الوصول إلى الأرشيف والوصف وخدمات المستخدم

المكاسب:

• القدرة على إنتاج مسودات لمساعدات البحث (أداة الوصف) ومذكرة محتوى النطاق وأقسام التخطيط باستخدام الذكاء الاصطناعي
• القدرة على فهم المخاطر الهلوسة للتاريخ السيرة الذاتية / المؤسسية واعتماد هذا القسم فقط على مصادر تم التحقق منها
• إمكانية تمكين الذكاء الاصطناعي من توجيه الباحث إلى المصدر بدلاً من إعطاء الحقائق مباشرة في الخدمة المرجعية

الأرشيف ليس مسؤولاً فقط عن حفظ الوثائق؛ كما أنه مسؤول عن جعلها في متناول الباحث. هناك وسيلتان أساسيتان لهذا الوصول: أدوات الوصف التي تقدم المجموعة (مساعدة البحث - وثيقة توجيهية تحدد محتوى المجموعة الأرشيفية وتنظيمها ونطاقها) والخدمة المرجعية التي تساعد الباحثين بشكل مباشر. كلاهما يتطلب جهدًا كبيرًا: فكتابة دليل لمجموعة ما تستغرق أسابيع، والإجابة على أسئلة الباحث طوال اليوم تستهلك وقتًا. علاوة على ذلك، فإن هذين العملين هما "وجه" الأرشيف؛ أول اتصال للباحث بالمجموعة غالبًا ما يكون من خلال مكتب الدليل والمعلومات، لذا فإن الخطأ هنا ينعكس بشكل مباشر على موثوقية الأرشيف.

يعد الذكاء الاصطناعي وسيلة مساعدة قوية في صياغة أدوات الوصف ودعم الخدمة المرجعية. في هذه الوحدة، سوف نتعلم كيفية صياغة دليل التجميع (مساعدة البحث)، وكتابة وصف النطاق والمحتوى، والمساعدة في الإجابة على أسئلة الباحث، ومعرفة سبب كون الدقة غير قابلة للتفاوض في هذه الخدمات.

أدوات الوصف: خريطة المجموعة

تتيح أداة الوصف للباحث أن يسأل "ما الذي يناسبني في هذه المجموعة؟" يسمح لك بالإجابة على السؤال. يتضمن عادة:

• الوصف العام: الاسم والنطاق والنطاق الزمني وحجم المجموعة.
• السيرة الذاتية/التاريخ المؤسسي: تاريخ موجز للشخص أو المؤسسة التي أنتجت الوثائق.
• ملاحظة النطاق والمحتوى: شرح لنوع الوثائق والموضوعات الموجودة في المجموعة.
• الترتيب: كيفية تجميع المستندات (سلسلة، سلاسل فرعية).
• المخزون: قائمة مفصلة على مستوى الصندوق/الملف.

تتم كتابة هذه المستندات وفقًا للمعايير (على سبيل المثال، ISAD(G) أو EAD - الوصف الأرشيفي المشفر، معيار الترميز الرقمي لأدلة الأرشيف). يمكن للذكاء الاصطناعي إنتاج الخطوط العريضة لهذه الأقسام من المخزون الأولي وملخصات المستندات؛ ولكن يجب التحقق من كل حقيقة (التاريخ، الشخص، تاريخ المؤسسة).

هناك قيمة أخرى لأدوات الوصف وهي أنه يمكن كتابتها بمستويات مختلفة من التفاصيل. في بعض الأحيان لا يوجد ما يكفي من الوقت أو الموارد لوصف آلاف مربعات الأرشيف على مستوى المستند؛ في هذه الحالة، يتم عمل وصف متعدد المستويات: أولاً وصف عام على مستوى الصندوق، ثم السلسلة، ثم كلما أمكن ذلك على مستوى الملف. يعد الذكاء الاصطناعي مفيدًا بشكل خاص لصياغة مذكرة النطاق الشاملة ذات المستوى الأعلى من ملخصات الحالة ذات المستوى الأدنى؛ فهو يقدم ملخصًا من الكتلة إلى الكل. لكن كل طبقة من هذا الملخص يجب أن تكون متسقة مع المستندات الفعلية في الطبقة السفلية؛ لا ينبغي للذكاء الاصطناعي أن يشكل مطالبة نطاق غير موجودة في مجموعة المستوى الأعلى.

تحذير: قسم السيرة الذاتية/التاريخ المؤسسي هو المكان الذي تتسلل إليه الهلوسة في أغلب الأحيان. يستطيع الذكاء الاصطناعي كتابة تاريخ بطلاقة عن شخص أو مؤسسة من "المعرفة العامة" مع إضافة أحداث غير موجودة وتواريخ كاذبة وألقاب مختلقة. يجب أن يعتمد هذا القسم على مصادر تم التحقق منها فقط.

سير العمل: خطوة بخطوة

1. جمع المواد الخام. المخزون وملخصات المستندات وقوائم الصناديق والملاحظات الموجودة إن وجدت.

2. حدد المعيار. وفقًا لأي معيار وصف سيتم كتابته (ISAD(G)/EAD)؟

3. قم بإعداد مسودة لكل فصل على حدة. احصل على مسودة أقسام الذكاء الاصطناعي مثل مذكرة النطاق والمحتوى ووصف التخطيط من المواد الخام.

4. التحقق من الحقائق. خاصة في قسم التاريخ، تحقق من كل تاريخ واسم وحدث من مصادر مستقلة.

5. تحقق من قيود الوصول. هل هناك وثائق سرية/مقيدة بحقوق الطبع والنشر في المجموعة؟ وينبغي ذكر ذلك في الدليل.

6. موافقة الخبراء. الدليل النهائي يخضع لموافقة الأرشيف.

الخدمة المرجعية: مساعدة الباحث

في الخدمة المرجعية، يساعد الذكاء الاصطناعي بطريقتين: (1) من خلال فهم سؤال الباحث واقتراح المجموعات التي يجب النظر فيها، و(2) من خلال صياغة إجابات للأسئلة المتداولة. ولكن هناك حدًا حاسمًا هنا: لا ينبغي للذكاء الاصطناعي أن يعطي الباحث إجابة "حقيقة" مباشرة، بل يجب أن يوجهه إلى المصدر. بدلاً من قول "هذا التاريخ هو هذا"، يجب أن يقول "يمكنك العثور على هذه المعلومات من هذه المستندات وتلك في هذه المجموعة". لأن الإجابة الواقعية المباشرة التي يقدمها الذكاء الاصطناعي قد تكون ملفقة وقد يخطئ الباحث في اعتبارها المصدر.

مهمة مرجعية

الدور المناسب للذكاء الاصطناعي

استخدام مرفوض

فهم السؤال

أقترح توضيح الأسئلة

—

توجيه المجموعة

اقتراح "انظر هناك".

قوله "الجواب هو"

مسودة الأسئلة الشائعة

مسودة من معلومات تم التحقق منها

إجابة وهمية

قائمة المصدر

اقتراح البحث في الكتالوج

إعطاء مرجعية مكياج

مسألة حقيقة

إعادة التوجيه إلى المصدر

الرد المباشر على الحقيقة

ثلاث حالات صغيرة

الحالة 1 - تم تخفيض مسودة التوجيهات من 4 أسابيع إلى أسبوع واحد. كان الأرشيف يقوم بإعداد أداة مساعدة للعثور على مجموعة مكونة من 120 صندوقًا. تم تقديم قوائم الصناديق وملخصات الملفات إلى الذكاء الاصطناعي؛ أنتج YZ مسودة مذكرة محتوى النطاق وأقسام التخطيط. قام أمين المحفوظات بالتحقق من الحقائق وتنظيمها في أسبوع. بالطريقة التقليدية كان هذا التقدير شهرًا واحدًا. لكن 3 تواريخ وعناوين في قسم تاريخ السيرة الذاتية كانت خاطئة؛ ثابت في التحقق.

الحالة 2 - التاريخ المؤسسي الوهمي. طلب أحد المتدربين من الذكاء الاصطناعي كتابة تاريخ المؤسسة ووضعه مباشرة في الدليل. أعطى YZ تاريخًا خاطئًا لإنشاء المؤسسة وذكر اندماجًا غير موجود. لاحظ أحد الباحثين الخطأ وأبلغ عنه؛ تم تصحيح الدليل، لكن موثوقية الأرشيف تضررت. الدرس الثالث: قسم التاريخ لن ينشر بدون التحقق.

الحالة 3 - التوجيه الصحيح، والحقيقة الخاطئة. سأل أحد الباحثين عن موعد. أعطى مساعد يعتمد على الذكاء الاصطناعي تاريخًا مباشرًا (مختلقًا). وسيستخدم الباحث هذا كمصدر؛ تدخل كبير موظفي المحفوظات وقال: "الذكاء الاصطناعي لا يعطي حقائق، إنه يوجهك إلى المجموعة" وجعله ينظر إلى الوثيقة الحقيقية؛ كان التاريخ مختلفا. الدرس المستفاد: في الخدمة المرجعية، يوجه الذكاء الاصطناعي، ولا يعطي الحقائق.

أربعة قوالب قابلة للنسخ

1) مسودة النطاق ومذكرة المحتوى:

استنادًا إلى قوائم الصناديق/الملفات وملخصات المستندات أدناه، اكتب مسودة "مذكرة النطاق والمحتوى" للمجموعة. استخدم فقط ما هو مدرج في المواد المقدمة؛ أضف موضوعًا أو تاريخًا أو شخصًا غير موجود في المجموعة. ضع علامة على أي حقيقة لست متأكدًا منها [تحتاج إلى التحقق]. المواد: [هنا]

2) التاريخ السيرة الذاتية / المؤسسية (الخاضعة للرقابة):

فيما يلي ملاحظات تم التحقق منها حول [الشخص/المنظمة]. اكتب ملخصًا تاريخيًا موجزًا ​​بناءً على هذه الملاحظات فقط. لا تقم بإضافة أي تواريخ أو أحداث أو عناوين غير موجودة في الملاحظات؛ لا تضف معلومات "المعرفة" العامة. اترك المسافات [لا توجد معلومات]. ملاحظات: [هنا]

3) إرشاد الباحث:

سؤال الباحث: [السؤال]. لا تعطي إجابة واقعية مباشرة على هذا السؤال. بدلاً من ذلك: (1) اقترح سؤالاً أو سؤالين يوضحان السؤال، (2) أخبره بنوع المجموعة/الوثيقة التي يجب أن ينظر إليها، (3) اقترح المصطلحات التي قد يبحث عنها في الكتالوج. لا تجعل مرجعا مكياج.

4) مسودة الإجابة على الأسئلة الشائعة:

فيما يلي صحائف وقائع تم التحقق منها من أرشيفنا. بناءً على هذه الملاحظات، قم بصياغة إجابة على السؤال المتكرر التالي: [سؤال]. إضافة معلومات غير موجودة في الملاحظات؛ [اختيار] ضع علامة على المكان الذي لست متأكدًا منه. وفي نهاية الإجابة توجه الباحث إلى المجموعة ذات الصلة. ملاحظات: [هنا]

موجه ضعيف / موجه قوي

ضعيف:

اكتب أداة مساعدة شاملة لهذه المجموعة، بما في ذلك التاريخ.

"الشامل" و"بما في ذلك التاريخ" يدفعان الذكاء الاصطناعي إلى تجاوز المادة المعطاة وإضافة معلومات مختلقة عن المؤسسة/الشخص.

قوي:

اكتب الخطوط العريضة لأداة المساعدة في البحث بناءً على قوائم المربعات التالية وملاحظات التاريخ التي تم التحقق منها: محتوى النطاق وأقسام التخطيط. لا تقم بتضمين أي حقائق غير مدرجة في المادة المقدمة؛ استخدم فقط الملاحظات التي تم التحقق منها في التاريخ، واترك الفراغات [بدون معلومات]. ضع علامة على كل حقيقة مشكوك فيها [تحتاج إلى التحقق]. المواد: [هنا]

الفرق: الالتزام بالمادة المعطاة، وحظر التصنيع، والحفاظ على الثغرات وعلامات التحقق تجعل الدليل موثوقًا به.

الأخطاء الشائعة

• ترك التاريخ لـ "المعرفة العامة" للذكاء الاصطناعي. وهذا الجزء هو الأكثر عرضة للهلوسة؛ ينبغي أن يستند فقط إلى الملاحظات التي تم التحقق منها.
• إعطاء الحقائق المباشرة في المرجع. يجب على الذكاء الاصطناعي أن يرشد الباحث، وليس أن يحل محل المصدر.
• تجاوز قيود الوصول. يجب وضع علامة على المستندات السرية/حقوق النشر المقيدة في الدليل.
• اقتراح مرجع مكياج. لن يتم إعطاء أي مرجع لم يتم التحقق منه في الكتالوج للباحث.
• نشر المسودة دون الموافقة. تمت الموافقة على الدليل النهائي من قبل أمين المحفوظات.

باختصار

يعد الوصول إلى الأرشيف والخدمة المرجعية مجالًا مثمرًا حيث يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع صياغة أدوات الوصف ودعم توجيهات الباحثين. لكن التاريخ السيرة الذاتية/المؤسسية هو نقطة تغلغل الهلوسة، وفي الخدمة المرجعية، لا ينبغي للذكاء الاصطناعي أن يعطي حقائق، بل يوجه إلى المصدر. اعتمد الدليل فقط على المواد الموثقة، واحفظ الفجوات، وحدد قيود الوصول، واترك الموافقة النهائية لأمين الأرشيف. يقوم الذكاء الاصطناعي بصياغة خريطة للمجموعة؛ الأرشيف هو المسؤول عن دقة تلك الخريطة.

مهمة التطبيق

خذ قائمة مربع/ملف لمجموعة (حقيقية أو عينة) واطلب من الذكاء الاصطناعي الحصول على مخطط تفصيلي باستخدام قالب "مخطط مذكرة النطاق والمحتوى"؛ تحقق مما إذا كان يتجاوز المادة المحددة. ثم قم بتشغيل نموذج "تاريخ السيرة الذاتية" لشخص/منظمة مع الملاحظات التي تم التحقق منها فقط ولاحظ ما إذا كان الذكاء الاصطناعي يحاول سد الثغرات. أخيرًا، قم بمعالجة سؤال الباحث باستخدام قالب "توجيه الباحث".

قائمة مرجعية

• [ ] لقد اعتمدت الدليل فقط على المواد المقدمة/التي تم التحقق منها.
• [ ] لقد قمت بالتحقق بشكل مستقل من كل تاريخ واسم في السجل.
• [ ] قمت بوضع علامة على قيود الوصول (الخصوصية/حقوق النشر) في الدليل.
• [ ] وبدلا من ذكر الحقائق في المرجع، وجهتك إلى المصدر.
• [ ] قدمت الدليل النهائي لموافقة أمين الأرشيف.