المكاسب:
- إمكانية الدخول إلى الاجتماع جاهزًا من خلال إعداد جدول أعمال محدد وقائمة بالاعتراضات المحتملة بالذكاء الاصطناعي قبل الاجتماع
- القدرة على تنظيم الملاحظات الأولية أو النصوص كقرارات/إجراءات (من-ماذا-متى)/أسئلة مفتوحة لمنع فقدان الإجراءات
- القدرة على الاهتمام بالموافقة على النص والسرية من خلال تأكيد المهام والقرارات التي يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بها وتوزيع الملخص
الاجتماعات هي العنصر الأكبر والأكثر شكوى من وقت الشركات. لقاء سيء؛ وهو اجتماع يدخل غير مستعد، متفرقاً، وفي النهاية ليس من الواضح من سيفعل ماذا. يتم الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في كل مرحلة من مراحل سير عمل الاجتماع: جدول الأعمال والتحضير قبله، والملاحظات أثناءه، والملخص وتتبع الإجراءات بعد ذلك. لكن الناس هم من يحددون نوعية الاجتماع؛ الذكاء الاصطناعي يزيد من حدة الإعداد ويجعل المتابعة أمرًا لا يمكن تفويته. عادة ما تأتي الفائدة الأكبر بعد الاجتماع: فالقرارات والإجراءات لا تتبخر.
شروط. جدول الأعمال عبارة عن قائمة مرتبة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع. عنصر الإجراء هو مهمة تخرج من الاجتماع، ويتم تعيينها لشخص ما، ولها تاريخ. ملخص/محضر الاجتماع هو سجل لما تمت مناقشته والقرارات. النص عبارة عن نسخ للمحادثة كلمة بكلمة — حيث تقوم بعض أدوات الاجتماع بإنشائه تلقائيًا. المتابعة هي مراقبة ما إذا تم اتخاذ الإجراءات بالفعل.
ثلاث مراحل للاجتماع والذكاء الاصطناعي
قبل (الإعداد): يستخرج الذكاء الاصطناعي جدول أعمال منظمًا من قائمة متفرقة من المواضيع، ويفكر مسبقًا في الأسئلة المحتملة والحجج المضادة، ويلخص المستندات ذات الصلة ويجعلك جاهزًا. التحضير الجيد يمكن أن يقلل وقت الاجتماع إلى النصف.
الطلب (ملاحظة): لا تعبث بالذكاء الاصطناعي أثناء الاجتماع؛ قم بتدوين ملاحظات أولية أو استخدم أداة النسخ (إذا كان ذلك مسموحًا به). حافظ على تركيزك على المحادثة.
العواقب (التلخيص والإجراء): ها هي المكافأة الحقيقية. يمكنك تغذية الملاحظة الأولية أو النص إلى الذكاء الاصطناعي وهيكلته في "قرارات، وإجراءات (من وماذا ومتى)، وأسئلة مفتوحة". ثم تقوم بتوزيعها بشكل واضح على المشاركين. إذن "ماذا سنفعل بعد ذلك؟" يختفي عدم اليقين.
خطوة بخطوة: سير عمل الاجتماع
- تحديد جدول الأعمال. قم بإعطاء موضوعات أولية للذكاء الاصطناعي وتوصل إلى جدول أعمال محدد الأولويات ومحدد التوقيت.
- استعد. تلخيص الوثائق ذات الصلة؛ النظر في الاعتراضات المحتملة مقدما.
- خذ ملاحظات أولية. تسجيل أولي مبسط أثناء؛ لا تعبث مع الذكاء الاصطناعي.
- تكوين. ثم قم بإعطاء المذكرة/النص إلى الذكاء الاصطناعي واتخاذ القرارات والإجراءات.
- يؤكد. قارن كل قرار ومهمة بما تتذكره؛ قد يتم تعيين الذكاء الاصطناعي بشكل غير صحيح.
- نشر وتتبع. إرسال ملخص؛ ضع الإجراءات في قائمة المتابعة.
نصيحة: بعد إعداد ملخص الاجتماع باستخدام الذكاء الاصطناعي، يُسأل المشاركون "هل هذا الملخص صحيح، هل هناك أي ملخص مفقود/غير صحيح؟" اسأل خلال 24 ساعة. بهذه الطريقة يمكنك اكتشاف الأخطاء والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
النص والسرية
تقدم العديد من منصات الاجتماعات نصوصًا تلقائية وملخصات مدعومة بالذكاء الاصطناعي. هذا أمر قوي، ولكن كن حذرا من شيئين. الأول هو الموافقة: يحتاج المشاركون إلى معرفة أنه يتم تسجيلهم؛ في بعض الأماكن، يعد هذا مطلبًا قانونيًا. ثانيًا، الخصوصية: قد تحتوي النصوص على معلومات حساسة؛ معرفة مكان حفظه ومن قام بالوصول إليه. إن لصق نص الاجتماع السري في أداة الذكاء الاصطناعي العامة يؤدي فقط إلى سحب تلك المعلومات.
المرحلة
مساهمة منظمة العفو الدولية
دور الرجل
جدول الأعمال
الهياكل والأولويات
يقرر ما يجب التحدث عنه
تحضير
تلخص الوثيقة، وتقترح الاعتراض
يحدد الإستراتيجية
ملاحظة
النص/الملخص (مع الأداة)
يحافظ على التركيز على المحادثة
ملخص
القرار+الإجراء
يؤكد الدقة
تتبع
تذكير، الحالة تسأل
يتحمل المسؤولية
أربعة قوالب اجتماعات قابلة للنسخ
قم بإنشاء جدول أعمال اجتماع منظم من الموضوعات الأولية التالية: - أعط وقتًا تقديريًا لكل موضوع، لا يزيد عن [45] دقيقة إجمالاً. - ضع الموضوعات الأكثر أهمية/التي تتطلب اتخاذ قرار أولاً. - اذكر "النتيجة المرجوة" (القرار أو المعلومات) لكل موضوع. المواضيع: """[القائمة الأولية]"""
ساعدني في التحضير لاجتماع الغد. الموضوع: [X].- 5 أسئلة/اعتراضات صعبة قد تأتي من الطرف الآخر.- 1-2 جملة جاهزة للإجابة لكل منها.- 3 نقاط مهمة أحتاج إلى معرفتها قبل الاجتماع. السياق: """[خلفية قصيرة]"""
قم بتنظيم ملاحظة الاجتماع الأولية الخاصة بي: - العناوين "القرارات"، "الإجراءات (من-ماذا-متى)"، "أسئلة مفتوحة". - إذا كانت المهمة غير واضحة، فاكتب "لم يتم تعيينها"، ولا تقم بتعيين مهمة مختلقة لأي شخص. - إذا لم يتم تحديد تاريخ، فاكتب "بدون تاريخ". ملاحظة أولية: """[لصق]"""
قم بإعداد رسالة متابعة من ملخص الاجتماع التالي: - باختصار، ستذهب إلى المشاركين. - القرارات التي تهم الجميع فقط + الإجراء الخاص بكل شخص. - لاحظ في النهاية "أخبرني خلال 24 ساعة إذا كان هناك أي شيء مفقود/غير صحيح". ملخص: """[لصق]"""
موجه ضعيف / موجه قوي
ضعيف: "تلخيص مذكرة الاجتماع هذه." (يتم خلط القرارات والإجراءات في نص فوضوي، ويظل من غير الواضح من سيفعل ماذا).
قوي: "قم بتنظيم هذه المذكرة الأولية في ثلاثة عناوين: القرارات، والإجراءات (من وماذا ومتى)، والأسئلة المفتوحة. إذا لم يكن من الواضح من سيفعل ذلك، فاكتب "لم يتم تعيينه" - لا تكلف أي شخص بمهمة. إذا لم يكن هناك تاريخ، فاكتب "لا يوجد تاريخ"." الإصدار القوي يعطي مخرجات قابلة للتنفيذ وقابلة للنشر المباشر بدون مهام مختلقة.
ثلاث حالات صغيرة
الحالة 1 - قوة التحضير. طلب أحد مديري المبيعات من الذكاء الاصطناعي التوصل إلى "5 اعتراضات محتملة وتوجيهات استجابة" قبل اجتماع مهم مع العميل. في الاجتماع، أعرب العميل عن ثلاثة من هذه الاعتراضات بالضبط؛ وكان المدير على استعداد. تم إغلاق الصفقة في ذلك الاجتماع. وجاءت المكاسب من تفكير الذكاء الاصطناعي في السيناريوهات المحتملة مقدمًا.
الحالة 2 - الإجراءات المفقودة. عقد أحد الفرق اجتماعات أسبوعية لكنه لم يسجل الإجراءات. تم طرح نفس المواضيع مرة أخرى كل أسبوع. لقد بدأوا في إنشاء ومشاركة قوائم "الإجراءات (من وماذا ومتى)" بعد كل اجتماع مع الذكاء الاصطناعي. وبعد 4 أسابيع، انخفض عدد المواضيع المعاد فتحها بنسبة 70% وتم اختصار مدة الاجتماع.
الحالة 3 - فخ سوء التعيين. قام أحد المساعدين بتوزيع ملخص الاجتماع المنظم بواسطة الذكاء الاصطناعي دون التحقق. وكانت منظمة العفو الدولية قد اختلقت إجراءً من جملة غامضة تقول "سوف تقوم عائشة بإعداد تقرير الميزانية" - رغم أنه لم يتم إجراء مثل هذا التعيين. تفاجأت عائشة، واندلع الارتباك. الدرس المستفاد: يمكن للذكاء الاصطناعي أن يختلق الإجراءات والمهام؛ قم بتأكيد كل سطر بذكرياتك.
الأخطاء الشائعة
- الدخول دون استعداد: استخدام الذكاء الاصطناعي في وقت لاحق فقط؛ إنها على الأقل ذات قيمة من قبل.
- التعامل مع الذكاء الاصطناعي أثناء: تقسيم التركيز؛ قم بتدوين الملاحظات الأولية، واترك المعالجة لوقت لاحق.
- عدم التحقق من صحة المهام: يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعوض المهام والأشخاص؛ يتأكد.
- عدم توزيع الملخص: الملخص الذي يبقى بالداخل هو الملخص غير الموجود؛ شارك واطلب التأكيد.
- تجاوز خصوصية النص: احصل على الموافقة، ولا تلصق نصًا حساسًا في أداة عامة.
- إهمال المتابعة: إذا قمت بإنشاء قائمة إجراءات ولم تتبعها، فسوف تموت القائمة.
تنبيه: يمكن لملخصات الاجتماعات التلقائية تحويل المحادثات الغامضة إلى قرارات نهائية. "ربما سنفعل هذا" قد يكون "لقد تقرر القيام بذلك" في أداة التلخيص. قم دائمًا بمراجعة القرارات الحاسمة مع الذاكرة البشرية.
في ملخص
- يتم الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في المراحل الثلاث للاجتماع، ولكن المردود الحقيقي يأتي في أعقاب ذلك: ضمان عدم ضياع القرارات والإجراءات.
- أولاً، ضع جدول الأعمال وفكر في الاعتراضات المحتملة؛ التحضير يختصر اللقاء.
- لا تعبث بالذكاء الاصطناعي أثناء تدوين الملاحظات الأولية؛ اترك المعالجة لوقت لاحق.
- ثم قم بتنظيم الملاحظة على النحو التالي: "قرارات + إجراءات (من وماذا ومتى) + أسئلة مفتوحة".
- يستطيع الذكاء الاصطناعي تحديد المواعيد واتخاذ القرارات؛ تأكيد كل سطر، وتوزيع الملخص وطلب التعليقات؛ ضع في اعتبارك سرية النص والموافقة.
مهمة التطبيق
أنشئ جدول أعمال محددًا للاجتماع القادم باستخدام القالب الأول وقائمة بالاعتراضات المحتملة باستخدام القالب الثاني. قم بتنظيم المذكرة الأولية الخاصة بك بعد الاجتماع باستخدام القالب الثالث وقارن كل مهمة عمل بما تتذكره - تحقق لمعرفة ما إذا كان الذكاء الاصطناعي قد قام بأي مهام زائفة. وأخيرًا، قم بإعداد رسالة متابعة بالقالب الرابع واطلب من المشاركين التأكيد.
قائمة مرجعية
- [ ] لقد استخدمت الذكاء الاصطناعي لجدول أعمال ما قبل الاجتماع والتحضير له.
- لقد قمت بتدوين ملاحظات أولية أثناء [ ]، ولم أهتم بالذكاء الاصطناعي.
- [ ] قمت بتنظيم المذكرة على شكل قرارات/إجراءات/أسئلة مفتوحة.
- [ ] لقد قمت بتأكيد كل مهمة عمل مع ذاكرتي.
- [ ] قمت بتوزيع الملخص وطلبت التعليق خلال 24 ساعة.
- [ ] لقد حصلت على الموافقة على النص وتأكدت من السرية.