Gewinne:
- Fähigkeit, die Rollen von Robotic Process Automation (RPA) und künstlicher Intelligenz sowie den Ansatz der intelligenten Automatisierung (Hyperautomation) zu erklären.
- Fähigkeit, einen manuellen Prozess zu gestalten, indem man ihn in Schritte unterteilt und zwischen Schritten unterscheidet, die für die Automatisierung geeignet sind, und solchen, die eine menschliche Genehmigung erfordern
- Fähigkeit, KI-gestützte Automatisierungsdesigns im Hinblick auf Ausnahmemanagement, Prüfpfad und Fehlerkosten zu bewerten
In jeder Organisation gibt es mühsame und fehleranfällige Aufgaben, die jeden Tag wiederholt werden: Daten aus einem System kopieren und in ein anderes eingeben, Rechnungsinformationen manuell verarbeiten, eingehende E-Mails sortieren. Robotic Process Automation (RPA) automatisiert diese regelmäßigen und sich wiederholenden Aufgaben mit Softwarerobotern, die die Schritte eines Menschen auf dem Bildschirm nachahmen. „Roboter“ ist hier keine physische Maschine, sondern eine Software, die auf dem Bildschirm klickt, schreibt und kopiert. Die Stärke von RPA liegt darin, dass es auf bestehenden Systemen aufbaut, ohne diese zu verändern; Daher liefert es auch in schwer integrierbaren Altsystemen schnelle Ergebnisse.
RPA allein kann „keine Regeln“-Situationen nicht verstehen. Wenn eine Rechnung im Standardformat eintrifft, liest der Roboter die Felder; Wenn jedoch jeder Lieferant es in einem anderen Format sendet, ist der Roboter verwirrt. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel: KI führt die Schritte aus, die „Beurteilung“ erfordern, wie das Verstehen des Dokuments, die Klassifizierung des Textes, das Extrahieren von Informationen aus Freitext, und RPA führt die kanonischen Schritte aus. Diese Kombination wird als intelligente Automatisierung oder Hyperautomation (durchgängige, durch künstliche Intelligenz unterstützte Prozessautomatisierung) bezeichnet. Die Rolle des MIS-Spezialisten besteht darin, einen Prozess in Teile zu zerlegen und zu entwerfen, welcher Teil zu RPA, welcher Teil zur KI und welcher Teil zum Menschen gehört.
Einen Prozess automatisieren
Der Kern des Automatisierungsdesigns besteht darin, den Prozess in Schritte zu unterteilen und jeden Schritt zu klassifizieren. Es gibt drei Kategorien. Geregelte und strukturierte Schritte (RPA-freundlich): „Geben Sie jede Zeile in Excel in den ERP-Bildschirm ein.“ Schritte, die kommentiert werden müssen (KI-gestützt): „Zu welcher Kategorie gehört dieser Beschwerdetext?“ Hohes Risiko oder unsichere Schritte (überlassen der Person): „Rückerstattungsgenehmigung über 5.000 TL.“
Eine gute Automatisierung erspart den Menschen die sich wiederholende Belastung, nicht die gesamte Arbeit; überlässt die entscheidende Entscheidung den Menschen. Dies nennt man Human-in-the-Loop-Design: Der Roboter bereitet die Arbeit vor, der Mensch genehmigt sie. Beispielsweise liest der Roboter die Rechnung und gibt den Entwurf in das ERP ein, und der Buchhalter erteilt die endgültige Freigabe. Somit sind Geschwindigkeit und Sicherheit gemeinsam gewährleistet.
Tipp: Bevor Sie einen Prozess automatisieren, vereinfachen Sie ihn immer zuerst. Die Automatisierung eines schlechten Prozesses führt nur schneller zu schlechten Ergebnissen. Eliminieren Sie zunächst unnötige Schritte und automatisieren Sie dann den Rest.
Ausnahmeverwaltung und Audit Trail
Jede Automatisierung stößt irgendwann auf eine Situation, die gegen die Regeln verstößt: fehlende Daten, unerwartetes Format, Systemabsturz. Durch die Ausnahmebehandlung kann der Roboter in solchen Situationen sicher anhalten und einen Menschen benachrichtigen, anstatt stillschweigend das Falsche zu tun. Wenn keine Ausnahmen vorgesehen sind, wird der Roboter Fehler stillschweigend verbreiten und niemand wird es bemerken.
Eine weitere Notwendigkeit ist der Audit Trail: eine Aufzeichnung jedes Schritts des Roboters, wann er ausgeführt wurde, mit welchen Daten und mit welchem Ergebnis. Ohne Audit Trail kann ein Fehler später nicht untersucht werden; Gerade bei Finanzprozessen ist diese Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. KI kann einen Überblick über dieses Prozessdesign, Ausnahmeszenarien und Dokumentation erstellen; Welcher Schritt jedoch kritisch ist und wie hoch die Fehlerkosten sind, hängt vom betriebswirtschaftlichen Wissen ab.
Drei Mini-Hüllen: In Zahlen
Fall 1 – Korrekter Split-Prozess. In einem Buchhaltungszentrum wurden 4.000 monatliche Lieferantenrechnungen manuell verarbeitet; Der Vorgang dauerte pro Person 6 Minuten. KI hat das Dokument gelesen und die Felder extrahiert, RPA hat den Entwurf in ERP eingegeben, der Buchhalter hat ihn gerade genehmigt. Die Bearbeitungszeit verringerte sich von 6 Minuten auf 1,5 Minuten, der Bestätigungsschritt blieb jedoch beim Menschen; Somit blieb die fehlerhafte Rechnung weiterhin hängen.
Fall 2 – Wenn keine Ausnahme vorgesehen ist. Bei einem Versicherer hat ein Roboter zur Vertragserneuerung stillschweigend 340 Datensätze mit unerwarteten Datumsformaten falsch verarbeitet; Niemand hat es bemerkt und die Verlängerungen wurden mit dem falschen Datum eingegeben. Wenn die Ausnahmeregel („Stopp und Meldung, wenn das Format nicht erkannt wird“) von Grund auf neu entwickelt würde, würde der Roboter diese Datensätze an den Menschen weiterleiten. Die Reparatur dauerte Wochen.
Fall 3 – Automatisierung des falschen Prozesses. Bei einem Einzelhändler bestand der Bestellbestätigungsprozess aus 11 Schritten; Es würde mit einem Roboter automatisiert werden. Als der MIS-Experte den Prozess untersuchte, stellte er fest, dass es sich bei den vier Schritten um unnötige Doppelkontrollen handelte. Zuerst wurde der Prozess auf 7 Schritte reduziert, dann wurde er automatisiert. Wenn es ohne Vereinfachung automatisiert würde, wären 4 unnötige Schritte dauerhaft.
Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung
Schwache Eingabeaufforderung:
Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung.
Kraftvolle Aufforderung:
Ihre Rolle: Sie sind Prozessautomatisierungsdesigner. Teilen Sie den folgenden manuellen Prozess in Schritte auf und klassifizieren Sie jeden Schritt: – [RPA] kanonisch, strukturiert, repetitiv – [KI] erfordert Interpretation/Kategorisierung/Textverständnis – [MENSCH] hohes Risiko oder unklare Entscheidung. Notieren Sie für jeden Schritt mögliche Ausnahmen und was im Fehlerfall zu tun ist. Listen Sie die Informationen auf, die für den Prüfpfad aufgezeichnet werden müssen. Prozess: [Schritt-für-Schritt-Handbuchprozessbeschreibung]
Eine leistungsstarke Eingabeaufforderung gliedert den Prozess, weist jeden Schritt der richtigen Rolle zu und löst von Anfang an Ausnahmen und Prüfprotokolle aus.
Vier kopierbare Vorlagen
1) Prozesszerlegung:
Teilen Sie den manuellen Prozess unten in nummerierte Schritte auf. Für jeden Schritt: Eingabe, Prozess, Ausgabe und Automatisierungsverfügbarkeit ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).Prozess: [Text]
2) Generieren eines Ausnahmeszenarios:
„Was könnte beim folgenden automatisierten Prozess schiefgehen?“ Listenszenarien: fehlende Daten, falsches Format, Systemfehler, doppelter Datensatz. Schlagen Sie vor, was der Roboter jeweils tun soll. Prozess: [Text]
3) Überprüfung der Vereinfachung:
Markieren Sie im folgenden Prozess die Schritte, die unnötig sind, sich wiederholen oder keinen Nutzen bringen, und schreiben Sie, warum sie entfernt werden können. Schlagen Sie eine Vereinfachung VOR der Automatisierung vor. Prozess: [Text]
4) Audit-Trail-Design:
Entwerfen Sie einen Prüfpfad für den folgenden automatisierten Prozess: Welche Felder (Zeit, Benutzer/Roboter, Eingabe, Ergebnis, Entscheidung) sollten bei jedem Schritt aufgezeichnet werden? Geben Sie etwaige Lücken in Bezug auf die finanzielle Rückverfolgbarkeit an. Prozess: [Text]
Vergleichstabelle: RPA / KI / Mensch
Kriterium
RPA
Künstliche Intelligenz
Mensch
Was er am besten kann
Regelmäßig, repetitiv
Kommentar, Klassifizierung
Urteilsvermögen, Verantwortung
Eingabetyp
strukturiert
Halb-/Freitext
alle Arten
Fehlerverhalten
Befolgt die Regel buchstabengetreu
So sicher wie möglich falsch sein kann
Kann erkennen und stoppen
Prüfung
Einfach zu protokollieren
Die Ausgabe muss protokolliert werden
Unterschrift/Genehmigung
endgültige Entscheidung
Nein
Nein
Ja
Häufige Fehler
- Den schlechten Prozess automatisieren. Automatisierung ohne vorherige Vereinfachung führt zu Verschwendung.
- Keine Ausnahmen entwerfen. Der Roboter basiert auf der Annahme, dass „alles gut geht“, und produziert bei der ersten Überraschung stillschweigend Fehler.
- Überlassen Sie die entscheidende Entscheidung der KI. Delegieren einer Genehmigung mit hohem Risiko an das Modell; Auch wenn das Modell selbstbewusst erscheint, liegt es falsch und trägt keine Verantwortung.
- Umgehen des Audit-Trails. Ohne eine Spur kann der Fehler nicht untersucht werden; Dies stellt einen Rechtsverstoß im Finanzprozess dar.
- Ich beobachte den Roboter überhaupt nicht. Systemwechsel (Bildschirm, Raum); Eines Tages beginnt der unüberwachte Roboter lautlos an der falschen Stelle zu klicken.
Achtung: Die Geschwindigkeit der Automatisierung beschleunigt auch die Fehlerquote. Wenn ein Mensch bei der Verarbeitung von 60 Datensätzen pro Stunde einen Fehler macht, sind die Fehler auf 60 begrenzt; Ein falsch installierter Roboter kann innerhalb von Minuten Tausende von Datensätzen beschädigen. Testen Sie es daher zunächst in einer kleinen Menge unter Aufsicht.
Zusammenfassend
RPA automatisiert regelmäßige und sich wiederholende Aufgaben durch Nachahmung von Bildschirmschritten; Künstliche Intelligenz übernimmt die Schritte, die interpretiert und klassifiziert werden müssen. Die Kombination aus beidem ist intelligente Automatisierung. Der Kern des Designs besteht darin, den Prozess in Schritte zu unterteilen und jeden Schritt RPA, KI oder Menschen zuzuweisen; Entscheidungen mit hohem Risiko halten die Menschen auf dem Laufenden. Ausnahmebehandlung und Prüfpfad sind ein Muss. KI beschleunigt die Zerlegung von Prozessen, Ausnahmeszenarien und die Erstellung von Dokumentationen; Welcher jedoch der entscheidende Schritt ist und wie hoch die Kosten eines Fehlers sind, hängt von den Geschäftskenntnissen ab. Vereinfachen und validieren Sie vor der Automatisierung zunächst mit einem kleinen Piloten.
Anwendungsaufgabe
Wählen Sie einen „Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge“ (Mitarbeiteranfragen, Managergenehmigungen, HR-Prozesse). (1) Teilen Sie den Prozess mit der leistungsstarken Eingabeaufforderung in Schritte auf und klassifizieren Sie jeden Schritt als [RPA]/[KI]/[MENSCH]. (2) Beschreiben Sie mindestens drei Ausnahmeszenarien und was der Roboter in jedem Fall tun wird. (3) Finden Sie mindestens einen unnötigen Schritt, der vor der Automatisierung entfernt werden kann. (4) Listen Sie die Bereiche auf, die für den Audit Trail aufgezeichnet werden sollen. (5) Markieren Sie den einzelnen Schritt mit hohem Risiko und schreiben Sie, warum er im Menschen verbleiben sollte.
Checkliste
- [ ] Ich habe den Prozess in Schritte unterteilt und jedem Schritt die richtige Rolle zugewiesen.
- [ ] Ich habe den Prozess vor der Automatisierung vereinfacht.
- [ ] Ich habe für jeden Schritt ein Ausnahmeverhalten definiert.
- [ ] Ich habe die Bereiche festgelegt, die für den Audit Trail erfasst werden sollen.
- [ ] Ich habe risikoreiche Entscheidungen dem Menschen überlassen.
- [ ] Ich habe zunächst einen kleinen, überwachten Pilotversuch geplant.