Печалби:
- Възможност за изготвяне на чернови на помощ за намиране (инструмент за описание), бележка за обхвата и съдържанието и секции за оформление с изкуствен интелект
- Способност за разбиране на халюцинаторния риск от биографична/институционална история и основаване на този раздел само на проверени източници
- Възможност да се даде възможност на изкуствения интелект да насочи изследователя към източника, вместо да дава факти директно в справочната услуга
Архивът не е отговорен само за запазването на документите; също е отговорен за осигуряването на достъп до тях за изследователя. Има две основни средства за този достъп: инструменти за описание, които въвеждат колекцията (помощ за намиране — насочващ документ, който определя съдържанието, организацията и обхвата на архивна колекция) и справочна услуга, която директно подпомага изследователите. И двете изискват големи усилия: писането на ръководство за колекция отнема седмици, а отговарянето на въпроси на изследовател през целия ден отнема време. Нещо повече, тези две произведения са "лицето" на архива; Първият контакт на изследователя с колекцията често е през ръководството и информационното бюро, така че грешката тук се отразява пряко върху надеждността на архива.
AI е мощна помощ при съставяне на инструменти за описание и поддържаща справочна услуга. В тази част ще се научим как да изготвим ръководство за колекция (помощ за намиране), да напишем описания на обхвата и съдържанието, да помогнем с въпроси на изследователи и да видим защо точността не подлежи на обсъждане в тези услуги.
Инструменти за описание: карта на колекцията
Инструментът за описание позволява на изследователя да попита „какво има в тази колекция, което работи за мен?“ Позволява ви да отговорите на въпроса. Обикновено включва:
- Общо описание: Име, обхват, период от време, размер на колекцията.
- Биографична/институционална история: Кратка история на лицето или институцията, изготвила документите.
- Забележка за обхвата и съдържанието: Пояснение какви документи и по какви теми има в сборника.
- Подреждане: Как са групирани документите (серии, подсерии).
- Инвентар: Подробен списък на ниво кутия/файл.
Тези документи са написани в съответствие със стандарти (например ISAD(G) или EAD - кодирано архивно описание, стандартът за цифрово кодиране за ръководства за архиви). AI може да произведе очертания на тези раздели от необработен инвентар и резюмета на документи; но всеки факт (история, човек, институционална история) трябва да бъде проверен.
Друга стойност на инструментите за описание е, че те могат да бъдат написани на различни нива на детайлност. Понякога няма достатъчно време или ресурси, за да се опишат хиляди кутии от един архив на ниво документ; В този случай се прави многостепенно описание: първо общо описание на ниво фонд, след това серията, след това, когато е възможно, на ниво файл. AI е особено полезен за изготвяне на бележката за цялостния обхват на най-високо ниво от резюметата на случаите на по-ниско ниво; Прави обобщение от масата към цялото. Но всеки слой от това резюме трябва да съответства на действителните документи в долния слой; Изкуственият интелект не трябва да съставя заявка за обхват, която не е в колекцията от най-високо ниво.
Внимание: Секцията за биографична/институционална история е мястото, където халюцинациите най-често се прокрадват. AI може да напише плавна история за човек или институция от „общоизвестни“, като същевременно добавя несъществуващи събития, фалшиви дати и измислени заглавия. Този раздел трябва да се основава само на проверени източници.
Работен процес: стъпка по стъпка
1. Събирайте суровини. Инвентар, резюмета на документи, списъци с кутии, съществуващи бележки, ако има такива.
2. Задайте стандарта. Според кой стандарт за описание ще бъде написано (ISAD(G)/EAD)?
3. Направете чернова за глава по глава. Имайте раздели за чернови на AI, като бележка за обхват и съдържание и описание на оформлението от суров материал.
4. Проверете фактите. Особено в раздела история проверявайте всяка дата, име и събитие с независими източници.
5. Проверете ограниченията за достъп. Има ли в колекцията поверителни документи/документи с ограничено авторско право? Те трябва да бъдат посочени в ръководството.
6. Експертно одобрение. Окончателното ръководство преминава през одобрение от архивист.
Справочна служба: помощ на изследователя
В справочната услуга AI помага по два начина: (1) като осмисля въпроса на изследователя и предлага кои колекции да се разгледат, и (2) чрез изготвяне на отговори на често задавани въпроси. Но тук има критично ограничение: ИИ не трябва да дава на изследователя директен отговор „факт“, а трябва да го насочва към източника. Вместо „Тази дата е тази“, трябва да пише „Можете да намерите тази информация от такива и такива документи в тази колекция“. Тъй като прекият фактически отговор, даден от AI може да е изфабрикуван и изследователят може да го обърка с източника.
Справочна задача
Подходяща роля на AI
нежелателна употреба
Осмисляне на въпроса
Предложете уточняващи въпроси
—
Маршрутизиране на колекцията
Предложение "Вижте там".
казвайки "Отговорът е"
Чернова на ЧЗВ
Чернова от проверена информация
фалшив отговор
Списък с източници
Предложение за търсене в каталога
Даване на измислена справка
въпрос на факти
Пренасочване към източника
Директен отговор на фактите
три мини калъфа
Случай 1 — Проектът на ръководството намали 4 седмици на 1 седмица. Архив подготвяше справка за колекция от 120 кутии. Списъци с кутии и резюмета на файлове бяха дадени на AI; YZ изготви черновата на бележката за обхвата и съдържанието и секциите за оформление. Архивистът провери и организира фактите за една седмица; по традиционния метод тази оценка беше един месец. Но 3 дати и 2 заглавия в раздела за биографична история бяха грешни; Коригирано при проверка.
Случай 2 — Измислена институционална история. Един стажант накара изкуствения интелект да напише историята на дадена институция и да я постави директно в директорията. YZ дава грешна дата на създаване на институцията и споменава сливане, което не е съществувало. Изследовател забеляза и докладва грешката; Ръководството беше коригирано, но надеждността на архива беше нарушена. Урок: разделът за история няма да бъде публикуван без проверка.
Случай 3 — Правилно ръководство, грешен факт. Един изследовател поиска дата. Базиран на AI асистент даде директна дата (измислена). Изследователят ще използва това като източник; Старшият архивист се намеси и каза: „AI не дава факти, той те насочва към колекцията“ и го накара да погледне истинския документ; историята беше различна. Урок: в справочната служба AI насочва, а не дава факти.
Четири копируеми шаблона
1) Забележка за проектообхват и съдържание:
ВЪЗ ОСНОВА на списъците с кутии/файлове и резюметата на документите по-долу, напишете чернова на „бележка за обхват и съдържание“ за колекция. Използвайте само това, което е включено в предоставения материал; ДОБАВЕТЕ тема, дата или лице, което не е в колекцията. Маркирайте всеки факт, за който не сте сигурни [нуждае се от проверка]. Материал: [тук]
2) Биографична/институционална история (контролирана):
По-долу са ПРОВЕРЕНИ бележки за [лице/организация]. Напишете кратко описание на историята въз основа САМО на тези бележки. НЕ ДОБАВЯЙТЕ дати, събития или заглавия, които не са в бележките; Не добавяйте обща информация за „знания“. Напуснете пространствата [няма информация]. Бележки: [тук]
3) Насоки на изследователя:
Въпрос на изследовател: [въпрос]. НЕ давайте ДИРЕКТЕН фактически отговор на този въпрос. Вместо това: (1) предложете 1-2 въпроса, които ще изяснят въпроса, (2) кажете му какъв ТИП колекция/документ трябва да разгледа, (3) предложете какви термини може да търси в каталога. Не правете измислена препратка.
4) Проект на отговор на ЧЗВ:
По-долу са ПРОВЕРЕНИ информационни листове от нашия архив. Въз основа на тези бележки съставете отговор на следния често задаван въпрос: [въпрос].Добавяне на информация, която не е в бележките; [отметка]отбележете там, където не сте сигурни. В края на отговора насочете изследователя към съответната колекция. Бележки: [тук]
Слаба подкана / Силна подкана
Слаб:
Напишете изчерпателна справка за тази колекция, включително история.
„Обширно“ и „включително история“ карат AI да надхвърли дадения материал и да добави измислена информация за институцията/човека.
Силен:
Напишете очертанията на помощното средство за намиране ВЪЗ ОСНОВА на следните списъци с полета и проверени исторически бележки: секции за обхват-съдържание и оформление. Не включвайте факти, които не са включени в дадения материал; Използвайте само проверени бележки в хронологията, оставете празни полета [няма информация]. Маркирайте всеки съмнителен факт [има нужда от проверка]. Материал: [тук]
Разликата: придържането към дадения материал, забраната за изработка, запазването на пропуски и знаци за проверка правят ръководството надеждно.
Често срещани грешки
- Оставяйки историята на „общото знание“ на AI. Тази част е най-податлива на халюцинации; трябва да се основава само на проверени бележки.
- Посочване на директни факти в справката. AI трябва да насочва изследователя, а не да замества източника.
- Заобикаляне на ограниченията за достъп. Конфиденциалност/документи с ограничено авторско право трябва да бъдат отбелязани в указателя.
- Предлагане на измислена справка. Всяка непроверена препратка в каталога няма да бъде предоставена на изследователя.
- Публикуване на черновата без одобрение. Окончателното ръководство се утвърждава от архивиста.
В обобщение
Достъпът до архивите и справочната услуга е плодотворна област, в която AI ускорява изготвянето на инструменти за описание и подпомага насоките на изследователите. Но биографичната/институционалната история е точката на проникване на халюцинацията, а в справочната служба AI не трябва да дава факти, а да насочва към източника. Базирайте ръководството само на автентичен материал, запазете пропуски, маркирайте ограниченията за достъп и оставете окончателното одобрение на архивиста. AI съставя карта на колекцията; Архивът носи отговорност за точността на тази карта.
Задача за приложение
Вземете списък с кутия/файл на колекция (реална или проба) и помолете AI за схема с шаблона „очертание на бележка за обхват и съдържание“; Проверете дали не надхвърля дадения материал. След това стартирайте шаблона „биографична история“ за лице/организация само с проверени бележки и наблюдавайте дали AI се опитва да се побере в пропуските. И накрая, обработете въпрос на изследовател с шаблона „ориентация на изследователя“.
контролен списък
- [ ] Базирах ръководството само на даден/проверен материал.
- [ ] Проверих независимо всяка дата и име в историята.
- [ ] Маркирах ограниченията за достъп (поверителност/авторски права) в ръководството.
- [ ] Вместо да давам факти в препратката, ви насочих към източника.
- [ ] Предадох окончателното ръководство за одобрение от архивиста.