Печалби:
- Способност за разбиране на концепциите за риск, вероятност, въздействие, оценка на риска и стратегия за реагиране (избягване, смекчаване, прехвърляне, приемане) и създаване на проект на запис на риска с подкрепата на изкуствен интелект
- Възможност за използване на изкуствен интелект за идентифициране на риска, класификация, идентификация на задействане и изготвяне на действия за смекчаване и поддържане на записа на риска жив
- Разбирането, че стойностите на вероятността и въздействието, произведени от изкуствения интелект, изискват експертно калибриране и че собствеността върху риска и крайното решение принадлежат на хората.
Бъдещето е несигурно във всеки проект; Несигурността означава риск. Рискът е несигурно събитие или условие, което, ако се реализира, ще повлияе на целите на проекта (време, цена, обхват, качество). Рисковете могат да бъдат отрицателни (заплаха) или положителни (възможност), но в ежедневния език имаме предвид най-вече заплахи. Това, което отличава добрия мениджър на проекти от посредствения, често е управлението на риска: виждане на проблемите, преди да възникнат, намаляване на вероятността от тях и предварително планиране какво да се направи, когато се случат. В основата на това звено е регистърът на рисковете: жив документ, в който се съхраняват всички рискове, тяхната вероятност, въздействия, собственици и планове за реагиране. AI е много полезен при идентифицирането на риска и оценяването на проекта; Но оценките на вероятността и въздействието изискват специфична за агенцията преценка, а притежанието на риска винаги остава човешко.
Анатомия на рисковия регистър
Редът на регистъра на риска обикновено включва: описание на риска (във формат причина-събитие-следствие: „ако доставчикът закъснее, интеграцията не стартира, фишове за доставка“), категория (техническа, ресурсна, външна, финансова, правна), вероятност (шанс за възникване; напр. 1-5 или %), въздействие (големина на загубата при възникване; 1-5), оценка на риска (вероятност × въздействие), тригер (ранен знак, че рискът наближава), стратегия за реакция, собственик на риска (лице, натоварено да наблюдава този риск) и статус.
Оценката на риска = вероятност × въздействие е прост, но мощен инструмент за приоритизиране. Риск с вероятност 4 и въздействие 5 (резултат 20) заслужава много повече внимание от риск с вероятност 2 и въздействие 2 (резултат 4). Рисковете се поставят в червени/жълти/зелени зони на матрица на риска (решетка вероятност-въздействие) въз основа на този резултат.
Има четири основни стратегии за реакция (за заплахи):
- Избягване: Пълна промяна/премахване на работата, която създава риск.
- Смекчаване: Намаляване на вероятността или въздействието (напр. намиране на заместващ доставчик).
- Прехвърляне: Прехвърляне на риска на някой друг (застраховка, договорна клауза, подизпълнител).
- Приемам: Да поема риска; но разпределете план за действие при извънредни ситуации и разпределение на бюджет/време.
площ
пример
Кой го пълни?
Дефиниция на риска
„Ако ключовият разработчик напусне, развитието се забавя.“
PM + екип
Вероятност (1-5)
3
експертна преценка
Ефект (1-5)
4
експертна преценка
резултат
12
Акаунт (AI помага)
спусък
„Идвам на работа, слух за интервю“
поемащ риск
Отговорете
Смекчаване: споделяне на информация, резервно лице
PM + има
Собственик
ръководител на екипа
изпраща ЛС
Стъпка по стъпка: Регистриране на риска с AI
- Рискова мозъчна атака. Дайте на AI анонимния контекст на проекта и го накарайте да генерира възможни рискове категория по категория. AI е добър в това да ни напомня за рисковете, на които хората биха поели.
- Поставете го във формат причина-събитие-следствие. Поставете всеки риск във формата „заради X, ако Y се случи, ще има въздействие Z“; Двусмислените рискове не могат да бъдат управлявани.
- Чернова точкуване. Помолете AI за графики за вероятност/въздействие, но ги калибрирайте с експертна преценка. Числото на AI е отправна точка, а не реалност.
- Идентифицирайте спусъка. За всеки значителен риск, „как да разберем, че идва?“ Отговорете на въпроса.
- Проект на план за реакция. Помолете AI да предложи подходящите 4 стратегии и конкретни действия за всеки риск с висок резултат.
- Задайте собственик и го поддържайте жив. Дайте собственик на всеки риск; Преглеждайте регистъра на риска всяка седмица. Рисковият регистър е жив документ, който не е написан веднъж и не е забравен.
Съвет: Обобщете регистъра на риска в „топ 5 риска“ и го включете във всеки отчет за състоянието. По този начин рисковете остават видими и изненадите намаляват.
три мини калъфа
Случай 1 — Уловен пропуснат риск. Специалист от PMO предаде попълнения регистър на риска от 18 реда на AI и попита: „Какви типични рискове може да съм пропуснал?“ – попита той. AI; Той напомни 5 риска като „подновяване на лиценз от трета страна“, „риск от загуба на миграция на данни“ и „зависимост от ключов персонал“. Експертът добави 3 от тях. Два месеца по-късно се появи рискът от лицензирането, но планът беше готов.
Случай 2 — Разлика в калибрирането. Един премиер постави под съмнение стойността на „вероятността от 2“, която ИИ даде на риск. Закъсненията бяха често срещани в историята на екипа с този доставчик; действителната вероятност беше по-близо до 4. Резултатът се увеличи от 6 на 12 и рискът се премести от списъка „за наблюдение“ в списъка „активна предпазна мярка“. Урок: Вероятната прогноза на AI трябва да бъде коригирана от данни на агенцията.
Случай 3 — Непотърсен риск. Екип идентифицира добре рисковете, но не успя да поеме отговорност. Възникна риск, никой не гледаше, тригерът избяга и проектът закъсня с 3 седмици. Урок: риск без собственик е риск без мониторинг; AI създава рискове, но човешкият собственик ги възлага.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Избройте рисковете за моя проект.
Без контекст, без категории и без формат; Появява се общ списък, повечето от които не са свързани с вашия проект.
Мощна подкана:
Вашата роля: специалист по управление на риска. Контекст: [анонимно резюме на проекта: индустрия, продължителност, екип, технология, ограничения]. Задача: Генериране на риск по категория (технически, ресурс, външен/доставчик, финансов, правен, обхват). За всеки риск: - Описание във формат причина-събитие-следствие - Вероятност (1-5) и въздействие (1-5) ПРОЕКТОВА стойност + кратка обосновка - Ранен задействащ знак - Препоръчително стратегия за реагиране (избягване/смекчаване/прехвърляне/приемане) и 1 конкретно действие Забележка: Стойностите за вероятност/въздействие са ПРОЕКТИ; Ще го калибрирам с институционални данни. Не давайте фалшиви номера, напишете вашите причини. Изход: таблица.
Тази подкана е мощна: включва категория, формат, предупреждение за чернова на точкуване и бележка за калибриране.
Допълнителни шаблони:
# Търсач на мъртва точка Вижте моя регистър на риска по-долу. Напомнете ми, категория по категория, за рисковете, които са ЧЕСТИ в такива проекти, но НЕ са в моя списък. Не повтаряйте съществуващите.
# Генератор на задействания Предложете 3 ранни предупредителни знака (задействания) за риск: [риск]. За всеки знак запишете и с какви данни/индикатор мога да го проследя.
# Задълбочаване на плана за реакция Оценете и четирите стратегии за този риск с висок резултат (избягване/намаляване/прехвърляне/приемане); сравнете цената и въздействието на всеки, като обясните кой препоръчвате и защо. Не забравяйте, че окончателното решение е мое.
Често срещани грешки
- Писане на неясен риск: „Риск от забавяне“ не може да бъде управляван; „интеграционни пропуски, ако доставчикът X се забави“ е управляем.
- Объркайте резултата на AI за реален: Вероятността/въздействието е специфично за институцията; Не трябва да се използва без калибриране.
- Без присвояване на собственик: Непритежаван риск не се наблюдава.
- Неразпознаване на спусъка: Без ранни признаци рискът ще ви хване неподготвени.
- Замразяване на регистъра на рисковете: Проектът се променя, рисковете се променят; Ако записът не се актуализира, той умира.
- Просто разглеждане на заплахите: Възможностите (работата е завършена по-рано, ресурсите стават по-евтини) също могат да бъдат управлявани.
Внимание: AI може да обозначи риска като „ниска вероятност“; Но ако този риск се появява често във вашата организация, обобщението на AI ще ви подведе. Винаги тествайте резултатите спрямо собствените си исторически данни.
В обобщение
Управлението на риска е изкуството да се виждат проблемите, преди да избухнат, а регистърът на риска е живият документ в основата на това. Всеки риск се идентифицира във формат причина-събитие-следствие, оценява се по вероятност и въздействие, определя се неговият тригер и стратегия за реакция (избягване/намаляване/прехвърляне/приемане) и му се определя собственик. AI е мощен при риск мозъчна атака и точкуване на проекти; Напомня ви за слепи петна. Експертното калибриране на стойностите на вероятността/въздействието, притежанието на риска и окончателното решение за отговор обаче винаги остават на човека.
Задача за приложение
Генерирайте чернова на рисков регистър по категория от AI за вашия проект (анонимизирайте контекста). Изберете 5 риска с най-висок резултат; Калибрирайте стойността на вероятността/въздействието на всеки с вашите собствени исторически данни, напишете действие за задействане и отговор и задайте собственик. След това проверете рисковете, които сте пропуснали, с шаблона „търсач на мъртва точка“.
контролен списък
- [ ] Написах рисковете във формат причина-събитие-следствие.
- [ ] Калибрирах стойностите на вероятността/въздействието с доходността на моята институция.
- [ ] Приоритизирах рисковете по резултат (матрица на риска).
- [ ] Идентифицирах тригери и стратегии за реакция за всеки значим риск.
- [ ] Назначих собственик на всеки риск.
- [ ] Планирах да поддържам регистъра на риска активен и да го добавя към отчета за състоянието.