετριασμός/μεταφορά/αποδοχή). συγκρίνετε το κόστος και τον αντίκτυπο του καθενός, εξηγώντας ποιο προτείνετε και γιατί. Να θυμάστε ότι η τελική απόφαση είναι δική μου.

Συνήθη λάθη

• Γράψιμο αόριστου κινδύνου: Δεν είναι δυνατή η διαχείριση του «κίνδυνου καθυστέρησης». "Η ολοκλήρωση ολισθαίνει εάν ο προμηθευτής Χ καθυστερήσει" είναι διαχειρίσιμη.
• Λάθος της βαθμολογίας της τεχνητής νοημοσύνης ως πραγματική: Η πιθανότητα/επίδραση είναι συγκεκριμένη για το ίδρυμα. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται χωρίς βαθμονόμηση.
• Μη εκχώρηση κατόχου: Δεν παρακολουθείται ο μη ιδιόκτητος κίνδυνος.
• Δεν αναγνωρίζετε ένα έναυσμα: Χωρίς πρώιμα σημάδια, ο κίνδυνος θα σας ακινητοποιήσει.
• Πάγωμα του μητρώου κινδύνου: Το έργο αλλάζει, οι κίνδυνοι αλλάζουν. Εάν η εγγραφή δεν ενημερωθεί, πεθαίνει.
• Απλά κοιτάζοντας τις απειλές: Οι ευκαιρίες (η εργασία ολοκληρώθηκε νωρίτερα, οι πόροι γίνονται φθηνότεροι) μπορούν επίσης να διαχειρίζονται.

Προσοχή: Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χαρακτηρίσει έναν κίνδυνο ως "χαμηλή πιθανότητα". Αλλά αν αυτός ο κίνδυνος εμφανίζεται συχνά στον οργανισμό σας, η γενίκευση του AI θα σας παραπλανήσει. Πάντα να δοκιμάζετε τις βαθμολογίες σε σχέση με τα δικά σας ιστορικά δεδομένα.

Συνοπτικά

Η διαχείριση κινδύνων είναι η τέχνη του να βλέπεις προβλήματα πριν εκραγούν και το μητρώο κινδύνου είναι το ζωντανό έγγραφο στην καρδιά αυτού. Κάθε κίνδυνος προσδιορίζεται σε μορφή αιτίου-συμβάντος-αποτελέσματος, βαθμολογείται με βάση την πιθανότητα και τον αντίκτυπο, καθορίζεται η στρατηγική ενεργοποίησης και απόκρισης (αποφυγή/μετριασμός/μεταφορά/αποδοχή) και του ανατίθεται κάτοχος. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ισχυρή σε κίνδυνο καταιγισμού ιδεών και βαθμολόγησης ντραφτ. Σας θυμίζει τυφλά σημεία. Ωστόσο, η βαθμονόμηση από εμπειρογνώμονες των τιμών πιθανότητας/επιπτώσεων, η κυριότητα του κινδύνου και η τελική απόφαση απάντησης ανήκουν πάντα στον άνθρωπο.

Εργασία εφαρμογής

Δημιουργήστε ένα πρόχειρο μητρώο κινδύνου κατηγορίας-κατηγορίας από την τεχνητή νοημοσύνη για το έργο σας (ανωνυμοποίηση περιβάλλοντος). Επιλέξτε τους 5 κινδύνους με τη μεγαλύτερη βαθμολογία. Βαθμονόμηση της τιμής πιθανότητας/επιπτώσεων καθενός με τα δικά σας ιστορικά δεδομένα, γράψτε μια ενέργεια ενεργοποίησης και απόκρισης και εκχωρήστε έναν κάτοχο. Στη συνέχεια, ελέγξτε τους κινδύνους που χάσατε με το πρότυπο "blind spot finder".

λίστα ελέγχου

• [ ] Έγραψα τους κινδύνους σε μορφή αιτίου-συμβάντος-αποτελέσματος.
• [ ] Βαθμονόμησα τις τιμές πιθανότητας/επιπτώσεων με την απόδοση του ιδρύματός μου.
• [ ] Έδωσα προτεραιότητα στους κινδύνους ανά βαθμολογία (πίνακας κινδύνου).
• [ ] Έχω εντοπίσει παράγοντες ενεργοποίησης και στρατηγικές απόκρισης για κάθε σημαντικό κίνδυνο.
• [ ] Διέθεσα έναν ιδιοκτήτη για κάθε κίνδυνο.
• [ ] Σχεδίαζα να διατηρήσω ζωντανό το αρχείο καταγραφής κινδύνου και να το προσθέσω στην αναφορά κατάστασης.