Κέρδη:
- Εξάγει το αίτημα και τη διάρκεια από μια εισερχόμενη αναφορά και παράγει ένα τυπικά σωστό προσχέδιο απάντησης με AI.
- Προσαρμόζει το ίδιο περιεχόμενο σε διαφορετικούς συνομιλητές, όπως υπομονάδες, πολίτες και ανώτερες αρχές με κατάλληλο στυλ και διατηρεί την ακεραιότητα του περιεχομένου.
- Ελέγχει τους τυπικούς κανόνες μορφής αλληλογραφίας και εντοπίζει τυχόν συνθήκες ή εξαιρέσεις που το AI απορρίπτει κατά την απλοποίηση.
Η γλώσσα της δημόσιας διοίκησης είναι η γραφή. Εισερχόμενη αναφορά, εξερχόμενη απάντηση, συναίνεση, έγκριση, πρακτικά, συνοδευτική επιστολή, κοινοποίηση, εγκύκλιος, εσωτερική αλληλογραφία... Ένα σημαντικό μέρος της ημέρας ενός δημόσιου λειτουργού αφιερώνεται στην ανάγνωση και την παραγωγή κειμένων. Αυτά τα κείμενα έχουν τόσο νομική αξία όσο και αυστηρή μορφή: η επίσημη αλληλογραφία (αλληλογραφία μεταξύ δημόσιων φορέων και πολιτών σύμφωνα με ορισμένους διαδικαστικούς και τυπικούς κανόνες· ρυθμίζεται στην Τουρκία από τον «Κανονισμό σχετικά με τις διαδικασίες και τις αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται στην επίσημη αλληλογραφία») απαιτεί συγκεκριμένο τίτλο, αριθμό, ημερομηνία, διεύθυνση, θέμα, ενδιαφέρον και υπογραφή. Εδώ η τεχνητή νοημοσύνη σας εξοικονομεί χρόνο αναλαμβάνοντας αυτό το επαναλαμβανόμενο στυλ εργασίας και το πρώτο σχέδιο. Όμως το νομικό περιεχόμενο, η αιτιολόγηση και η τελική έκδοση του κειμένου είναι δική σας ευθύνη.
Σε αυτήν την ενότητα, θα δείτε πώς να επιταχύνετε ολόκληρη τη ροή αλληλογραφίας με την τεχνητή νοημοσύνη, από την κατανόηση μιας εισερχόμενης αναφοράς έως την παραγωγή ενός σχεδίου της επιστολής απάντησης, από τον έλεγχο της συμμόρφωσης με την επίσημη μορφή στη γλώσσα και το στυλ, από τον καθαρισμό προσωπικών δεδομένων έως την τελική ανάγνωση πριν από την έγκριση.
Κατανόηση του εισερχόμενου κειμένου: περίληψη και εξαγωγή ζήτησης
Όταν φτάνει μια μακρά και ακατάστατη αναφορά, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να κατανοήσετε ξεκάθαρα τι απαιτεί ο πολίτης. Οι πολίτες συχνά θάβουν την πραγματική ζήτηση στη μέση του κειμένου όταν εξηγούν το πρόβλημά τους. μερικές φορές υπάρχουν πολλά αιτήματα. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ισχυρή εδώ: συνοψίζει το κείμενο, δίνει κουκκίδες στα αιτήματα, προτείνει ποια μονάδα αφορά και επισημαίνει τις πληροφορίες που λείπουν εάν υπάρχουν.
Προσοχή όμως: η τεχνητή νοημοσύνη μερικές φορές μπορεί να «συμπληρώσει» ένα αίτημα που δεν υπάρχει στο κείμενο ή να παραλείψει ένα αίτημα. Επομένως, να συγκρίνετε πάντα τον εκδοθέν κατάλογο αιτημάτων με την αρχική αναφορά.
Συμβουλή: Όταν ζητάτε μια σύνοψη, ζητήστε από την τεχνητή νοημοσύνη τον κανόνα "καταργήστε μόνο αιτήματα που είναι καθαρά γραμμένα στο κείμενο, μην κάνετε συμπεράσματα, προσθέστε αιτήματα που δεν υπάρχουν". Με αυτόν τον τρόπο μειώνετε τον κίνδυνο κατασκευασμένων αξιώσεων.
Σχέδιο του κειμένου απάντησης: μορφή + περιεχόμενο
Η γραφή της απάντησης αποτελείται από δύο επίπεδα: τη μορφή (στοιχεία επικεφαλίδας, διεύθυνση, ενδιαφέρον, γλώσσα, κλείσιμο) και περιεχόμενο (νομική και διοικητική απάντηση στο αίτημα). Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παράγει τη μορφή σχεδόν τέλεια επειδή αυτό το μοτίβο είναι σαφές. Παράγει επίσης το περιεχόμενο ως προσχέδιο. αλλά κάθε νομική βάση στο περιεχόμενο —νόμος, κανονισμός, προθεσμία, τέλος— απαιτεί επαλήθευση (βλ. Ενότητες 1 και 4). Χρησιμοποιήστε την τεχνητή νοημοσύνη με πλήρη σιγουριά ως δημιουργό μορφοποίησης και σε λειτουργία προσχέδιο και επαλήθευση ως παραγωγός περιεχομένου.
Βήμα προς βήμα ροή αλληλογραφίας
- Συνοψίστε το εισερχόμενο κείμενο και εξαγάγετε το αίτημα (απαγορεύεται η κατασκευή, πιστή στην πηγή).
- Προσδιορίστε τη σχετική νομοθεσία και την εσωτερική διαδικασία (προς επαλήθευση).
- Δημιουργήστε ένα προσχέδιο απάντησης (επίσημη μορφή + απλή αλλά επίσημη γλώσσα).
- Ελέγξτε προσωπικά δεδομένα και εμπιστευτικές πληροφορίες (γράψτε περιττά δεδομένα).
- Ακολουθήστε τη λίστα ελέγχου μορφής και γλώσσας (διεύθυνση, ενδιαφέρον, ημερομηνία, τόπος υπογραφής).
- Επαληθεύστε το νομικό πλαίσιο και διευκρινίστε το σκεπτικό.
- Υποβολή στον επόπτη για έγκριση. Ειδοποίηση μετά την έγκριση.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Μειώθηκε ο φόρτος εργασίας. Ένας δημόσιος υπάλληλος σε μια επαρχιακή διεύθυνση ετοίμαζε κατά μέσο όρο 22 απαντητικές επιστολές την ημέρα. το καθένα διήρκεσε ~ 25 λεπτά. Με την παράδοση της μορφής και του πρώτου σχεδίου στο AI και εστιάζοντας αποκλειστικά στο περιεχόμενο και την επαλήθευση, ο χρόνος ανά ανάρτηση μειώθηκε στα 9 λεπτά. Ο αξιωματικός αφιέρωσε τον χρόνο που εξοικονόμησε στους εκκρεμείς φακέλους ενστάσεων.
Περίπτωση 2 — Το αίτημα που παραλείφθηκε συλλαμβάνεται. Σε μια μακροσκελή έκκληση, ο πολίτης ζήτησε τόσο τη χωροταξία όσο και την επιστροφή του τέλους. Στην αρχή, ο αξιωματικός απαντούσε μόνο στο αίτημα χωροθέτησης ζωνών. Όταν ο κατάλογος των αιτημάτων που εξέδωσε η ΥΖ έδειξε το δεύτερο αίτημα, απαντήθηκαν και τα δύο με μία μόνο επιστολή και ο πολίτης δεν χρειάστηκε να κάνει δεύτερη αίτηση.
Περίπτωση 3 — Αποφεύχθηκε σφάλμα απορρήτου. Σε ένα προσχέδιο απάντησης, η τεχνητή νοημοσύνη είχε συμπεριλάβει άσκοπα τις πληροφορίες υγείας ενός τρίτου μέρους στο αρχείο. Παρατηρήθηκε και αφαιρέθηκε κατά τον έλεγχο προέγκρισης. Μάθημα: το προσχέδιο μπορεί να περιέχει μη σχετικά προσωπικά δεδομένα. Ο καθαρισμός δεδομένων είναι απαραίτητος πριν από την έγκριση.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Περίληψη αναφοράς και εξαγωγή αξίωσης:
Ο ρόλος σας: ειδικός σύνταξης. Επεξεργαστείτε την παρακάτω αναφορά: (1) περίληψη 3-4 προτάσεων, (2) παραθέστε στοιχείο προς στοιχείο ΜΟΝΟ τα αιτήματα που είναι γραμμένα με σαφήνεια στο κείμενο (μην κάνετε συμπεράσματα, προσθέστε αιτήματα), (3) προτείνετε ποια ενότητα/νομοθεσία αφορά (να επαληθευτεί), (4) σημειώστε εάν λείπουν/ασαφείς πληροφορίες. ΑΙΤΗΣΗ: [επικόλληση κειμένου]
2) Σχέδιο απάντησης (επίσημο έντυπο):
Ο ρόλος σας: ειδικός επίσημης αλληλογραφίας. Δημιουργήστε ένα ΣΧΕΔΙΟ απάντησης στο ακόλουθο αίτημα σύμφωνα με το επίσημο στυλ αλληλογραφίας: ενδιαφέρον, θέμα, σώμα (αίτημα - βάση - συμπέρασμα), κλείσιμο. Διατηρήστε τη γλώσσα επίσημη αλλά απλή. Γράψτε "[προς επιβεβαίωση]" δίπλα σε κάθε νομική βάση. Γράψτε πραγματικά προσωπικά δεδομένα, αντικαταστήστε με [PERSON]/[IDENTITY]. ΑΙΤΗΣΗ: [περίληψη] ΠΛΑΙΣΙΟ: [εσωτερική διαδικασία/νομοθετικό σημείωμα]
3) Έλεγχος μορφής και γλώσσας:
Ελέγξτε το προσχέδιο της επίσημης επιστολής παρακάτω και δώστε μια λίστα: (1) στοιχεία μορφής που λείπουν (ενδιαφέρον, θέμα, ημερομηνία/αριθμός τόπος, υπογραφή), (2) εκφράσεις αντίθετες με την επίσημη γλώσσα, (3) διφορούμενες/αντιφατικές προτάσεις, (4) περιττά προσωπικά δεδομένα. Μην ξαναγράψετε το κείμενο, απλώς δώστε μια λίστα με διορθώσεις. ΣΧΕΔΙΟ: [κείμενο]
4) Απαλύνει τον τόνο (αρνητική απάντηση):
Ξαναγράψτε την παρακάτω απόρριψη/αρνητική απάντηση σε σεβαστική και περιγραφική γλώσσα που δεν προσβάλλει τον πολίτη, ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΑΛΛΑΞΕΤΕ το νομικό περιεχόμενο και αιτιολόγηση. Προσδιορίστε το δικαίωμά σας για ένσταση και τη διάρκειά του με τη σημείωση [θα επιβεβαιωθεί]. ΚΕΙΜΕΝΟ: [πρόχειρο αρνητικής απάντησης]
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο: "Απάντηση σε αυτήν την αναφορά."
Güçlü: "Ο ρόλος είναι ο εμπειρογνώμονας της επίσημης αλληλογραφίας. Πρώτα, γράψτε τα αιτήματα στην αναφορά, στοιχείο προς στοιχείο, χωρίς να κάνετε συμπεράσματα. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα προσχέδιο απάντησης σύμφωνα με την επίσημη μορφή αλληλογραφίας. Καθιερώστε τη δομή ενδιαφέροντος-θέμα-σώμα-κλεισίματος, διατηρήστε τη γλώσσα επίσημη αλλά απλή. Προσθέστε «[προς επιβεβαίωση]». την έγκριση του προϊσταμένου». "Κάντε μια λίστα με 5 πράγματα που πρέπει να ελέγξω πριν υποβάλω."
Διαφορά: ισχυρές αλυσίδες εντολών ζητούν συμπέρασμα, μορφή, επικύρωση, απόρρητο και έλεγχο ισχυρισμών σε μια ενιαία ροή. Το αποτέλεσμα είναι ένα προσχέδιο που μπορεί να αναθεωρηθεί άμεσα.
Πόσο αξιόπιστη είναι η τεχνητή νοημοσύνη σε ποια επιχείρηση αλληλογραφίας;
επιχείρηση
AI εμπιστοσύνη
σημείωση
Επίσημο έντυπο (ανησυχία, θέμα, κλείσιμο)
ψηλά
Το μοτίβο είναι ξεκάθαρο
Γλωσσική απλοποίηση/τόνος
ψηλά
Το περιεχόμενο δεν πρέπει να αλλάξει
Συμπέρασμα ζήτησης
μεσαίο
Σύγκριση με το αρχικό κείμενο
Νομική βάση / διάρκεια / αμοιβή
χαμηλά
Πρέπει να επιβεβαιωθεί από επίσημη πηγή
Δικαιολόγηση και εκτίμηση
χαμηλά
ανθρώπινη ευθύνη
Στυλ, τυπικότητα και ρύθμιση αποδέκτη
Στην επίσημη αλληλογραφία, οι ίδιες πληροφορίες γράφονται με διαφορετικά στυλ ανάλογα με τον παραλήπτη και τον σκοπό. Ο λόγος απόρριψης που γράφτηκε σε έναν πολίτη είναι κατανοητός και σεβαστός. Το αίτημα για γνωμοδότηση που απευθύνεται σε ανώτερη αρχή είναι μετρημένο και αιτιολογημένο. Οι οδηγίες που γράφονται σε μια δευτερεύουσα μονάδα πρέπει να είναι σαφείς και επιτακτικές. Το στυλ (ο βαθμός τυπικότητας του κειμένου, ο τόνος και η απόσταση από τον συνομιλητή) είναι η διάσταση που προσαρμόζει η τεχνητή νοημοσύνη πιο εύκολα, αλλά απαιτεί τον περισσότερο έλεγχο - επειδή μια πολύ τυπική γλώσσα αποξενώνει τον πολίτη, μια γλώσσα που είναι πολύ φιλική δυσφημεί το ίδρυμα. Ο κανονισμός σχετικά με τις διαδικασίες και τις αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται στην επίσημη αλληλογραφία καθορίζει επίσημες υποχρεώσεις όπως τίτλος, αριθμός, ημερομηνία, επισύναψη και τμήμα υπογραφής· Το AI συμπληρώνει αυτόν τον σκελετό, αλλά εσείς ελέγχετε την πιστότητα της μορφής.
Μίνι θήκη — ένα κείμενο, τρεις συνομιλητές. Μια περιφέρεια θα ανακοίνωνε μια νομοθετική αλλαγή σε τρεις διαφορετικούς αποδέκτες: 14 δήμους (επίσημη οδηγία), περίπου 900 εμπόρους (SMS/ανακοίνωση, απλή γλώσσα) και το γραφείο του κυβερνήτη (πληροφοριακό σημείωμα). Ο Officer εξήγαγε τρεις εκδόσεις με AI από ένα ενιαίο κείμενο πυρήνα. Η διάρκεια μειώθηκε από 2 ώρες σε 25 λεπτά. Όμως η φράση «επειγόντως» στην ανακοίνωση των εμπόρων απλοποιήθηκε και συγκεκριμενοποιήθηκε ως «το αργότερο μέχρι τις 15 Αυγούστου», γιατί η αρχή της απλής γλώσσας αποκλείει ασαφή επίσημα σχήματα.
Πρότυπο που προσαρμόζει το ίδιο περιεχόμενο σε τρεις συνομιλητές:
Εργασία: Μετατρέψτε τις ακόλουθες βασικές πληροφορίες σε 3 εκδόσεις. Πυρήνας: [κείμενο τροπολογίας/απόφασης] Έκδοση 1 — Οδηγίες στη δευτερεύουσα ενότητα: σαφής, επιτακτική, ρήτρα προς ρήτρα. Έκδοση 2 — Ανακοίνωση προς τον πολίτη: απλή γλώσσα, σύντομη πρόταση, τι πρέπει να κάνει + προθεσμία. Έκδοση 3 η ανώτερη αρχή, απλώς αναφορά στη χρήση: Κανόνας: Προσθήκη επισκευασμένης ημερομηνίας/άρθρου. Εάν παραμένει ασαφές, γράψτε [ΓΙΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ].
συνομιλητής
τόνος
μήκος
μεγαλύτερο κίνδυνο
υπομονάδα
επιβλητικός, ξεκάθαρος
σύντομη
υπέρβαση εξουσίας
πολίτη
Με σεβασμό, απλό
σύντομη
ακατανόητο
ανώτερη αρχή
Μετρημένο, αιτιολογημένο
μεσαίο
αβάσιμος ισχυρισμός
Προσοχή: Η στιλιστική προσαρμογή δεν πρέπει να αλλάξει το περιεχόμενο. Όταν η τεχνητή νοημοσύνη λέει "απλοποίηση" σημαίνει μερικές φορές την απόρριψη μιας εξαίρεσης ή μιας συνθήκης. Να συγκρίνετε πάντα το απλοποιημένο κείμενο με την αρχική απόφαση/νομοθεσία.
Συνήθη λάθη
- Αφήνοντας το αίτημα στο συμπέρασμα του AI. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να δημιουργήσει ή να σπάσει τη ζήτηση. Συγκρίνετε τη λίστα με την αρχική αναφορά.
- Γράφοντας το χωρίς επαλήθευση της νομικής βάσης. Ο αριθμός και η διάρκεια του αντικειμένου είναι οι περιοχές που είναι πιο επιρρεπείς σε παραισθήσεις.
- Αφήνοντας περιττά προσωπικά δεδομένα στο προσχέδιο. Εκτελέστε καθαρισμό δεδομένων πριν από την έγκριση. Κρατήστε μόνο τα απαραίτητα δεδομένα.
- Αλλαγή του περιεχομένου ενώ απαλύνετε τον τόνο. Ο λόγος της απόρριψης και η νομική έκβαση πρέπει να παραμείνουν σταθερές. μόνο η γλώσσα μαλακώνει.
- Ξεχνώντας να γράψετε το δικαίωμα αντίρρησης και τη διάρκειά του. Είναι συχνά απαραίτητο να προσδιορίζονται τα ένδικα μέσα σε αρνητικές διαδικασίες. επιβεβαιώστε την ώρα.
- Παράβλεψη του βήματος επιβεβαίωσης. Το προσχέδιο AI δεν κοινοποιείται ποτέ απευθείας. Απαιτείται έγκριση του επόπτη και διόρθωση.
Συνοπτικά
Η τεχνητή νοημοσύνη εξοικονομεί σημαντικό χρόνο στον δημόσιο υπάλληλο αναλαμβάνοντας το βάρος της μορφοποίησης και της πρώτης σύνταξης της αλληλογραφίας. Σχεδόν απολύτως αξιόπιστο στη δημιουργία μορφών, ισχυρό στην απλοποίηση της γλώσσας. Αλλά η εξαγωγή του αιτήματος πρέπει να συγκριθεί με το αρχικό κείμενο, κάθε νομική βάση πρέπει να επαληθευτεί από την επίσημη πηγή, τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διαγραφούν και το τελικό κείμενο πρέπει να εγκριθεί από τον προϊστάμενο. Το προσχέδιο είναι του AI, το σκεπτικό και η υπογραφή είναι δικά σας.
Εργασία εφαρμογής
Λάβετε μια πραγματική (αλλά με καλυμμένα προσωπικά δεδομένα) αίτηση. Εξαγάγετε αιτήματα με το πρότυπο "σύνοψη αναφοράς και εξαγωγή αξίωσης" και συγκρίνετε το με το αρχικό κείμενο, σημειώνοντας εάν υπάρχει τουλάχιστον μία διαφορά (προστέθηκε/παραλειφθεί αίτημα). Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα πρόχειρο με το πρότυπο "Απάντηση στο πρόχειρο κειμένου" και ελέγξτε το δικό σας πρόχειρο με το πρότυπο "Έλεγχος μορφής και γλώσσας".
λίστα ελέγχου
- [ ] Σύγκρισα τα αιτήματα με την αρχική αναφορά (χωρίς κατασκευές/παραλείψεις).
- [ ] Τα στοιχεία της επίσημης μορφής αλληλογραφίας είναι πλήρη (ενδιαφέρον, θέμα, ημερομηνία/αριθμός, τόπος υπογραφής).
- [ ] Έχω επιβεβαιώσει κάθε νομική βάση από την επίσημη πηγή.
- [ ] Αφαίρεσα τα περιττά προσωπικά δεδομένα από το προσχέδιο.
- [ ] Έχω καθορίσει το δικαίωμα και τη διάρκεια της ένστασης στην αρνητική ενέργεια (επιβεβαιώθηκε).
- [ ] Υπέβαλα το κείμενο προς έγκριση του προϊσταμένου. Δεν σε ειδοποίησα απευθείας.