Κέρδη:
- Δυνατότητα δημιουργίας σχεδίων βοηθημάτων εύρεσης (εργαλείο περιγραφής), σημείωσης πεδίου-περιεχομένου και ενοτήτων διάταξης με τεχνητή νοημοσύνη
- Ικανότητα κατανόησης του παραισθησιακού κινδύνου του βιογραφικού/θεσμικού ιστορικού και βασισμού αυτής της ενότητας μόνο σε επαληθευμένες πηγές
- Δυνατότητα να επιτραπεί η τεχνητή νοημοσύνη να κατευθύνει τον ερευνητή στην πηγή αντί να δίνει στοιχεία απευθείας στην υπηρεσία αναφοράς
Ένα αρχείο δεν είναι μόνο υπεύθυνο για τη διατήρηση των εγγράφων. έχει επίσης την ευθύνη να τα κάνει προσβάσιμα στον ερευνητή. Υπάρχουν δύο κύρια μέσα αυτής της πρόσβασης: εργαλεία περιγραφής που εισάγουν τη συλλογή (βοήθεια εύρεσης — ένα έγγραφο καθοδήγησης που καθορίζει το περιεχόμενο, την οργάνωση και το εύρος μιας αρχειακής συλλογής) και μια υπηρεσία αναφοράς που βοηθά άμεσα τους ερευνητές. Και τα δύο απαιτούν μεγάλη προσπάθεια: η συγγραφή ενός οδηγού για μια συλλογή διαρκεί εβδομάδες και η απάντηση σε ερωτήσεις ερευνητών όλη την ημέρα καταναλώνει χρόνο. Επιπλέον, αυτά τα δύο έργα είναι το «πρόσωπο» του αρχείου. Η πρώτη επαφή ενός ερευνητή με τη συλλογή γίνεται συχνά μέσω του οδηγού και του γραφείου πληροφοριών, επομένως ένα σφάλμα εδώ αντικατοπτρίζεται άμεσα στην αξιοπιστία του αρχείου.
Το AI είναι ένα ισχυρό βοήθημα για τη σύνταξη εργαλείων περιγραφής και την υποστήριξη της υπηρεσίας αναφοράς. Σε αυτήν την ενότητα, θα μάθουμε πώς να συντάσσουμε έναν οδηγό συλλογής (βοήθεια εύρεσης), να γράφουμε περιγραφές πεδίου και περιεχομένου, να βοηθάμε με ερωτήσεις ερευνητών και να δούμε γιατί η ακρίβεια είναι αδιαπραγμάτευτη σε αυτές τις υπηρεσίες.
Εργαλεία περιγραφής: χάρτης της συλλογής
Ένα εργαλείο περιγραφής επιτρέπει σε έναν ερευνητή να ρωτήσει "τι είναι σε αυτή τη συλλογή που λειτουργεί για μένα;" Σας επιτρέπει να απαντήσετε στην ερώτηση. Συνήθως περιλαμβάνει:
- Γενική περιγραφή: Όνομα, εύρος, εύρος ημερομηνιών, μέγεθος συλλογής.
- Βιογραφικό/θεσμικό ιστορικό: Σύντομο ιστορικό του ατόμου ή του ιδρύματος που παρήγαγε τα έγγραφα.
- Σημείωση πεδίου εφαρμογής και περιεχομένου: Επεξήγηση του είδους των εγγράφων και για τα θέματα που περιλαμβάνονται στη συλλογή.
- Τακτοποίηση: Πώς ομαδοποιούνται τα έγγραφα (σειρές, υποσειρές).
- Απόθεμα: Λεπτομερής λίστα σε επίπεδο πλαισίου/αρχείου.
Αυτά τα έγγραφα είναι γραμμένα σύμφωνα με πρότυπα (για παράδειγμα, ISAD(G) ή EAD - Encoded Archival Description, το πρότυπο ψηφιακής κωδικοποίησης για οδηγούς αρχειοθέτησης). Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παράγει περιγράμματα αυτών των ενοτήτων από ακατέργαστο απόθεμα και περιλήψεις εγγράφων. αλλά κάθε γεγονός (ιστορία, πρόσωπο, ιστορικό θεσμών) πρέπει να επαληθεύεται.
Μια άλλη αξία των εργαλείων περιγραφής είναι ότι μπορούν να γραφτούν σε διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας. Μερικές φορές δεν υπάρχει αρκετός χρόνος ή πόροι για να περιγραφούν χιλιάδες κουτιά ενός αρχείου σε επίπεδο εγγράφου. Σε αυτήν την περίπτωση, γίνεται μια περιγραφή πολλαπλών επιπέδων: πρώτα μια γενική περιγραφή σε επίπεδο αμοιβαίου κεφαλαίου, στη συνέχεια στη σειρά και, όποτε είναι δυνατόν, σε επίπεδο αρχείου. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τη σύνταξη της σημείωσης γενικού πεδίου ανώτατου επιπέδου από περιλήψεις περιπτώσεων χαμηλότερου επιπέδου. Κάνει μια περίληψη από τη μάζα στο σύνολο. Αλλά κάθε επίπεδο αυτής της περίληψης πρέπει να είναι συνεπές με τα πραγματικά έγγραφα στο κάτω επίπεδο. Η τεχνητή νοημοσύνη δεν θα πρέπει να συνιστά αξίωση εμβέλειας που δεν περιλαμβάνεται στη συλλογή ανώτατου επιπέδου.
Προσοχή: Η ενότητα της βιογραφικής/θεσμικής ιστορίας είναι εκεί που εμφανίζεται συχνότερα η ψευδαίσθηση. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να γράψει ένα άπταιστα ιστορικό για ένα άτομο ή ένα ίδρυμα από "κοινή γνώση", ενώ προσθέτει ανύπαρκτα γεγονότα, ψευδείς ημερομηνίες και κατασκευασμένους τίτλους. Αυτή η ενότητα θα πρέπει να βασίζεται μόνο σε επαληθευμένες πηγές.
Ροή εργασίας: βήμα προς βήμα
1. Συλλέξτε πρώτη ύλη. Απογραφή, περιλήψεις εγγράφων, λίστες πλαισίων, υπάρχουσες σημειώσεις εάν υπάρχουν.
2. Ορίστε το πρότυπο. Σύμφωνα με ποιο πρότυπο περιγραφής θα γραφτεί (ISAD(G)/EAD);
3. Δημιουργήστε ένα προσχέδιο κεφάλαιο προς κεφάλαιο. Έχετε πρόχειρες ενότητες τεχνητής νοημοσύνης, όπως σημείωση πεδίου εφαρμογής και περιεχομένου και περιγραφή διάταξης από πρώτη ύλη.
4. Επαληθεύστε τα γεγονότα. Ειδικά στην ενότητα του ιστορικού, ελέγξτε κάθε ημερομηνία, όνομα και συμβάν με ανεξάρτητες πηγές.
5. Ελέγξτε τους περιορισμούς πρόσβασης. Υπάρχουν στη συλλογή έγγραφα εμπιστευτικά/περιορισμένα πνευματικά δικαιώματα; Αυτά πρέπει να αναφέρονται στον οδηγό.
6. Έγκριση εμπειρογνώμονα. Ο τελικός οδηγός υποβάλλεται σε έγκριση αρχειοθέτη.
Υπηρεσία αναφοράς: βοήθεια στον ερευνητή
Στην υπηρεσία αναφοράς, η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά με δύο τρόπους: (1) δίνοντας νόημα στην ερώτηση του ερευνητή και προτείνοντας ποιες συλλογές να εξετάσει και (2) συντάσσοντας απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις. Αλλά υπάρχει ένα κρίσιμο όριο εδώ: η τεχνητή νοημοσύνη δεν πρέπει να δίνει στον ερευνητή μια άμεση απάντηση «γεγονότος», αλλά θα πρέπει να τον κατευθύνει στην πηγή. Αντί να λέει "Αυτή η ημερομηνία είναι αυτή", θα πρέπει να λέει "Μπορείτε να βρείτε αυτές τις πληροφορίες από τέτοια έγγραφα σε αυτήν τη συλλογή". Επειδή η άμεση τεκμηριωμένη απάντηση που δίνεται από το AI μπορεί να είναι κατασκευασμένη και ο ερευνητής να την μπερδέψει με την πηγή.
Εργασία αναφοράς
Ο κατάλληλος ρόλος της AI
απαράδεκτη χρήση
Βάζοντας νόημα στην ερώτηση
Προτείνετε διευκρινιστικές ερωτήσεις
—
Δρομολόγηση συλλογής
Πρόταση "Κοίτα εκεί".
Λέγοντας "Η απάντηση είναι"
Σχέδιο συχνών ερωτήσεων
Σχέδιο από επαληθευμένες πληροφορίες
ψεύτικη απάντηση
Λίστα πηγών
Πρόταση αναζήτησης στον κατάλογο
Δίνοντας μια κατασκευασμένη αναφορά
ζήτημα των γεγονότων
Ανακατεύθυνση στην πηγή
Άμεση απάντηση γεγονότων
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Το σχέδιο καθοδήγησης μειώθηκε κατά 4 εβδομάδες σε 1 εβδομάδα. Ένα αρχείο ετοίμαζε ένα βοήθημα εύρεσης για μια συλλογή 120 κιβωτίων. Οι λίστες πλαισίων και οι περιλήψεις αρχείων δόθηκαν στο AI. Ο YZ δημιούργησε το προσχέδιο των ενοτήτων σημείωσης πεδίου-περιεχομένου και διάταξης. Ο αρχειονόμος επαλήθευσε και οργάνωσε τα γεγονότα σε μια εβδομάδα. με την παραδοσιακή μέθοδο αυτή η εκτίμηση ήταν ένας μήνας. Αλλά 3 ημερομηνίες και 2 τίτλοι στην ενότητα της βιογραφικής ιστορίας ήταν λάθος. Διορθώθηκε στην επαλήθευση.
Περίπτωση 2 — Φανταστική θεσμική ιστορία. Ένας ασκούμενος έβαλε το AI να γράψει την ιστορία ενός ιδρύματος και να το βάλει απευθείας στον κατάλογο. Ο ΥΖ έδωσε λάθος ημερομηνία ίδρυσης του ιδρύματος και ανέφερε συγχώνευση που δεν υπήρχε. Ένας ερευνητής παρατήρησε και ανέφερε το σφάλμα. Ο οδηγός διορθώθηκε, αλλά η αξιοπιστία του αρχείου καταστράφηκε. Μάθημα: η ενότητα ιστορίας δεν θα δημοσιευτεί χωρίς επαλήθευση.
Περίπτωση 3 — Σωστή καθοδήγηση, λάθος γεγονός. Ένας ερευνητής ζήτησε μια ημερομηνία. Ένας βοηθός που βασίζεται στην τεχνητή νοημοσύνη έδωσε μια άμεση ημερομηνία (κατασκευάστηκε). Ο ερευνητής θα χρησιμοποιούσε αυτό ως πηγή. Ο ανώτερος αρχειοφύλακας παρενέβη και είπε: «Η τεχνητή νοημοσύνη δεν δίνει στοιχεία, σε κατευθύνει στη συλλογή» και τον έβαλε να κοιτάξει το πραγματικό έγγραφο. η ιστορία ήταν διαφορετική. Μάθημα: στην υπηρεσία αναφοράς, η τεχνητή νοημοσύνη κατευθύνει, δεν δίνει στοιχεία.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Πεδίο εφαρμογής και σημείωση περιεχομένου του σχεδίου:
ΒΑΣΙΣΜΕΝΟ ΣΤΙΣ λίστες πλαισίων/αρχείων και τις περιλήψεις εγγράφων παρακάτω, γράψτε ένα προσχέδιο "σημείωσης πεδίου και περιεχομένου" για μια συλλογή. Χρησιμοποιήστε μόνο ό,τι περιλαμβάνεται στο παρεχόμενο υλικό. ΠΡΟΣΘΗΚΗ θέματος, ημερομηνίας ή ατόμου που δεν περιλαμβάνεται στη συλλογή. Σημειώστε οποιοδήποτε γεγονός για το οποίο δεν είστε σίγουροι [χρειάζεται επαλήθευση]. Υλικό: [εδώ]
2) Βιογραφικό/θεσμικό ιστορικό (ελεγχόμενο):
Ακολουθούν ΕΠΑΛΗΘΕΥΜΕΝΕΣ σημειώσεις σχετικά με [πρόσωπο/οργανισμό]. Γράψτε ένα σύντομο περίγραμμα ιστορικού με βάση ΜΟΝΟ αυτές τις σημειώσεις. ΜΗΝ ΠΡΟΣΘΕΤΕΤΕ ημερομηνίες, γεγονότα ή τίτλους που δεν περιλαμβάνονται στις σημειώσεις. Μην προσθέτετε γενικές πληροφορίες "γνώσης". Αφήστε τα κενά [χωρίς πληροφορίες]. Σημειώσεις: [εδώ]
3) Καθοδήγηση ερευνητή:
Ερώτηση ερευνητή: [ερώτηση]. ΜΗΝ δίνετε ΑΜΕΣΗ πραγματική απάντηση σε αυτή την ερώτηση. Αντίθετα: (1) προτείνετε 1-2 ερωτήσεις που θα διευκρινίσουν την ερώτηση, (2) πείτε του ποιον ΕΙΔΗ συλλογής/έγγραφου πρέπει να εξετάσει, (3) προτείνετε ποιους όρους μπορεί να αναζητήσει στον κατάλογο. Μην κάνετε μια επινοημένη αναφορά.
4) Σχέδιο απαντήσεων σε συχνές ερωτήσεις:
Παρακάτω είναι ΕΠΑΛΗΘΕΥΜΕΝΑ ενημερωτικά δελτία από το αρχείο μας. Με βάση αυτές τις σημειώσεις, συντάξτε μια απάντηση στην ακόλουθη συχνή ερώτηση: [ερώτηση]. Προσθήκη πληροφοριών όχι στις σημειώσεις. [check]σημαδέψτε εκεί που δεν είστε σίγουροι. Στο τέλος της απάντησης, κατευθύνετε τον ερευνητή στη σχετική συλλογή. Σημειώσεις: [εδώ]
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο:
Γράψτε ένα ολοκληρωμένο βοήθημα εύρεσης για αυτήν τη συλλογή, συμπεριλαμβανομένης της ιστορίας.
Το "εκτενές" και το "συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού" ωθούν την τεχνητή νοημοσύνη να υπερβεί το δεδομένο υλικό και να προσθέσει επινοημένες πληροφορίες σχετικά με το ίδρυμα/άτομο.
Δυνατό:
Γράψτε το περίγραμμα του βοηθήματος εύρεσης ΒΑΣΕΙ στις ακόλουθες λίστες πλαισίων και επαληθευμένες σημειώσεις ιστορικού: ενότητες πεδίου-περιεχομένου και διάταξης. Μην συμπεριλάβετε γεγονότα που δεν περιλαμβάνονται στο συγκεκριμένο υλικό. Χρησιμοποιήστε μόνο επαληθευμένες σημειώσεις στο ιστορικό, αφήστε κενά [χωρίς πληροφορίες]. Σημειώστε κάθε αμφισβητήσιμο γεγονός [χρειάζεται επαλήθευση]. Υλικό: [εδώ]
Η διαφορά: η τήρηση του δεδομένου υλικού, η απαγόρευση κατασκευής, η διατήρηση των κενών και τα σημάδια επαλήθευσης καθιστούν τον οδηγό αξιόπιστο.
Συνήθη λάθη
- Αφήνοντας την ιστορία στην «κοινή γνώση» του AI. Αυτό το τμήμα είναι το πιο ευαίσθητο σε παραισθήσεις. θα πρέπει να βασίζεται μόνο σε επαληθευμένες σημειώσεις.
- Δίνοντας άμεσα στοιχεία στην αναφορά. Η τεχνητή νοημοσύνη θα πρέπει να καθοδηγεί τον ερευνητή και όχι να αντικαθιστά την πηγή.
- Παράκαμψη περιορισμών πρόσβασης. Έγγραφα με περιορισμό εμπιστευτικότητας/πνευματικών δικαιωμάτων πρέπει να επισημαίνονται στον κατάλογο.
- Πρόταση κατασκευασμένης αναφοράς. Οποιαδήποτε μη επαληθευμένη αναφορά στον κατάλογο δεν θα δοθεί στον ερευνητή.
- Δημοσίευση του σχεδίου χωρίς έγκριση. Ο τελικός οδηγός εγκρίνεται από τον αρχειονόμο.
Συνοπτικά
Η πρόσβαση σε αρχεία και η υπηρεσία αναφοράς είναι ένας γόνιμος τομέας όπου η τεχνητή νοημοσύνη επιταχύνει τη σύνταξη εργαλείων περιγραφής και υποστηρίζει την καθοδήγηση των ερευνητών. Όμως το βιογραφικό/θεσμικό ιστορικό είναι το σημείο διείσδυσης της ψευδαίσθησης και στην υπηρεσία αναφοράς η ΑΙ δεν πρέπει να δίνει στοιχεία, αλλά να κατευθύνει στην πηγή. Βασίστε τον οδηγό μόνο σε επικυρωμένο υλικό, διατηρήστε τα κενά, σημειώστε περιορισμούς πρόσβασης και αφήστε την τελική έγκριση στον αρχειοφύλακα. Το AI συντάσσει έναν χάρτη της συλλογής. Το αρχείο είναι υπεύθυνο για την ακρίβεια αυτού του χάρτη.
Εργασία εφαρμογής
Πάρτε ένα πλαίσιο/λίστα αρχείων μιας συλλογής (πραγματική ή δείγμα) και ζητήστε από την τεχνητή νοημοσύνη να σας δώσει ένα περίγραμμα με το πρότυπο «διάγραμμα σημείωσης πεδίου και περιεχομένου». Ελέγξτε αν υπερβαίνει το δεδομένο υλικό. Στη συνέχεια, εκτελέστε το πρότυπο "βιογραφικό ιστορικό" για ένα άτομο/οργανισμό με μόνο επαληθευμένες σημειώσεις και παρατηρήστε εάν το AI προσπαθεί να χωρέσει στα κενά. Τέλος, επεξεργαστείτε μια ερώτηση ερευνητή με το πρότυπο «προσανατολισμός ερευνητή».
λίστα ελέγχου
- [ ] Έχω βασίσει τον οδηγό μόνο στο δεδομένο/επαληθευμένο υλικό.
- [ ] Έχω επαληθεύσει ανεξάρτητα κάθε ημερομηνία και όνομα στο ιστορικό.
- [ ] Επισήμανα τους περιορισμούς πρόσβασης (απόρρητο/πνευματικά δικαιώματα) στον οδηγό.
- [ ] Αντί να δώσω στοιχεία στην αναφορά, σας κατεύθυνα στην πηγή.
- [ ] Υπέβαλα τον τελικό οδηγό προς έγκριση του αρχειονόμου.