Κέρδη:
- Κατανοήστε τις έννοιες της δήλωσης πεδίου εφαρμογής και της δομής ανάλυσης εργασιών (WBS) και χρησιμοποιήστε την τεχνητή νοημοσύνη για να δημιουργήσετε ένα προσχέδιο WBS χωρισμένο σε πακέτα εργασίας
- Διευκρινίστε στοιχεία εκτός πεδίου εφαρμογής, παραδόσεις και κριτήρια αποδοχής με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης και δείτε νωρίς την αναρρίχηση του εύρους
- Ικανότητα κατανόησης ότι είναι ευθύνη του διαχειριστή έργου να επιβεβαιώσει την ακεραιότητα, τον ρεαλισμό και την καταλληλότητα του WBS που παράγεται από την τεχνητή νοημοσύνη με το οργανωτικό πλαίσιο μέσω της επαλήθευσης της ομάδας και των ενδιαφερομένων.
Όταν ξεκινάς ένα έργο με το "τι θα κάνουμε;" Ξεκινώντας με αυτό είναι σαν να περπατάς στο σκοτάδι. Τα έργα συχνά αποτυγχάνουν όχι επειδή έχουν κακή διαχείριση, αλλά επειδή ορίστηκαν λανθασμένα από την αρχή. Το θέμα αυτής της ενότητας είναι τα δύο βασικά εργαλεία που σκιαγραφούν τα όρια του έργου και χωρίζουν την εργασία σε διαχειρίσιμα κομμάτια: η δήλωση πεδίου εφαρμογής και η δομή ανάλυσης εργασίας. Όταν αυτά τα δύο έγγραφα έχουν ρυθμιστεί σωστά, το χρονοδιάγραμμα, η πρόβλεψη, ο κίνδυνος και ο προϋπολογισμός βρίσκονται σταθερά πάνω τους. Όταν ρυθμιστεί λανθασμένα, τα πάντα ανακινούνται σε όλο το έργο. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ένας ισχυρός συνεργάτης σύνταξης και στα δύο έγγραφα: προτείνει έναν σκελετό πεδίου και μια ανάλυση σε πακέτα εργασίας μέσα σε λίγα λεπτά. Αλλά να θυμάστε: Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει ένα γενικό μοτίβο. Μόνο εσείς και η ομάδα σας γνωρίζετε τα πραγματικά παραδοτέα, τους περιορισμούς και τα κριτήρια αποδοχής του οργανισμού σας.
Τι είναι μια δήλωση πεδίου εφαρμογής;
Το πεδίο εφαρμογής είναι τι περιλαμβάνει το έργο και τι δεν περιλαμβάνει. Η δήλωση πεδίου εφαρμογής είναι το έγγραφο που τη θέτει γραπτώς και τυπικά περιλαμβάνει: τον σκοπό του έργου, τα βασικά παραδοτέα, τα κριτήρια αποδοχής, τα στοιχεία εκτός πεδίου εφαρμογής, τις υποθέσεις και τους περιορισμούς. Το πιο κρίσιμο και πιο παραμελημένο μέρος εδώ είναι η λίστα εκτός πεδίου: "Δεν θα κάνουμε το Χ σε αυτό το έργο" αποτρέπει το επιχείρημα "αλλά νόμιζα ότι συμπεριλήφθηκε" αργότερα.
Όταν το πεδίο εφαρμογής ξεφεύγει από τον έλεγχο, ονομάζεται ερπυσμός εύρους: μικρές, μη εγκεκριμένες εργασίες που προστίθενται στο έργο το διογκώνουν με την πάροδο του χρόνου. "Μόνο μια μικρή προσθήκη", όταν επαναλαμβάνεται, τινάξει στον αέρα τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα. Μια καλή δήλωση εμβέλειας και σαφή κριτήρια αποδοχής είναι η πρώτη γραμμή άμυνας ενάντια σε ερπυσμό εύρους. Τα κριτήρια αποδοχής είναι η μετρήσιμη προϋπόθεση που πρέπει να πληροί ένα παραδοτέο για να θεωρηθεί "πλήρες" (π.χ. "φορτώσεις σχηματισμού σε λιγότερο από 2 δευτερόλεπτα").
Συμβουλή: Όταν γράφετε τη δήλωση πεδίου εφαρμογής, καταβάλετε τόση προσπάθεια στη λίστα "τι δεν θα κάνουμε" όσο και στη λίστα "τι θα κάνουμε". Τα εξαιρούμενα είδη είναι η φθηνότερη ασφάλιση για το έργο.
Τι είναι μια δομή ανάλυσης εργασίας (WBS);
Η δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) είναι ένα ιεραρχικό δέντρο που χωρίζει τη συνολική εργασία του έργου σε λογικά κομμάτια που σταδιακά γίνονται μικρότερα από πάνω προς τα κάτω. Στην κορυφή βρίσκεται το έργο, από κάτω τα κύρια παραδοτέα/φάσεις και από κάτω τα πακέτα εργασίας. Ένα πακέτο εργασίας είναι το χαμηλότερο επίπεδο εργασίας που μπορεί να ανατεθεί σε ένα άτομο/ομάδα και είναι αρκετά μικρό για να εκτιμηθεί η διάρκεια και το κόστος του. Ένα καλό WBS ακολουθεί δύο κανόνες: τον κανόνα του 100% (το άθροισμα των κάτω μερών περιλαμβάνει ολόκληρο το πάνω μέρος, όχι περισσότερο, ούτε λιγότερο) και την αμοιβαία αποκλειστικότητα (κανένα από τα δύο πακέτα δεν περιέχει το ίδιο έργο, καμία επικάλυψη).
Γιατί το WBS είναι τόσο σημαντικό; Επειδή η πρόβλεψη, το χρονοδιάγραμμα, ο προϋπολογισμός και ο κίνδυνος γίνονται πάντα σε επίπεδο πακέτου εργασίας. Το "Θα φτιάξουμε έναν ιστότοπο" είναι απρόβλεπτο. αλλά πακέτα όπως "σχεδιασμός σελίδας σύνδεσης", "φόρμα εγγραφής χρήστη", "δοκιμή ενοποίησης πληρωμών" είναι προβλέψιμα. Το WBS είναι επίσης το πλαίσιο για την ανάθεση ευθύνης (RACI), την παρακολούθηση προόδου και την επικοινωνία.
Βήμα προς βήμα: Δημιουργία πρόχειρου WBS με AI
- Διευκρινίστε το πεδίο εφαρμογής. Δώστε ανώνυμα στην τεχνητή νοημοσύνη τον σκοπό του έργου, τα βασικά παραδοτέα και τους γνωστούς περιορισμούς. Ένα καλό WBS δεν προέρχεται από έναν ασαφή σκοπό.
- Ζητήστε μια ανάλυση του σχεδίου. Ζητήστε από την AI μια ιεραρχία χωρισμένη σε φάσεις και πακέτα εργασίας. Ζητήστε μια περιγραφή του εύρους μιας γραμμής και προτεινόμενη παράδοση για κάθε πακέτο.
- Δοκιμάστε τον κανόνα του 100%. Ελέγξτε εάν το σύνολο των παραγόμενων συσκευασιών ανταποκρίνεται πλήρως στο πεδίο εφαρμογής. Σημειώστε τα στοιχεία που λείπουν και τα περιττά.
- Προσθέστε κριτήρια αποδοχής. Απαιτήστε προσχέδια μετρήσιμων κριτηρίων αποδοχής για κάθε βασικό παραδοτέο και, στη συνέχεια, βελτιώστε τα σε σχέση με την πραγματικότητα.
- Διευκρίνιση εκτός πεδίου εφαρμογής. Ζητήστε από την τεχνητή νοημοσύνη μια λίστα με «αντικείμενα που θα πρέπει πιθανώς να είναι εκτός πεδίου εφαρμογής για αυτό το έργο» και συζητήστε το με την ομάδα.
- Επικύρωση ομάδας και ενδιαφερομένων. Ελέγξτε το προσχέδιο με τους κατόχους του πακέτου εργασίας. Το WBS δεν είναι ποτέ «πλάνο» χωρίς έγκριση ομάδας.
Προσοχή: Το WBS που δημιουργείται από την τεχνητή νοημοσύνη μπορεί συχνά να χάνει ένα κρίσιμο πακέτο (π.χ. "νόμιμη έγκριση", "μεταφορά δεδομένων", "εκπαίδευση χρηστών") που φαίνεται λογικό αλλά αφορά συγκεκριμένα τον οργανισμό σας. Το πακέτο που λείπει θα κάνει την πρόβλεψή σας λανθασμένη από την αρχή. Φροντίστε να εφαρμόσετε τον κανόνα του 100% από ανθρώπινη προοπτική.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Σχέδιο εξοικονόμησης χρόνου. Αντί να χτίσει το WBS από την αρχή για ένα νέο έργο intranet, ένας ειδικός του PMO έδωσε στην YZ την ανώνυμη περίληψη του πεδίου εφαρμογής και ζήτησε ένα προσχέδιο. Η YZ πρότεινε 6 φάσεις και 34 πακέτα εργασίας. Ο ειδικός αφαίρεσε 5 πακέτα και πρόσθεσε 3 πακέτα που λείπουν (ενσωμάτωση SSO, δοκιμή προσβασιμότητας, μετεγκατάσταση περιεχομένου) σε ένα εργαστήριο 45 λεπτών με την ομάδα. Το έργο, που θα έπαιρνε μια μέρα από την αρχή, ολοκληρώθηκε σε μισή μέρα και έγινε πιο ολοκληρωμένο.
Περίπτωση 2 — Αλίευση ερπυσμού. Ένας διαχειριστής έργου δίνει AI 12 μικρά αιτήματα από τον πελάτη και ρωτά "είναι αυτά σε εύρος ή εκτός πεδίου σύμφωνα με την τρέχουσα δήλωση πεδίου;" Το είχε ταξινομήσει ως: Το YZ 7 επισήμανε το αίτημα ως "ενδεχομένως εκτός πεδίου εφαρμογής". Ο PM μετέτρεψε αυτά σε επίσημα αιτήματα αλλαγής. Διαφορετικά, οι επιπλέον 3 εβδομάδες εργασίας θα διέρρεαν σιωπηλά στο έργο.
Περίπτωση 3 — Λείπει η παγίδα πακέτων. Μια ομάδα ενέκρινε 28 πακέτα WBS που παράγονται από την YZ χωρίς επαλήθευση. Στη μέση του έργου, παρατηρήθηκε ότι δεν υπήρχαν πακέτα "μεταφοράς δεδομένων" και "προβείτε ζωντανά". αυτές οι δύο αστοχίες πρόσθεσαν 4 εβδομάδες στο πρόγραμμα. Μάθημα: Τα προσχέδια τεχνητής νοημοσύνης δεν πρέπει να εγκρίνονται χωρίς ανθρώπινη δοκιμή με τον κανόνα του 100%.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Γράψτε το WBS για ένα έργο εφαρμογής για κινητά.
Αυτή η προτροπή είναι πολύ γενική: η τεχνητή νοημοσύνη συνήθως παράγει ένα πρότυπο, αλλά έχει μικρή σχέση με τα πραγματικά παραδοτέα, τους περιορισμούς και τα κριτήρια αποδοχής του έργου σας.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: ανώτερος ειδικός σχεδιασμού έργου. Πλαίσιο: Μια εφαρμογή παρακολούθησης αποθέματος για κινητά για πελάτη λιανικής (με κάλυψη του ονόματος). Περιορισμοί: 4 μήνες, υποχρεωτική ενσωμάτωση με το υπάρχον ERP, iOS+Android, διαθέσιμη μετεγκατάσταση δεδομένων. Εργασία: Δημιουργήστε ένα πρόχειρο WBS χωρισμένο σε φάσεις και πακέτα εργασίας. Κανόνες: - Τηρείτε τον κανόνα% 1 Τα πακέτα σε κάθε φάση θα πρέπει να καλύπτουν πλήρως τη φάση.- Για κάθε πακέτο εργασίας: εύρος μίας γραμμής + κύριο παραδοτέο + μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής.- Δώστε μια ξεχωριστή λίστα "ενδεχομένως ΕΚΤΟΣ πεδίου εφαρμογής" στο τέλος.- Επισημάνετε τα πακέτα ειδικά για το ίδρυμα για τα οποία δεν είστε βέβαιοι με "[επιβεβαίωση με ομάδα]", που ταιριάζουν. Έξοδος: πίνακας σημείωσης (Φάση | Πακέτο | Πεδίο εφαρμογής | Παράδοση | Κριτήρια αποδοχής).
Αυτό το αίτημα είναι ισχυρό επειδή το πλαίσιο, ο περιορισμός, ο κανόνας 100%, τα κριτήρια αποδοχής και το αίτημα εκτός πεδίου εφαρμογής είναι ξεκάθαρα. επιβάλλει επίσης την αβεβαιότητα με το "[επιβεβαίωση με την ομάδα]".
Πρόσθετα πρότυπα:
# Out of scope finderΔιαβάστε την παρακάτω δήλωση εμβέλειας. Καταχωρίστε ως «υποψήφιες εκτός πεδίου εφαρμογής» εργασίες που είναι κοινές αλλά δεν αναφέρονται ΡΗΤΩΣ εδώ (π.χ. εκπαίδευση, τεκμηρίωση, υποστήριξη, μετεγκατάσταση, δοκιμές ασφαλείας). Για καθένα, ρωτήστε γιατί πρέπει να συμπεριληφθεί/εξαιρείται.
# Κριτήρια αποδοχής κατασκευαστής Προτείνετε 3-5 μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής για την ακόλουθη παράδοση (σε μορφή SMART): [παράδοση]. Μην γράφετε κριτήρια που δεν μπορούν να μετρηθούν (όπως "θα πρέπει να λειτουργεί καλά").
# Έλεγχος κανόνων 100% Εξετάστε το WBS παρακάτω. Ποιο παραδοτέο από τη δήλωση πεδίου εφαρμογής ΔΕΝ έχει αντίστοιχο σε κανένα πακέτο εργασίας; Ποια πακέτα ΥΠΕΡΒΑΙΝΟΥΝ τη δήλωση πεδίου εφαρμογής; Καταγράψτε τα κενά.
Συνήθη λάθη
- Μη γραφή εκτός πεδίου εφαρμογής: Εάν το "τι δεν θα κάνουμε" είναι ασαφές, η ερπυσμός του εύρους είναι αναπόφευκτη.
- Συσκευασίες που είναι πολύ μεγάλες ή πολύ λεπτές: Ένα τεράστιο πακέτο που διαρκεί ένα μήνα είναι απρόβλεπτο. Το μικροσκοπικό πακέτο μιας ώρας κατακλύζει τη διαχείριση. Τα πακέτα πρέπει να είναι προβλέψιμα και ανιχνεύσιμα.
- Έγκριση του σχεδίου τεχνητής νοημοσύνης χωρίς την επικύρωσή του: Ένα ημιτελές πακέτο για συγκεκριμένες επιχειρήσεις (μεταφορά δεδομένων, ρυθμιστική έγκριση, εκπαίδευση) παραποιεί το σχέδιο από την αρχή.
- Παράκαμψη κριτηρίων αποδοχής: Αν δεν υπάρχουν κριτήρια, η συζήτηση «έγινε» είναι ατελείωτη.
- Μη ρύθμιση του WBS που επικεντρώνεται στα αποτελέσματα και όχι στις δραστηριότητες: Το Good WBS εμφανίζει παραδοτέα (ονόματα), όχι δραστηριότητες όπως "διοργάνωση συνάντησης".
Συμβουλή: Μην γράψετε WBS μία φορά και αφήστε το έτσι. Όταν φτάσει μια εγκεκριμένη αλλαγή, ενημερώστε το WBS και, στη συνέχεια, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό. Το WBS είναι ένα ζωντανό έγγραφο.
Συνοπτικά
Η δήλωση πεδίου εφαρμογής καθορίζει τα όρια του έργου, ενώ το WBS ορίζει τα διαχειρίσιμα μέρη της εργασίας. Μια καλή δήλωση πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνει σαφή κριτήρια αποδοχής και μια ισχυρή λίστα «εκτός πεδίου εφαρμογής». Ένα καλό WBS ακολουθεί τον κανόνα του 100% και την αμοιβαία αποκλειστικότητα. Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει γρήγορα και ολοκληρωμένα σχεδιαγράμματα και για τα δύο, αλλά μπορεί να παρακάμψει πακέτα ειδικά για το ίδρυμα. Εναπόκειται στον διαχειριστή έργου να εφαρμόσει τον κανόνα του 100% από ανθρώπινη προοπτική, να διευκρινίσει εκτός πεδίου εφαρμογής και να λάβει την επικύρωση της ομάδας.
Εργασία εφαρμογής
Για ένα τρέχον έργο σας, δημιουργήστε ένα προσχέδιο WBS από AI χωρισμένο σε φάσεις και πακέτα εργασίας (ανωνυμοποίηση δεδομένων). Στη συνέχεια, με ένα μέλος της ομάδας σας, εφαρμόστε τον κανόνα του 100%: ποια πακέτα λείπουν, ποια είναι περιττά, ποια παράδοση δεν έχει κριτήρια αποδοχής; Διορθώστε τουλάχιστον 3 σημεία που λείπουν/λανθασμένα και αποθηκεύστε το διορθωμένο WBS.
λίστα ελέγχου
- [ ] Η δήλωση πεδίου εφαρμογής μου έχει σκοπό, παραδοτέο, κριτήρια αποδοχής, εκτός πεδίου εφαρμογής, υπόθεση και περιορισμό.
- [ ] Συμπλήρωσα επίτηδες τη λίστα "εκτός πεδίου".
- [ ] Το WBS ακολουθεί τον κανόνα του 100% (δεν λείπουν/περισσεύουν πακέτα).
- [ ] Κάθε πακέτο εργασίας είναι προβλέψιμο και ανιχνεύσιμο.
- [ ] Κάθε σημαντικό παραδοτέο έχει μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής.
- [ ] Επιβεβαίωσα το προσχέδιο AI με την ομάδα. Πρόσθεσα πακέτα για συγκεκριμένα ιδρύματα.