Gewinne:
- Fähigkeit, analoge, parametrische und Dreipunkt-Schätzmethoden (PERT) zu verstehen und künstliche Intelligenz zu nutzen, um Zeit- und Ressourcenschätzungsentwürfe zu erstellen.
- Fähigkeit, Prognoseunsicherheiten (optimistische/mögliche/pessimistische Szenarien, Konfidenzintervall) zu interpretieren und die Planung auf einen Bereich statt auf eine einzelne Zahl zu stützen
- Fähigkeit zu erkennen, dass die KI-Prognose auf historischen Mustern und Annahmen basiert und dass das endgültige Budget und der Zeitaufwand anhand von Teamdaten und Expertenmeinungen validiert werden müssen
Die Schätzung ist die schwierigste und riskanteste Aufgabe im Projektmanagement. „Wie lange wird das dauern?“ und „Wie viele Leute braucht es?“ Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für den Zeitplan, das Budget und das Versprechen gegenüber dem Kunden. Eine schlechte Schätzung führt selbst bei einem gut verwalteten Projekt zum Scheitern: Ein zu optimistischer Zeitpunkt führt zu Verzögerungen und Strafen, ein zu pessimistischer Zeitpunkt führt zum Verlust des Angebots. Künstliche Intelligenz ist in diesem Bereich ein attraktiver Helfer; gibt eine Zeit in Sekunden an. Genau hier ist es am gefährlichsten: Die KI kann eine sichere Zahl liefern, ohne die tatsächliche Geschwindigkeit Ihres Teams zu kennen. In dieser Einheit behandeln wir Prognosemethoden, den sicheren Einsatz von KI bei Prognosen und die Validierung jeder Prognose.
Grundlegende Prognosemethoden
Lassen Sie uns einige Methoden definieren. Analoges Raten bedeutet, sich einen ähnlichen Job in der Vergangenheit anzusehen und zu sagen: „Das hat 10 Tage gedauert, dieser ist ähnlich“; Es ist schnell, aber rau. Bei der parametrischen Schätzung werden Kosten/Zeit pro Einheit mit der Menge multipliziert (z. B. „0,5 Tage pro Seite × 40 Seiten = 20 Tage“); basiert auf Daten. Die Bottom-up-Schätzung schätzt und aggregiert jedes Arbeitspaket separat; Es ist das genaueste, aber langsamste. Die Drei-Punkte-Schätzung (PERT) berücksichtigt Unsicherheiten: Für jede Aufgabe werden die optimistische (O), die wahrscheinlichste (M) und die pessimistische (P) Dauer geschätzt und der gewichtete Durchschnitt ermittelt.
Die PERT-Formel lautet: Erwartete Dauer = (O + 4M + P) / 6. Wenn beispielsweise für eine Aufgabe optimistische 4 Tage die wahrscheinlichsten 6 Tage sind, sind pessimistische 14 Tage die erwartete Dauer = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 Tage. Die Standardabweichung beträgt (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1,7 Tage; Dies zeigt die Unsicherheitsspanne. Anstatt ein einzelnes „6 Tage“ zu sagen, wäre es ein viel ehrlicherer Plan, „erwartete 7 Tage, Abweichung ±1,7 Tage“ zu sagen.
Darüber hinaus sind zwei Konzepte wichtig. Der Aufwand ist die Anzahl der Manntage, die für die Arbeit erforderlich sind (z. B. 10 Manntage). Die Dauer gibt an, wie viele Tage dieser Job im Kalender in Anspruch nehmen wird. Zwei Personen können die Arbeit von 10 Manntagen in 5 Tagen erledigen; Aber nicht jeder Job kann unendlich aufgeteilt werden (neun Frauen können nicht in einem Monat ein Baby zur Welt bringen). KI kann beides verwechseln; du musst es trennen.
Methode
Wann ist es angemessen?
Geschwindigkeit
Genauigkeit
Rolle der KI
analog
Frühe Phase, wenig Informationen
hoch
niedrig
Schlägt ein ähnliches Projektmuster vor
parametrisch
Wenn es eine messbare Einheit gibt
hoch
mittel
Erstellt Formel- und Einheitengliederung
von unten nach oben
Wenn es einen detaillierten PSP gibt
niedrig
hoch
Sammelt Pakete mit Entwürfen
Dreipunkt (PERT)
Wenn die Unsicherheit hoch ist
mittel
mittelhoch
Schlägt O/M/P-Szenarien vor
Schritt für Schritt: Sichere Vorhersage mit KI
- Stellen Sie die Teamdaten an die erste Stelle. Geben Sie der KI Ihre eigenen Erkenntnisse aus der Vergangenheit: „Ähnliche Aufgaben haben in unserem Team so lange gedauert.“ Die Vorhersage basiert also auf Ihren Daten und nicht auf einer Verallgemeinerung.
- Wählen Sie die Methode aus. Wenn die Unsicherheit hoch ist, fragen Sie nach PERT; parametrisch, wenn es eine messbare Einheit gibt.
- Fragen Sie nach drei Punkten, nicht nach einzelnen Zahlen. Fragen Sie nach O/M/P-Werten und Annahmen für jedes Paket.
- Machen Sie Annahmen sichtbar. Drucken Sie die jeder Schätzung zugrunde liegende Annahme aus (z. B. „Testumgebung bereit“, „Kundenretoure in 2 Tagen“); Eine falsche Annahme ist eine falsche Vermutung.
- Quelle hinzufügen und teilen. Trennen Sie Aufwand von Zeit, berücksichtigen Sie Urlaub und Verfügbarkeit (z. B. ist eine Person tatsächlich 4 Tage die Woche produktiv).
- Kalibrieren Sie sich mit dem Team. Besprechen Sie den endgültigen Kostenvoranschlag mit den Personen, die die Arbeiten ausführen werden. Eine Vorhersage wird zuverlässig, wenn die Person, die sie erstellt, sie besitzt.
Achtung: Fragen Sie die KI: „Wie viele Tage wird diese Arbeit dauern?“ Die sich ergebende Zahl zu erfragen und direkt in das Diagramm einzutragen, ist die gefährlichste Form der Vorhersage. Diese Zahl beinhaltet nicht die Daten Ihres Teams; Es ist nur ein allgemeines Muster und könnte eine Halluzination sein.
drei Mini-Koffer
Fall 1 – Ehrlicher Plan mit PERT. Ein Softwareteam bat die KI um O/M/P-Vorhersagen und -Annahmen für ein Modul mit 12 Aufgaben. AI gab Entwurf; Das Team korrigierte jede Mission mit seinen eigenen historischen Daten. Die erwartete Gesamtzeit betrug 38 Tage, die pessimistische Gesamtzeit lag bei 52 Tagen. PM setzte dem Kunden eine Frist von 45 Tagen und ließ eine Marge von 7 Tagen. Das Projekt wurde am 44. Tag abgeschlossen; Gäbe es keinen Anteil, gäbe es eine Verzögerung.
Fall 2 – Verwirrung zwischen Aufwand und Zeit. Ein Koordinator fragt AI: „Wie viele Tage wird es dauern, 80 Manntage zu erledigen?“ sagte er. Die KI antwortete mit „80 Tagen“, weil sie Aufwand mit Dauer verwechselte. Da der Koordinator wusste, dass die Arbeit von 4 Personen parallel erledigt werden konnte, korrigierte er die Zeit auf ~25 Tage (nicht 20, da sie nicht teilbar war). Lektion: Der Mensch sollte die Aufwand-Zeit-Aufteilung der KI kontrollieren.
Fall 3 – Unbegründete Verallgemeinerung. Ein PM schrieb auf dem Diagramm, dass AI geantwortet habe: „Eine API-Integration dauert normalerweise 5 Tage.“ Die bisherigen Erfahrungen des Teams mit diesem API-Anbieter waren schlecht und die Dokumentation war dürftig; Die Arbeiten dauerten 13 Tage. Wenn Teamdaten abgefragt würden, wäre dies von Anfang an ersichtlich. Lektion: Verallgemeinerung ist kein Ersatz für die Teamrealität.
Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung
Schwache Eingabeaufforderung:
Wie viele Tage dauert die Einrichtung einer E-Commerce-Website?
Diese Eingabeaufforderung zwingt die KI dazu, eine erfundene Zahl zu generieren, ohne die Daten Ihres Projekts zu kennen. Es gibt kein Team, keinen Spielraum, keine Unsicherheit.
Kraftvolle Aufforderung:
Ihre Rolle: ein Schätzungsspezialist. Kontext: Nachfolgend finden Sie 8 Arbeitspakete und ähnliche frühere Aufgaben unseres Teams. Aufgabe: Erstellen Sie für jedes Paket eine DREI-PUNKT-Dauerschätzung (optimistisch O / höchstwahrscheinlich M / pessimistisch P) und berechnen Sie die erwartete PERT-Dauer mit (O+4M+P)/6. Regeln: – Verweisen Sie einfach auf die historischen Daten, die ich angegeben habe; Fügen Sie eine allgemeine Marktannahme hinzu. - Schreiben Sie die jeder Schätzung zugrunde liegende Annahme in eine einzelne Zeile. - Zeigen Sie den Aufwand (Personentage) und die Dauer (Kalendertage) in einer separaten Spalte an. - Markieren Sie das Paket, bei dem Sie sich nicht sicher sind, mit „[Bestätigung durch das Team erforderlich]“. Ausgabe: Tabelle (Paket | O | M | P | PERT | Aufwand | Annahme). Historische Daten:- Zahlungsintegration (Historie: 9,11,8 Tage)- Produktkatalog (Historie: 6,5 Tage)- ... (andere Pakete)
Diese Behauptung ist stark: Methode (PERT), Datenquellenlimit, Annahmeanforderung und Aufwand-/Zeitunterscheidung sind klar.
Zusätzliche Vorlagen:
# AnnahmenjägerListen Sie alle Annahmen auf, die Sie stillschweigend als wahr akzeptiert haben, damit sich diese Vorhersage als wahr herausstellt. Schätzen Sie für jede Annahme ab, wie stark sich dies auf die Zeit auswirkt, wenn sie sich als falsch herausstellt.
# SensitivitätsanalyseWenn die wahrscheinlichste Dauer der folgenden Aufgabe M ist; Wie ändert sich die Gesamtprojektdauer, wenn M um 20 % steigt? Welche drei Aufgaben reagieren am empfindlichsten auf die Gesamtdauer? (Diese Aufgaben müssen zuerst beobachtet werden.)
# Notfallempfehlung Schlagen Sie auf der Grundlage der unten aufgeführten PERT-Abweichungen einen angemessenen Zeitaufwandsprozentsatz für das gesamte Projekt vor und erläutern Sie, worauf Sie diesen basieren. Dies ist ein Vorschlag; Der letzte Anteil gehört dem Manager.
Häufige Fehler
- Bei einer einzigen Zahl bleiben: „10 Tage“ zu sagen, verbirgt Unsicherheit; Der O/M/P-Bereich ist ehrlich.
- Aufwand und Zeit verwechseln: 40 Manntage sind nicht 40 Kalendertage.
- 100 % Verfügbarkeit vorausgesetzt: Niemand kann 5 Tage pro Woche allein dieser Aufgabe widmen; Es gibt Besprechungen, Urlaube, Unterbrechungen.
- Verallgemeinerung mit Teamdaten verwechseln: Die „typische Zeit“ der KI ist nicht die Geschwindigkeit Ihres Teams.
- Annahmen nicht aufschreiben: Eine unsichtbare Annahme ist eine Vermutung, die explodiert.
- Kein Spielraum: Bei Unsicherheit ist ein angemessener Zeit-/Budgetspielraum zwingend erforderlich.
Tipp: Wenn Sie mit dem Raten fertig sind, fragen Sie sich: „Besteht eine 90-prozentige Chance, dass diese Zahl wahr wird, oder eine 50-prozentige Chance, sie zu erhalten?“ Bei den meisten Ein-Punkt-Wetten handelt es sich tatsächlich um 50-Prozent-Wetten. Beachten Sie dies, wenn Sie dem Kunden ein Versprechen geben.
Zusammenfassend
Die Schätzung ist die riskanteste Aufgabe des Projekts. Analoge, parametrische, Bottom-up- und Dreipunktmethoden (PERT) bieten unterschiedliche Geschwindigkeiten und Genauigkeiten. KI ist bei Entwurfsprognosen und Szenariogenerierung schnell, verallgemeinert jedoch, ohne die Daten Ihres Teams zu kennen, und kann zu einem Durcheinander von Aufwand und Zeit führen. Sichere Vermutung; Teamdaten an erste Stelle setzen, in drei Punkten arbeiten, Annahmen sichtbar machen, Aufwand und Zeit trennen und die endgültige Zahl mit dem Team kalibrieren. Der festgelegte Termin und das festgelegte Budget werden immer einer menschlichen Überprüfung unterzogen.
Anwendungsaufgabe
Wählen Sie 5 Aufgaben aus Ihrem Projekt aus. Fragen Sie die KI nach der O/M/P-Schätzung und der erwarteten PERT-Zeit für jeden (geben Sie die historischen Daten Ihres Teams anonym an). Schreiben Sie dann die Annahmen hinter jeder Aufgabe auf und besprechen Sie den Kostenvoranschlag mit einem Teammitglied, das die Arbeit erledigen wird. Korrigieren Sie mindestens zwei Schätzungen basierend auf Teamdaten und legen Sie einen angemessenen Zeitspielraum für die Gesamtsumme fest.
Checkliste
- [ ] Ich habe die Schätzung auf die historischen Daten meines Teams gestützt, nicht auf Verallgemeinerungen.
- [ ] Ich habe O/M/P (drei Punkte) anstelle von ungeraden Zahlen geübt.
- [ ] Ich habe die jeder Vorhersage zugrunde liegende Annahme geschrieben.
- [ ] Ich habe den Aufwand (Personentag) und die Zeit (Kalender) getrennt.
- [ ] Ich habe reale Einschränkungen wie Verfügbarkeit/Genehmigung berücksichtigt.
- [ ] Ich habe einen angemessenen Spielraum für Unsicherheit gelassen und die Schätzung mit dem Team abgestimmt.