Gevinster:
- Evne til at udarbejde udkast til hjælpemiddel (beskrivelsesværktøj), omfang-indholdsnotat og layoutsektioner med kunstig intelligens
- Evne til at forstå den hallucinatoriske risiko ved biografisk/institutionel historie og kun basere dette afsnit på verificerede kilder
- Evne til at sætte kunstig intelligens i stand til at dirigere forskeren til kilden i stedet for at give fakta direkte i referencetjenesten
Et arkiv er ikke kun ansvarlig for at bevare dokumenter; er også ansvarlig for at gøre dem tilgængelige for forskeren. Der er to primære midler til denne adgang: beskrivelsesværktøjer, der introducerer samlingen (findehjælp — et vejledende dokument, der definerer indholdet, organisationen og omfanget af en arkivsamling) og en referencetjeneste, der direkte assisterer forskere. Begge dele kræver en stor indsats: At skrive en guide til en samling tager uger, og det tager tid at besvare forskerspørgsmål i løbet af dagen. Desuden er disse to værker "ansigtet" af arkivet; En forskers første kontakt til samlingen er ofte gennem guiden og informationsskranken, så en fejl her afspejler sig direkte i arkivets pålidelighed.
AI er en kraftfuld hjælp til at udarbejde beskrivelsesværktøjer og understøtte referenceservice. I denne enhed lærer vi, hvordan man udarbejder en indsamlingsvejledning (findehjælp), skriver omfangs- og indholdsbeskrivelser, hjælper med forskerspørgsmål og ser, hvorfor nøjagtighed ikke er til forhandling i disse tjenester.
Beskrivelsesværktøjer: kort over samlingen
Et beskrivelsesværktøj giver en forsker mulighed for at spørge "hvad er der i denne samling, der virker for mig?" Det giver dig mulighed for at besvare spørgsmålet. Indeholder typisk:
- Generel beskrivelse: Navn, omfang, datointerval, samlingens størrelse.
- Biografisk/institutionel historie: Kort historie om den person eller institution, der har produceret dokumenterne.
- Omfang og indholdsnotat: Forklaring af hvilken slags dokumenter og om hvilke emner der er i samlingen.
- Arrangement: Hvordan dokumenter er grupperet (serier, underserier).
- Inventar: Detaljeret liste på kasse-/filniveau.
Disse dokumenter er skrevet i overensstemmelse med standarder (f.eks. ISAD(G) eller EAD - Encoded Archival Description, den digitale kodningsstandard for arkivvejledninger). AI kan producere skitser af disse sektioner fra rå beholdning og dokumentresuméer; men enhver kendsgerning (historie, person, institutionshistorie) skal verificeres.
En anden værdi ved beskrivelsesværktøjer er, at de kan skrives på forskellige detaljeringsniveauer. Nogle gange er der ikke tid eller ressourcer nok til at beskrive tusindvis af kasser i et arkiv på dokumentniveau; I dette tilfælde laves en beskrivelse på flere niveauer: først en generel beskrivelse på fondsniveau, derefter serien, derefter når det er muligt filniveauet. AI er især nyttig til at udarbejde det overordnede omfangsnotat på øverste niveau fra caseresuméer på lavere niveau; Det laver en opsummering fra messen til helheden. Men hvert lag i dette resumé skal være i overensstemmelse med de faktiske dokumenter i det nederste lag; AI'en bør ikke udgøre et omfangskrav, der ikke er i samlingen på øverste niveau.
Forsigtig: Afsnittet om biografisk/institutionel historie er der, hvor hallucinationen oftest kommer snigende. AI kan skrive en flydende historie om en person eller institution ud fra "almindelig viden", mens den tilføjer ikke-eksisterende begivenheder, falske datoer og opdigtede titler. Dette afsnit bør kun være baseret på verificerede kilder.
Workflow: trin for trin
1. Saml råmateriale. Inventar, dokumentresuméer, bokslister, eksisterende noter evt.
2. Indstil standarden. I henhold til hvilken beskrivelsesstandard vil det blive skrevet (ISAD(G)/EAD)?
3. Lav et kapitel-for-kapitel-udkast. Har AI-udkastssektioner såsom omfang og indholdsnotat og layoutbeskrivelse fra råmateriale.
4. Bekræft fakta. Især i historieafsnittet skal du kontrollere hver dato, navn og begivenhed med uafhængige kilder.
5. Tjek adgangsbegrænsninger. Er der fortrolige/copyright-beskyttede dokumenter i samlingen? Disse skal fremgå af vejledningen.
6. Ekspertgodkendelse. Den endelige vejledning gennemgår arkivargodkendelse.
Referencetjeneste: assistance til forskeren
I referencetjenesten hjælper AI på to måder: (1) ved at give mening i forskerens spørgsmål og foreslå, hvilke samlinger man skal se på, og (2) ved at udarbejde svar på ofte stillede spørgsmål. Men der er en kritisk grænse her: AI skal ikke give forskeren et direkte "fakta" svar, men skal lede ham til kilden. I stedet for at sige "Denne dato er denne", skal der stå "Du kan finde disse oplysninger fra sådanne og sådanne dokumenter i denne samling". Fordi det direkte faktuelle svar givet af AI kan være opdigtet, og forskeren kan forveksle det med kilden.
Referenceopgave
Passende rolle for AI
upassende brug
Giver mening med spørgsmålet
Foreslå opklarende spørgsmål
—
Samling routing
"Se der" forslag
At sige "Svaret er"
FAQ-udkast
Kladde fra verificerede oplysninger
falsk svar
Kildeliste
Søgeforslag i kataloget
At give en opdigtet reference
spørgsmål om fakta
Omdiriger til kilde
Direkte faktasvar
tre minisager
Case 1 — Udkastet til vejledning reducerede 4 uger til 1 uge. Et arkiv var i færd med at udarbejde et hjælpemiddel til en samling på 120 æsker. Bokslister og filresuméer blev givet til AI; YZ udarbejdede udkastet til scope-indholdsnoten og layoutsektionerne. Arkivaren verificerede og organiserede fakta på en uge; ved traditionel metode var dette skøn en måned. Men 3 datoer og 2 titler i afsnittet om biografisk historie var forkerte; Rettet i verifikation.
Sag 2 — Fiktiv institutionel historie. En praktikant fik AI'en til at skrive historien om en institution og lægge den direkte ind i biblioteket. YZ oplyste en forkert dato for institutionens etablering og nævnte en fusion, der ikke fandtes. En forsker bemærkede og rapporterede fejlen; Vejledningen blev rettet, men arkivets pålidelighed blev beskadiget. Lektion: historieafsnittet vil ikke blive offentliggjort uden bekræftelse.
Case 3 — Rigtig vejledning, forkert kendsgerning. En forsker bad om en date. En AI-baseret assistent gav en direkte dato (opgjort). Forskeren ville bruge dette som kilde; Seniorarkivaren greb ind og sagde: "AI giver ikke fakta, den leder dig til samlingen" og fik ham til at se på det rigtige dokument; historien var anderledes. Lektion: I referencetjenesten dirigerer AI, giver ikke fakta.
Fire kopierbare skabeloner
1) Udkast til omfang og indholdsnote:
BASEREDE PÅ nedenstående boks-/fillister og dokumentresuméer skal du skrive et udkast til "omfang og indholdsnotat" til en samling. Brug kun det, der er inkluderet i det medfølgende materiale; TILFØJ et emne, en dato eller en person, der ikke er i samlingen. Marker enhver kendsgerning, som du er usikker på [behøver verifikation]. Materiale: [her]
2) Biografisk/institutionel historie (kontrolleret):
Nedenfor er bekræftede noter om [person/organisation]. Skriv en kort historieoversigt KUN baseret på disse noter. TILFØJ IKKE nogen datoer, begivenheder eller titler, der ikke er i noterne; Tilføj ikke generelle "viden"-oplysninger. Forlad mellemrummene [ingen information]. Bemærkninger: [her]
3) Forskervejledning:
En forskerspørgsmål: [spørgsmål]. Giv IKKE et DIREKTE faktuelt svar på dette spørgsmål. I stedet: (1) foreslå 1-2 spørgsmål, der vil afklare spørgsmålet, (2) fortæl ham, hvilken TYPE samling/dokument han skal se på, (3) foreslå, hvilke termer han kan søge i kataloget. Lav ikke en opdigtet reference.
4) Udkast til svar på ofte stillede spørgsmål:
Nedenfor er VERIFICEREDE faktaark fra vores arkiv. Baseret på disse noter, udarbejde et svar på følgende ofte stillede spørgsmål: [spørgsmål]. Tilføjelse af oplysninger, der ikke er i noterne; [check]marker, hvor du ikke er sikker. I slutningen af svaret skal du lede forskeren til den relevante samling. Bemærkninger: [her]
Svag prompt / Stærk prompt
Svag:
Skriv et omfattende hjælpemiddel til denne samling, inklusive historie.
"Omfattende" og "inklusiv historie" presser AI til at gå ud over det givne materiale og tilføje opdigtede oplysninger om institutionen/personen.
Stærk:
Skriv omridset af søgehjælpen BASEREDE på følgende bokslister og verificerede historienoter: omfang-indhold og layoutsektioner. Medtag ikke fakta, der ikke er inkluderet i det givne materiale; Brug kun bekræftede noter i historikken, lad tomme felter være [ingen information]. Marker enhver tvivlsom kendsgerning [skal bekræftes]. Materiale: [her]
Forskellen: overholdelse af det givne materiale, forbud mod fremstilling, bevarelse af huller og verifikationsmærker gør guiden pålidelig.
Almindelige fejl
- Overlader historien til AI'ens "almindelige viden". Denne del er den mest modtagelige for hallucinationer; bør kun være baseret på bekræftede noter.
- Giver direkte fakta i referencen. AI skal vejlede forskeren, ikke erstatte kilden.
- Omgå adgangsbegrænsninger. Fortroligheds-/ophavsretsbegrænsede dokumenter skal markeres i biblioteket.
- Foreslår en opdigtet reference. Enhver ubekræftet reference i kataloget vil ikke blive givet til forskeren.
- Offentliggørelse af udkastet uden godkendelse. Den endelige vejledning godkendes af arkivaren.
Sammenfattende
Arkivadgang og referencetjeneste er et frugtbart område, hvor AI accelererer udarbejdelsen af beskrivelsesværktøjer og understøtter forskervejledning. Men den biografiske/institutionelle historie er hallucinationens indtrængningspunkt, og i referencetjenesten skal AI ikke give fakta, men direkte til kilden. Baser kun vejledningen på autentificeret materiale, bevar huller, marker adgangsbegrænsninger og overlad endelig godkendelse til arkivaren. AI udarbejder et kort over samlingen; Arkivet er ansvarlig for nøjagtigheden af dette kort.
Ansøgningsopgave
Tag en boks-/filliste over en samling (ægte eller prøve), og bed AI om en disposition med skabelonen "omfang og indholdsnotat"; Tjek om det går ud over det givne materiale. Kør derefter skabelonen "biografisk historie" for en person/organisation med kun bekræftede noter, og observer, om AI'en forsøger at passe ind i hullerne. Bearbejd til sidst et forskerspørgsmål med skabelonen "forskerorientering".
tjekliste
- [ ] Jeg har kun baseret vejledningen på det givne/verificerede materiale.
- [ ] Jeg har uafhængigt verificeret hver dato og navn i historien.
- [ ] Jeg har markeret adgangsbegrænsningerne (privatliv/copyright) i vejledningen.
- [ ] I stedet for at give fakta i referencen, henviste jeg dig til kilden.
- [ ] Jeg forelagde den endelige vejledning til arkivarens godkendelse.