Печалби:
- Способност за обяснение на ролите на роботизираната автоматизация на процеси (RPA) и изкуствения интелект и подхода на интелигентната автоматизация (хиперавтоматизация).
- Възможност за проектиране на ръчен процес чрез разделянето му на стъпки и разграничаване между стъпки, които са подходящи за автоматизация, и такива, които изискват човешко одобрение
- Възможност за оценка на поддържани от AI проекти за автоматизация по отношение на управление на изключения, одитна пътека и разходи за грешки
Във всяка организация има досадни и податливи на грешки задачи, които хората повтарят всеки ден: копиране на данни от една система и въвеждането им в друга, ръчно обработване на информация за плащане, сортиране на входящи имейли. Роботизираната автоматизация на процесите (RPA) автоматизира тези редовни и повтарящи се задачи със софтуерни роботи, които имитират стъпките, предприети от човек на екрана. „Робот“ тук не е физическа машина, а софтуер, който щрака, пише и копира на екрана. Силата на RPA е, че работи върху съществуващи системи, без да ги променя; Поради това осигурява бързи резултати дори в стари системи, които са трудни за интегриране.
RPA сам по себе си не може да разбере ситуации „без правила“. Ако пристигне фактура в стандартен формат, роботът чете полетата; Но ако всеки доставчик го изпрати в различен формат, роботът ще бъде объркан. Това е мястото, където изкуственият интелект влиза в игра: AI изпълнява стъпките, които изискват „преценка“, като разбиране на документа, класифициране на текста, извличане на информация от свободен текст, а RPA извършва каноничните стъпки. Тази комбинация се нарича интелигентна автоматизация или хиперавтоматизация (автоматизация на процеса от край до край, поддържана от изкуствен интелект). Ролята на MIS специалиста е да раздели процеса на части и да проектира коя част принадлежи на RPA, коя част принадлежи на AI и коя част принадлежи на човека.
Автоматизиране на процес
Сърцето на автоматизирания дизайн е разделянето на процеса на стъпки и класифицирането на всяка стъпка. Има три категории. Правилни и структурирани стъпки (подходящи за RPA): „Въведете всеки ред в Excel в екрана на ERP.“ Стъпки, изискващи коментар (захранван от AI): „Към коя категория принадлежи този текст на жалбата?“ Висок риск или несигурни стъпки (оставени на лицето): „Одобрение за възстановяване на сума над 5000 TL.“
Добрата автоматизация спестява хората от повтарящото се бреме, а не от цялата работа; оставя критичното решение на хората. Това се нарича дизайн на човека в цикъла: роботът подготвя работата, човекът я одобрява. Например, роботът чете фактурата и въвежда черновата в ERP, а счетоводителят дава окончателното одобрение. Така скоростта и сигурността са гарантирани заедно.
Съвет: Преди да автоматизирате процес, винаги първо го опростете. Автоматизирането на лош процес само ще доведе до лоши резултати по-бързо. Първо елиминирайте ненужните стъпки, след това автоматизирайте останалите.
Управление на изключения и одитна пътека
Всяка автоматизация в крайна сметка се натъква на ситуация, която нарушава правилата: липсващи данни, неочакван формат, системен срив. Обработката на изключения позволява на робота безопасно да спре и да уведоми човек в такива ситуации, вместо мълчаливо да прави грешното нещо. Ако не са проектирани изключения, роботът тихо ще разпространява грешки и никой няма да забележи.
Друга необходимост е одитната пътека: запис на всяка стъпка на робота, кога е направена, с какви данни и с какъв резултат. Без одитна пътека грешката не може да бъде разследвана по-късно; Тази проследимост е законово изискване, особено във финансовите процеси. AI може да създаде схема на този дизайн на процеса, сценарии за изключения и документация; Но коя стъпка е критична и каква е цената на грешката се определя от бизнес познанията.
Три мини калъфа: с числата
Случай 1 — Правилен процес на разделяне. В един счетоводен център ръчно се обработваха 4000 месечни фактури на доставчици; Процедурата отне 6 минути на човек. AI прочете документа и извади полетата, RPA въведе проекта в ERP, счетоводителят току-що го одобри. Времето за обработка намаля от 6 минути на 1,5 минути, но стъпката за потвърждение остана при човека; по този начин грешната фактура продължи да бъде уловена.
Случай 2 — Когато не е проектирано изключение. При един застраховател робот за подновяване на полица мълчаливо е обработил неправилно 340 записа с неочаквани формати на дата; никой не забеляза и подновяванията бяха въведени с грешна дата. Ако правилото за изключение („спиране и докладване, ако форматът не е разпознат“) беше проектирано от нулата, роботът ще насочи тези записи към човека. Поправката отне седмици.
Случай 3 — Автоматизиране на грешен процес. При един търговец процесът на потвърждение на поръчката имаше 11 стъпки; Ще бъде автоматизирано с робот. Когато експертът по MIS проучи процеса, той видя, че 4-те стъпки са ненужни двойни проверки. Първо процесът беше сведен до 7 стъпки, след което беше автоматизиран. Ако беше автоматизирано без опростяване, 4 ненужни стъпки биха били постоянни.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Автоматизирайте обработката на фактури.
Мощна подкана:
Вашата роля: Вие сте дизайнер на автоматизация на процеси. Разделете следния ръчен процес на стъпки и класифицирайте всяка стъпка:- [RPA] канонична, структурирана, повтаряща се- [AI] изискваща интерпретация/категоризация/разбиране на текст- [HUMAN] високорисково или двусмислено решение За всяка стъпка запишете възможните изключения и какво да направите в случай на грешка. Избройте информацията, която трябва да бъде записана за одитната пътека. Процес: [стъпка по стъпка ръчно описание на процеса]
Мощната подкана разбива процеса, присвоява всяка стъпка на правилната роля и повдига изключения и одитна пътека от самото начало.
Четири копируеми шаблона
1) Разлагане на процеса:
Разделете ръчния процес по-долу на номерирани стъпки. За всяка стъпка: вход, процес, изход и наличност на автоматизация ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Процес: [текст]
2) Генериране на сценарий за изключение:
За следния автоматизиран процес „какво може да се обърка?“ Сценарии за списък: липсващи данни, неправилен формат, системна грешка, двоен запис. Предложете какво трябва да направи роботът за всеки. Процес: [текст]
3) Преглед на опростяването:
Маркирайте стъпките в процеса по-долу, които са ненужни, повтарящи се или не произвеждат стойност, и напишете защо могат да бъдат премахнати. Предложете опростяване ПРЕДИ автоматизацията. Процес: [текст]
4) Дизайн на одитна пътека:
Проектирайте одитна пътека за следния автоматизиран процес: кои полета (време, потребител/робот, въвеждане, резултат, решение) трябва да се записват на всяка стъпка? Посочете всички пропуски по отношение на финансовата проследимост. Процес: [текст]
Сравнителна таблица: RPA / AI / Human
критерий
RPA
Изкуствен интелект
човешки
В какво е най-добър
Редовно, повтарящо се
Коментар, класификация
преценка, отговорност
Тип вход
структуриран
Полу/свободен текст
всички видове
Поведение при грешка
Следва правилото до буква
Толкова сигурно, колкото може да е грешно
Може да открие и спре
Одит
Лесен за влизане
Изходът трябва да бъде регистриран
Подпис/одобрение
окончателно решение
не
не
да
Често срещани грешки
- Автоматизиране на лошия процес. Автоматизирането без първо опростяване увековечава отпадъците.
- Без проектиране на изключения. Роботът, изграден на базата на предположението, че „всичко върви добре“, безшумно генерира грешки при първата изненада.
- Оставяйки критичното решение на AI. Делегиране на високорисково одобрение към модела; Дори моделът да изглежда уверен, той греши и не носи отговорност.
- Заобикаляне на одитната пътека. Без следа грешката не може да бъде изследвана; Това е законово нарушение във финансовия процес.
- Изобщо не гледам робота. Промяна на системите (екран, пространство); Един ден ненаблюдаваният робот тихо започва да щрака на грешното място.
Внимание: Скоростта на автоматизацията също ускорява грешката. Ако човек направи грешка, докато обработва 60 записа на час, те са ограничени до 60 грешки; Един неправилно инсталиран робот може да повреди хиляди записи за минути. Така че първо го пилотирайте в малък обем, под наблюдение.
В обобщение
RPA автоматизира редовни и повтарящи се задачи, като имитира стъпките на екрана; Изкуственият интелект поема стъпките, които изискват интерпретация и класификация. Комбинацията от двете е интелигентна автоматизация. Сърцето на дизайна е разделянето на процеса на стъпки и присвояването на всяка стъпка на RPA, AI или човек; Високорисковите решения държат хората в течение. Обработката на изключения и одитната пътека са задължителни. AI ускорява декомпозицията на процесите, изготвянето на сценарий за изключение и документация; Но коя е критичната стъпка и цената на грешката се определя от бизнес познанията. Преди да автоматизирате, първо опростете и валидирайте с малък пилот.
Задача за приложение
Изберете „процес на одобрение на искане за напускане“ (заявки на служители, одобряване на мениджъра, процеси на HR). (1) Разделете процеса на стъпки с мощната подкана и класифицирайте всяка стъпка като [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Опишете поне 3 сценария за изключение и какво ще направи роботът във всеки от тях. (3) Намерете поне 1 ненужна стъпка, която може да бъде премахната преди автоматизацията. (4) Избройте областите, които трябва да бъдат записани за одитната пътека. (5) Маркирайте единствената високорискова стъпка и напишете защо тя трябва да остане в човека.
контролен списък
- [ ] Разделих процеса на стъпки и присвоих всяка стъпка на правилната роля.
- [ ] Опростих процеса преди автоматизацията.
- [ ] Дефинирах поведение при изключение за всяка стъпка.
- [ ] Определих областите, които да бъдат записани за одитната пътека.
- [ ] Оставих високорискови решения в човешкия цикъл.
- [ ] Първо планирах малък обем, контролиран пилот.