Κέρδη:
- Δυνατότητα παραγωγής πρόχειρων μεταδεδομένων σύμφωνα με πρότυπα όπως το ISAD(G) ή το Dublin Core με τεχνητή νοημοσύνη
- Δυνατότητα αποτροπής παραισθήσεων και αντιστοίχισης όρων θέματος σε ελεγχόμενο λεξιλόγιο με άδεια άδειας
- Δυνατότητα διάκρισης ποια πεδία, όπως ημερομηνία, όνομα προσώπου και κωδικός αναφοράς, απαιτούν ανθρώπινη έγκριση και ποια πρέπει να εκχωρηθούν μόνο από το ίδρυμα
Ένα αρχείο ή μια βιβλιοθήκη, όσο πλούσια κι αν είναι, δεν μπορεί να βρεθεί αν δεν είναι καλά καθορισμένα. Αυτό που κάνει ένα έγγραφο «εύρετο» είναι οι περιγραφικές πληροφορίες σχετικά με αυτό: ποιος το έγραψε, πότε, πού, ποιο είναι το θέμα του, σε ποια συλλογή ανήκει. Αυτές οι πληροφορίες ονομάζονται μεταδεδομένα (μεταδεδομένα — περιγραφικά δεδομένα για ένα έγγραφο· «δεδομένα για δεδομένα»). Η καταλογογράφηση είναι η διαδικασία ταυτοποίησης εγγράφων με αυτά τα μεταδεδομένα και αποθήκευσης σε ένα σύστημα με δυνατότητα αναζήτησης. Η ταξινόμηση είναι η οργάνωση εγγράφων σύμφωνα με κριτήρια όπως το θέμα, ο τύπος ή η προέλευση.
Η δημιουργία μεταδεδομένων είναι εξαιρετικά χρονοβόρα. Η μεμονωμένη εισαγωγή πληροφοριών ημερομηνίας, θέματος, προσώπου και τοποθεσίας για χιλιάδες έγγραφα σε μεγάλες συλλογές μπορεί να διαρκέσει χρόνια. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ένας ισχυρός παράγοντας έλξης σε αυτήν την επιχείρηση. Σε αυτήν την ενότητα, θα δούμε πώς να δημιουργείτε μεταδεδομένα με AI, καταλογογράφηση σύμφωνα με τα πρότυπα (ISAD(G), Dublin Core) και τόσο την ισχύ όσο και τις παγίδες της αυτόματης ταξινόμησης.
Αρχειακά πρότυπα: γιατί χρειάζονται
Τα μεταδεδομένα δεν εισάγονται τυχαία. Υπάρχουν διεθνή πρότυπα ώστε τα αρχεία από διαφορετικά ιδρύματα να μπορούν να συνομιλούν μεταξύ τους:
- ISAD(G) (General International Standard Archival Description): Κανόνες για την ιεραρχική περιγραφή του αρχειακού υλικού (σε επίπεδο ταμείου, σειράς, αρχείου, εγγράφου). Περιέχει πεδία όπως κωδικός αναφοράς, τίτλος, ημερομηνία, πεδίο εφαρμογής, δημιουργός.
- Dublin Core: Ένα κοινό πρότυπο που αποτελείται από 15 βασικά πεδία για την περιγραφή ψηφιακών πόρων (τίτλος, δημιουργός, θέμα, ημερομηνία, είδος, μορφή, πηγή, γλώσσα κ.λπ.).
- Fonds: Ένα σύνολο αρχείων που σχηματίζονται φυσικά ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων ενός μεμονωμένου ατόμου, οικογένειας ή ιδρύματος. Είναι η βασική οργανωτική μονάδα αρχειοθέτησης.
- Προέλευση (προέλευση): Πληροφορίες σχετικά με το από ποιον προέρχεται ένα έγγραφο και από ποιο χέρι πέρασε. Κατά την αρχειοθέτηση, τα έγγραφα διατηρούνται μαζί ανάλογα με την προέλευσή τους.
Ο ρητός καθορισμός του προτύπου στόχου όταν η τεχνητή νοημοσύνη παράγει μεταδεδομένα διασφαλίζει ότι η έξοδος μπορεί να εισαχθεί απευθείας στην επιχείρηση.
Μια άλλη βασική έννοια είναι το αρχείο εξουσιοδότησης - μια εγγραφή που ορίζει μια ενιαία, τυπική, εγκεκριμένη μορφή του ονόματος ενός ατόμου, ενός τόπου ή ενός ιδρύματος. Σε ιστορικά έγγραφα, το ίδιο πρόσωπο ή μέρος μπορεί να εμφανίζεται με διαφορετική ορθογραφία. Το αρχείο αρχής τα δεσμεύει όλα σε μια ενιαία εγκεκριμένη μορφή, ώστε να μην διασκορπίζονται στην αναζήτηση. Το AI προτείνει ονόματα από ένα έγγραφο. αλλά η αντιστοίχιση αυτού του ονόματος στην τυπική φόρμα στο αρχείο αρχής είναι ανθρώπινη δουλειά. Η σύνδεση αυτού που λέει η AI "Ahmed" με το "Ahmed Bey (1840-1912)" στο αρχείο αρχής του ιδρύματος διατηρεί τη συνέπεια του καταλόγου.
Ροή εργασίας: βήμα προς βήμα
1. Προετοιμάστε την πηγή. Συλλέξτε μια μεταγραφή ή εικόνα του εγγράφου και τυχόν πληροφορίες περιβάλλοντος.
2. Προσδιορίστε το πρότυπο και τις περιοχές. Πείτε στο AI ποιο πρότυπο (ISAD(G), Dublin Core) και σύμφωνα με ποια πεδία θα παράγει έξοδο.
3. Δημιουργήστε πρόχειρα μεταδεδομένα. Το AI συμπληρώνει πεδία που μπορούν να εξαχθούν από το έγγραφο (ημερομηνία, πρόσωπο, τόπος, θέμα, γλώσσα, είδος). Αφήνει κενές τις περιοχές που δεν μπορεί να αφαιρέσει.
4. Χαρτογράφηση σε ελεγχόμενο λεξιλόγιο. Τα θέματα και τα τοπωνύμια δεν είναι δωρεάν στα περισσότερα ιδρύματα, αλλά συνδέονται με μια προκαθορισμένη λίστα (ελεγχόμενο λεξιλόγιο / θησαυρός). Αντιστοιχίστε τους θεματικούς όρους που προτείνονται από το AI σε αυτήν τη λίστα.
5. Επαληθεύστε και επιβεβαιώστε. Κάθε πεδίο, ειδικά ημερομηνία, όνομα και θέμα, συγκρίνεται από τα ανθρώπινα όντα με έγγραφα και αρχεία εξουσίας.
Συμβουλή: Δώστε ρητά στην τεχνητή νοημοσύνη άδεια να "αφήσει κενό". Διαφορετικά, θα "μαντέψει" συμπληρώσει μια ημερομηνία ή έναν δημιουργό που δεν υπάρχει στο έγγραφο και θα εισαγάγει πλαστά μεταδεδομένα στον κατάλογό σας. Η οδηγία "Αφήστε αυτό το πεδίο κενό εάν δεν υπάρχει στο έγγραφο" είναι η ισχυρότερη ασπίδα ενάντια στις παραισθήσεις.
Πεδία και επίπεδο εμπιστοσύνης σε έναν πίνακα
Πεδίο μεταδεδομένων
Πόσο αξιόπιστη είναι η τεχνητή νοημοσύνη;
επαλήθευση
γλώσσα
ψηλά
δείγμα
Τύπος εγγράφου
μέτρια-υψηλή
έλεγχος
Ονόματα προσώπων/τόπων
Μεσαίο (σφάλμα ανάγνωσης)
υποχρεωτική
ημερομηνία
Χαμηλό-μεσαίο (κίνδυνος κατασκευής)
υποχρεωτική
Όροι θέματος
Μεσαίο (δωρεάν δημιουργίας)
Χάρτης σε λίστα ελέγχου
Πεδίο εφαρμογής/περίληψη
μέτρια-υψηλή
Σύγκριση με την πηγή
Κωδικός αναφοράς
Κανένα (ο φορέας δίνει)
ανθρώπινες ρίψεις
Περίληψη: Η τεχνητή νοημοσύνη είναι γρήγορη και αξιόπιστη σε τομείς όπως η γλώσσα και το είδος. δημιουργεί προσχέδια σε πεδία όπως ημερομηνία, όνομα και θέμα, αλλά απαιτείται ανθρώπινη έγκριση. Το AI δεν παράγει ποτέ θεσμικά πεδία όπως κωδικό αναφοράς.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Σχέδιο μεταδεδομένων για 8.000 φωτογραφίες. Ένα αρχείο της πόλης καταλόγιζε 8.000 ιστορικές φωτογραφίες. Οι σημειώσεις στο πίσω μέρος κάθε φωτογραφίας μεταγράφηκαν και δόθηκαν στο AI. Ημερομηνία, τοποθεσία και περίγραμμα θεμάτων δημιουργίας AI. Η ανθρώπινη ομάδα το επαλήθευσε πεδίο προς πεδίο και το αντιστοιχούσε στην ελεγχόμενη λίστα. Εκτιμάται ότι η εργασία διάρκειας 10 μηνών μειώθηκε σε 3 μήνες. αλλά κάθε ημερομηνία και τοπωνύμιο ελέγχθηκε οπτικά.
Περίπτωση 2 — Φτιαγμένο ιστορικό. Ένας αρχειονόμος είχε κατάλογο με τεχνητή νοημοσύνη μια επιστολή χωρίς ημερομηνία. Ο ΥΖ κοίταξε το περιεχόμενο της επιστολής και έγραψε με ακρίβεια την ημερομηνία «1912». Ωστόσο, δεν υπήρχε ημερομηνία στο έγγραφο. Το AI προέβλεψε. Εάν ο αρχειοφύλακας δεν είχε προσθέσει την οδηγία "αφήστε κενό εάν όχι στο έγγραφο", ο κατάλογος θα είχε συμπληρωθεί με μια κατασκευασμένη ημερομηνία. Μάθημα: Η άδεια είναι υποχρεωτική.
Περίπτωση 3 — Οι όροι ελεύθερου θέματος δημιούργησαν σύγχυση. Η AI εκχώρησε παρόμοιους αλλά διαφορετικούς δωρεάν όρους όπως "μετανάστευση", "μετανάστευση", "εγκατάσταση" σε παρόμοια έγγραφα. Όταν δεν αντιστοιχίστηκε στο ελεγχόμενο λεξιλόγιο, το ίδιο θέμα επισημάνθηκε με τρεις διαφορετικούς όρους και διασκορπίστηκε στην αναζήτηση. Η συνέπεια επιτεύχθηκε με την αντιστοίχιση των όρων σε έναν ενιαίο κατάλογο αρχών. Μάθημα: οι όροι θέματος δεν δημοσιεύονται, συνδέονται με τη λίστα.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Περίγραμμα Dublin Core:
Εξαγάγετε το προσχέδιο μεταδεδομένων Dublin Core από την παρακάτω μεταγραφή εγγράφου. Πεδία: Τίτλος, Δημιουργός, Θέμα, Περιγραφή, Ημερομηνία, Είδος, Γλώσσα, Πεδίο εφαρμογής (τοποθεσία/περίοδος). Κανόνες: (1) Χρησιμοποιήστε μόνο πληροφορίες ΚΑΘΑΡΑ στο κείμενο. (2) Αφήστε το πεδίο που δεν είναι στο κείμενο ΚΕΝΟ, μην μαντέψετε. (3) Σημειώστε την τιμή για την οποία δεν είστε σίγουροι με [?]. Μεταγραφή: [εδώ]
2) σχέδιο ορισμού ISAD(G):
Δημιουργήστε προσχέδιο για το ακόλουθο έγγραφο στα πεδία ISAD(G): Τίτλος, Ημερομηνία(ες), Επίπεδο περιγραφής (έγγραφο/αρχείο), Πεδίο εφαρμογής και περιεχόμενο (σύντομη περίληψη), Δημιουργός, Γλώσσα. Αφήστε τον κωδικό αναφοράς ΚΕΝΟ (το ίδρυμα θα τον δώσει). Μην προσθέτετε πληροφορίες που δεν υπάρχουν στο κείμενο. Αφήστε κενό το ανύπαρκτο πεδίο. Έγγραφο: [εδώ]
3) Πρόταση όρου θέματος (ελεγχόμενη):
Προτείνετε 3-5 θεματικούς όρους κατάλληλους για το παρακάτω έγγραφο. Πρώτον, βασιστείτε στα γεγονότα ΣΤΟ έγγραφο. Παρακάτω είναι η λίστα ελεγχόμενης ορολογίας του ιδρύματός μας. ΠΡΩΤΑ, επιλέξτε το από αυτήν τη λίστα, εάν δεν υπάρχει στη λίστα, σημειώστε ξεχωριστά την πρόταση νέου όρου. Λίστα: [όροι]. Έγγραφο: [εδώ]
4) Μαζικός έλεγχος συνέπειας:
Ακολουθούν εγγραφές μεταδεδομένων για έγγραφα από την ίδια συλλογή. Ασυνέπειες επισήμανσης: εγγραφές που γράφουν διαφορετικά το ίδιο μέρος/άτομο, διαφορετικές μορφές ημερομηνίας, διαφορετικοί όροι για το ίδιο θέμα. Επιβολή διόρθωσης; Απλώς δημιουργήστε μια λίστα με ασυνέπειες για να ελέγξει ο άνθρωπος. Εγγραφές: [εδώ]
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο:
Δημιουργήστε μια πλήρη εγγραφή καταλόγου για αυτό το έγγραφο.
Η «πλήρης» οδηγία ωθεί το AI να γεμίσει κάθε χώρο, δηλαδή να εφεύρει ιστορία και δημιουργούς που δεν υπάρχουν.
Δυνατό:
Ο πυρήνας του Δουβλίνου συντάσσεται για αυτό το έγγραφο. Χρησιμοποιήστε μόνο τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται ΣΑΦΩΣ στη μεταγραφή. αφήστε το ανύπαρκτο πεδίο κενό, μην μαντέψετε. Επιλέξτε όρους θέματος από αυτήν την ελεγχόμενη λίστα: [λίστα]. Σημειώστε την ημερομηνία και τα ονόματα των ατόμων με [?] για να μπορώ να το επαληθεύσω με το έγγραφο. Μεταγραφή: [εδώ]
Διαφορά: άδεια "αφήστε κενό" αντί για "πλήρη" έκδοση, ελεγχόμενη τήρηση λίστας και σήματα επαλήθευσης προστατεύουν τον κατάλογο από την κατασκευή.
Συνήθη λάθη
- Σημαίνει «γεμίστε το εντελώς». Αυτό οδηγεί στην τοποθέτηση ανύπαρκτων πεδίων. Θα πρέπει να δοθεί άδεια "αφήστε κενό".
- Αποδέσμευση όρων θέματος. Όροι που δεν αντιστοιχούν στο ελεγχόμενο λεξιλόγιο θα αποσπάσουν την προσοχή της αναζήτησης.
- Έχοντας το ιστορικό πρόβλεψης AI. Η εισαγωγή μιας πλασματικής ημερομηνίας σε ένα έγγραφο χωρίς ημερομηνία ρυπαίνει τον κατάλογο.
- Έχοντας τον κωδικό αναφοράς που δημιουργείται από AI. Πρόκειται για έναν εταιρικό, μοναδικό χώρο. οι άνθρωποι ρίχνουν.
- Χωρίς να προσδιορίζεται το πρότυπο. Εάν δεν αναφέρεται το πρότυπο, το αποτέλεσμα θα είναι ένα ακατάστατο σχέδιο που δεν μπορεί να εισαχθεί στο ίδρυμα.
Συνοπτικά
Τα μεταδεδομένα και η καταλογογράφηση είναι η αόρατη υποδομή που ανοίγει το αρχείο στον ερευνητή και απαιτεί μεγάλη προσπάθεια. Από τη μεταγραφή, η τεχνητή νοημοσύνη παράγει ένα γρήγορο περίγραμμα για πεδία όπως ημερομηνία, πρόσωπο, τόπος, θέμα και είδος. Μπορεί να λειτουργήσει σύμφωνα με πρότυπα όπως το ISAD(G) ή το Dublin Core. Αλλά η πίεση να «γεμίσει πλήρως» ωθεί το AI να φτιάξει τα πράγματα. Η άδεια "αφήστε κενό", η αντιστοίχιση σε ελεγχόμενο λεξιλόγιο και η ανθρώπινη επιβεβαίωση ημερομηνιών/ονομάτων διατηρούν τον κατάλογο αξιόπιστο. Το AI προετοιμάζει το προσχέδιο. Είστε υπεύθυνοι για την ακρίβεια του καταλόγου.
Εργασία εφαρμογής
Πάρτε μια μεταγραφή εγγράφου και ζητήστε μεταδεδομένα από το AI με το πρότυπο "Dublin Core draft". Ελέγξτε ότι αφήνει κενά πεδία που δεν υπάρχουν. Στη συνέχεια, εκτελέστε το πρότυπο "πρόταση όρου θέματος" με τη δική σας (ή δείγμα) λίστα ελέγχου. Τέλος, δοκιμάστε μερικές εγγραφές με έναν "μαζικό έλεγχο συνέπειας". Σημειώστε πόσα πεδία προσπαθεί να συμπληρώσει το AI με πρόβλεψη και πόσοι όροι θέματος πρέπει να αντιστοιχιστούν στη λίστα.
λίστα ελέγχου
- [ ] Έχω δηλώσει ξεκάθαρα το πρότυπο-στόχο (ISAD(G)/Dublin Core).
- [ ] Έδωσα το δικαίωμα "Αφήστε κενό πεδίο κενό".
- [ ] Αντιστοιχίσατε τους όρους του θέματος στην ελεγχόμενη λίστα.
- [ ] Επιβεβαίωσα την ημερομηνία και τα ονόματα των ατόμων με το έγγραφο/αρχείο.
- [ ] Άφησα τον κωδικό αναφοράς στο ίδρυμα, όχι στο AI.