Dobici:
- Sposobnost izrade nacrta pomoći za pronalaženje (alatka za opis), bilješke o sadržaju i sekcija izgleda sa umjetnom inteligencijom
- Sposobnost razumijevanja halucinatornog rizika biografske/institucionalne historije i zasnivanje ovog odjeljka samo na provjerenim izvorima
- Sposobnost da se omogući umjetnoj inteligenciji da usmjeri istraživača na izvor umjesto da daje činjenice direktno u referentnoj službi
Arhiv nije odgovoran samo za čuvanje dokumenata; također je odgovoran da ih učini dostupnim istraživaču. Postoje dva osnovna načina ovog pristupa: alati za opis koji uvode zbirku (pomoć za pronalaženje — vodič koji definiše sadržaj, organizaciju i obim arhivske zbirke) i referentni servis koji direktno pomaže istraživačima. I jedno i drugo zahtijeva veliki trud: pisanje vodiča za kolekciju traje sedmicama, a odgovaranje na pitanja istraživača tokom dana oduzima vrijeme. Štaviše, ova dva rada su "lice" arhive; Prvi kontakt istraživača sa zbirkom često je preko vodiča i informacionog pulta, pa se greška ovde direktno odražava na pouzdanost arhive.
AI je moćna pomoć u izradi alata za opis i podršku referentnoj službi. U ovoj cjelini naučit ćemo kako sastaviti vodič za prikupljanje (pomoć u pronalaženju), napisati opise obima i sadržaja, pomoći u pitanjima istraživača i vidjeti zašto se o tačnosti ne može pregovarati u ovim uslugama.
Alati za opis: mapa zbirke
Alat za opis omogućava istraživaču da pita „šta je u ovoj kolekciji što radi za mene?“ Omogućava vam da odgovorite na pitanje. Obično uključuje:
- Opšti opis: Naziv, opseg, raspon datuma, veličina zbirke.
- Biografska/institucionalna istorija: Kratka istorija osobe ili institucije koja je napravila dokumente.
- Napomena o obimu i sadržaju: Objašnjenje koje vrste dokumenata i o kojim temama se nalaze u zbirci.
- Raspored: Kako se grupišu dokumenti (serija, podserija).
- Inventar: Detaljna lista na nivou kutije/fajla.
Ovi dokumenti su napisani u skladu sa standardima (na primjer, ISAD(G) ili EAD - Encoded Archival Description, standard digitalnog kodiranja za arhivske vodiče). AI može proizvesti obrise ovih sekcija iz sirovog inventara i sažetaka dokumenata; ali svaka činjenica (istorija, osoba, istorija institucije) mora biti provjerena.
Druga vrijednost alata za opis je to što se mogu napisati na različitim nivoima detalja. Ponekad nema dovoljno vremena ili resursa da se opiše hiljade kutija arhive na nivou dokumenta; U ovom slučaju se radi opis na više nivoa: prvo opšti opis na nivou fonda, zatim serije, a zatim kad god je moguće na nivou fajla. AI je posebno korisna za izradu bilješke o ukupnom obimu najvišeg nivoa iz sažetaka nižeg nivoa; To čini sažetak od mase do cjeline. Ali svaki sloj ovog sažetka mora biti u skladu sa stvarnim dokumentima na donjem sloju; AI ne bi trebao činiti tvrdnju o opsegu koja nije u kolekciji najvišeg nivoa.
Oprez: Odjeljak za biografsku/institucionalnu historiju je mjesto gdje se halucinacije najčešće uvlače. AI može tečno napisati istoriju o osobi ili instituciji iz „opštepoznatog“ znanja uz dodavanje nepostojećih događaja, lažnih datuma i izmišljenih naslova. Ovaj odjeljak bi trebao biti zasnovan samo na provjerenim izvorima.
Tok rada: korak po korak
1. Prikupiti sirovine. Inventar, sažetci dokumenata, liste kutija, postojeće bilješke ako ih ima.
2. Postavite standard. Prema kojem standardu opisa će biti napisan (ISAD(G)/EAD)?
3. Napravite nacrt poglavlje po poglavlje. Neka AI nacrt sekcije kao što su obim i sadržaj bilješke i opis izgleda iz sirovog materijala.
4. Provjeriti činjenice. Posebno u odjeljku historije, provjerite svaki datum, ime i događaj iz nezavisnih izvora.
5. Provjerite ograničenja pristupa. Da li u kolekciji postoje povjerljivi dokumenti/dokumenti koji su ograničeni autorskim pravima? Ovo treba navesti u vodiču.
6. Stručno odobrenje. Konačni vodič prolazi kroz odobrenje arhivista.
Referentna služba: pomoć istraživaču
U referentnoj službi, AI pomaže na dva načina: (1) osmišljavanjem pitanja istraživača i sugeriranjem koje zbirke treba pogledati i (2) sastavljanjem odgovora na često postavljana pitanja. Ali ovdje postoji kritična granica: AI ne bi trebao dati istraživaču direktan odgovor na „činjenice“, već bi ga trebao uputiti na izvor. Umjesto "Ovaj datum je ovo", treba reći "Ove informacije možete pronaći iz takvih i takvih dokumenata u ovoj zbirci". Zato što direktan činjenični odgovor koji daje AI može biti izmišljen i istraživač ga može zamijeniti za izvor.
Referentni zadatak
Odgovarajuća uloga AI
nepoželjna upotreba
Razumijevanje pitanja
Predložite pitanja za pojašnjenje
—
Usmjeravanje prikupljanja
Prijedlog "Pogledaj tamo".
Reći "Odgovor je"
FAQ draft
Nacrt iz provjerenih informacija
lažni odgovor
Lista izvora
Prijedlog za pretragu u katalogu
Davanje izmišljene reference
pitanje činjenica
Preusmjerite na izvor
Direktan odgovor na činjenice
tri mini kofera
Slučaj 1 — Nacrt smjernica je smanjen sa 4 sedmice na 1 sedmicu. Arhiv je pripremao pomoćno sredstvo za zbirku od 120 kutija. Boks liste i rezimei fajlova su dati AI; YZ je izradio nacrt bilješke o obimu-sadržaju i odjeljaka za izgled. Arhivar je provjerio i organizirao činjenice za tjedan dana; tradicionalnom metodom ova procjena je bila mjesec dana. Ali 3 datuma i 2 naslova u sekciji biografske istorije bili su pogrešni; Ispravljeno u verifikaciji.
Slučaj 2 — Izmišljena institucionalna istorija. Stažista je dala AI da napiše istoriju institucije i stavi je direktno u imenik. YZ je dao pogrešan datum osnivanja ustanove i naveo spajanje koje nije postojalo. Istraživač je primijetio i prijavio grešku; Vodič je ispravljen, ali je narušena pouzdanost arhive. Lekcija: odeljak o istoriji neće biti objavljen bez verifikacije.
Slučaj 3 — Prave smjernice, pogrešna činjenica. Istraživač je tražio datum. Asistent baziran na umjetnoj inteligenciji dao je direktan sastanak (izmiren). Istraživač bi ovo koristio kao izvor; Viši arhivar je intervenisao i rekao: "AI ne daje činjenice, on vas upućuje na zbirku" i natjerao ga da pogleda pravi dokument; istorija je bila drugačija. Pouka: u referentnoj službi AI usmjerava, a ne daje činjenice.
Četiri šablona za kopiranje
1) Obim nacrta i napomena o sadržaju:
NA OSNOVU liste kutija/fajlova i sažetaka dokumenata u nastavku, napišite nacrt "napomene o obimu i sadržaju" za kolekciju. Koristite samo ono što je uključeno u priloženi materijal; DODAJTE temu, datum ili osobu koja nije u kolekciji. Označite svaku činjenicu za koju niste sigurni [potrebna je provjera]. Materijal: [ovdje]
2) Biografska/institucionalna istorija (kontrolisano):
Ispod su PROVERENE bilješke o [osobi/organizaciji]. Napišite kratak pregled istorije na osnovu SAMO ovih bilješki. NEMOJTE DODATI nikakve datume, događaje ili naslove koji nisu u bilješkama; Nemojte dodavati opšte informacije o "znanju". Ostavite mjesta [nema informacija]. Napomene: [ovdje]
3) Vođenje istraživača:
Pitanje istraživača: [pitanje]. NEMOJTE davati DIREKTAN činjenični odgovor na ovo pitanje. Umjesto toga: (1) predložite 1-2 pitanja koja će pojasniti pitanje, (2) recite mu koju VRPU zbirke/dokumenta treba da pogleda, (3) predložite koje pojmove može pretraživati u katalogu. Nemojte praviti izmišljenu referencu.
4) Nacrt odgovora na FAQ:
U nastavku se nalaze PROVJERENI informativni listovi iz naše arhive. Na osnovu ovih napomena sastavite odgovor na sljedeće često postavljano pitanje: [pitanje]. Dodavanje informacija koje nisu u bilješkama; [check]označite gde niste sigurni. Na kraju odgovora uputite istraživača na relevantnu zbirku. Napomene: [ovdje]
Slaba prompt / Jaka prompt
slaba:
Napišite sveobuhvatnu pomoć u pronalaženju ove zbirke, uključujući historiju.
„Oširno“ i „uključujući istoriju“ potiču AI da ide dalje od datog materijala i doda izmišljene informacije o instituciji/osobi.
Jaka:
Napišite skicu pomoći za pronalaženje NA osnovu sljedećih okvirnih lista i provjerenih napomena o istoriji: odjeljci sadržaja i izgleda. Nemojte uključivati nikakve činjenice koje nisu uključene u dati materijal; Koristite samo provjerene bilješke u historiji, ostavite prazna polja [bez informacija]. Označite svaku upitnu činjenicu [potrebna je provjera]. Materijal: [ovdje]
Razlika: pridržavanje zadanog materijala, zabrana izrade, očuvanje praznina i verifikacionih oznaka čine vodič pouzdanim.
Uobičajene greške
- Ostavljajući istoriju "opštem znanju" AI. Ovaj dio je najpodložniji halucinacijama; treba zasnivati samo na provjerenim bilješkama.
- Navođenje direktnih činjenica u referenci. AI bi trebao voditi istraživača, a ne zamijeniti izvor.
- Zaobilaženje ograničenja pristupa. Dokumenti sa ograničenjem povjerljivosti/autorskim pravima trebaju biti označeni u imeniku.
- Predlažemo izmišljenu referencu. Bilo koja neprovjerena referenca u katalogu neće biti data istraživaču.
- Objavljivanje nacrta bez odobrenja. Konačni vodič odobrava arhivar.
Ukratko
Pristup arhivi i referentna usluga je plodna oblast u kojoj AI ubrzava izradu alata za opis i podržava vođenje istraživača. Ali biografska/institucionalna istorija je tačka prodiranja halucinacije, a u referentnoj službi AI ne treba da daje činjenice, već direktno na izvor. Zasnovati vodič samo na provjerenom materijalu, sačuvajte praznine, označite ograničenja pristupa i ostavite konačno odobrenje arhivisti. AI izrađuje mapu kolekcije; Za tačnost te karte odgovoran je arhiv.
Zadatak aplikacije
Uzmite listu kutija/fajlova kolekcije (stvarne ili uzorke) i zatražite od AI-a nacrt sa šablonom „objek i sadržaj bilješke“; Proverite da li izlazi iz okvira zadatog materijala. Zatim pokrenite predložak "biografske istorije" za osobu/organizaciju sa samo provjerenim bilješkama i promatrajte pokušava li AI da se uklopi u praznine. Konačno, obradite istraživačko pitanje sa šablonom „orijentacija istraživača“.
kontrolna lista
- [ ] Vodič sam bazirao samo na datom/provjerenom materijalu.
- [ ] Nezavisno sam provjerio svaki datum i ime u historiji.
- [ ] Označio sam ograničenja pristupa (privatnost/autorska prava) u vodiču.
- [ ] Umjesto da navodim činjenice u referenci, uputio sam vas na izvor.
- [ ] Podnio sam konačni vodič na odobrenje arhivista.