المكاسب:
- القدرة على تحديد الرسالة الرئيسية والقرار مع تلخيص رسائل البريد الإلكتروني الواردة وإنتاج مسودة الرد، واستخدام الذكاء الاصطناعي كمساعد يقوم فقط بتحويل الكلمات إلى سلسلة
- القدرة على إنتاج تواصل احترافي عن طريق تعديل نفس الرسالة بنغمات مختلفة اعتمادًا على السياق ومسح الكليشيهات والأنماط السلبية العدوانية.
- القدرة على التحقق من كل وعد ملموس (التاريخ والسعر والمخزون والوعد) دون إرسال وإخفاء هوية السلاسل التي تحتوي على بيانات حساسة
يقضي العامل العادي في مجال المعرفة حوالي ربع يومه على البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني هو المجال الذي يقدم فيه الذكاء الاصطناعي عائدًا ملموسًا وفوريًا على الإنتاجية الشخصية - لأن الكثير من العمل هو عمل لغوي: فهم الرسالة، والرد بالنبرة المناسبة، وتلخيص سلسلة طويلة. في هذه الوحدة، ستتعلم استخدام الذكاء الاصطناعي كمساعد يقوم بمسح صندوق الوارد الخاص بك بسرعة دون إرباكه. ولكن دعونا نؤكد من البداية: تضغط على زر الإرسال؛ لديك التوقيع والمسؤولية عن البريد الإلكتروني.
بعض المصطلحات. المسودة هي النص الأول الذي يتم تحريره قبل إرساله. النغمة هي اللون العاطفي للرسالة - رسمية، ودية، صارمة، اعتذارية. سلسلة المحادثات عبارة عن سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا حول نفس الموضوع. القالب عبارة عن نص هيكلي جاهز لرسائل البريد الإلكتروني المتكررة. جوهر هذه الوحدة: يقوم الذكاء الاصطناعي بإنتاج المسودة، وأنت تتحكم في النبرة والحقيقة.
أربعة أدوار للذكاء الاصطناعي في سير عمل البريد الإلكتروني
- إنشاء المسودة: إنهاء متلازمة الصفحة الفارغة. أخبر الغرض وسيقدم الذكاء الاصطناعي المسودة الأولى.
- إعداد الرد: الصق البريد الإلكتروني الوارد، وقل "اكتب ردًا يحتوي على هذه النقاط".
- التلخيص: قم بضغط سلسلة طويلة في عبارة "من قال ماذا، وما هو القرار الذي ينتظره".
- تعديل النغمة: قم بتنعيم الخطوط العريضة القاسية التي كتبتها، أو إضفاء طابع احترافي على الخطوط العريضة للغاية.
أكبر فائدة تأتي من الجمع بين هذه الأربعة: تلخيص السلسلة الواردة ← مسودة الاستجابة ← ضبط النغمة ← القراءة، التحقق، الإرسال.
خطوة بخطوة: قم بالرد على رسالة البريد الإلكتروني الواردة باستخدام الذكاء الاصطناعي
- انسخ البريد الإلكتروني الوارد (أو السلسلة).
- امنح الذكاء الاصطناعي السياق: من كتبه، ما هي علاقتك، ما الذي تريد الرد عليه.
- حدد الرسالة الرئيسية للرد بنفسك - لا تدع الذكاء الاصطناعي يقرر، فقط قم بطباعتها.
- أنتج المسودة، واقرأها؛ ابحث عن الوعود المبالغ فيها أو التواريخ الكاذبة أو التفاصيل الملفقة.
- اضبط النغمة وفقًا للسياق.
- قم بتنميقها بتوقيعك وصوتك وأرسلها.
نصيحة: اتخذ دائمًا القرار الرئيسي للإجابة (نعم/لا/تأجيل). اسأل الذكاء الاصطناعي "هل يجب أن أقبل هذا العرض؟" لا تسأل؛ قل "اكتب ردًا برفض هذا العرض بأدب". عليك أن تقرر، كلمات منظمة العفو الدولية.
إدارة النغمات: نفس الرسالة، ولون مختلف
يمكن أن تكون النبرة أكثر أهمية من محتوى رسالة البريد الإلكتروني. نفس الإجابة بـ "لا" تنهي العلاقة أو تقويها، اعتمادًا على اللهجة. الذكاء الاصطناعي جيد جدًا في تغيير النغمة بسرعة. تعرف على هذا الطيف: رسمي (الإدارة العليا، وكالة حكومية)، مهني محايد (معظم المراسلات التجارية، افتراضي آمن)، ودود محترف (زميل مألوف)، ودود (عميل طويل الأمد). أخبر الذكاء الاصطناعي بالنغمة بوضوح؛ بدلاً من الكلمات الغامضة مثل "مهذب"، استخدم أوصافًا واضحة مثل "محترف ولكن بعيدًا".
الحالة
النغمة الموصى بها
يجب تجنبه
تأخير/اعتذار
صادق، متملك
المدافع، العذر
لا تعطي أخبارا سيئة
محايد، واضح، محترم
غامضة، وتأخير
رفض العرض
المهنية، ممتنة
بارد وغير معقول
الاتصال الأول (بارد)
مختصر، واضح، محترم
حميمة جدًا، طويلة
تقرير إلى الإدارة العليا
رسمي وموجز
فضفاضة وفوضوية
أربعة قوالب بريد إلكتروني قابلة للنسخ
الرد على البريد الإلكتروني الوارد. العلاقة: [العميل / المدير / الزميل]. الرسالة: [النقطة الرئيسية - نعم/لا/تأخير + سبب]. النغمة: [مهنية-محايدة]. الطول: يصل إلى [100] كلمة. تفاصيل مختلقة أو وعد؛ مجرد استخدام المعلومات التي قدمتها. البريد الإلكتروني الوارد: """[لصق]"""
قم بتلخيص سلسلة البريد الإلكتروني التالية: - التلخيص حسب الموضوع، وليس بتسلسل زمني. - استخدم العناوين "متفق عليها"، "القرارات المعلقة"، "المهام المخصصة لي". - تحديد الموعد النهائي لكل مهمة إن وجدت. السلسلة: """[لصق]"""
اجعل لهجة هذا المخطط [ودية-احترافية]. القواعد: - تغيير المعنى والحقائق. - تحويل العبارات الدفاعية إلى عبارات ملكية. - مسح النغمات السلبية العدوانية. المسودة: """[مسودة خاصة]"""
قم بإنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام للبريد الإلكتروني التالي الذي أكتبه بشكل متكرر:الحالة: [على سبيل المثال. الترحيب بالعملاء الجدد).إظهار الحقول المتغيرة مع [قوسين مربعين].النغمة: [دافئة-احترافية]. 2 فقرات قصيرة.
موجه ضعيف / موجه قوي
ضعيف: "الرد على هذا البريد الإلكتروني." (لا يعرف الذكاء الاصطناعي ما يجيب عليه، ويعيد نصًا عامًا وربما مبالغًا فيه).
قوي: "الرد على هذا البريد الإلكتروني للعميل. رسالتي: لا أستطيع تقديم الخصم الذي طلبه، لكن يمكنني تقديم خصم ولاء لمدة 12 شهرًا. لهجة: دافئة، والحفاظ على العلاقة. خفف من حدة الرفض ولكن كن واضحًا، ولا تترك الأمر غامضًا. 90 كلمة كحد أقصى."
في النسخة القوية، اتخذت القرار (لا يوجد خصم، بديل)، وحددت النغمة ووضعت الحدود. يقوم الذكاء الاصطناعي فقط بطباعة الكلمات - وهو الأفضل فيه.
ثلاث حالات صغيرة
الحالة 1 - تنظيف البريد الوارد. عاد مدير من الإجازة ومعه 320 رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة. ولخص الرسالة الأولى لكل سلسلة إلى الذكاء الاصطناعي ووصفها بأنها "عاجلة/معلومات/مهمة". تم تخفيض 3 ساعات من القراءة إلى 40 دقيقة. النقطة المهمة: أنه لا يزال يفتح ويتحقق من 6 رسائل بريد إلكتروني قال الذكاء الاصطناعي إنها "عاجلة" - وقد تم تصنيف إحداها بشكل خاطئ.
الحالة 2 - استعادة النغمة. قال أحد الموظفين للذكاء الاصطناعي قبل إرسال بريد إلكتروني غاضب في وقت متأخر من الليل: "اجعل هذه النغمة محايدة مهنياً، وتخلص من النغمات السلبية العدوانية". خففت منظمة العفو الدولية ثلاث جمل حادة. قال الموظف لاحقًا: "لو كنت قد أرسلت تلك الرسالة الإلكترونية بشكلها الأصلي، لكان من الممكن أن تدمر العلاقة". وجاءت المكاسب من رؤية الذكاء الاصطناعي النزيهة للنص الخاص به.
الحالة 3 - مصيدة الكلمات المختلقة. أرسل أحد الممثلين الرد الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي دون قراءته؛ جاء في النص "سيتم شحن منتجك غدًا" - ولكن لم يكن هناك مخزون وقد قام الذكاء الاصطناعي باختلاق الأمر. انتظر العميل الشحنة في اليوم التالي واشتكى عندما لم تصل. الدرس المستفاد: يمكن للذكاء الاصطناعي أن يضع وعدًا في النص لا تعرف شيئًا عنه؛ التحقق من كل كلمة محددة.
الأخطاء الشائعة
- دع الذكاء الاصطناعي يقرر: أنت من يحدد رسالة البريد الإلكتروني؛ دع الذكاء الاصطناعي يكتب فقط.
- عدم تأكيد الوعود الملموسة: التاريخ، السعر، التوفر، الوعد – تأكيد كل شيء.
- الالتزام بنبرة واحدة: إن إرسال كل بريد إلكتروني بنفس النبرة "المهذبة" يبدو مصطنعًا؛ التكيف مع السياق.
- الإفراط في التوسيع: أحيانًا يكتب الذكاء الاصطناعي كلمات طويلة دون داعٍ؛ قم بتعيين حد "الحد الأقصى لكلمات X".
- عمى التوقيع: الإرسال دون مسح العبارة الختامية المبتذلة للذكاء الاصطناعي ("مع خالص التقدير، [الاسم]").
- لصق البيانات الحساسة: تصدير السلاسل التي تحتوي على بيانات شخصية للعملاء إلى الذكاء الاصطناعي دون إخفاء هويتهم.
احذر: غالبًا ما تكون رسائل البريد الإلكتروني التي ينشئها الذكاء الاصطناعي "لطيفة جدًا" ومبتذلة ("آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة"). امسح هذه الأنماط؛ وبخلاف ذلك، سوف يفهم المتلقي أن النص تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي وسيتم فقدان الصدق.
باختصار
- يعد البريد الإلكتروني هو المجال الأسرع نموًا في مجال الذكاء الاصطناعي لأنه عمل لغوي إلى حد كبير.
- الأدوار الأربعة للذكاء الاصطناعي: الصياغة، وصياغة الاستجابة، والتلخيص، وإعداد النغمة - من الأفضل ربط الأدوار الأربعة معًا.
- أنت دائمًا تتخذ القرار الرئيسي للإجابة؛ يقوم الذكاء الاصطناعي بربط الكلمات معًا، وأنت تحدد الرسالة.
- وصف النغمة بوضوح في السياق؛ قل ذلك بوضوح، مثل "مهني لكن بعيدًا" بدلًا من "مهذب".
- التحقق من كل وعد ملموس (التاريخ، السعر، الوعد) قبل الإرسال؛ تنظيف أنماط الذكاء الاصطناعي المبتذلة.
مهمة التطبيق
اختر سلسلة بريد إلكتروني حقيقية من صندوق الوارد الخاص بك (لا توجد بيانات حساسة). قم بالتلخيص أولاً باستخدام القالب الثاني، ثم قم بصياغة الرد باستخدام القالب الأول. اطلب المسودة بثلاث لهجات مختلفة ("رسمية"، و"محايدة مهنية"، و"صريحة") وفكر في أي منها يناسب السياق. تحقق من كل بيان ملموس فيه قبل تقديمه.
قائمة مرجعية
- [ ] لقد حددت الرسالة الرئيسية للإجابة، وليس الذكاء الاصطناعي.
- [ ] لقد وصفت النغمة بوضوح بناءً على السياق.
- [ ] لقد تحققت من كل تاريخ وسعر ووعد في المخطوطة.
- [ ] قمت بتنظيف القوالب التي تفوح منها رائحة الكليشيهات/الذكاء الاصطناعي.
- [ ] لقد قمت بإخفاء هوية الأجزاء التي تحتوي على بيانات حساسة.
- [ ] قرأته من الغلاف إلى الغلاف قبل الضغط على إرسال.