Печалби:
- Способност за разбиране на аналогови, параметрични и триточкови (PERT) методи за оценка и използване на изкуствен интелект за създаване на чернови за оценка на времето и ресурсите.
- Способност за тълкуване на несигурността на прогнозата (оптимистични/възможни/песимистични сценарии, доверителен интервал) и базиране на планирането на диапазон, а не на едно число
- Способност да разпознае, че прогнозата на AI се основава на исторически модели и предположения и че окончателният бюджет и ангажиментът за време трябва да бъдат валидирани с екипни данни и експертна преценка
Оценката е най-трудната и рискована задача в управлението на проекти. „Колко време ще отнеме това?“ и „колко души са необходими?“ Отговорите на тези въпроси формират основата на графика, бюджета и обещанието към клиента. Лошата оценка ще потопи дори добре управляван проект: твърде оптимистичното време ще доведе до забавяния и санкции, твърде песимистичното време ще доведе до загуба на офертата. Изкуственият интелект е привлекателен помощник в тази област; дава време в секунди. Точно затова тук е най-опасно: AI може да произведе уверено число, без да знае действителната скорост на вашия екип. В този раздел ще разгледаме методите за прогнозиране, как да използваме безопасно AI при прогнозиране и как да валидираме всяка прогноза.
Основни методи за прогнозиране
Нека дефинираме няколко метода. Аналогично предположение означава да разгледате подобна работа в миналото и да кажете „това отне 10 дни, това е подобно“; Това е бързо, но грубо. Параметричното оценяване умножава единична цена/време по количеството (напр. „0,5 дни на страница × 40 страници = 20 дни“); се основава на данни. Оценката отдолу нагоре оценява и обобщава всеки работен пакет поотделно; Той е най-точен, но най-бавен. Триточковата оценка (PERT) признава несигурността: за всяка задача се оценяват оптимистичната (O), най-вероятната (M) и песимистичната (P) продължителност и се взема среднопретеглената стойност.
Формулата PERT е: Очаквана продължителност = (O + 4M + P) / 6. Например, за задача, ако оптимистичните 4 дни са най-вероятните 6 дни, песимистичните 14 дни са очаквана продължителност = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 дни. Стандартното отклонение е (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1,7 дни; Това показва границата на несигурност. Вместо да кажете еднократно „6 дни“, много по-честен план е да кажете „очаква се 7 дни, отклонение ±1,7 дни“.
Освен това две понятия са важни. Усилието е количеството човекодни, необходими за работата (напр. 10 човекодни). Продължителността е колко дни ще отнеме тази работа в календара. Двама души могат да свършат 10 човекодни работа за 5 дни; но не всяка работа може да се разделя безкрайно (девет жени не могат да родят бебе за един месец). AI може да обърка двете; трябва да го отделите.
Метод
Кога е подходящо?
скорост
точност
Роля на AI
аналогичен
Ранна фаза, малко информация
високо
ниско
Предлага подобен модел на проект
параметричен
Ако има измерима единица
високо
среден
Генерира формула и контур на единица
отдолу нагоре
Ако има подробен WBS
ниско
високо
Събира пакети с чернови
Три точки (PERT)
Ако несигурността е висока
среден
средно-висока
Предлага O/M/P сценарии
Стъпка по стъпка: Безопасно прогнозиране с AI
- Поставете данните за екипа на първо място. Дайте на AI вашите собствени минали реализации: „Подобни задачи отнеха толкова време на нашия екип.“ Така че прогнозата се основава на вашите данни, а не на обобщение.
- Изберете метода. Ако несигурността е голяма, поискайте PERT; параметричен, ако има измерима единица.
- Поискайте три точки, а не единични числа. Поискайте O/M/P стойности и предположения за всеки пакет.
- Направете предположенията видими. Отпечатайте предположението, стоящо в основата на всяка оценка (напр. „тестова среда е готова“, „клиентът се връща след 2 дни“); Грешното предположение е грешно предположение.
- Добавете източник и споделете. Отделете усилията от времето, помислете за ваканция и наличност (напр. човек всъщност е продуктивен 4 дни в седмицата).
- Калибрирайте с екипа. Прегледайте крайната оценка с хората, които ще свършат работата. Една прогноза става надеждна, когато човекът, който я прави, я притежава.
Внимание: Попитайте AI "колко дни ще отнеме тази работа?" Питането и записването на полученото число директно в диаграмата е най-опасната форма на прогнозиране. Това число не включва данните на вашия екип; това е просто общ модел и може да е халюцинация.
три мини калъфа
Случай 1 — Честен план с PERT. Софтуерен екип поиска от AI O/M/P прогнози и предположения за модул с 12 задачи. AI даде чернова; Екипът коригира всяка мисия със собствени исторически данни. Общото очаквано време беше 38 дни, песимистичното общо беше 52 дни. PM даде на клиента 45-дневен срок и остави 7-дневен марж. Проектът е завършен на 44-ия ден; Ако нямаше дял, щеше да има забавяне.
Случай 2 — Объркване на усилие/време. Координатор пита AI: „Колко дни ще отнеме, за да изпълним 80 работни дни на човек?“ каза той. AI отговори "80 дни", защото обърка усилието с продължителността. Знаейки, че работата може да бъде извършена от 4 души паралелно, координаторът коригира времето на ~25 дни (а не 20, защото не се дели). Урок: Хората трябва да контролират разпределението на усилието/времето на AI.
Случай 3 — Необосновано обобщение. Един премиер написа на диаграмата, че AI е отговорил „интегрирането на API обикновено отнема 5 дни“. Миналият опит на екипа с този доставчик на API беше лош и документацията беше лоша; Работата отне 13 дни. Ако бяха поискани данни за отбора, това щеше да се види от самото начало. Урок: обобщението не е заместител на екипната реалност.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Колко дни са необходими за създаване на сайт за електронна търговия?
Тази подкана принуждава AI да генерира измислен номер, без да знае данните на вашия проект. Няма екип, няма обхват, няма несигурност.
Мощна подкана:
Вашата роля: специалист по оценка. Контекст: По-долу са 8 работни пакета и подобни минали задачи на нашия екип. Задача: Генерирайте оценка на продължителността от ТРИ ТОЧКИ (оптимистична O / най-вероятно M / песимистична P) за всеки пакет и изчислете очакваната продължителност на PERT с (O+4M+P)/6. Правила: - Просто се позовавайте на историческите данни, които съм дал; добавяне на общо пазарно допускане.- Напишете предположението, стоящо в основата на всяка оценка, на един ред.- Покажете усилията (човекодни) и продължителността (календарни дни) в отделна колона.- Маркирайте пакета, за който не сте сигурни, с „[изисква се потвърждение от екип]“. Резултат: таблица (Пакет | O | M | P | PERT | Усилие | Предположение). Исторически данни: - Интеграция на плащанията (история: 9,11,8 дни) - Продуктов каталог (история: 6,5 дни) - ... (други пакети)
Това твърдение е силно: методът (PERT), ограничението на източника на данни, изискването за допускане и разграничението усилие/време са ясни.
Допълнителни шаблони:
# Ловец на предположения Избройте всички предположения, които мълчаливо сте приели за верни, така че тази прогноза да се окаже вярна. За всяко предположение преценете колко ще се отрази на времето, ако се окаже грешно.
# Анализ на чувствителността Ако най-вероятната продължителност на следната задача е M; Как се променя общата продължителност на проекта, ако M се увеличи с 20%? Кои 3 задачи са най-чувствителни към общата продължителност? (Тези задачи трябва да се гледат първо.)
# Препоръка за извънредни ситуации Въз основа на отклоненията на PERT по-долу, предложете разумен процент на допустимото време за целия проект и обяснете на какво основавате това. Това е предложение; Последният дял принадлежи на управителя.
Често срещани грешки
- Придържане към едно число: Казването на „10 дни“ крие несигурност; Диапазонът O/M/P е честен.
- Объркващо усилие с времето: 40 човекодни не са 40 календарни дни.
- Приемайки 100% наличност: Никой не може да посвети 5 дни в седмицата сам на тази задача; Има срещи, напускания, прекъсвания.
- Погрешно обобщение за екипни данни: „типичното време“ на AI не е скоростта на вашия екип.
- Без записване на предположения: Невидяното предположение е предположение, което експлодира.
- Без марж: Ако има несигурност, разумен марж от време/бюджет е задължителен.
Съвет: Когато приключите с отгатването, запитайте се: „Има ли 90 процента шанс това число да се сбъдне или 50 процента шанс да го получите?“ Повечето залози с една точка всъщност са 50 процента залози; Знайте това, когато давате обещание на клиента.
В обобщение
Оценката е най-рискованата работа на проекта. Аналоговите, параметричните, методите отдолу нагоре и триточковите (PERT) предлагат различни скорости и точност. AI е бърз в чернови прогнози и генериране на сценарии, но той обобщава, без да знае данните на вашия екип и може да обърка усилията/времето. Сигурно предположение; Поставяне на екипните данни на първо място, работа в три точки, правене на предположения видими, разделяне на усилията и времето и калибриране на крайния брой с екипа. Определената дата и бюджет винаги преминават човешка проверка.
Задача за приложение
Изберете 5 задачи от вашия проект. Попитайте AI за оценката на O/M/P и PERT очакваното време за всеки (предоставете историческите данни на вашия екип анонимно). След това напишете предположението зад всяка задача и прегледайте оценката с член на екипа, който ще свърши работата. Коригирайте поне две прогнози въз основа на данните на екипа и определете разумен времеви запас за общата сума.
контролен списък
- [ ] Основах оценката на историческите данни на моя екип, а не на обобщение.
- [ ] Практикувал съм O/M/P (три точки) вместо нечетни числа.
- [ ] Написах предположението в основата на всяка прогноза.
- [ ] Разделих усилието (човекоден) и времето (календар).
- [ ] Взех предвид реални ограничения като наличност/разрешение.
- [ ] Оставих разумен марж за несигурност и калибрирах оценката с екипа.