Печалби:
- Възможност за разграничаване на типове документи като бележки, устни бележки, демарши и вътрешни доклади и създаване на чернови по подходящ начин с изкуствен интелект
- Способност за вземане на официален език от одобрени шаблони и коригиране на интензивността на дипломатичния тон и конструктивната двусмисленост според стратегическите намерения
- Възможност за отделяне на предаването от устния превод в доклада и прилагане на дисциплината да не се изпраща официален документ без оторизирано одобрение.
Дипломацията до голяма степен протича в писмен вид. Комуникацията между посолството и централата, официалните съобщения между две държави, записът на разговор - всичко се извършва чрез писмени документи, които отговарят на определени правила за формат и език. Тези документи не само носят информация; Той също така дава дипломатическо послание със своя тон, форма и избор на думи. В този модул ще научите как да изготвяте дипломатическа кореспонденция и доклади по-бързо и по-последователно с изкуствен интелект; но ще научите как да поддържате официална форма, премерен език и крайна отчетност.
Нека се запознаем с няколко вида документи. Дипломатическата нота е официално писмено съобщение, изпратено от една държава до друга държава; Има много специфична форма и език на модела. Вербалната бележка е вид неподписана служебна бележка, написана в трето лице единствено число. Demarche е да се предаде официална инициатива/предупреждение по даден проблем. Дипломатическата телеграма/писмо е вътрешният отчетен документ между представителството и централата; обикновено съобщава разговор, развитие или оценка на централата. AI бързо създава формата и първата чернова на тези документи; Но точността на моделите, мярката на тона и отговорността за посланието принадлежат на хората.
Стъпка по стъпка: писане на дипломатически документ
1. Определете вида на документа и получателя. Това бележка ли е, вътрешен доклад, марш? Получателят чужда държава ли е или вашата собствена централа? Жанрът определя формата и езика.
2. Изяснете целта и основното послание. Какво иска да предаде този документ? Информация, протест, искане, оценка? Основното послание трябва да бъде изразено в едно изречение.
3. Приложете подходящо форматиране и фразеология. Дипломатическите документи имат стандартни начални и затварящи модели („... изразява най-дълбоките си почитания“, „... има честта да поеме инициативата преди...“ и т.н.). Тези модели варират според държавата и институцията; Одобрените от вашата институция шаблони са от съществено значение. AI знае общите модели, но може да не знае точната форма на вашата организация.
4. Напишете тялото: ясно, премерено, еднозначно. Дипломатическият текст не се размазва; Всяко изречение трябва да има едно значение. Също така е умерено: не трябва да е прекалено твърдо или меко.
5. Ако е доклад, отделете оценката от факта. Във вътрешен доклад има ясно разграничение между "какво се случи" (какво беше казано на срещата) и "какво мислим" (оценка на агенцията). Центърът трябва да види какво е предаване и какво е интерпретация.
6. Проверете, задайте тон, подпишете. Свържете всеки факт с източника, сами определете тона и поемете отговорност за крайния текст.
Съвет: Поискайте дипломатически шаблонен език от AI като „генерична проба“, но получете окончателните шаблони от одобрения шаблон на вашата институция. Формулата за отваряне/затваряне, генерирана от AI може да звучи правилно, но може да се различава от официалната процедура на вашата държава; Грешен модел се възприема като формална грешка.
Тънкостите на дипломатическия език
В дипломатическата кореспонденция езикът е толкова важен, колкото и самото съобщение. Същото събитие може да бъде изразено с „ние отбелязваме със загриженост“, „ние сме сериозно загрижени“ или „ние категорично протестираме“; всеки носи различна интензивност и намерение. Тази тънкост е известна като „дипломатическа интензивност“ и грешният й избор води до нежелана ескалация или усещане за слабост. AI обикновено познава този мащаб, но не може да знае текущите ви стратегически намерения; така че регулирате интензивността.
Друга тънкост е конструктивната неяснота: в някои случаи изявление, което е отворено за повече от едно тълкуване, се използва умишлено, така че страните да могат да постигнат споразумение. Това е трудна техника и може да противоречи на предполагаемата тенденция на AI към „яснота“. Кога да пишете ясно и кога да пишете съзнателно гъвкаво е стратегическо човешко решение.
Внимание: Официална бележка или указ представлява официалната позиция на държавата и може да има последици, които трудно могат да бъдат обърнати. Нито една чернова, произведена от YZ, не се изпраща без нейният формат, език на модела и съдържание да бъдат напълно проверени от упълномощено лице. Дори грешка в думата може да доведе до дипломатическо недоразумение.
три мини калъфа
Случай 1 — Докладвайте скелетно спестено време. Един заместник-секретар трябваше да напише дълъг доклад до щаба след двучасово заседание. Той даде бележките си на AI и подготви скелета на доклада от срещата (участници, дневен ред, казаното, оценка); Статията ми, която трябваше да отнеме 90 минути, беше намалена на 25 минути. Той сам написа раздела за оценка и тона.
Случай 2 — Коригирана грешка в шаблона. YZ използва първо лице („нашата молба…“) в чернова на устни бележки; като има предвид, че вербалната нота е написана в трето лице („Той изразява почитта си към посолството на ..., Министерството на ...“). Висшият дипломат коригира формата; Би било погрешно и процедурна грешка.
Случай 3 — Предотвратена ескалация на тона. В проектоуказ AI използва фрази като „неприемливо“ и „ще има сериозни последствия“. На този етап предвиденото съобщение беше предупреждение, а не заплаха. Експертът смекчи тона до премерено ниво, като например „ако нашите очаквания не бъдат изпълнени, отношенията могат да бъдат негативно засегнати“.
Четири копируеми шаблона
1) Скелет на доклада за интервюто:
Вашата роля: специалист по дипломатически доклади. Скелетът на отчета за центъра се появява от следните бележки за интервюто: (1) Участници и дата, (2) Дневен ред, (3) Какво каза другата страна (прехвърляне), (4) Какво предадохме, (5) Оценка (коментар) - запазете това под ОТДЕЛНО заглавие. Не бъркайте трансфер с коментар. Бележки: [тук]
2) Бележка/чернова за март:
Създайте [бележка / изговорена нота / марш] ЧЕРНОВА за следното съобщение. Използвайте обща дипломатическа фразеология, но оставете контейнера за отваряне/затваряне, като приемете, че „ще получа окончателните фрази от одобрения от институцията шаблон“. Тон: [изберете: информативно/тревожно/твърдо предупреждение]. Пишете с един смисъл и умерено. Съобщение: [тук]
3) Регулиране на интензитета на тона:
Пренапишете следния абзац в три дипломатични интензитета: (а) лек/информативен, (б) умерен/тревожен, (в) рязък/протест. Запазете същия факт, просто променете интензитета. Обобщете посланието на всяка версия в едно изречение. Параграф: [тук]
4) Опростяване на отчета:
Кондензирайте следния дълъг доклад за центъра: първо резюме от един абзац (BLUF), след това разделите. Отделете факта от оценката. Не променяйте/измисляйте никакви факти или цифри. Избройте извлечените подробности в заглавието „прикачени файлове“. Доклад: [тук]
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Напишете бележка за това и ние ще го изпратим.
Жанр, адресат, тон и форма са неясни; Освен това е рисковано да се третира официален документ директно като „за изпращане“. AI създава общ текст, чийто модел може да е неправилен.
Мощна подкана:
Вашата роля: специалист по дипломатическа кореспонденция. Вид на документа: устна партитура (трето лице, единствено число). Получател: министерство. Цел: да се изрази премерена загриженост относно развитието (не протест). Оставете шаблоните за отваряне/затваряне като контейнери; Ще го взема от одобрения образец. Тяло: еднозначно, сдържано. Това е проект, той ще подлежи на упълномощено одобрение. Тема: [тук]
Разликата е ясна: тип, получател, цел, тон, формат и рамката „чернова/одобрение“ правят документа безопасен.
Таблица с видовете документи
документ
Посока
език
Роля на AI
критична точка
бележка
от щат на щат
официален модел
проект
форма, тон
словесна партитура
от щат на щат
3-то лице единствено число
проект
човек, плесен
Демарш
официална инициатива
премерен/прецизен
проект
Регулиране на плътността
Вътрешен доклад/телеграма
Представителство-централа
Трансфер+коментар
скелет
Разлика между тълкуване на факти
Често срещани грешки
- Оставяне на езика на модела на AI. Формулите за отваряне/затваряне трябва да се вземат от одобрения шаблон.
- Объркване на преноса с тълкуването. „Казаното“ в доклада и „нашата оценка“ трябва да са отделни.
- Неправилна настройка на тона. Ако дипломатическата интензивност е грешна, възниква ескалация или усещане за слабост.
- Изпращане на черновата без контрол. Официални документи не могат да се изпращат без одобрението на упълномощеното лице.
- Неясно писане (непреднамерено). С изключение на конструктивната неяснота всяко изречение трябва да е еднозначно.
В обобщение
В дипломатическата кореспонденция и докладване AI е мощен помощник, който бързо създава скелета на документа, първата чернова и тоналните вариации. Но официалната форма и език, коригирането на дипломатическия интензитет, разграничението между факт и тълкуване, решението за конструктивна несигурност и окончателното одобрение принадлежат на хората. Вземете шаблоните от одобрени шаблони, задайте тона според вашето стратегическо намерение, отделете предаването от устния превод в доклада и не изпращайте официални документи без отметка.
Задача за приложение
Подгответе бележки за сценарий на въображаемо интервю. Изготвяне на доклад за центъра с „скелета на доклада за интервю“; Съхранявайте прехвърлянето и оценката отделно. Създайте чернова на говорена бележка и проверете нейния формат с „черновата на бележката“. С „Регулиране на плътността на тона“ сравнете три версии на едно и също съобщение и изберете тази, която отговаря на ситуацията.
контролен списък
- [ ] Определих вида на документа, получателя и целта.
- [ ] Проверих езика и формата на модела спрямо одобрения шаблон.
- [ ] Показах прехвърляне и оценка отделно в отчета.
- [ ] Нагласих дипломатическия тон според стратегическите си намерения.
- [ ] Не съм изпратил черновата без оторизирано одобрение.