Κέρδη:
- Δυνατότητα διάκρισης τύπων εγγράφων όπως σημειώσεις, προφορικές σημειώσεις, διαβήματα και εσωτερικές εκθέσεις και η κατάλληλη παραγωγή σχεδίων με τεχνητή νοημοσύνη
- Δυνατότητα λήψης επίσημης γλώσσας από εγκεκριμένα πρότυπα και προσαρμογής της έντασης του διπλωματικού τόνου και της εποικοδομητικής ασάφειας σύμφωνα με τη στρατηγική πρόθεση
- Δυνατότητα διαχωρισμού της μετάδοσης από την ερμηνεία στην έκθεση και εφαρμογής της πειθαρχίας της μη αποστολής οποιουδήποτε επίσημου εγγράφου χωρίς εξουσιοδοτημένη έγκριση.
Η διπλωματία προχωρά σε μεγάλο βαθμό γραπτώς. Επικοινωνία μεταξύ πρεσβείας και κεντρικών γραφείων, επίσημα μηνύματα μεταξύ δύο κρατών, ηχογράφηση συνομιλίας—όλα γίνονται μέσω γραπτών εγγράφων που συμμορφώνονται με ορισμένους κανόνες μορφής και γλώσσας. Αυτά τα έγγραφα δεν περιέχουν μόνο πληροφορίες. Δίνει επίσης διπλωματικό μήνυμα με τον τόνο, τη μορφή και την επιλογή λέξης. Σε αυτή την ενότητα, θα μάθετε πώς να συντάσσετε διπλωματική αλληλογραφία και αναφορές πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη συνέπεια με την τεχνητή νοημοσύνη. αλλά θα μάθετε πώς να διατηρείτε την επίσημη μορφή, τη μετρημένη γλώσσα και την τελική υπευθυνότητα.
Ας γνωρίσουμε μερικούς τύπους εγγράφων. Το διπλωματικό σημείωμα είναι ένα επίσημο γραπτό μήνυμα που αποστέλλεται από ένα κράτος σε άλλο κράτος. Έχει μια πολύ συγκεκριμένη μορφή και γλώσσα μοτίβου. Η προφορική σημείωση είναι ένας τύπος ανυπόγραφης επίσημης σημείωσης που γράφεται στο τρίτο πρόσωπο ενικού. Το Demarche είναι να μεταφέρεις μια επίσημη πρωτοβουλία/προειδοποίηση για ένα θέμα. Το διπλωματικό τηλεγράφημα/επιστολή είναι το εσωτερικό έγγραφο αναφοράς μεταξύ του γραφείου αντιπροσωπείας και της έδρας. συνήθως κοινοποιεί μια συνομιλία, ανάπτυξη ή αξιολόγηση στα κεντρικά γραφεία. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παράγει γρήγορα τη μορφή και το πρώτο σχέδιο αυτών των εγγράφων. Όμως η ακρίβεια των μοτίβων, το μέτρο του τόνου και η ευθύνη για το μήνυμα ανήκουν στους ανθρώπους.
Βήμα προς βήμα: σύνταξη διπλωματικού εγγράφου
1. Προσδιορίστε τον τύπο και τον παραλήπτη του εγγράφου. Είναι ένα σημείωμα, μια εσωτερική αναφορά, μια πορεία; Ο παραλήπτης είναι ξένο κράτος ή δική σας έδρα; Το είδος καθορίζει τη μορφή και τη γλώσσα.
2. Αποσαφηνίστε τον σκοπό και το κύριο μήνυμα. Τι θέλει να μεταφέρει αυτό το έγγραφο; Ενημέρωση, διαμαρτυρία, απαίτηση, αξιολόγηση; Το κύριο μήνυμα πρέπει να εκφράζεται με μία μόνο πρόταση.
3. Εφαρμόστε κατάλληλη μορφοποίηση και φρασεολογία. Τα διπλωματικά έγγραφα έχουν τυπικά πρότυπα ανοίγματος και κλεισίματος («... προσφέρει τα βαθύτατα σεβάσματα του», «... έχει την τιμή να αναλάβει την πρωτοβουλία πριν...» κ.λπ.). Αυτά τα πρότυπα διαφέρουν ανά χώρα και ίδρυμα. Τα εγκεκριμένα πρότυπα του ιδρύματός σας είναι απαραίτητα. Το AI γνωρίζει τα γενικά πρότυπα, αλλά μπορεί να μην γνωρίζει την ακριβή μορφή του οργανισμού σας.
4. Γράψε το σώμα: σαφές, μετρημένο, μονοφωνικό. Το διπλωματικό κείμενο δεν θολώνει. Κάθε πρόταση πρέπει να έχει ένα νόημα. Είναι επίσης μέτριο: δεν πρέπει να είναι πολύ σκληρό ή μαλακό.
5. Εάν πρόκειται για έκθεση, διαχωρίστε την αξιολόγηση από το γεγονός. Σε μια εσωτερική έκθεση, υπάρχει σαφής διάκριση μεταξύ «τι συνέβη» (τι ειπώθηκε στη συνάντηση) και «τι πιστεύουμε» (αξιολόγηση του πρακτορείου). Το κέντρο πρέπει να δει τι είναι μετάδοση και τι ερμηνεία.
6. Επαληθεύστε, ορίστε τον τόνο, υπογράψτε. Συνδέστε κάθε γεγονός με την πηγή, ορίστε τον τόνο μόνοι σας και αναλάβετε την ευθύνη για το τελικό κείμενο.
Συμβουλή: Ζητήστε γλώσσα διπλωματικών προτύπων από το AI ως "γενικό δείγμα", αλλά λάβετε τα τελικά μοτίβα από το εγκεκριμένο πρότυπο του ιδρύματός σας. Ο τύπος ανοίγματος/κλεισίματος που δημιουργείται από το AI μπορεί να ακούγεται σωστός, αλλά μπορεί να διαφέρει από την επίσημη διαδικασία της πολιτείας σας. Ένα λάθος μοτίβο εκλαμβάνεται ως τυπικό λάθος.
Λεπτές πτυχές της διπλωματικής γλώσσας
Στη διπλωματική αλληλογραφία, η γλώσσα είναι εξίσου σημαντική με το ίδιο το μήνυμα. Το ίδιο γεγονός μπορεί να εκφραστεί με το «σημειώνουμε με ανησυχία», «ανησυχούμε σοβαρά» ή «διαμαρτυρόμαστε έντονα». το καθένα φέρει διαφορετική ένταση και πρόθεση. Αυτή η λεπτότητα είναι γνωστή ως «διπλωματική ένταση» και η λάθος επιλογή της οδηγεί σε ανεπιθύμητη κλιμάκωση ή στην αντίληψη της αδυναμίας. Η τεχνητή νοημοσύνη γενικά γνωρίζει αυτήν την κλίμακα, αλλά δεν μπορεί να γνωρίζει την τρέχουσα στρατηγική σας πρόθεση. έτσι ρυθμίζεις την ένταση.
Μια άλλη λεπτότητα είναι η εποικοδομητική ασάφεια: σε ορισμένες περιπτώσεις, μια δήλωση που είναι ανοιχτή σε περισσότερες από μία ερμηνείες χρησιμοποιείται σκόπιμα, ώστε τα μέρη να καταλήξουν σε συμφωνία. Αυτή είναι μια δύσκολη τεχνική και μπορεί να έρχεται σε αντίθεση με την υποτιθέμενη τάση της τεχνητής νοημοσύνης προς τη «διαύγεια». Το πότε να γράφετε καθαρά και πότε να γράφετε εσκεμμένα με ευελιξία είναι μια στρατηγική ανθρώπινη απόφαση.
Προσοχή: Ένα επίσημο σημείωμα ή διάταγμα αποτελεί την επίσημη θέση ενός κράτους και μπορεί να έχει συνέπειες που είναι δύσκολο να ανατραπούν. Κανένα σχέδιο που παράγεται από την YZ δεν αποστέλλεται χωρίς τη μορφή, τη γλώσσα μοτίβου και το περιεχόμενό του να έχουν ελεγχθεί πλήρως από εξουσιοδοτημένο άτομο. Ακόμη και ένα λεκτικό λάθος μπορεί να οδηγήσει σε διπλωματική παρεξήγηση.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Αναφορά εξοικονόμησης χρόνου. Ένας υφυπουργός έπρεπε να συντάξει μια μακρά αναφορά στα κεντρικά γραφεία μετά από μια συνάντηση δύο ωρών. Έδωσε τις σημειώσεις του στο AI και ετοίμασε τον σκελετό της έκθεσης της συνάντησης (συμμετέχοντες, ατζέντα, τι ειπώθηκε, αξιολόγηση). Το άρθρο μου, που υποτίθεται ότι θα διαρκούσε 90 λεπτά, μειώθηκε στα 25 λεπτά. Έγραψε ο ίδιος την ενότητα αξιολόγησης και τον τόνο.
Περίπτωση 2 — Διορθώθηκε το σφάλμα μοτίβου. Ο YZ χρησιμοποίησε πρώτο πρόσωπο («το αίτημά μας…») σε ένα προσχέδιο προφορικών σημειώσεων. ενώ η προφορική σημείωση γράφεται σε τρίτο πρόσωπο («Αποδίδει τα σέβη του στην Πρεσβεία της ..., στο Υπουργείο ...»). Ο ανώτερος διπλωμάτης διόρθωσε τη μορφή. Θα ήταν λάθος και θα ήταν διαδικαστικό λάθος.
Περίπτωση 3 — Αποτράπηκε η κλιμάκωση του τόνου. Σε ένα σχέδιο διατάγματος, η AI χρησιμοποίησε φράσεις όπως «απαράδεκτο» και «θα υπάρξουν σοβαρές συνέπειες». Σε εκείνο το στάδιο, το επιδιωκόμενο μήνυμα ήταν μια προειδοποίηση, όχι μια απειλή. Ο ειδικός μείωσε τον τόνο σε ένα μετρημένο επίπεδο, όπως «αν δεν ικανοποιηθούν οι προσδοκίες μας, οι σχέσεις μπορεί να επηρεαστούν αρνητικά».
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Σκελετός αναφοράς συνέντευξης:
Ο ρόλος σας: ειδικός στο διπλωματικό ρεπορτάζ. Ένας σκελετός αναφοράς για το κέντρο προκύπτει από τις ακόλουθες σημειώσεις συνέντευξης: (1) Συμμετέχοντες και ημερομηνία, (2) Ατζέντα, (3) Τι είπε το άλλο μέρος (μεταφορά), (4) Τι μεταφέραμε, (5) Αξιολόγηση (σχόλιο) - κρατήστε το κάτω από ΞΕΧΩΡΙΣΤΟ τίτλο. Μην μπερδεύετε τη μεταφορά με το σχόλιο. Σημειώσεις: [εδώ]
2) Σημείωση/Σχέδιο Μαρτίου:
Δημιουργήστε ένα [σημείωση / προφορική σημείωση / πορεία] ΣΧΕΔΙΟ για το ακόλουθο μήνυμα. Χρησιμοποιήστε κοινή διπλωματική φρασεολογία, αλλά αφήστε το σύμβολο κράτησης θέσης ανοίγματος/κλεισίματος, υποθέτοντας ότι "θα λάβω τις τελικές φράσεις από το εγκεκριμένο πρότυπο του ιδρύματος". Τόνος: [επιλογή: ενημερωτική / ανήσυχη / σταθερή προειδοποίηση]. Γράψε με ένα νόημα και με μέτρο. Μήνυμα: [εδώ]
3) Ρύθμιση έντασης τόνου:
Ξαναγράψτε την ακόλουθη παράγραφο σε τρεις διπλωματικές εντάσεις: (α) ήπια/πληροφοριακή, (β) μέτρια/ανήσυχη, (γ) σκληρή/διαμαρτυρία. Κρατήστε το ίδιο γεγονός, απλώς αλλάξτε την ένταση. Συνοψίστε το μήνυμα κάθε έκδοσης σε μια πρόταση. Παράγραφος: [εδώ]
4) Αναφορά απλούστευσης:
Συμπυκνώστε την ακόλουθη εκτενή αναφορά για το κέντρο: πρώτα μια περίληψη μιας παραγράφου (BLUF) και μετά οι ενότητες. Ξεχωρίστε το γεγονός από την αξιολόγηση. Μην αλλάζετε/συνθέτετε γεγονότα ή αριθμούς. Καταχωρίστε τις εξαγόμενες λεπτομέρειες στην επικεφαλίδα "συνημμένα". Αναφορά: [εδώ]
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Γράψτε μια σημείωση για αυτό και θα το στείλουμε.
Το είδος, ο αποδέκτης, ο τόνος και η μορφή είναι ασαφή. Επιπλέον, είναι επικίνδυνο να αντιμετωπίζεται ένα επίσημο έγγραφο απευθείας ως "προς αποστολή". Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει γενικό κείμενο του οποίου το μοτίβο μπορεί να είναι λανθασμένο.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: ειδικός διπλωματικής αλληλογραφίας. Τύπος εγγράφου: προφορική παρτιτούρα (γ' ενικό πρόσωπο). Παραλήπτης: ένα υπουργείο. Σκοπός: να εκφραστεί μετρημένη ανησυχία για μια εξέλιξη (όχι διαμαρτυρία). Αφήστε τα μοτίβα ανοίγματος/κλεισίματος ως κράτησης θέσης. Θα το πάρω από το εγκεκριμένο πρότυπο. Σώμα: μονοφωνικό, συγκρατημένο. Αυτό είναι ένα προσχέδιο, θα υπόκειται σε εξουσιοδοτημένη έγκριση. Θέμα: [εδώ]
Η διαφορά είναι σαφής: ο τύπος, ο παραλήπτης, ο σκοπός, ο τόνος, η μορφή και το πλαίσιο "πρόχειρο/έγκριση" καθιστούν το έγγραφο ασφαλές.
Πίνακας τύπων εγγράφων
έγγραφο
Κατεύθυνση
γλώσσα
Ο ρόλος της AI
κρίσιμο σημείο
σημείωση
από κράτος σε κράτος
επίσημο μοτίβο
προσχέδιο
μορφή, τόνος
λεκτική βαθμολογία
από κράτος σε κράτος
3ο ενικό πρόσωπο
προσχέδιο
πρόσωπο, μούχλα
Demarsh
επίσημη πρωτοβουλία
μετρημένο/ακριβές
προσχέδιο
Ρύθμιση πυκνότητας
Εσωτερική αναφορά/τηλεγράφημα
Αντιπροσωπεία-έδρα
Μεταφορά+σχόλιο
σκελετός
Διάκριση γεγονότος-ερμηνείας
Συνήθη λάθη
- Αφήνοντας τη γλώσσα προτύπων στο AI. Οι τύποι ανοίγματος/κλεισίματος πρέπει να λαμβάνονται από το εγκεκριμένο πρότυπο.
- Συγχέοντας τη μεταφορά με την ερμηνεία. Το «τι λέγεται» στην έκθεση και η «αξιολόγησή μας» πρέπει να είναι ξεχωριστά.
- Εσφαλμένη ρύθμιση του τόνου. Εάν η διπλωματική ένταση είναι λανθασμένη, προκύπτει κλιμάκωση ή αντίληψη αδυναμίας.
- Αποστολή του σχεδίου χωρίς έλεγχο. Τα επίσημα έγγραφα δεν μπορούν να αποσταλούν χωρίς την έγκριση του εξουσιοδοτημένου προσώπου.
- Ασαφής γραφή (ακούσια). Εκτός από την εποικοδομητική ασάφεια, κάθε πρόταση πρέπει να είναι μονοσήμαντη.
Συνοπτικά
Στη διπλωματική αλληλογραφία και την αναφορά, το AI είναι ένας ισχυρός βοηθός που παράγει γρήγορα τον σκελετό του εγγράφου, το πρώτο σχέδιο και τις τονικές παραλλαγές. Όμως η επίσημη μορφή και η γλώσσα, η προσαρμογή της διπλωματικής έντασης, η διάκριση μεταξύ γεγονότος και ερμηνείας, η απόφαση εποικοδομητικής αβεβαιότητας και η τελική έγκριση ανήκουν στον άνθρωπο. Πάρτε τα πρότυπα από εγκεκριμένα πρότυπα, ορίστε τον τόνο σύμφωνα με τη στρατηγική σας πρόθεση, διαχωρίστε τη μετάδοση από την ερμηνεία στην αναφορά και μην στείλετε κανένα επίσημο έγγραφο χωρίς έλεγχο.
Εργασία εφαρμογής
Προετοιμάστε σημειώσεις για ένα φανταστικό σενάριο συνέντευξης. Σύνταξη έκθεσης για το κέντρο με τον "σκελετό αναφοράς συνέντευξης". Διατηρήστε τη μεταφορά και την αξιολόγηση χωριστά. Δημιουργήστε ένα πρόχειρο προφορικής νότας και ελέγξτε τη μορφή του με το "πρόχειρο σημειώσεων". Με τη "Ρύθμιση πυκνότητας τόνου", συγκρίνετε τρεις εκδόσεις του ίδιου μηνύματος και επιλέξτε αυτή που ταιριάζει στην περίσταση.
λίστα ελέγχου
- [ ] Έχω καθορίσει τον τύπο του εγγράφου, τον παραλήπτη και τον σκοπό.
- [ ] Έλεγξα τη γλώσσα και τη μορφή του μοτίβου σε σχέση με το εγκεκριμένο πρότυπο.
- [ ] Έδειξα χωριστά τη μεταφορά και την αξιολόγηση στην έκθεση.
- [ ] Προσάρμοσα τον διπλωματικό τόνο σύμφωνα με τη στρατηγική μου πρόθεση.
- [ ] Δεν έστειλα το προσχέδιο χωρίς εξουσιοδοτημένη έγκριση.