zisky:
- Schopnost vysvětlit role robotické automatizace procesů (RPA) a umělé inteligence a přístupu chytré automatizace (hyperautomatizace).
- Schopnost navrhnout manuální proces jeho rozdělením do kroků a rozlišením mezi kroky, které jsou vhodné pro automatizaci, a těmi, které vyžadují souhlas člověka
- Schopnost vyhodnotit návrhy automatizace podporované AI z hlediska správy výjimek, auditní stopy a nákladů na chyby
V každé organizaci existují zdlouhavé a k chybám náchylné úkoly, které lidé opakují každý den: kopírování dat z jednoho systému a jejich vkládání do jiného, ruční zpracování fakturačních údajů, třídění příchozích e-mailů. Robotická automatizace procesů (RPA) automatizuje tyto pravidelné a opakující se úkoly pomocí softwarových robotů, kteří napodobují kroky, které dělá člověk na obrazovce. „Robot“ zde není fyzický stroj, ale software, který kliká, zapisuje a kopíruje na obrazovce. Síla RPA spočívá v tom, že funguje nad stávajícími systémy, aniž by je měnila; Proto poskytuje rychlé výsledky i ve starých systémech, které se obtížně integrují.
RPA sama o sobě nemůže pochopit situace „žádná pravidla“. Pokud přijde faktura ve standardním formátu, robot čte pole; Pokud to ale každý dodavatel pošle v jiném formátu, robot bude zmatený. Zde vstupuje do hry umělá inteligence: AI provádí kroky, které vyžadují „úsudek“, jako je porozumění dokumentu, klasifikace textu, extrahování informací z volného textu a RPA provádí kanonické kroky. Tato kombinace se nazývá inteligentní automatizace nebo hyperautomatizace (end-to-end, umělou inteligencí podporovaná automatizace procesů). Úkolem specialisty MIS je rozdělit proces na části a navrhnout, která část patří RPA, která patří AI a která člověku.
Automatizace procesu
Srdcem návrhu automatizace je rozdělení procesu na kroky a klasifikace každého kroku. Existují tři kategorie. Pravidelné a strukturované kroky (vhodné pro RPA): "Zadejte každý řádek v Excelu na obrazovku ERP." Kroky vyžadující komentář (s podporou AI): „Do jaké kategorie patří tento text stížnosti?“ Vysoce rizikové nebo nejisté kroky (nechané na osobě): "Schválení vrácení peněz nad 5 000 TL."
Dobrá automatizace šetří lidi od opakující se zátěže, ne od celé práce; kritické rozhodnutí ponechává na lidech. Tomu se říká design human-in-the-loop: robot práci připraví, člověk ji schválí. Robot například přečte fakturu a zadá návrh do ERP a účetní dává konečný souhlas. Rychlost a bezpečnost jsou tak zajištěny společně.
Tip: Před automatizací procesu jej vždy nejprve zjednodušte. Automatizace špatného procesu pouze rychleji přinese špatné výsledky. Nejprve eliminujte zbytečné kroky a poté automatizujte zbytek.
Správa výjimek a Audit Trail
Každá automatizace nakonec narazí na situaci, která porušuje pravidla: chybějící data, neočekávaný formát, pád systému. Manipulace s výjimkami umožňuje robotovi v takových situacích bezpečně zastavit a upozornit člověka, místo aby tiše dělal špatnou věc. Pokud nejsou navrženy žádné výjimky, robot bude tiše šířit chyby a nikdo si toho nevšimne.
Další nezbytností je audit trail: záznam každého kroku robota, kdy byl proveden, s jakými daty a s jakým výsledkem. Bez auditní stopy nelze chybu později prošetřit; Tato sledovatelnost je zákonným požadavkem, zejména ve finančních procesech. AI může vytvořit nástin návrhu tohoto procesu, scénáře výjimek a dokumentaci; Ale který krok je kritický a jaká je cena chyby, je určeno obchodními znalostmi.
Tři mini případy: Podle čísel
Případ 1 – Správný proces rozdělení. V jednom účetním středisku se ručně zpracovávalo 4 000 měsíčních dodavatelských faktur; Procedura trvala 6 minut na osobu. AI přečetla dokument a extrahovala pole, RPA vložila návrh do ERP, účetní ho jen schválila. Doba zpracování se snížila z 6 minut na 1,5 minuty, ale krok potvrzení zůstal na člověku; takže chybná faktura byla nadále zachycena.
Případ 2 — Když není navržena žádná výjimka. U jednoho pojistitele robot pro obnovu pojistek tiše nesprávně zpracoval 340 záznamů s neočekávaným formátem data; nikdo si toho nevšiml a obnovy byly zadány se špatným datem. Pokud by pravidlo výjimky ("zastavte a nahlaste, pokud formát nebyl rozpoznán") bylo navrženo od začátku, robot by tyto záznamy nasměroval na člověka. Oprava trvala týdny.
Případ 3 — Automatizace nesprávného procesu. U jednoho prodejce měl proces potvrzení objednávky 11 kroků; Bylo by to automatizované s robotem. Když expert MIS zkoumal proces, viděl, že 4 kroky byly zbytečné dvojité kontroly. Nejprve byl proces zredukován na 7 kroků, poté byl automatizován. Pokud by byl automatizován bez zjednodušení, 4 zbytečné kroky by byly trvalé.
Slabá výzva / Silná výzva
Slabá výzva:
Automatizujte zpracování faktur.
Výkonná výzva:
Vaše role: Jste projektant automatizace procesů. Rozdělte následující ruční proces na kroky a klasifikujte každý krok:- [RPA] kanonický, strukturovaný, opakující se- [AI] vyžadující interpretaci/kategorizaci/porozumění textu- [LIDÉ] vysoce rizikové nebo nejednoznačné rozhodnutí Pro každý krok si zapište možné výjimky a co dělat v případě chyby. Vyjmenujte informace, které je třeba zaznamenat pro auditní záznam. Proces: [krok za krokem ruční popis procesu]
Výkonná výzva rozloží proces, přiřadí každý krok správné roli a od začátku vyvolává výjimky a auditní záznam.
Čtyři kopírovatelné šablony
1) Procesní rozklad:
Rozdělte ruční proces níže do očíslovaných kroků. Pro každý krok: vstup, proces, výstup a dostupnost automatizace ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [text]
2) Generování scénáře výjimky:
Pro následující automatizovaný proces: „Co by se mohlo pokazit?“ Vypsat scénáře: chybějící data, nesprávný formát, systémová chyba, dvojitý záznam. Navrhněte, co by měl robot pro každého udělat. Postup: [text]
3) Přehled zjednodušení:
Označte kroky v procesu níže, které jsou zbytečné, opakují se nebo nepřinášejí hodnotu, a napište, proč je lze odstranit. Navrhněte zjednodušení PŘED automatizací. Postup: [text]
4) Návrh auditní stopy:
Navrhněte auditní záznam pro následující automatizovaný proces: která pole (čas, uživatel/robot, vstup, výsledek, rozhodnutí) by měla být zaznamenána v každém kroku? Uveďte případné mezery z hlediska finanční sledovatelnosti. Postup: [text]
Srovnávací tabulka: RPA / AI / člověk
kritérium
RPA
Umělá inteligence
člověk
V čem je nejlepší
Pravidelné, opakující se
Komentář, klasifikace
soudnost, zodpovědnost
Typ vstupu
strukturovaný
Polo/volný text
všechny typy
Chybové chování
Dodržuje pravidlo do puntíku
Tak jistě, jak se může mýlit
Dokáže detekovat a zastavit
Audit
Snadné přihlášení
Výstup musí být protokolován
Podpis/schválení
konečné rozhodnutí
ne
ne
Ano
Časté chyby
- Automatizace špatného procesu. Automatizace bez předchozího zjednodušování vede k plýtvání.
- Nenavrhovat výjimky. Robot, postavený na předpokladu, že „všechno jde dobře“, tiše produkuje chyby při prvním překvapení.
- Ponechání kritického rozhodnutí na AI. Delegování vysoce rizikového schválení na model; I když se modelka zdá sebevědomá, mýlí se a nenese žádnou odpovědnost.
- Obcházení auditní stopy. Bez stopy nelze chybu vyšetřit; Jedná se o porušení zákona ve finančním procesu.
- Robota vůbec nesleduje. Změna systémů (obrazovka, prostor); Jednoho dne začne nesledovaný robot tiše klikat na nesprávném místě.
Upozornění: Rychlost automatizace také urychluje chyby. Pokud člověk udělá chybu při zpracování 60 záznamů za hodinu, je omezen na 60 chyb; Nesprávně nainstalovaný robot může během několika minut poškodit tisíce záznamů. Pilotujte to nejprve v malém objemu, pod dohledem.
V souhrnu
RPA automatizuje pravidelné a opakující se úkoly napodobováním kroků na obrazovce; Umělá inteligence přebírá kroky, které vyžadují interpretaci a klasifikaci. Kombinací těchto dvou je inteligentní automatizace. Srdcem designu je rozdělení procesu na kroky a přiřazení každého kroku RPA, AI nebo člověku; Vysoce riziková rozhodnutí udržují lidi ve smyčce. Zpracování výjimek a auditní záznam jsou nutností. AI urychluje rozklad procesu, scénář výjimek a navrhování dokumentace; Ale který krok je kritický a cena za chybu je určena obchodními znalostmi. Před automatizací nejprve zjednodušte a ověřte s malým pilotem.
Aplikační úkol
Zvolte „proces schvalování žádosti o dovolenou“ (žádosti zaměstnanců, schvalování manažerů, HR procesy). (1) Rozdělte proces na kroky pomocí výkonné výzvy a klasifikujte každý krok jako [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Popište alespoň 3 výjimečné scénáře a v každém z nich popište, co bude robot dělat. (3) Najděte alespoň 1 nepotřebný krok, který lze před automatizací odstranit. (4) Uveďte oblasti, které mají být zaznamenány pro audit trail. (5) Označte jeden vysoce rizikový krok a napište, proč by měl zůstat v člověku.
kontrolní seznam
- [ ] Rozdělil jsem proces do kroků a každému kroku přiřadil správnou roli.
- [ ] Zjednodušil jsem proces před automatizací.
- [ ] Definoval jsem chování výjimky pro každý krok.
- [ ] Určil jsem oblasti, které mají být zaznamenány pro auditní stopu.
- [ ] Nechal jsem vysoce riziková rozhodnutí v lidské smyčce.
- [ ] Nejprve jsem plánoval malý objem, pilotovaný pilot pod dohledem.