zisky:
- Schopnost rozlišovat typy dokumentů, jako jsou poznámky, ústní poznámky, demarše a interní zprávy, a vhodně vytvářet návrhy pomocí umělé inteligence
- Schopnost převzít formální jazyk ze schválených šablon a upravit intenzitu diplomatického tónu a konstruktivní nejednoznačnost podle strategického záměru
- Schopnost ve zprávě oddělit přenos od tlumočení a uplatnit kázeň nezasílat žádný oficiální dokument bez autorizovaného souhlasu.
Diplomacie probíhá převážně písemně. Komunikace mezi velvyslanectvím a centrálou, oficiální zprávy mezi dvěma státy, nahrávání konverzace – to vše probíhá prostřednictvím písemných dokumentů, které splňují určitá pravidla formátu a jazyka. Tyto dokumenty nesou pouze informace; Také svým tónem, formou a volbou slov dává diplomatické poselství. V této jednotce se naučíte, jak rychleji a důsledněji sepisovat diplomatickou korespondenci a zprávy s umělou inteligencí; ale naučíte se, jak si zachovat formální formu, uměřený jazyk a konečnou odpovědnost.
Pojďme se seznámit s několika typy dokumentů. Diplomatická nóta je oficiální písemná zpráva zaslaná jedním státem druhému státu; Má velmi specifickou formu a vzorový jazyk. Slovní nóta je druh nepodepsané úřední nóty napsané ve třetí osobě jednotného čísla. Demarche má zprostředkovat oficiální iniciativu/varování ohledně problému. Diplomatický telegram/dopis je interní dokument pro podávání zpráv mezi zastupitelským úřadem a ústředím; obvykle sděluje ústředí rozhovor, vývoj nebo hodnocení. AI rychle vytvoří formát a první návrh těchto dokumentů; Ale přesnost vzorů, míra tónu a zodpovědnost za sdělení patří lidem.
Krok za krokem: sepsání diplomatického dokumentu
1. Určete typ dokumentu a příjemce. Je to poznámka, interní zpráva, pochod? Je příjemcem cizí stát nebo vaše vlastní sídlo? Žánr určuje formu a jazyk.
2. Ujasněte si účel a hlavní sdělení. Co chce tento dokument sdělit? Informace, protest, požadavek, hodnocení? Hlavní sdělení by mělo být vyjádřeno jednou větou.
3. Použijte vhodné formátování a frazeologii. Diplomatické dokumenty mají standardní vzory otevírání a zavírání („... prokazuje svou nejhlubší úctu“, „... má tu čest převzít iniciativu před...“ atd.). Tyto vzorce se liší podle země a instituce; Schválené šablony vaší instituce jsou nezbytné. AI zná obecné vzorce, ale nemusí znát přesnou formu vaší organizace.
4. Napište tělo: jasné, odměřené, jednoznačné. Diplomatický text se nerozmazává; Každá věta by měla mít jeden význam. Je také mírný: neměl by být příliš tvrdý ani měkký.
5. Pokud se jedná o zprávu, oddělte hodnocení od skutečnosti. V interní zprávě je jasný rozdíl mezi „co se stalo“ (co bylo řečeno na schůzce) a „co si myslíme“ (hodnocení agentury). Centrum musí vidět, co je přenos a co interpretace.
6. Ověřit, nastavit tón, podepsat. Propojte každý fakt se zdrojem, sami si nastavte tón a převezměte odpovědnost za konečný text.
Tip: Požádejte o jazyk diplomatických vzorů od AI jako „obecný vzorek“, ale konečné vzory získejte ze schválené šablony vaší instituce. Vzorec otevírání/zavírání generovaný AI může znít správně, ale může se lišit od oficiálního postupu vašeho státu; Špatný vzor je vnímán jako formální chyba.
Jemnosti diplomatického jazyka
V diplomatické korespondenci je jazyk stejně důležitý jako sdělení samotné. Stejnou událost lze vyjádřit slovy „se znepokojením bereme na vědomí“, „jsme vážně znepokojeni“ nebo „silně protestujeme“; každý nese jinou intenzitu a záměr. Tato jemnost je známá jako „diplomatická intenzita“ a její špatná volba vede k nechtěné eskalaci nebo vnímání slabosti. AI obecně zná toto měřítko, ale nemůže znát váš aktuální strategický záměr; tak si upravíte intenzitu.
Další jemností je konstruktivní nejednoznačnost: v některých případech je záměrně použito prohlášení, které je otevřené více než jednomu výkladu, aby se strany mohly dohodnout. Toto je ošemetná technika a může být v rozporu s předpokládanou tendencí AI k „jasnosti“. Kdy psát srozumitelně a kdy psát záměrně flexibilně je strategické lidské rozhodnutí.
Pozor: Oficiální nóta nebo vyhláška představuje oficiální stanovisko státu a může mít důsledky, které je obtížné zvrátit. Žádný návrh vytvořený YZ není zasílán bez plné kontroly jeho formátu, jazyka vzoru a obsahu oprávněnou osobou. I slovní chyba může vést k diplomatickému nedorozumění.
tři mini pouzdra
Případ 1 — Nahlášení kostry ušetřeného času. Zástupce tajemníka musel po dvouhodinové poradě napsat na velitelství dlouhou zprávu. Předal své poznámky AI a připravil kostru zprávy z jednání (účastníci, program, co bylo řečeno, hodnocení); Můj článek, který měl trvat 90 minut, se zkrátil na 25 minut. Hodnotící sekci a tón napsal sám.
Případ 2 – Opravena chyba vzoru. YZ použil první osobu („naše žádost…“) v návrhu ústních poznámek; přičemž slovní nóta je psána ve třetí osobě („Vzdává úctu velvyslanectví ..., ministerstvu ...“). Vyšší diplomat opravil formát; Byla by to chyba a procesní chyba.
Případ 3 – Zabránění eskalaci tónu. V návrhu vyhlášky AI použila fráze jako „nepřijatelné“ a „mělo by to vážné důsledky“. V té fázi bylo zamýšleným poselstvím varování, nikoli hrozba. Expert zmírnil tón na odměřenou úroveň, například „pokud nebudou splněna naše očekávání, vztahy mohou být negativně ovlivněny“.
Čtyři kopírovatelné šablony
1) Kostra zprávy z rozhovoru:
Vaše role: specialista na diplomatické zpravodajství. Kostra zprávy pro centrum vyplývá z následujících poznámek k rozhovoru: (1) Účastníci a datum, (2) Agenda, (3) Co řekla druhá strana (přenos), (4) Co jsme sdělili, (5) Hodnocení (komentář) – toto si ponechte pod ODBORNÝM názvem. Nepleťte si převod s komentářem. Poznámky: [zde]
2) Poznámka / březnový návrh:
Vytvořte [note / mluvená poznámka / pochod] NÁVRH pro následující zprávu. Použijte běžnou diplomatickou frazeologii, ale ponechte úvodní/zavírací zástupný symbol za předpokladu, že „konečné fráze získám ze schválené šablony instituce.“ Tón: [vyberte: informativní / úzkostné / pevné varování]. Pište s jedním významem a s mírou. Zpráva: [zde]
3) Nastavení intenzity tónu:
Přepište následující odstavec ve třech diplomatických intenzitách: (a) mírný/informativní, (b) umírněný/úzkostný, (c) drsný/protestní. Zachovejte stejný fakt, jen změňte intenzitu. Shrňte poselství každé verze do jedné věty. Odstavec: [zde]
4) Zjednodušení přehledu:
Shrňte následující dlouhou zprávu pro centrum: nejprve jednoodstavcové shrnutí (BLUF), poté sekce. Oddělte fakt od hodnocení. Neměňte/nevytvářejte žádná fakta nebo čísla. Uveďte extrahované podrobnosti v záhlaví "přílohy". Zpráva: [zde]
Slabá výzva / Silná výzva
Slabá výzva:
Napište o tom poznámku a my vám to pošleme.
Žánr, adresát, tón a forma jsou nejasné; Navíc je riskantní zacházet s úředním dokumentem přímo jako s dokumentem „k odeslání“. AI vytváří obecný text, jehož vzor může být nesprávný.
Výkonná výzva:
Vaše role: specialista na diplomatickou korespondenci. Typ dokumentu: ústní skóre (třetí osoba jednotného čísla). Příjemce: ministerstvo. Účel: vyjádřit odměřený zájem o vývoj (nikoli protest). Vzory otevírání/zavírání ponechte jako zástupné symboly; Dostanu to ze schválené šablony. Tělo: jednoznačné, zdrženlivé. Toto je návrh, bude podléhat autorizovanému schválení. Předmět: [zde]
Rozdíl je jasný: typ, příjemce, účel, tón, formát a rámec „návrh/schválení“ činí dokument bezpečným.
Tabulka typů dokumentů
dokument
Směr
jazyk
Role AI
kritický bod
poznámka
ze státu do státu
oficiální vzor
návrh
forma, tón
slovní skóre
ze státu do státu
3. osoba jednotného čísla
návrh
osoba, plíseň
Demarsh
oficiální iniciativa
měřeno/přesně
návrh
Úprava hustoty
Interní zpráva/telegram
Zastoupení-ústředí
Převod+komentář
kostra
Rozdíl mezi interpretací faktů
Časté chyby
- Přenechání jazyka vzorů AI. Vzorce pro otevření/uzavření by měly být převzaty ze schválené šablony.
- Záměna přenosu s interpretací. „Co je řečeno“ ve zprávě a „naše hodnocení“ by měly být odděleny.
- Nesprávné nastavení tónu. Pokud je diplomatická intenzita nesprávná, dochází k eskalaci nebo vnímání slabosti.
- Odeslání konceptu bez kontroly. Úřední dokumenty nelze zasílat bez souhlasu oprávněné osoby.
- Neostré psaní (neúmyslné). Kromě konstruktivní nejednoznačnosti by každá věta měla být jednoznačná.
V souhrnu
V diplomatické korespondenci a podávání zpráv je umělá inteligence výkonným pomocníkem, který rychle vytváří kostru dokumentu, první návrh a tónové variace. Ale oficiální forma a jazyk, úprava diplomatické intenzity, rozlišení mezi faktem a interpretací, rozhodnutí konstruktivní nejistoty a konečné schválení patří k lidem. Vezměte šablony ze schválených šablon, nastavte tón podle svého strategického záměru, oddělte přenos od interpretace ve zprávě a neposílejte žádné oficiální dokumenty bez kontroly.
Aplikační úkol
Připravte si poznámky pro imaginární scénář pohovoru. Vypracujte zprávu pro středisko s „kostra zprávy z rozhovoru“; Udržujte přenos a hodnocení oddělené. Vytvořte mluvený návrh poznámky a zkontrolujte jeho formát pomocí „návrhu poznámky“. Pomocí "Nastavení hustoty tónu" porovnejte tři verze stejné zprávy a vyberte tu, která vyhovuje situaci.
kontrolní seznam
- [ ] Určil jsem typ dokumentu, příjemce a účel.
- [ ] Zkontroloval jsem jazyk a formát vzoru se schválenou šablonou.
- [ ] Převod a vyhodnocení jsem ve zprávě ukázal samostatně.
- [ ] Upravil jsem diplomatický tón podle svého strategického záměru.
- [ ] Neposlal jsem návrh bez autorizovaného schválení.