تقدير الوقت والموارد: تقدير الوقت والتحقق منه

المكاسب:

• القدرة على فهم طرق التقدير التناظرية والبارامترية والثلاثية النقاط (PERT) واستخدام الذكاء الاصطناعي لإنتاج مسودات تقدير الوقت والموارد.
• القدرة على تفسير عدم اليقين المتوقع (السيناريوهات المتفائلة/المحتملة/المتشائمة، وفاصل الثقة) والتخطيط الأساسي على نطاق بدلاً من رقم واحد
• القدرة على إدراك أن توقعات الذكاء الاصطناعي تعتمد على الأنماط والافتراضات التاريخية، وأنه يجب التحقق من صحة الالتزام بالميزانية النهائية والوقت من خلال بيانات الفريق وأحكام الخبراء

التقدير هو المهمة الأكثر صعوبة وخطورة في إدارة المشاريع. "كم من الوقت سيستغرق هذا؟" و"كم عدد الأشخاص الذين يستغرق الأمر؟" تشكل الإجابات على هذه الأسئلة أساس الجدول الزمني والميزانية والوعد المقدم للعميل. إن التقدير السيئ سيغرق حتى المشروع الذي تتم إدارته بشكل جيد: فالوقت المتفائل للغاية سيؤدي إلى تأخير وعقوبات، والوقت المتشائم للغاية سيؤدي إلى خسارة العرض. ويُعتبر الذكاء الاصطناعي عاملاً مساعداً جذاباً في هذا المجال؛ يعطي الوقت بالثواني وهذا هو بالضبط السبب الذي يجعل الأمر أكثر خطورة: يمكن للذكاء الاصطناعي إنتاج رقم موثوق دون معرفة السرعة الفعلية لفريقك. في هذه الوحدة، سنغطي طرق التنبؤ، وكيفية استخدام الذكاء الاصطناعي بأمان في التنبؤ، وكيفية التحقق من صحة كل توقع.

طرق التنبؤ الأساسية

دعونا نحدد بعض الطرق. التخمين المماثل يعني النظر إلى وظيفة مماثلة في الماضي والقول "استغرق ذلك 10 أيام، وهذا مشابه"؛ إنه سريع ولكنه خشن. يقوم التقدير البارامتري بضرب تكلفة الوحدة/الوقت بالكمية (على سبيل المثال، "0.5 يوم لكل صفحة × 40 صفحة = 20 يومًا")؛ يعتمد على البيانات. تقديرات تقديرية من القاعدة إلى القمة وتجميع كل حزمة عمل على حدة؛ إنه الأكثر دقة ولكنه الأبطأ. يقر تقدير النقاط الثلاث (PERT) بعدم اليقين: بالنسبة لكل مهمة، يتم تقدير المدة المتفائلة (O)، والأرجح (M)، والمتشائمة (P) ويتم أخذ المتوسط ​​المرجح.

صيغة PERT هي: المدة المتوقعة = (O + 4M + P) / 6. على سبيل المثال، بالنسبة لمهمة ما، إذا كانت 4 أيام متفائلة هي 6 أيام على الأرجح، فإن 14 يومًا متشائمًا هي المدة المتوقعة = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 أيام. الانحراف المعياري هو (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1.7 يوم؛ وهذا يدل على هامش عدم اليقين. بدلاً من قول "6 أيام" واحدة، فإن الخطة الأكثر صدقًا هي أن تقول "7 أيام متوقعة، الانحراف ±1.7 يومًا".

وبالإضافة إلى ذلك، هناك مفهومان مهمان. الجهد هو مقدار أيام العمل المطلوبة للوظيفة (على سبيل المثال، 10 أيام عمل). المدة هي عدد الأيام التي ستستغرقها هذه المهمة في التقويم. يمكن لشخصين إنهاء 10 أيام عمل في 5 أيام؛ ولكن لا يمكن تقسيم كل وظيفة إلى ما لا نهاية (تسع نساء لا يمكن أن يلدن طفلاً في شهر واحد). يمكن للذكاء الاصطناعي أن يخلط بين الاثنين؛ يجب عليك فصله.

الطريقة

متى يكون ذلك مناسبا؟

السرعة

الدقة

دور الذكاء الاصطناعي

تناظري

المرحلة المبكرة، القليل من المعلومات

عالية

منخفض

يقترح نمط مشروع مماثل

حدودي

إذا كان هناك وحدة قابلة للقياس

عالية

متوسطة

يولد صيغة ومخطط الوحدة

من الأسفل إلى الأعلى

إذا كان هناك WBS مفصلة

منخفض

عالية

يجمع حزم من المسودات

ثلاث نقاط (بيرت)

إذا كان عدم اليقين مرتفعا

متوسطة

متوسطة عالية

يقترح سيناريوهات O/M/P

خطوة بخطوة: التنبؤ الآمن باستخدام الذكاء الاصطناعي

1. ضع بيانات الفريق أولاً. امنح الذكاء الاصطناعي إنجازاتك السابقة: "لقد استغرقت المهام المماثلة وقتًا طويلاً في فريقنا". لذا فإن التنبؤ يعتمد على بياناتك، وليس التعميم.
2. حدد الطريقة. إذا كان عدم اليقين مرتفعا، فاطلب PERT؛ حدودي إذا كان هناك وحدة قابلة للقياس.
3. اطلب ثلاث نقاط، وليس أرقامًا مفردة. اطلب قيم وافتراضات O/M/P لكل حزمة.
4. اجعل الافتراضات مرئية. اطبع الافتراض الذي يقوم عليه كل تقدير (على سبيل المثال، "بيئة الاختبار جاهزة"، "يعود العميل خلال يومين")؛ الافتراض الخاطئ هو تخمين خاطئ.
5. أضف المصدر وشارك. افصل الجهد عن الوقت، وفكر في الإجازة والتوفر (على سبيل المثال، يكون الشخص منتجًا بالفعل 4 أيام في الأسبوع).
6. معايرة مع الفريق. قم بمراجعة التقدير النهائي مع الأشخاص الذين سيقومون بالعمل. يصبح التنبؤ موثوقًا عندما يمتلكه الشخص الذي يصنعه.

تنبيه: اسأل الذكاء الاصطناعي "كم يومًا سيستغرق هذا العمل؟" إن طلب الرقم الناتج وكتابته مباشرة في المخطط هو أخطر أشكال التنبؤ. هذا الرقم لا يشمل بيانات فريقك؛ إنه مجرد نمط عام وقد يكون هلوسة.

ثلاث حالات صغيرة

الحالة 1 - خطة صادقة مع PERT. طلب فريق برمجي من الذكاء الاصطناعي تنبؤات وافتراضات O/M/P لوحدة مكونة من 12 مهمة. قدمت منظمة العفو الدولية مسودة؛ قام الفريق بتصحيح كل مهمة ببياناتها التاريخية الخاصة. وكان إجمالي الوقت المتوقع 38 يومًا، وكان الإجمالي المتشائم 52 يومًا. أعطى PM للعميل مهلة مدتها 45 يومًا وترك هامشًا مدته 7 أيام. تم الانتهاء من المشروع في اليوم الرابع والأربعين. ولو لم يكن هناك نصيب لكان هناك تأخير.

الحالة 2 - ارتباك الجهد/الوقت. يسأل أحد المنسقين منظمة العفو الدولية: "كم عدد الأيام التي سيستغرقها إكمال 80 وظيفة يومية؟" قال. أجاب الذكاء الاصطناعي بـ "80 يومًا" لأنه خلط بين الجهد والمدة. مع العلم أن العمل يمكن أن يقوم به 4 أشخاص بالتوازي، قام المنسق بتصحيح الوقت إلى 25 يومًا تقريبًا (وليس 20 لأنه غير قابل للقسمة). الدرس المستفاد: يجب على البشر التحكم في تقسيم الجهد/الوقت في الذكاء الاصطناعي.

الحالة 3 - تعميم لا أساس له. كتب أحد الوزراء على الرسم البياني أن الذكاء الاصطناعي استجاب "عادةً ما يستغرق تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API) 5 أيام." كانت تجربة الفريق السابقة مع موفر واجهة برمجة التطبيقات هذا سيئة وكانت الوثائق سيئة؛ استغرق العمل 13 يومًا. إذا تم طرح بيانات الفريق، فسيتم رؤية ذلك من البداية. الدرس المستفاد: التعميم ليس بديلاً عن واقع الفريق.

موجه ضعيف / موجه قوي

حث ضعيف:

كم يوما يستغرق إنشاء موقع للتجارة الإلكترونية؟

تجبر هذه المطالبة الذكاء الاصطناعي على إنشاء رقم مختلق دون معرفة بيانات مشروعك. لا يوجد فريق ولا نطاق ولا شك.

مطالبة قوية:

دورك: أخصائي تقدير. السياق: فيما يلي 8 حزم عمل ومهام سابقة مماثلة لفريقنا. المهمة: إنشاء تقدير لمدة ثلاث نقاط (O متفائل / M على الأرجح / P متشائم) لكل حزمة وحساب المدة المتوقعة PERT باستخدام (O+4M+P)/6. القواعد: - ما عليك سوى الرجوع إلى البيانات التاريخية التي قدمتها؛ إضافة افتراض عام للسوق. - اكتب الافتراض الذي يقوم عليه كل تقدير في سطر واحد. - أظهر الجهد (أيام العمل) والمدة (الأيام التقويمية) في عمود منفصل. - حدد الحزمة التي لست متأكدًا منها باستخدام "[مطلوب تأكيد الفريق]". الإخراج: جدول (الحزمة | O | M | P | PERT | الجهد | الافتراض). البيانات التاريخية:- تكامل الدفع (التاريخ: 9,11,8 يومًا)- كتالوج المنتجات (التاريخ: 6.5 يومًا)- ... (الحزم الأخرى)

هذا الادعاء قوي: طريقة (PERT)، حد مصدر البيانات، متطلبات الافتراض، والتمييز بين الجهد والوقت واضحة.

قوالب إضافية:

# صياد الافتراضات قم بإدراج جميع الافتراضات التي قبلتها بصمت على أنها صحيحة حتى يتبين أن هذا التنبؤ صحيح. بالنسبة لكل افتراض، قم بتقدير مدى تأثيره على الوقت إذا تبين أنه خاطئ.

# تحليل الحساسية إذا كانت المدة الأكثر احتمالا للمهمة التالية هي M؛ كيف يتغير إجمالي مدة المشروع إذا زادت M بنسبة 20%؟ ما هي المهام الثلاث الأكثر حساسية للمدة الإجمالية؟ (يجب مراقبة هذه المهام أولاً.)

# موصي الطوارئ بناءً على انحرافات PERT أدناه، اقترح نسبة زمنية معقولة للمشروع بأكمله واشرح ما تستند إليه في ذلك. هذا اقتراح؛ الحصة النهائية تعود للمدير.

الأخطاء الشائعة

• التمسك برقم واحد: قول "10 أيام" يخفي عدم اليقين؛ نطاق O/M/P صادق.
• الخلط بين الجهد والوقت: 40 يومًا من أيام العمل ليست 40 يومًا تقويميًا.
• بافتراض التوفر بنسبة 100%: لا يمكن لأحد أن يخصص 5 أيام في الأسبوع لهذه المهمة بمفرده؛ هناك اجتماعات، إجازات، انقطاعات.
• تعميم خاطئ لبيانات الفريق: "الوقت النموذجي" للذكاء الاصطناعي ليس هو سرعة فريقك.
• عدم تدوين الافتراضات: الافتراض غير المرئي هو تخمين ينفجر.
• لا يوجد هامش: إذا كان هناك عدم يقين، فإن وجود هامش معقول من الوقت/الميزانية إلزامي.

نصيحة: عندما تنتهي من التخمين، اسأل نفسك: "هل هناك فرصة بنسبة 90 بالمائة لتحقق هذا الرقم أو فرصة بنسبة 50 بالمائة للحصول عليه؟" معظم الرهانات ذات النقطة الواحدة هي في الواقع رهانات بنسبة 50 بالمائة؛ اعرف ذلك عند تقديم وعد للعميل.

باختصار

التقدير هو العمل الأكثر خطورة للمشروع. توفر الطرق التناظرية والبارامترية والتصاعدية والثلاثية (PERT) سرعات ودقة مختلفة. يتميز الذكاء الاصطناعي بالسرعة في مسودة التنبؤ وإنشاء السيناريوهات، ولكنه يعمم دون معرفة بيانات فريقك ويمكن أن يربك الجهد/الوقت. تخمين آمن؛ وضع بيانات الفريق أولاً، والعمل في ثلاث نقاط، وجعل الافتراضات مرئية، والفصل بين الجهد والوقت، ومعايرة الرقم النهائي مع الفريق. يخضع التاريخ والميزانية الملتزمان دائمًا للتحقق البشري.

مهمة التطبيق

حدد 5 مهام من مشروعك. اطلب من الذكاء الاصطناعي تقدير O/M/P والوقت المتوقع لـ PERT لكل منها (قدم البيانات التاريخية لفريقك دون الكشف عن هويتك). ثم اكتب الافتراض وراء كل مهمة وراجع التقدير مع أحد أعضاء الفريق الذي سيقوم بالعمل. قم بتصحيح تقديرين على الأقل بناءً على بيانات الفريق وحدد هامشًا زمنيًا معقولًا للمجموع.

قائمة مرجعية

• [ ] لقد اعتمدت في تقديري على البيانات التاريخية لفريقي، وليس على التعميم.
• [ ] لقد تدربت على O/M/P (ثلاث نقاط) بدلاً من الأرقام الفردية.
• [ ] لقد كتبت الافتراض الكامن وراء كل توقع.
• [ ] فصلت الجهد (يوم الإنسان) والوقت (التقويم).
• [ ] لقد أخذت في الاعتبار القيود الحقيقية مثل التوفر/الإذن.
• [ ] لقد تركت هامشًا معقولًا لعدم اليقين وقمت بمعايرة التقدير مع الفريق.