Gewinne:
- Fähigkeit, mit künstlicher Intelligenz Entwürfe für Findbücher (Beschreibungstool), Umfang-Inhaltsnotizen und Layoutabschnitte zu erstellen
- Fähigkeit, das halluzinatorische Risiko der biografischen/institutionellen Vorgeschichte zu verstehen und diesen Abschnitt nur auf verifizierten Quellen zu stützen
- Möglichkeit, künstliche Intelligenz in die Lage zu versetzen, den Forscher zur Quelle zu leiten, anstatt Fakten direkt im Referenzdienst anzugeben
Ein Archiv ist nicht nur für die Aufbewahrung von Dokumenten zuständig; ist auch dafür verantwortlich, sie dem Forscher zugänglich zu machen. Für diesen Zugang gibt es vor allem zwei Möglichkeiten: Beschreibungstools, die die Sammlung vorstellen (Findbuch – ein Leitdokument, das den Inhalt, die Organisation und den Umfang einer Archivsammlung definiert) und einen Referenzdienst, der Forscher direkt unterstützt. Beides erfordert großen Aufwand: Das Schreiben eines Leitfadens zu einer Sammlung dauert Wochen, und die Beantwortung von Forscherfragen über den Tag verteilt nimmt Zeit in Anspruch. Darüber hinaus sind diese beiden Werke das „Gesicht“ des Archivs; Der erste Kontakt eines Forschers mit der Sammlung erfolgt häufig über den Führer- und Informationsschalter, sodass sich ein Fehler hier direkt auf die Zuverlässigkeit des Archivs auswirkt.
KI ist ein leistungsstarkes Hilfsmittel bei der Erstellung von Beschreibungstools und der Unterstützung von Referenzdiensten. In dieser Einheit lernen wir, wie man einen Sammlungsleitfaden (Suchhilfe) erstellt, Umfangs- und Inhaltsbeschreibungen schreibt, bei Fragen von Forschern behilflich ist und erfahren, warum Genauigkeit bei diesen Diensten nicht verhandelbar ist.
Beschreibungstools: Karte der Sammlung
Ein Beschreibungstool ermöglicht es einem Forscher zu fragen: „Was ist in dieser Sammlung, das für mich funktioniert?“ Es ermöglicht Ihnen, die Frage zu beantworten. Beinhaltet typischerweise:
- Allgemeine Beschreibung: Name, Umfang, Datumsbereich, Größe der Sammlung.
- Biografische/institutionelle Geschichte: Kurze Geschichte der Person oder Institution, die die Dokumente erstellt hat.
- Hinweis zum Umfang und Inhalt: Erläuterung, welche Art von Dokumenten und zu welchen Themen sich in der Sammlung befinden.
- Anordnung: Wie Dokumente gruppiert werden (Serie, Unterserie).
- Inventar: Detaillierte Liste auf Karton-/Dateiebene.
Diese Dokumente werden gemäß Standards verfasst (z. B. ISAD(G) oder EAD – Encoded Archival Description, der digitale Kodierungsstandard für Archivführer). KI kann Umrisse dieser Abschnitte aus Rohinventaren und Dokumentzusammenfassungen erstellen; aber jede Tatsache (Geschichte, Person, Institutionsgeschichte) muss überprüft werden.
Ein weiterer Vorteil von Beschreibungstools besteht darin, dass sie mit unterschiedlichen Detaillierungsebenen geschrieben werden können. Manchmal fehlt es an Zeit oder Ressourcen, um Tausende von Kisten eines Archivs auf Dokumentenebene zu beschreiben; In diesem Fall erfolgt eine mehrstufige Beschreibung: zunächst eine allgemeine Beschreibung auf Fondsebene, dann die Serie, dann, wenn möglich, die Dateiebene. KI ist besonders nützlich für die Erstellung des Gesamtumfangsvermerks der obersten Ebene aus Fallzusammenfassungen der unteren Ebene; Es ergibt eine Zusammenfassung von der Masse zum Ganzen. Aber jede Ebene dieser Zusammenfassung muss mit den tatsächlichen Dokumenten auf der untersten Ebene übereinstimmen; Die KI sollte keinen Geltungsbereichsanspruch bilden, der nicht in der Sammlung der obersten Ebene enthalten ist.
Achtung: Der Abschnitt zur biografischen/institutionellen Geschichte ist der Ort, an dem sich die Halluzination am häufigsten einschleicht. KI kann aus „allgemeinem Wissen“ eine fließende Geschichte über eine Person oder Institution schreiben und dabei nicht existierende Ereignisse, falsche Daten und erfundene Titel hinzufügen. Dieser Abschnitt sollte nur auf verifizierten Quellen basieren.
Arbeitsablauf: Schritt für Schritt
1. Rohstoff sammeln. Inventar, Dokumentzusammenfassungen, Kartonlisten, ggf. vorhandene Notizen.
2. Setzen Sie den Standard. Nach welchem Beschreibungsstandard wird geschrieben (ISAD(G)/EAD)?
3. Erstellen Sie einen Kapitel-für-Kapitel-Entwurf. Lassen Sie AI-Entwurfsabschnitte wie Umfang und Inhaltsnotiz sowie Layoutbeschreibung aus Rohmaterial erstellen.
4. Überprüfen Sie die Fakten. Überprüfen Sie insbesondere im Abschnitt „Geschichte“ jedes Datum, jeden Namen und jedes Ereignis mit unabhängigen Quellen.
5. Überprüfen Sie die Zugangsbeschränkungen. Befinden sich in der Sammlung vertrauliche/urheberrechtlich geschützte Dokumente? Diese sollten im Leitfaden angegeben werden.
6. Expertengenehmigung. Der endgültige Leitfaden unterliegt der Genehmigung durch den Archivar.
Referenzdienst: Unterstützung des Forschers
Im Nachschlagedienst hilft KI auf zwei Arten: (1) indem sie die Frage des Forschers versteht und vorschlägt, welche Sammlungen zu betrachten sind, und (2) indem sie Antworten auf häufig gestellte Fragen verfasst. Doch hier gibt es eine kritische Grenze: KI soll dem Forscher keine direkte „Fakten“-Antwort geben, sondern ihn zur Quelle leiten. Anstatt zu sagen „Dieses Datum ist dies“, sollte es heißen „Sie können diese Informationen aus diesen und jenen Dokumenten in dieser Sammlung finden“. Denn die direkte, sachliche Antwort der KI kann erfunden sein und der Forscher könnte sie mit der Quelle verwechseln.
Referenzaufgabe
Angemessene Rolle der KI
unzulässige Verwendung
Der Frage einen Sinn geben
Schlagen Sie klärende Fragen vor
—
Abholrouting
Vorschlag „Schau da“.
Sagen: „Die Antwort ist“
FAQ-Entwurf
Entwurf aus verifizierten Informationen
falsche Antwort
Quellenliste
Suchvorschlag im Katalog
Geben Sie eine erfundene Referenz
Frage der Tatsachen
Zur Quelle weiterleiten
Direkte Faktenantwort
drei Mini-Koffer
Fall 1 – Der Leitlinienentwurf verkürzte die Frist von 4 Wochen auf 1 Woche. Ein Archiv bereitete ein Findbuch für eine Sammlung von 120 Kisten vor. Boxlisten und Dateizusammenfassungen wurden an AI übergeben; YZ erstellte den Entwurf der Abschnitte „Scope-Content Note“ und „Layout“. Der Archivar überprüfte und organisierte die Fakten innerhalb einer Woche; Nach traditioneller Methode lag diese Schätzung bei einem Monat. Aber 3 Daten und 2 Titel im Abschnitt zur biografischen Geschichte waren falsch; In der Überprüfung behoben.
Fall 2 – Fiktive institutionelle Geschichte. Ein Praktikant ließ die KI die Geschichte einer Institution aufschreiben und direkt in das Verzeichnis einfügen. YZ gab das falsche Gründungsdatum des Instituts an und erwähnte eine Fusion, die es nicht gab. Ein Forscher bemerkte den Fehler und meldete ihn; Der Leitfaden wurde korrigiert, die Zuverlässigkeit des Archivs wurde jedoch beschädigt. Lektion: Der Abschnitt „Geschichte“ wird nicht ohne Überprüfung veröffentlicht.
Fall 3 – Richtige Anleitung, falsche Tatsache. Ein Forscher fragte nach einem Datum. Ein KI-basierter Assistent gab einen direkten Termin (erfunden) vor. Der Forscher würde dies als Quelle verwenden; Der leitende Archivar intervenierte und sagte: „KI liefert keine Fakten, sie leitet Sie zur Sammlung“ und ließ ihn sich das echte Dokument ansehen; Die Geschichte war anders. Lektion: Im Auskunftsdienst gibt die KI Anweisungen, nicht Fakten.
Vier kopierbare Vorlagen
1) Entwurf zum Umfang und Inhalt:
Verfassen Sie auf der Grundlage der nachstehenden Box-/Dateilisten und Dokumentzusammenfassungen einen Entwurf einer „Umfangs- und Inhaltsnotiz“ für eine Sammlung. Verwenden Sie nur das, was im bereitgestellten Material enthalten ist. Fügen Sie ein Thema, ein Datum oder eine Person hinzu, die nicht in der Sammlung enthalten ist. Markieren Sie alle Tatsachen, bei denen Sie sich nicht sicher sind [Bestätigung erforderlich]. Material: [hier]
2) Biografische/institutionelle Geschichte (kontrolliert):
Nachfolgend finden Sie VERIFIZIERTE Notizen zu [Person/Organisation]. Schreiben Sie einen kurzen Überblick über die Geschichte, der NUR auf diesen Notizen basiert. FÜGEN SIE KEINE Daten, Ereignisse oder Titel hinzu, die nicht in den Notizen enthalten sind. Fügen Sie keine allgemeinen „Wissens“-Informationen hinzu. Lassen Sie die Leerzeichen frei [keine Angabe]. Hinweise: [hier]
3) Anleitung für Forscher:
Die Frage eines Forschers: [Frage]. Geben Sie auf diese Frage KEINE DIREKTE sachliche Antwort. Stattdessen: (1) Schlagen Sie 1-2 Fragen vor, die die Frage klären, (2) Sagen Sie ihm, welche Art von Sammlung/Dokument er sich ansehen soll, (3) Schlagen Sie vor, nach welchen Begriffen er im Katalog suchen könnte. Machen Sie keine erfundene Referenz.
4) FAQ-Antwortentwurf:
Nachfolgend finden Sie VERIFIZIERTE Faktenblätter aus unserem Archiv. Entwerfen Sie auf der Grundlage dieser Notizen eine Antwort auf die folgende häufig gestellte Frage: [Frage].Hinzufügen von Informationen, die nicht in den Notizen enthalten sind; [Häkchen]markieren Sie, wo Sie sich nicht sicher sind. Weisen Sie den Forscher am Ende der Antwort auf die entsprechende Sammlung hin. Hinweise: [hier]
Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung
Schwach:
Verfassen Sie ein umfassendes Findbuch für diese Sammlung, einschließlich der Geschichte.
„Ausführlich“ und „einschließlich Geschichte“ zwingen die KI dazu, über das gegebene Material hinauszugehen und erfundene Informationen über die Institution/Person hinzuzufügen.
Stark:
Verfassen Sie die Gliederung des Findbuchs BASIEREND auf den folgenden Kastenlisten und überprüften Verlaufsnotizen: Abschnitte „Umfang, Inhalt“ und „Layout“. Geben Sie keine Fakten an, die nicht im angegebenen Material enthalten sind. Verwenden Sie im Verlauf nur verifizierte Notizen, lassen Sie Leerzeichen [keine Informationen]. Markieren Sie jede fragwürdige Tatsache [muss überprüft werden]. Material: [hier]
Der Unterschied: Einhaltung des vorgegebenen Materials, Fabrikationsverbot, Einhaltung von Lücken und Prüfzeichen machen die Anleitung zuverlässig.
Häufige Fehler
- Die Geschichte dem „allgemeinen Wissen“ der KI überlassen. Dieser Teil ist am anfälligsten für Halluzinationen; sollten nur auf verifizierten Notizen basieren.
- Angabe direkter Fakten in der Referenz. KI sollte den Forscher leiten und nicht die Quelle ersetzen.
- Zugriffsbeschränkungen umgehen. Vertraulichkeits-/urheberrechtlich geschützte Dokumente sollten im Verzeichnis gekennzeichnet werden.
- Schlagen Sie eine erfundene Referenz vor. Eine unbestätigte Referenz im Katalog wird dem Forscher nicht mitgeteilt.
- Veröffentlichung des Entwurfs ohne Genehmigung. Der endgültige Leitfaden wird vom Archivar genehmigt.
Zusammenfassend
Archivzugriff und Referenzdienste sind ein fruchtbarer Bereich, in dem KI die Erstellung von Beschreibungstools beschleunigt und die Anleitung von Forschern unterstützt. Aber die biografische/institutionelle Geschichte ist der Durchdringungspunkt der Halluzination, und im Nachschlagewerk sollte die KI keine Fakten liefern, sondern direkt zur Quelle. Basieren Sie den Leitfaden nur auf authentifiziertem Material, bewahren Sie Lücken auf, markieren Sie Zugriffsbeschränkungen und überlassen Sie die endgültige Genehmigung dem Archivar. KI erstellt eine Karte der Sammlung; Für die Richtigkeit dieser Karte ist das Archiv verantwortlich.
Anwendungsaufgabe
Nehmen Sie eine Box-/Dateiliste einer Sammlung (echt oder als Beispiel) und bitten Sie die KI um eine Gliederung mit der Vorlage „Umriss der Umfangs- und Inhaltsnotiz“. Prüfen Sie, ob es über das vorgegebene Material hinausgeht. Führen Sie dann die Vorlage „Biografischer Verlauf“ für eine Person/Organisation mit nur verifizierten Notizen aus und beobachten Sie, ob die KI versucht, die Lücken zu schließen. Abschließend bearbeiten Sie eine Forscherfrage mit der Vorlage „Forscherorientierung“.
Checkliste
- [ ] Ich habe den Leitfaden nur auf das gegebene/verifizierte Material gestützt.
- [ ] Ich habe jedes Datum und jeden Namen im Verlauf unabhängig überprüft.
- [ ] Die Zugriffsbeschränkungen (Datenschutz/Urheberrecht) habe ich im Leitfaden markiert.
- [ ] Anstatt in der Referenz Fakten anzugeben, habe ich Sie auf die Quelle verwiesen.
- [ ] Ich habe den endgültigen Leitfaden zur Genehmigung dem Archivar vorgelegt.