Schreiben und Erstellen von Dokumenten: Bericht, Präsentation, Vorschlag

Gewinne:

• Fähigkeit, die Struktur selbst zu kontrollieren, indem das Dokument zunächst als Skelett, dann als Entwurf, Abschnitt für Abschnitt und dann in der Reihenfolge der Überarbeitung erstellt wird.
• Fähigkeit, erfundene Daten zu verhindern, indem die Hauptbotschaft, Zahlen und Daten selbst angegeben und der Satzfluss in künstliche Intelligenz eingeflochten werden
• Möglichkeit, denselben Inhalt durch Konvertierung in verschiedene Formate (Bericht, Zusammenfassung, Präsentation, E-Mail) wiederzuverwenden und jeden Sachverhalt zu überprüfen, ohne ihn zu senden

Schreiben ist die sichtbarste Ausgabe des Wissensarbeiters – Bericht, Vorschlag, Präsentation, Vorschlagstext, internes Dokument. Aber Schreiben ist auch die zeitaufwändigste und am meisten aufgeschobene Aufgabe: Angst vor der leeren Seite, Schwierigkeiten bei der Strukturierung, Wiederholungsrunden. KI ist hier ein Hebel; erstellt ein Grundgerüst, erstellt den ersten Entwurf, überarbeitet ihn und übersetzt ihn in verschiedene Formate. Der wahre Wert liegt jedoch in Ihnen: Die Idee, die Botschaft und die Verantwortung liegen bei Ihnen. KI produziert die Muskeln des Schreibens; Sie geben den Rahmen (was soll gesagt werden) und die Genehmigung (ist es korrekt, kann es gesendet werden) vor.

Bedingungen. Das Grundgerüst/die Gliederung ist die Struktur des Dokuments, bestehend aus Abschnittsüberschriften. Ein Entwurf ist ein Text, der ausgefüllt, aber noch nicht endgültig ist. Revision ist eine Runde der Verbesserung des Manuskripts. Eine Executive Summary ist eine kurze Zusammenfassung am Anfang eines langen Dokuments, die der Entscheidungsträger lesen wird. Bei der Wiederverwendung wird derselbe Inhalt in ein anderes Format umgewandelt (Bericht→Präsentation→E-Mail).

Korrekte Reihenfolge des Autorenworkflows

Der häufigste Fehler besteht darin, der KI direkt zu sagen: „Schreib mir einen Bericht“ – dadurch entsteht allgemeiner Text ohne Nachricht. Die richtige Reihenfolge ist: zuerst das Skelett, dann der Entwurf, dann die Überarbeitung.

1. Sie wählen das Skelett (lassen Sie sich von der KI helfen). Was möchten Sie sagen, in welcher Reihenfolge? Die KI schlägt ein Skelett vor, Sie wählen.
2. Entwerfen Sie es Abschnitt für Abschnitt. Fordern Sie jeden Abschnitt separat an; Es ist besser, die KI auf einen Abschnitt zu konzentrieren, als das gesamte Dokument auf einmal anzufordern.
3. Stellen Sie Ihr eigenes Material zur Verfügung. Die Zahlen, die Beispiele, das Insiderwissen kommen von Ihnen; KI webt Sprache.
4. Überarbeiten. Tour für Ton, Länge, Klarheit.
5. Verifizieren. Sind alle Fakten, Zahlen und Behauptungen überprüft?
6. Besitze es. Geben Sie ihm mit Ihrer eigenen Stimme den letzten Schliff; Klären Sie die Klischees auf.

Tipp: Sagen Sie der KI: „Erstellen Sie zuerst das Skelett und schreiben Sie den Inhalt nicht, bevor ich ihn genehmige.“ So prüfen Sie den Aufbau und Kurs auf Korrektheit, bevor die KI 3 Seiten in die falsche Richtung schreibt.

Nachricht von Ihnen, Sprache von KI

Kritischer Grundsatz: Man kann nichts schreiben, was die KI nicht weiß. Der wahre Wert Ihres Berichts – warum er in diesem Quartal zurückgegangen ist, was der Kunde wirklich will, welches Angebot Sie vertreten – liegt in Ihrem Kopf. Die KI weiß das nicht. Wenn Sie ihm einfach sagen, dass es „einen Verkaufsbericht schreiben“ soll, wird leerer, einheitlicher Text erstellt. Wenn Sie Ihre eigenen Daten, Erkenntnisse und Meinungen angeben, wird daraus ein flüssiger und organisierter Text. Also: Sie sorgen für die Dichte der Ideen, lassen Sie die KI für die Fluidität sorgen.

Stück Dokument

Wer produziert

Hinweis

Hauptbotschaft / These

Du

Das Einzige, was die KI nicht wissen kann

Zahlen/Daten

Du

KI macht wieder gut; du gibst

Struktur/Skelett

Du + KI

AI empfiehlt, Sie wählen

Satzfluss / Sprache

K.I.

Wo ist es am stärksten?

Ton/Format

KI (mit Ihrer Beschreibung)

Beschreiben Sie klar

Genauigkeitsbestätigung

Du

Nicht übertragbar

Vier kopierbare Schreibvorlagen

Für das folgende Dokument erscheint NUR das Grundgerüst (Abschnittsüberschriften) zuerst:Dokumenttyp: [Bericht/Vorschlag/Empfehlung]. Leser: [wer]. Zweck: [was].Meine Hauptbotschaft: [ein Satz].Schreiben Sie keine Inhalte, ohne das Framework zu bestätigen; Schlagen Sie 5-7 Titel vor.

Schreiben Sie diesen Abschnitt. Mein Material ist unten; Verwenden Sie einfach dies, Datenanpassung. Abschnitt: [Titel]. Ton: [professionell]. Länge: [~200 Wörter].Material: „“[eigene Notizen, Abbildungen, Erkenntnisse]““

Verfassen Sie eine Zusammenfassung für das folgende ausgefüllte Dokument: – Nicht mehr als 5 Elemente, in der Sprache, die der Entscheidungsträger lesen wird. – Erkenntnisse und Empfehlungen nur im Dokument; Hinzufügen neuer Informationen. – Eine klare Zeile mit der Aufschrift „empfohlene Maßnahmen“ am Ende. Dokument: „““[Einfügen]““

Wandeln Sie den folgenden Bericht in das Format [10-Folien-Präsentation / kurze E-Mail] um: – Titel + 3 Aufzählungspunkte für jede Folie. – Behalten Sie Zahlen bei, fügen Sie keine Kommentare hinzu. – Halten Sie den Präsentationsablauf logisch (Situation → Feststellung → Empfehlung → nächster Schritt). Bericht: „““[Einfügen]““

Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung

Schwach: „Schreiben Sie mir einen vierteljährlichen Verkaufsbericht.“ (Die KI erstellt einen generischen Text ohne Nachricht, ohne Daten – möglicherweise mit gefälschten Zahlen.)

Stark: „Ich habe dem folgenden Rahmen zugestimmt. Schreiben Sie jetzt den Abschnitt „Gebietsleistung“. Material: Norden +12 %, Süden -4 % (eine Abwanderung von einem Kunden), Westen stabil. Meine Hauptbotschaft: Ablehnung aus einer Hand, vorübergehend. Ton: neutral-analytisch, ~150 Wörter. Gehen Sie nicht über die von mir angegebenen Zahlen hinaus.“ Da die starke Version die Nachricht, die Daten und die Grenze angibt, gibt sie einen echten und verwendbaren Text zurück.

drei Mini-Koffer

Fall 1 – Die leere Seite schlagen. Ein Manager verschob seinen jährlichen Bewertungsbericht jedes Jahr um zwei Tage. Er ließ die KI zunächst ein Gerüst erstellen und dann jeden Abschnitt entwerfen und mit seinen eigenen Notizen füttern; Meine gesamte Schreibzeit wurde auf 3 Stunden reduziert. Der Gewinn resultierte nicht aus der KI-Eingabe, sondern aus der Vereinfachung des Einstiegs – sobald das Grundgerüst in der Hand war, floss der Rest.

Fall 2 – Fake-Number-Katastrophe. „Schreiben Sie einen Verkaufsbericht“, sagte ein Analyst, überarbeitete leicht den von der KI zurückgegebenen Text – mit gefälschten Wachstumszahlen darin – und legte ihn dem Management vor. Das Management hielt die Zahlen für real und traf eine Entscheidung; Als der Fehler später aufgedeckt wurde, mussten sie die Entscheidung rückgängig machen. Lektion: Passen Sie KI niemals an Daten an. Sie geben die Zahlen vor, er webt nur die Sprache.

Fall 3 – Ein Inhalt, drei Formate. Ein Vermarkter übersetzte seine 8-seitige Strategie mit KI in drei Formate: 1-seitige Zusammenfassung für das Management, 10-Folien-Präsentation für das Team, kurze E-Mail für den Kunden. Er bewahrte die Zahlen und gab in jedem Format den Ton an. Drei Ausgaben mit demselben Inhalt, insgesamt 40 Minuten. Der Gewinn resultierte aus der Wiederverwendung.

Häufige Fehler

• Direktes Sagen von „write“: Gibt generischen Text ohne Skelett aus; Bauen Sie zuerst die Struktur auf.
• Daten zusammenstellen: Sie geben die Zahlen an; Beschränken Sie die KI auf die „Generierung von Daten“.
• Das gesamte Dokument auf einmal anfordern: Abschnitt für Abschnitt bietet eine bessere Qualität.
• Vergessen Sie Klischees: Entfernen Sie KI-Sätze wie „Dieser Bericht deckt unseren dynamischen Markt ab …“
• Ich versuche, die KI dazu zu bringen, die Botschaft zu etablieren: Die Hauptthese liegt bei Ihnen; Die KI kann das nicht wissen, du gibst es ihm.
• Überprüfung umgehen: Das von Ihnen gesendete Dokument trägt Ihre Unterschrift. Überprüfen Sie jede Behauptung.

Achtung: Der von der KI generierte Text fühlt sich „richtig“ an, weil er flüssig ist. Geläufigkeit ist nicht gleichbedeutend mit Genauigkeit. Überprüfen Sie Sätze einzeln, insbesondere solche mit Zahlen, Daten, Namen und Behauptungen, egal wie schön sie geschrieben sind.

Zusammenfassend

• Die richtige Reihenfolge: zuerst das Gerüst (Sie bestimmen es), dann der kapitelweise Entwurf, dann die Überarbeitung.
• Nachrichten, Daten und Bestätigungen stammen von Ihnen; Struktur gemeinsam; Satzfluss und Ton stammen von der KI.
• Sie können nicht schreiben, was die KI nicht weiß; Sie sorgen für die Dichte der Ideen, KI sorgt für die Geläufigkeit.
• Sorgen Sie niemals dafür, dass die KI die Zahlen anpasst; Legen Sie eine Einschränkung für die „Datengenerierung“ fest und überprüfen Sie alle Fakten.
• Verwenden Sie denselben Inhalt wieder, indem Sie ihn in verschiedene Formate konvertieren (Bericht→Zusammenfassung→Präsentation→E-Mail).

Anwendungsaufgabe

Wählen Sie ein tatsächliches Dokument aus, das Sie schreiben möchten. Bei der ersten Vorlage extrahieren Sie zunächst einfach das Skelett und bearbeiten es selbst. Lassen Sie dann mithilfe einer zweiten Vorlage einen Abschnitt mit Ihren eigenen Daten entwerfen – achten Sie darauf, dass die KI die Daten nicht selbst erstellt. Wenn Sie fertig sind, konvertieren Sie das Dokument mit der vierten Vorlage in ein zweites Format (Zusammenfassung oder Präsentation) und überprüfen Sie, ob die Zahlen erhalten bleiben.

Checkliste

• [ ] Zuerst habe ich das Skelett entfernt und die Struktur selbst genehmigt.
• [ ] Ich habe die Zahlen und Daten angegeben, ich habe sie nicht an die KI angepasst.
• [ ] Ich habe die Kapitel separat entwerfen lassen.
• [ ] Die Hauptaussage/These habe ich selbst festgelegt.
• [ ] Ich habe die klischeehaften KI-Muster aufgeräumt und sie mit meiner eigenen Stimme umarmt.
• [ ] Ich habe alle Fakten und Zahlen vor dem Posten überprüft.