إدارة المخاطر وتسجيل المخاطر

المكاسب:

• القدرة على فهم مفاهيم المخاطر والاحتمالية والتأثير ودرجة المخاطر واستراتيجية الاستجابة (التجنب والتخفيف والنقل والقبول) وإنتاج مسودة سجل المخاطر بدعم من الذكاء الاصطناعي
• القدرة على استخدام الذكاء الاصطناعي لتحديد المخاطر وتصنيفها وتحديد المثيرات وصياغة إجراءات التخفيف والحفاظ على سجل المخاطر حيًا
• إن فهم أن قيم الاحتمالية والتأثير التي ينتجها الذكاء الاصطناعي تتطلب معايرة الخبراء، وأن ملكية المخاطر والقرار النهائي يعودان إلى البشر.

المستقبل غير مؤكد في كل مشروع؛ عدم اليقين يعني المخاطرة. الخطر هو حدث أو ظرف غير مؤكد، إذا تحقق، سيؤثر على أهداف المشروع (الوقت، التكلفة، النطاق، الجودة). يمكن أن تكون المخاطر سلبية (تهديدًا) أو إيجابية (فرصة)، ولكن في اللغة اليومية نعني في الغالب التهديدات. إن ما يميز مدير المشروع الجيد عن المدير المتوسط ​​هو في كثير من الأحيان إدارة المخاطر: رؤية المشكلات قبل ظهورها، وتقليل احتمالية حدوثها، والتخطيط مسبقًا لما يجب فعله عند حدوثها. يوجد في قلب هذه الوحدة سجل المخاطر: وهو وثيقة حية يتم فيها الاحتفاظ بجميع المخاطر واحتمالاتها وتأثيراتها وأصحابها وخطط الاستجابة. الذكاء الاصطناعي مفيد جدًا في تحديد المخاطر وتسجيل النقاط؛ ولكن تقديرات الاحتمالات والأثر تتطلب حكماً خاصاً بكل وكالة، وتظل ملكية المخاطر دائماً أمراً بشرياً.

تشريح سجل المخاطر

يتضمن سطر سجل المخاطر عادةً ما يلي: وصف المخاطر (بتنسيق السبب والحدث والنتيجة: "إذا تأخر المورد، فشل التكامل في البدء، وقسائم التسليم")، والفئة (تقنية، موارد، خارجية، مالية، قانونية)، الاحتمالية (فرصة الحدوث؛ على سبيل المثال 1-5 أو %)، التأثير (حجم الخسارة في حالة حدوثها؛ 1-5)، درجة المخاطرة (الاحتمالية × التأثير)، الزناد (علامة مبكرة على أن الخطر يقترب)، استراتيجية الاستجابة، مالك المخاطر (الشخص المكلف بمراقبة ذلك المخاطر) والحالة.

درجة المخاطرة = الاحتمالية × التأثير هي أداة بسيطة ولكنها قوية لتحديد الأولويات. إن الخطر الذي له احتمال 4 وتأثير 5 (النتيجة 20) يستحق اهتمامًا أكبر بكثير من الخطر الذي له احتمال 2 وتأثير 2 (النتيجة 4). يتم وضع المخاطر في مناطق حمراء/صفراء/خضراء في مصفوفة المخاطر (شبكة احتمالية التأثير) بناءً على هذه النتيجة.

هناك أربع استراتيجيات استجابة أساسية (للتهديدات):

• التجنب: تغيير/إزالة الوظيفة التي تخلق المخاطر بشكل كامل.
• التخفيف: تقليل الاحتمالية أو التأثير (على سبيل المثال، العثور على مورد بديل).
• النقل: نقل الخطر إلى شخص آخر (التأمين، شرط العقد، المقاول من الباطن).
• قبول: لتحمل المخاطرة؛ ولكن قم بتخصيص خطة للطوارئ وتخصيص الميزانية/الوقت.

المنطقة

مثال

من يملأها؟

تعريف المخاطر

"إذا غادر المطور الرئيسي، يتباطأ التطوير."

مساء + الفريق

الاحتمال (1-5)

3

حكم الخبراء

التأثير (1-5)

4

حكم الخبراء

يسجل

12

الحساب (يساعد الذكاء الاصطناعي)

الزناد

"المجيء إلى العمل يتراجع، شائعة المقابلة"

مجازف

رد

التخفيف: تبادل المعلومات، شخص احتياطي

مساء + لديه

المالك

قائد الفريق

يرسل مساء

خطوة بخطوة: تسجيل المخاطر باستخدام الذكاء الاصطناعي

1. العصف الذهني المخاطر. امنح الذكاء الاصطناعي سياق المشروع المجهول واطلب منه إنشاء فئة المخاطر المحتملة حسب الفئة. الذكاء الاصطناعي جيد في تذكيرنا بالمخاطر التي قد يقفز إليها البشر.
2. ضعها في صيغة السبب والحدث والنتيجة. ضع كل خطر في الصيغة "بسبب X، إذا حدث Y، سيكون هناك تأثير Z"؛ ولا يمكن إدارة المخاطر الغامضة.
3. مسودة التهديف. اسأل الذكاء الاصطناعي عن مخططات الاحتمالية/التأثير، لكن قم بمعايرتها بحكم الخبراء. رقم الذكاء الاصطناعي هو نقطة بداية، وليس حقيقة.
4. تحديد الزناد. مقابل كل خطر كبير، "كيف نعرف أنه قادم؟" أجب عن السؤال.
5. مسودة خطة الاستجابة. اطلب من الذكاء الاصطناعي اقتراح الاستراتيجيات الأربع المناسبة والإجراءات الملموسة لكل خطر عالي الدرجات.
6. تعيين مالك وإبقائه على قيد الحياة. أعط كل خطر صاحبه؛ قم بمراجعة سجل المخاطر أسبوعيًا. سجل المخاطر هو وثيقة حية، لا تكتب مرة واحدة ويتم نسيانها.

نصيحة: قم بتلخيص سجل المخاطر في "أهم 5 مخاطر" وقم بإدراجها في كل تقرير حالة. وبهذه الطريقة، تظل المخاطر واضحة وتقل المفاجآت.

ثلاث حالات صغيرة

الحالة 1 - تم اكتشاف المخاطر الضائعة. قام أحد متخصصي مكتب إدارة المشاريع (PMO) بتسليم سجل المخاطر المكتمل المكون من 18 سطرًا إلى الذكاء الاصطناعي وسأل: "ما هي المخاطر النموذجية التي ربما فاتني؟" سأل. منظمة العفو الدولية. وذكّرت بخمسة مخاطر مثل "تجديد ترخيص الطرف الثالث" و"مخاطر فقدان ترحيل البيانات" و"التبعية للموظفين الرئيسيين". وأضاف الخبير 3 منهم. وبعد شهرين، حدثت مخاطرة الترخيص، لكن الخطة كانت جاهزة.

الحالة 2 - فرق المعايرة. شكك أحد الوزراء في قيمة "احتمال 2" التي أعطاها الذكاء الاصطناعي للمخاطرة. كانت التأخيرات شائعة في تاريخ الفريق مع هذا المورد. وكان الاحتمال الفعلي أقرب إلى 4. وارتفعت النتيجة من 6 إلى 12، وانتقل الخطر من قائمة "المراقبة" إلى قائمة "الاحتياط النشط". الدرس المستفاد: يجب تصحيح التنبؤ الاحتمالي للذكاء الاصطناعي من خلال بيانات الوكالة.

الحالة 3 - المخاطر غير المطالب بها. لقد حدد الفريق المخاطر جيدًا لكنه فشل في تحمل المسؤولية. حدثت خطورة، ولم يكن أحد يراقب، وهرب الزناد، وتأخر المشروع 3 أسابيع. العبرة: المخاطرة بلا مالك هي المخاطرة بلا رقابة؛ الذكاء الاصطناعي ينتج مخاطر، لكن المالك البشري هو الذي يحددها.

موجه ضعيف / موجه قوي

حث ضعيف:

قائمة المخاطر لمشروعي.

بدون سياق، بدون فئات، وبدون تنسيق؛ تظهر قائمة عامة، معظمها لا علاقة له بمشروعك.

مطالبة قوية:

دورك: متخصص في إدارة المخاطر. السياق: [ملخص مشروع مجهول: الصناعة، المدة، الفريق، التكنولوجيا، القيود]. المهمة: توليد المخاطر حسب الفئة (تقنية، مورد، خارجي/مورد، مالي، قانوني، نطاق). لكل خطر: - وصف بتنسيق السبب والحدث والنتيجة - الاحتمال (1-5) والتأثير (1-5) قيمة المسودة + مبرر قصير - علامة الزناد المبكرة - استراتيجية الاستجابة الموصى بها (تجنب/تخفيف/نقل/قبول) وإجراء واحد ملموس ملاحظة: قيم الاحتمالية/التأثير هي مسودة؛ وسوف أقوم بمعايرتها مع البيانات المؤسسية. لا تعطي أرقام وهمية، واكتب الأسباب الخاصة بك. الإخراج: الجدول.

تعد هذه المطالبة قوية: فهي تتضمن الفئة والتنسيق وتحذير تسجيل المسودة ومذكرة المعايرة.

قوالب إضافية:

# مكتشف النقاط العمياء انظر سجل المخاطر الخاص بي أدناه. ذكرني، فئة تلو الأخرى، بالمخاطر الشائعة في مثل هذه المشاريع ولكنها ليست على قائمتي. لا تكرر الموجودة.

# مولد الزناد اقترح 3 علامات إنذار مبكر (محفزات) للخطر: [الخطر]. لكل علامة، اكتب أيضًا البيانات/المؤشر الذي يمكنني من خلاله تتبعه.

# تعميق خطة الاستجابة قم بتقييم جميع الاستراتيجيات الأربع لهذا الخطر عالي الدرجات (تجنب / تخفيف / نقل / قبول)؛ قارن تكلفة وتأثير كل منها، مع توضيح أي منها توصي به ولماذا. تذكر أن القرار النهائي هو لي.

الأخطاء الشائعة

• كتابة مخاطر غامضة: لا يمكن إدارة "خطر التأخير"؛ "قسائم التكامل إذا تأخر المورد X" أمر يمكن التحكم فيه.
• الخلط بين نتيجة الذكاء الاصطناعي وحقيقتها: الاحتمال/التأثير خاص بالمؤسسة؛ ولا ينبغي استخدامه دون معايرة.
• عدم تعيين مالك: لا تتم مراقبة المخاطر غير المملوكة.
• عدم تحديد المسبب: بدون علامات مبكرة، فإن الخطر سوف يفاجئك.
• تجميد سجل المخاطر: يتغير المشروع، وتتغير المخاطر؛ إذا لم يتم تحديث السجل فإنه يموت.
• مجرد النظر إلى التهديدات: يمكن أيضًا إدارة الفرص (إنجاز العمل مبكرًا، وانخفاض تكلفة الموارد).

تحذير: قد يصنف الذكاء الاصطناعي أحد المخاطر على أنه "احتمال منخفض"؛ ولكن إذا حدث هذا الخطر بشكل متكرر في مؤسستك، فإن تعميم الذكاء الاصطناعي سوف يضللك. قم دائمًا باختبار النتائج مقابل بياناتك التاريخية.

في ملخص

إدارة المخاطر هي فن رؤية المشاكل قبل أن تنفجر، وسجل المخاطر هو الوثيقة الحية التي تكمن في قلب هذا الأمر. يتم تحديد كل خطر في شكل السبب والحدث والنتيجة، ويتم تسجيله حسب الاحتمالية والتأثير، ويتم تحديد استراتيجية التحفيز والاستجابة له (تجنب / تخفيف / نقل / قبول)، ويتم تعيين مالك له. الذكاء الاصطناعي قوي في العصف الذهني للمخاطرة وتسجيل النقاط؛ إنه يذكرك بالبقع العمياء. ومع ذلك، فإن معايرة الخبراء لقيم الاحتمالية/التأثير، وملكية المخاطر وقرار الاستجابة النهائية تقع دائمًا على عاتق الإنسان.

مهمة التطبيق

أنشئ مسودة سجل مخاطر لكل فئة على حدة من الذكاء الاصطناعي لمشروعك (إخفاء هوية السياق). اختر أعلى 5 درجات من المخاطر؛ قم بمعايرة قيمة الاحتمال/التأثير لكل منها باستخدام البيانات التاريخية الخاصة بك، واكتب إجراء التشغيل والاستجابة، وقم بتعيين مالك. ثم تحقق من المخاطر التي فاتتك باستخدام قالب "الباحث عن النقاط العمياء".

قائمة مرجعية

• [ ] لقد كتبت المخاطر بتنسيق السبب والحدث والنتيجة.
• [ ] لقد قمت بمعايرة قيم الاحتمالية/التأثير مع عائد مؤسستي.
• [ ] قمت بتحديد أولويات المخاطر حسب النتيجة (مصفوفة المخاطر).
• [ ] لقد حددت المحفزات واستراتيجيات الاستجابة لكل خطر كبير.
• [ ] لقد قمت بتعيين مالك لكل خطر.
• [ ] لقد خططت للحفاظ على سجل المخاطر مباشرًا وإضافته إلى تقرير الحالة.