Gevinster:
- Evne til at forklare rollerne for robotprocesautomatisering (RPA) og kunstig intelligens og den smarte automatiseringstilgang (hyperautomatisering).
- Evne til at designe en manuel proces ved at opdele den i trin og skelne mellem trin, der er egnede til automatisering og dem, der kræver menneskelig godkendelse
- Evne til at evaluere AI-understøttet automatiseringsdesign med hensyn til undtagelsesstyring, revisionsspor og fejlomkostninger
I enhver organisation er der kedelige og fejludsatte opgaver, som folk gentager hver dag: kopiering af data fra et system og indtastning af det i et andet, manuel behandling af faktureringsoplysninger, sortering af indgående e-mails. Robotic Process Automation (RPA) automatiserer disse regelmæssige og gentagne opgaver med softwarerobotter, der efterligner de trin, et menneske tager på skærmen. "Robot" er her ikke en fysisk maskine, men software der klikker, skriver og kopierer på skærmen. Styrken ved RPA er, at den fungerer oven på eksisterende systemer uden at ændre dem; Derfor giver det hurtige resultater selv i gamle systemer, der er svære at integrere.
RPA kan ikke alene forstå "ingen regler"-situationer. Hvis en faktura ankommer i standardformat, læser robotten felterne; Men hvis hver leverandør sender det i et andet format, vil robotten blive forvirret. Det er her, kunstig intelligens kommer i spil: AI udfører de trin, der kræver "dømmekraft", såsom at forstå dokumentet, klassificere teksten, udtrække information fra fri tekst, og RPA udfører de kanoniske trin. Denne kombination kaldes intelligent automation eller hyperautomation (ende-til-ende, kunstig intelligens-understøttet procesautomatisering). MIS-specialistens rolle er at bryde en proces op i dele og designe, hvilken del der tilhører RPA, hvilken del der tilhører AI, og hvilken del der tilhører mennesket.
Automatisering af en proces
Hjertet i automatiseringsdesign er at bryde processen op i trin og klassificere hvert trin. Der er tre kategorier. Regulerede og strukturerede trin (RPA-venlige): "Indtast hver række i Excel i ERP-skærmen." Trin, der kræver kommentarer (AI-drevet): "Til hvilken kategori tilhører denne klagetekst?" Høj risiko eller usikre trin (overladt til personen): "Refusionsgodkendelse over 5.000 TL."
God automatisering sparer folk for den gentagne byrde, ikke fra hele jobbet; overlader den kritiske beslutning til folk. Dette kaldes menneske-i-løkken-design: Robotten forbereder arbejdet, mennesket godkender det. Robotten læser fx fakturaen og indtaster kladden i ERP'en, og revisor giver den endelige godkendelse. Dermed er hastighed og sikkerhed sikret sammen.
Tip: Inden du automatiserer en proces, skal du altid forenkle den først. Automatisering af en dårlig proces vil kun give dårlige resultater hurtigere. Fjern unødvendige trin først, og automatiser derefter resten.
Undtagelsesstyring og revisionsspor
Enhver automatisering støder til sidst på en situation, der bryder reglerne: manglende data, uventet format, systemnedbrud. Undtagelseshåndtering giver robotten mulighed for sikkert at stoppe og underrette et menneske i sådanne situationer, i stedet for lydløst at gøre det forkerte. Hvis der ikke er designet nogen undtagelser, vil robotten lydløst sprede fejl, og ingen vil bemærke det.
En anden nødvendighed er revisionssporet: en registrering af hvert trin i robotten, hvornår det blev udført, med hvilke data og med hvilket resultat. Uden et revisionsspor kan en fejl ikke undersøges senere; Denne sporbarhed er et lovkrav, især i økonomiske processer. AI kan fremstille en oversigt over dette procesdesign, undtagelsesscenarier og dokumentation; Men hvilket trin der er kritisk, og hvad omkostningerne ved fejl er, bestemmes af forretningskendskab.
Tre minietuier: Efter numrene
Case 1 — Korrekt opdelingsproces. I et regnskabscenter blev 4.000 månedlige leverandørfakturaer behandlet manuelt; Proceduren tog 6 minutter pr. person. AI læste dokumentet og udtrak felterne, RPA indtastede udkastet i ERP, revisoren godkendte det lige. Behandlingstiden faldt fra 6 minutter til 1,5 minutter, men bekræftelsestrinnet forblev hos mennesket; således blev den fejlagtige faktura fortsat fanget.
Tilfælde 2 — Når der ikke er designet nogen undtagelse. Hos et forsikringsselskab mishandlede en forsikringsfornyelsesrobot stille 340 poster med uventede datoformater; ingen bemærkede, og fornyelserne blev indtastet med den forkerte dato. Hvis undtagelsesreglen ("stop og rapporter, hvis formatet ikke genkendes") blev designet fra bunden, ville robotten dirigere disse registreringer til mennesket. Rettelsen tog uger.
Case 3 — Automatisering af den forkerte proces. Hos en forhandler havde ordrebekræftelsesprocessen 11 trin; Det ville blive automatiseret med en robot. Da MIS-eksperten undersøgte processen, så han, at de 4 trin var unødvendige dobbelttjek. Først blev processen reduceret til 7 trin, derefter blev den automatiseret. Hvis det var automatiseret uden forenkling, ville 4 unødvendige trin være permanente.
Svag prompt / stærk prompt
Svag prompt:
Automatiser fakturabehandling.
Kraftig prompt:
Din rolle: Du er procesautomatiseringsdesigner. Bryd følgende manuelle proces op i trin, og klassificer hvert trin:- [RPA] kanonisk, struktureret, gentagne- [AI] kræver fortolkning/kategorisering/tekstforståelse- [MENNESKELIG] høj risiko eller tvetydig beslutning Skriv ned for hvert trin mulige undtagelser, og hvad du skal gøre i tilfælde af fejl. Angiv de oplysninger, der skal registreres til revisionssporet. Proces: [trin-for-trin manuel procesbeskrivelse]
Kraftig prompt nedbryder processen, tildeler hvert trin den korrekte rolle og rejser undtagelser og revisionsspor fra begyndelsen.
Fire kopierbare skabeloner
1) Procesnedbrydning:
Opdel den manuelle proces nedenfor i nummererede trin. For hvert trin: input, proces, output og automatisering tilgængelighed ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [tekst]
2) Generering af et undtagelsesscenarie:
For den følgende automatiserede proces, "hvad kan gå galt?" Liste scenarier: manglende data, forkert format, systemfejl, dobbelt registrering. Foreslå, hvad robotten skal gøre for hver. Proces: [tekst]
3) Forenklingsgennemgang:
Marker de trin i processen nedenfor, der er unødvendige, gentagne eller ikke giver værdi, og skriv, hvorfor de kan fjernes. Foreslå forenkling FØR automatisering. Proces: [tekst]
4) Design af revisionsspor:
Design et revisionsspor for følgende automatiserede proces: hvilke felter (tid, bruger/robot, input, resultat, beslutning) skal registreres på hvert trin? Angiv eventuelle huller med hensyn til økonomisk sporbarhed. Proces: [tekst]
Sammenligningsskema: RPA / AI / Menneske
kriterium
RPA
Kunstig intelligens
menneske
Hvad han er bedst til
Regelmæssig, gentagne
Kommentar, klassifikation
dømmekraft, ansvar
Input type
struktureret
Semi/fri tekst
alle typer
Fejladfærd
Følger reglen til punkt og prikke
Så sikkert som det kan være forkert
Kan registrere og stoppe
Revision
Nem at logge
Output skal logges
Underskrift/godkendelse
endelig beslutning
nej
nej
Ja
Almindelige fejl
- Automatisering af den dårlige proces. Automatisering uden at forenkle foreviger først spild.
- Ikke at designe undtagelser. Robotten, bygget på den antagelse, at "alt går godt", producerer lydløst fejl ved den første overraskelse.
- Overlader den kritiske beslutning til AI. Uddelegering af højrisikogodkendelse til modellen; Selvom modellen virker selvsikker, er den forkert og bærer intet ansvar.
- Omgå revisionssporet. Uden spor kan fejlen ikke undersøges; Dette er en juridisk krænkelse i den økonomiske proces.
- Ser slet ikke robotten. Systemændringer (skærm, rum); En dag begynder den uovervågede robot lydløst at klikke det forkerte sted.
Forsigtig: Automatiseringshastigheden fremskynder også fejl. Hvis et menneske laver en fejl under behandling af 60 poster i timen, er de begrænset til 60 fejl; En forkert installeret robot kan ødelægge tusindvis af registreringer på få minutter. Så pilot det i en lille mængde i starten, under opsyn.
Sammenfattende
RPA automatiserer regelmæssige og gentagne opgaver ved at efterligne skærmtrin; Kunstig intelligens overtager de trin, der kræver fortolkning og klassificering. Kombinationen af de to er intelligent automatisering. Hjertet i design er at bryde processen op i trin og tildele hvert trin til RPA, AI eller menneskelig; Højrisikobeslutninger holder folk i løkken. Undtagelseshåndtering og revisionsspor er et must. AI fremskynder procesnedbrydning, undtagelsesscenarie og udarbejdelse af dokumentation; Men hvilket er det kritiske trin, og omkostningerne ved fejl bestemmes af forretningskendskab. Før automatisering, forenkle og valider med lille pilot først.
Ansøgningsopgave
Vælg en "godkendelsesproces for forlad anmodning" (medarbejderanmodninger, ledergodkendelser, HR-processer). (1) Opdel processen i trin med den kraftfulde prompt og klassificer hvert trin som [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Beskriv mindst 3 undtagelsesscenarier, og hvad robotten vil gøre i hver. (3) Find mindst 1 unødvendigt trin, der kan fjernes før automatisering. (4) Angiv de områder, der skal registreres for revisionssporet. (5) Marker det enkelte højrisikotrin og skriv, hvorfor det skal forblive i mennesket.
tjekliste
- [ ] Jeg opdelte processen i trin og tildelte hvert trin den rigtige rolle.
- [ ] Jeg forenklede processen før automatisering.
- [ ] Jeg definerede undtagelsesadfærd for hvert trin.
- [ ] Jeg har bestemt de områder, der skal registreres for revisionssporet.
- [ ] Jeg efterlod højrisikobeslutninger i den menneskelige løkke.
- [ ] Jeg planlagde først en lille volumen, overvåget pilot.