Dobici:
- Sposobnost objašnjavanja uloga robotske automatizacije procesa (RPA) i umjetne inteligencije i pristupa pametne automatizacije (hiperautomatizacije).
- Sposobnost dizajniranja ručnog procesa dijeljenjem na korake i razlikovanjem koraka koji su prikladni za automatizaciju i onih koji zahtijevaju ljudsko odobrenje
- Sposobnost procene dizajna automatizacije podržanih veštačkom inteligencijom u smislu upravljanja izuzetcima, traga revizije i troškova grešaka
U svakoj organizaciji postoje zamorni zadaci i zadaci skloni greškama koje ljudi ponavljaju svaki dan: kopiranje podataka iz jednog sistema i njihovo unošenje u drugi, ručna obrada informacija o naplati, sortiranje dolaznih e-poruka. Robotska automatizacija procesa (RPA) automatizuje ove redovne i ponavljajuće zadatke sa softverskim robotima koji imitiraju korake koje preduzima čovek na ekranu. "Robot" ovdje nije fizička mašina, već softver koji klika, piše i kopira na ekranu. Snaga RPA je u tome što radi na postojećim sistemima bez njihovog mijenjanja; Stoga daje brze rezultate čak i u starim sistemima koje je teško integrirati.
RPA sama ne može razumjeti situacije „bez pravila“. Ako faktura stigne u standardnom formatu, robot čita polja; Ali ako ga svaki dobavljač pošalje u drugom formatu, robot će biti zbunjen. Ovdje dolazi do izražaja umjetna inteligencija: AI izvodi korake koji zahtijevaju “prosudbu” kao što su razumijevanje dokumenta, klasifikacija teksta, izdvajanje informacija iz slobodnog teksta, a RPA izvršava kanonske korake. Ova kombinacija se naziva inteligentna automatizacija ili hiperautomatizacija (end-to-end, automatizacija procesa podržana umjetnom inteligencijom). Uloga MIS stručnjaka je da razbije proces na dijelove i dizajnira koji dio pripada RPA, koji dio pripada AI, a koji dio pripada čovjeku.
Automatizacija procesa
Srce dizajna automatizacije je razbijanje procesa na korake i klasifikacija svakog koraka. Postoje tri kategorije. Pravilni i strukturirani koraci (RPA-friendly): "Unesite svaki red u Excelu na ERP ekran." Koraci koji zahtijevaju komentar (pokreće AI): "Kojoj kategoriji pripada ovaj tekst žalbe?" Visok rizik ili neizvjesni koraci (prepušteno osobi): "Odobrenje povrata preko 5.000 TL."
Dobra automatizacija spašava ljude od opterećenja koje se ponavlja, a ne od cijelog posla; kritičku odluku prepušta ljudima. To se zove dizajn čovjeka u petlji: robot priprema posao, čovjek ga odobrava. Na primjer, robot čita fakturu i unosi nacrt u ERP, a računovođa daje konačno odobrenje. Tako su brzina i sigurnost osigurani zajedno.
Savjet: Prije automatizacije procesa, uvijek ga prvo pojednostavite. Automatizacija lošeg procesa samo će brže proizvesti loše rezultate. Prvo eliminišite nepotrebne korake, a zatim automatizujte ostalo.
Upravljanje izuzecima i revizijski trag
Svaka automatizacija na kraju naiđe na situaciju koja krši pravila: nedostaju podaci, neočekivani format, pad sistema. Rukovanje izuzecima omogućava robotu da se sigurno zaustavi i obavijesti čovjeka u takvim situacijama, umjesto da tiho radi pogrešnu stvar. Ako se ne dizajniraju izuzeci, robot će tiho razmnožavati greške i niko ih neće primijetiti.
Još jedna potreba je revizorski trag: zapis svakog koraka robota, kada je urađen, s kojim podacima i s kojim rezultatom. Bez revizorskog traga, greška se ne može kasnije istražiti; Ova sljedivost je zakonski zahtjev, posebno u finansijskim procesima. AI može proizvesti nacrt ovog dizajna procesa, scenarije izuzetaka i dokumentaciju; Ali koji je korak kritičan i kolika je cijena greške određuje poslovno znanje.
Tri mini slučaja: prema brojevima
Slučaj 1 — Ispravan proces razdvajanja. U jednom računovodstvenom centru ručno se obrađivalo 4.000 mjesečnih faktura dobavljača; Procedura je trajala 6 minuta po osobi. AI je pročitao dokument i izvukao polja, RPA je uneo nacrt u ERP, računovođa ga je samo odobrio. Vrijeme obrade se smanjilo sa 6 minuta na 1,5 minuta, ali je korak potvrde ostao na čovjeku; tako je pogrešna faktura nastavila da se hvata.
Slučaj 2 — Kada nije dizajniran izuzetak. Kod jednog osiguravača, robot za obnovu polise tiho je pogrešno obradio 340 zapisa sa neočekivanim formatima datuma; niko nije primetio i obnove su unete sa pogrešnim datumom. Ako bi pravilo izuzetka ("zaustavi i prijavi ako format nije prepoznat") osmišljeno od nule, robot bi ove zapise usmjerio na čovjeka. Popravak je trajao nedeljama.
Slučaj 3 — Automatizacija pogrešnog procesa. Kod jednog trgovca je proces potvrde narudžbe imao 11 koraka; To bi bilo automatizovano sa robotom. Kada je stručnjak za MIS pregledao proces, vidio je da su 4 koraka nepotrebne dvostruke provjere. Prvo je proces sveden na 7 koraka, a zatim je automatiziran. Kada bi se automatiziralo bez pojednostavljenja, 4 nepotrebna koraka bila bi trajna.
Slaba prompt / jaka prompt
Slab upit:
Automatizirajte obradu faktura.
Snažan upit:
Vaša uloga: Vi ste dizajner automatizacije procesa. Podijelite sljedeći ručni proces na korake i klasificirajte svaki korak:- [RPA] kanonski, strukturirani, ponavljajući- [AI] koji zahtijeva tumačenje/kategorizaciju/razumijevanje teksta- [LJUDSKI] visok rizik ili dvosmislena odluka Za svaki korak zapišite moguće izuzetke i šta učiniti u slučaju greške. Navedite informacije koje je potrebno zabilježiti za revizorski trag. Proces: [korak po korak ručni opis procesa]
Moćni prompt razgrađuje proces, dodeljuje svaki korak odgovarajućoj ulozi i pokreće izuzetke i revizijski trag od početka.
Četiri predloška koji se mogu kopirati
1) Proces dekompozicije:
Ručni postupak ispod podijelite na numerirane korake. Za svaki korak: ulaz, proces, izlaz i dostupnost automatizacije ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [tekst]
2) Generiranje scenarija iznimke:
Za sljedeći automatizirani proces, "šta bi moglo poći po zlu?" Lista scenarija: nedostaju podaci, netačan format, sistemska greška, dvostruki zapis. Predložite šta robot treba da uradi za svaku od njih. Proces: [tekst]
3) Pregled pojednostavljenja:
Označite korake u donjem procesu koji su nepotrebni, koji se ponavljaju ili ne proizvode vrijednost i napišite zašto se mogu ukloniti. Predložite pojednostavljenje PRIJE automatizacije. Proces: [tekst]
4) Dizajn revizorskog staza:
Dizajnirajte revizorski trag za sljedeći automatizirani proces: koja polja (vrijeme, korisnik/robot, ulaz, rezultat, odluka) treba zabilježiti u svakom koraku? Navedite sve nedostatke u smislu finansijske sljedivosti. Proces: [tekst]
Uporedni grafikon: RPA / AI / Human
kriterijum
RPA
Umjetna inteligencija
ljudski
U čemu je najbolji
Redovno, ponavljajuće
Komentar, klasifikacija
prosuđivanje, odgovornost
Tip unosa
strukturirano
Polu/slobodan tekst
sve vrste
Ponašanje greške
Prati pravilo do slova
Sigurno koliko može biti pogrešno
Može otkriti i zaustaviti
Revizija
Lako se prijaviti
Izlaz se mora evidentirati
Potpis/odobrenje
konačna odluka
br
br
Da
Uobičajene greške
- Automatizacija lošeg procesa. Automatizacija bez pojednostavljivanja ovjekovječuje otpad.
- Ne dizajniranje izuzetaka. Robot, izgrađen na pretpostavci da "sve ide dobro", tiho proizvodi greške pri prvom iznenađenju.
- Prepuštajući kritičnu odluku AI. Delegiranje visokog rizika odobrenja za model; Čak i ako model izgleda samouvjereno, on je pogrešan i ne snosi nikakvu odgovornost.
- Zaobilazeći revizorski trag. Bez traga, greška se ne može istražiti; Ovo je kršenje zakona u finansijskom procesu.
- Uopšte ne gledam robota. Promjena sistema (ekran, prostor); Jednog dana, nenadgledani robot tiho počinje da klikće na pogrešnom mestu.
Oprez: Brzina automatizacije također ubrzava grešku. Ako čovjek napravi grešku prilikom obrade 60 zapisa na sat, oni su ograničeni na 60 grešaka; Neispravno instaliran robot može oštetiti hiljade zapisa za nekoliko minuta. Zato ga u početku pilotirajte u malom obimu, pod nadzorom.
Ukratko
RPA automatizuje redovne i ponavljajuće zadatke oponašajući korake na ekranu; Umjetna inteligencija preuzima korake koji zahtijevaju tumačenje i klasifikaciju. Kombinacija to dvoje je inteligentna automatizacija. Srce dizajna je razbijanje procesa na korake i dodeljivanje svakog koraka RPA, AI ili ljudima; Odluke visokog rizika drže ljude u toku. Rukovanje izuzecima i revizijski trag su obavezni. AI ubrzava dekompoziciju procesa, scenarij izuzetaka i izradu dokumentacije; Ali koji je kritični korak i cijenu greške određuje poslovno znanje. Prije automatizacije, prvo pojednostavite i potvrdite s malim pilotom.
Zadatak aplikacije
Odaberite “proces odobravanja zahtjeva za napuštanje” (zahtjevi zaposlenika, odobrenja menadžera, HR procesi). (1) Podijelite proces na korake uz moćnu prompt i klasifikujte svaki korak kao [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Opišite najmanje 3 scenarija izuzetaka i šta će robot raditi u svakom od njih. (3) Pronađite barem 1 nepotreban korak koji se može ukloniti prije automatizacije. (4) Navedite područja koja će se evidentirati za revizorski trag. (5) Označite pojedinačni visokorizični korak i napišite zašto bi trebao ostati u čovjeku.
kontrolna lista
- [ ] Podijelio sam proces na korake i svaki korak dodijelio odgovarajućoj ulozi.
- [ ] Pojednostavio sam proces prije automatizacije.
- [ ] Definirao sam ponašanje izuzetaka za svaki korak.
- [ ] Odredio sam područja koja će se evidentirati za revizorski trag.
- [ ] Ostavio sam visokorizične odluke u ljudskoj petlji.
- [ ] Prvo sam planirao mali obim, nadzirani pilot.