Печалби:
- Възможност за изясняване и проектиране на процеса за автоматизиране на повтарящи се, базирани на правила задачи с ниска преценка с инструменти без код
- Възможност за използване на изкуствен интелект както като дизайнер на автоматизация, така и като стъпка на процеса в потока, добавяйки човешко одобрение и защитна мрежа към критичните стъпки
- Възможност за прилагане на дисциплината за настройка на малки и тестване с реални данни, наблюдение през първата седмица и контролиране на поверителността на пътя на данните, разбирайки, че автоматизацията също мащабира грешката.
Най-големият скок в личната производителност идва от това, че изобщо не изпълнявате повтарящи се задачи - тоест от автоматизирането им. Копиране и поставяне на един и същ отчет всяка седмица, ръчно обработване на всеки входящ формуляр в електронна таблица, изпращане на едно и също известие отново и отново: това са задачите на машината. Автоматизация без код (автоматизация без писане на код) означава установяване на правила „ако това се случи, направете това“ с визуални инструменти, без да познавате програмирането. В тази област AI едновременно ви помага да проектирате автоматизацията и работи като стъпка на обработка в рамките на автоматизацията (напр. обобщаване на входящия текст). Но внимавайте: автоматизацията също автоматизира грешката; Неправилно изграденият поток прави грешката бързо и многократно.
Условия. No-code е инсталиране на софтуер/автоматизация без писане на код. Тригерът е събитието, което стартира автоматизацията - „когато пристигне нов имейл“, „когато пристигне отговор във формуляра“. Действието е действието, предприето след тригера — „добавяне на ред към таблицата“, „изпращане на съобщение“. Zapier, Make, Power Automate са популярни платформи за автоматизация без код; Те свързват приложения заедно. Интеграцията е, когато две приложения обменят данни.
Какво да автоматизираме?
Не всяка работа е подходяща за автоматизация. Работите, които правят добри кандидати, имат три характеристики: повтарящи се (среща се често), базирани на правила (има ясна логика „ако-тогава“) и изискват ниска преценка (не е необходима човешка преценка). Пример: запис на входящи фактури в папка, обработка на отговорите на формуляра в таблица, съставяне и изпращане на седмичен отчет в определен час.
Лошите кандидати са: работни места, които изискват висока преценка (какъв отговор на кого), са редки (веднъж годишно) или чийто резултат е критичен и не трябва да се пристъпва без проверка. В тази последна група настройте автоматизацията по целия път до черновата на производството, оставяйки „изпращането“ на човека.
Съвет: Преди да автоматизирате задача, направете я ръчно няколко пъти и запишете точните стъпки. Не можете да автоматизирате процес, който не разбирате; Автоматизацията е машинен превод на изяснен процес.
Стъпка по стъпка: настройка на автоматизация
- Изяснете процеса. Какъв е тригерът, какви са стъпките, какъв е изходът? Пишете на ръка веднъж.
- Проектирайте го от AI. „Как да настроя този процес със Zapier/Make?“ Поискайте стъпков план.
- Настройте малък. В най-простата си форма започнете с една стъпка.
- Тествайте го. Опитайте с реални данни; ръчно проверете изхода.
- Поставете точка за проверка. Добавяне на човешко одобрение при критични стъпки; Не автоматизирайте всичко.
- Гледай. Проверявайте редовно разпечатките през първата седмица; Тихата грешка е най-опасната.
Двете роли на AI в автоматизацията
Роля 1 — Дизайнер: След като обясните какво искате да направите, AI ви казва стъпка по стъпка план за автоматизация, какви връзки за задействане на действие са необходими и възможни клопки. Ако изобщо не познавате инструмента без код, AI ще бъде вашият учител.
Роля 2 — Стъпка на обработка: Съвременните инструменти без код ви позволяват да поставите „етап на AI“ в потока — да обобщите входящия текст, да го категоризирате, да промените тона му, да извлечете полета от данните. Например: „когато пристигне нов имейл за поддръжка → класифицирайте спешността с AI → уведомете администратора, ако е спешно“. Тук AI е мозъкът на автоматизацията, но отново трябва да работи в проверими граници.
бизнес
Подходящ ли е за автоматизация?
защо
Рендиране на отговор на формуляр в таблица
много удобно
Повтарящи се, базирани на правила
Архивиране на фактури
подходящ
Основан на правила, ниска преценка
Извинителен имейл до клиента
Частично (чернова)
Необходима е преценка, посланието е към човека
Кой ще бъде повишен?
не е подходящо
Висшата съдебна власт, критична
Съставяне на седмичен отчет
подходящ
повтарящ се, времеви
Четири шаблона за автоматизация, които могат да се копират
Искам да автоматизирам следната повтаряща се задача без код: Процес: [кажи ми стъпка по стъпка].- Какви тригери и действия са необходими?- Кое от Zapier / Make / Power Automate е подходящо и защо?- Къде трябва да оставя одобрението от човека (критични стъпки)?- 3 възможни точки на неуспех и как да ги избегна?
Ще добавя AI стъпка към следния автоматизиран поток. Поток: [входящ
Помогнете ми да изясня този процес, след което го подгответе за автоматизация: Приблизително това, което направих: [объркана парафраза].- Поставете стъпките в ясен ред.- Отделете (ако-тогава) точки за вземане на решения.- Маркирайте кои стъпки са автоматични и кои трябва да останат човешки.
Появява се контролен списък за тестване на автоматизацията, която съм настроил: Автоматизация: [какво прави].- Какви крайни случаи (празни данни, лош формат, двоен запис) трябва да тествам?- Какво трябва да наблюдавам през първата седмица?- Къде е рискът от тихи грешки (незабелязани)?
Слаба подкана / Силна подкана
Слаб: „Създайте ми автоматизация.“ (AI дава общ отговор, без да знае какво иска да автоматизира, какви инструменти използва.)
Силно: „Искам автоматично да обработвам приложенията, получени в Google Form, в таблица с таблици и да ми изпращат Slack известие за онези, които са маркирани като „спешни“. Как да го настроя с Make? Кажете ми стъпка по стъпка, кажете ми къде трябва да оставя човешко одобрение и възможни точки за грешка.“ Мощните инструменти за създаване на версии връщат работещ план, защото той дава задействането, действието и необходимостта от сигурност.
три мини калъфа
Случай 1 — Край на ръчната работа. Оперативен ръководител обработваше ръчно входящи поръчки за 40+ дни в електронна таблица, ~50 минути на ден. Формуляр → инсталирана автоматизация на таблици; времето намаля до нула. Спечелени ~18 часа на месец. Критичният момент: през първата седмица той ръчно провери всеки запис, улови две грешки при форматиране и поправи потока.
Случай 2 — Автоматизирана грешка. Специалист по маркетинг настрои автоматично съобщение за добре дошли в списъка си с имейли, но неправилно изписа датата в съобщението. Автоматизацията го изпрати до 600 души с перфектна скорост. Грешката не е направена само веднъж, а 600 пъти. Урок: автоматизацията също мащабира грешката; Преди да инсталирате, проверете перфектно съдържанието и първо тествайте малко.
Случай 3 — Интелигентен поток с AI стъпка. Екип за поддръжка създаде поток, който класифицира входящите имейли като „спешни/нормални/спам“ с AI стъпка и дава приоритет на спешните. Времето за реакция намаля от средно 4 часа на 40 минути. За сигурност: Имейлите, които изкуственият интелект смяташе за „спам“, не бяха изтрити, а отидоха в отделна папка — така че ако изкуственият интелект сгреши, те не бяха загубени. Човек минава през тази папка веднъж седмично.
Често срещани грешки
- Автоматизиране на процеса, който не разбирате: Първо го направете ръчно, изяснете стъпките.
- Автоматизиране на всичко: Оставете човешкото одобрение на критични/изискващи преценка стъпки.
- Пускане на живо без тестване: Автоматизация мащабира грешка; Първо тествайте с малки и реални данни.
- Без наблюдение: Тихите грешки са най-опасни; Проверявайте редовно разпечатките през първата седмица.
- Сляпо доверие на стъпката на AI: Създайте защитна мрежа, така че данните да не бъдат загубени в случай на грешна класификация.
- Поверителност: Знайте къде автоматизацията премества чувствителни данни; инструментите на трети страни виждат данните.
Внимание: Автоматизацията премества данни от едно приложение в друго. При този транзит чувствителни данни (лична информация, финансови записи) може да преминат през сървъри на трети страни. Не забравяйте да проверите пътя на данните на автоматизацията и политиката за задържане на корпоративни данни.
В обобщение
- Най-големите печалби идват от автоматизирането на повтарящи се, базирани на правила задачи с ниска преценка.
- AI играе две роли: учителят, който проектира автоматизацията и стъпката на обработка в рамките на потока (обобщаване/класифициране).
- Ръчно прецизирайте процеса, преди да го автоматизирате; Не можете да инсталирате процес, който не разбирате.
- Изграждайте малки, тествайте с реални данни, добавете човешко одобрение и предпазна мрежа към критичните стъпки.
- Автоматизацията също мащабира грешката; Гледайте първата седмица, проверете автобуса за поверителност.
Задача за приложение
Изберете повтаряща се задача, която правите всяка седмица, и първо запишете стъпките на ръка. Накарайте AI да изясни процеса с третия шаблон, след което измислете дизайн без код с първия шаблон. Ако можете, инсталирайте го в най-простата форма и подгответе тестов списък с четвъртия шаблон и го опитайте с реални данни. Отбележете къде оставяте човешко одобрение.
контролен списък
- [ ] Първо направих работата, която щях да автоматизирам ръчно, и изясних стъпките.
- [ ] Избрах повтаряща се, базирана на правила работа с ниска преценка.
- [ ] Добавих човешко одобрение/предпазна мрежа към критичните стъпки.
- [ ] Настроих го малък и го тествах с реални данни.
- [ ] Планирах да гледам резултатите през първата седмица.
- [ ] Проверих пътя на чувствителните данни и поверителността на автоматизацията.