المكاسب:
- يعرف أجزاء التقرير العام الجيد وينتج هيكلًا متسقًا للتقرير وملخصًا تنفيذيًا باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- إنه يلتقط المبالغة والأخطاء الشبحية من خلال مقارنة كل رقم وادعاء في الملخص التنفيذي بالبيانات الأولية.
- يتعرف على التصورات المضللة في اقتراحات الجدول والمخطط ويتحقق من مصدر كل خلية في التقرير.
تقوم المؤسسات العامة بإعداد التقارير: تقرير النشاط، تقرير التدقيق، مذكرة موجزة، تقييم الوضع، تقرير تقدم المشروع، العرض البرلماني، ملخص إحصائي سنوي. وهذه الوثائق هي ذاكرة المؤسسة، ودليل مساءلتها، وأعين صناع القرار. لكن كتابة التقرير تستغرق وقتًا: جمع البيانات، وإنشاء الهيكل، وكتابة النص الأولي، وجعل المصادر المختلفة متسقة، ومبسطة، وتنسيقية. هنا، يوفر الذكاء الاصطناعي سرعة كبيرة في إنشاء هيكل التقرير، وتحويل الملاحظات المتناثرة إلى نص منظم، وتلخيص النص الطويل، وترجمة اللغة التقنية إلى لغة إدارية. في هذه الوحدة، ستتعرف على كيفية تشغيل تدفق إنتاج المستندات بالكامل باستخدام الذكاء الاصطناعي، بدءًا من البيانات الأولية وحتى التقرير المعتمد، وكيفية البقاء منضبطًا بشأن المشكلة الأكثر أهمية - وهي دقة كل رقم ومطالبة في التقرير.
تشريح التقرير العام الجيد
يتكون التقرير العام عادةً من الطبقات التالية: ملخص تنفيذي (النتائج والتوصيات الرئيسية التي يمكن لصانع القرار قراءتها في دقيقة واحدة)، والنطاق والطريقة (ما فحصه التقرير وبأي بيانات)، والنتائج (الأرقام والجداول والنتائج)، والتقييم (معنى النتائج)، والتوصيات/الاستنتاج. يساعد الذكاء الاصطناعي في كل من هذه الطبقات، لكن أدوارها مختلفة:
- الهيكل والملخص التنفيذي: الذكاء الاصطناعي قوي جدًا - فهو يلخص النتائج المتفرقة، ويسلط الضوء على الأمور المهمة.
- النتائج (الأرقام): يجب على الذكاء الاصطناعي فقط تحرير البيانات التي تم التحقق منها والتي تقدمها؛ لا ينبغي أن تنتج الأرقام.
- التقييم والتوصية: يقوم الذكاء الاصطناعي بإعداد المسودة؛ التعليق والمسؤولية لك.
المبدأ الأساسي: لا تجعل الذكاء الاصطناعي ينتج أرقامًا، بل اجعله يعدل الأرقام التي تقدمها له. يجب أن يأتي كل رقم مدرج في التقرير من السجلات الخاصة بالمؤسسة أو الإحصاءات الرسمية؛ يحتاج الذكاء الاصطناعي فقط إلى تحويلها إلى جمل وجداول وملخصات.
نصيحة: في موجه التقرير، قم بتعيين القاعدة "لا تقم بإنشاء أرقام أو أسعار أو تواريخ جديدة؛ استخدم فقط البيانات التي أقدمها؛ إذا كنت بحاجة إلى رقم غير موجود في البيانات، فاكتب "[البيانات مطلوبة]'". وهذا يقلل بشكل كبير من خطر الإحصائيات الملفقة.
تدفق التقرير خطوة بخطوة
- تحديد الغرض والقراء. لمن يُكتب التقرير ولأي قرار يُتخذ؟
- جمع البيانات التي تم التحقق منها. يتم دمج الأرقام في مكان ما مع مصادرها.
- اطلب من الذكاء الاصطناعي بناء الإطار. العناوين، العناوين الفرعية، ماذا سيحدث في أي قسم.
- قم بإعداد مخطط تفصيلي لكل فصل. فقط مع البيانات المقدمة؛ لا ينبغي للذكاء الاصطناعي أن يختلق أرقامًا.
- طباعة الملخص التنفيذي الأخير. عند الانتهاء من النص، يتم عمل ملخص؛ لذلك فهو متسق.
- التحقق من صحة والاتساق. هل يتطابق كل رقم مع مصدره؟ هل تتعارض الأقسام؟
- التبسيط والتنسيق؛ تقديم للموافقة.
ثلاث حالات صغيرة
الحالة 1 - تقصير فترة تقرير النشاط. عادة ما يتم إعداد تقرير النشاط السنوي للمديرية في غضون 3 أسابيع، بجهد عدد قليل من الأشخاص. عندما طلبنا من الذكاء الاصطناعي إنشاء الهيكل العظمي للقسم والمسودات الأولى وركز الفريق فقط على التحقق من صحة البيانات وتفسيرها، تم تقليل الوقت إلى 8 أيام؛ تم العثور على جودة المحتوى "أكثر اتساقًا" في التدقيق.
الحالة 2 - تم القبض على سعر وهمي. وفي إحدى المسودات، كتب الذكاء الاصطناعي جملة "نسبة الرضا زادت إلى 87%"؛ في حين أن الفريق لم يقدم مثل هذه البيانات الاستقصائية، فقد كان النموذج يحتوي على رقم "معقول". وعندما سئل المصدر أثناء التحقق من الاتساق، تبين أن الرقم ليس له أساس وتمت إزالته.
الحالة 3 - الترجمة إلى اللغة التنفيذية. وكان من المقرر تقديم تقرير البنية التحتية الفنية إلى مجلس المدينة، لكن معظم الأعضاء لم يكونوا مهندسين. وقام الذكاء الاصطناعي بترجمة النص التقني إلى ملخص تنفيذي خالي من المصطلحات (مع الحفاظ على المعنى)؛ وانخفضت الأسئلة في مجلس النواب بمقدار الثلثين، واتخذ القرار في نفس الجلسة.
أربعة قوالب قابلة للنسخ
1) الهيكل العظمي لهيكل التقرير:
دورك: أخصائي التقارير العامة. قم بإنشاء إطار تقرير للغرض التالي والقراء: العناوين والعناوين الفرعية والمعلومات التي ستكون في كل قسم. لا ترسل رسالة نصية بعد. حدد الأقسام التي ستتطلب بيانات تم التحقق منها. الغرض: [الغرض] القارئ: [من هو صانع القرار] النطاق: [الموضوع]
2) كتابة قسم البيانات الأمينة:
اكتب نص هذا القسم مع البيانات المؤكدة أدناه. إنشاء رقم أو معدل أو تاريخ جديد؛ فقط استخدم البيانات التي أقدمها لك. اكتب "[البيانات المطلوبة]" حيث تكون البيانات المفقودة مطلوبة. استخدم لغة رسمية ولكن بطلاقة. القسم: [العنوان] البيانات: [الأرقام والمصادر]
3) الملخص التنفيذي (الأحدث):
قم بإنشاء ملخص تنفيذي من نص التقرير الكامل أدناه: ما لا يزيد عن 200 كلمة، 3-5 أهم النتائج والتوصيات. لا تقم بإضافة أي معلومات غير موجودة في النص. اكتب بأسلوب بسيط يستطيع متخذ القرار قراءته في دقيقة واحدة. تقرير: [النص الكامل]
4) التحقق من الاتساق والأرقام:
تحقق من مسودة التقرير التالية: (1) مصدر مقتبس لكل قضية، (2) هل هناك أي تعارض بين الأقسام، (3) هل يتطابق الملخص التنفيذي مع متن التقرير، (4) هل هناك ادعاء غير مصدر/مشكوك فيه. لا تعيد كتابة النص، فقط قم بإعطاء قائمة بالتحذيرات. المسودة: [النص]
موجه ضعيف / موجه قوي
ضعيف: "اكتب تقرير نشاط بهذه البيانات."
سترونج: "دورك هو متخصص في التقارير العامة. أولاً، أنشئ هيكلًا عظميًا لتقرير مجلس المدينة (العناوين والعناوين الفرعية). ثم اكتب كل قسم بالبيانات التالية التي تم التحقق منها فقط؛ لا تنتج أرقامًا أو معدلات أو تواريخ جديدة، اكتب "[البيانات المطلوبة]" حيث تكون هناك حاجة إلى البيانات المفقودة. وأخيرًا، قم بإنتاج ملخص تنفيذي من 200 كلمة. عند الانتهاء، قدم قائمة مرجعية للتضارب التقاطعي والأرقام غير المصدر. البيانات: [الأرقام والمصادر]."
الفرق: بنية سلاسل المطالبة القوية، وإخلاص البيانات، وحظر التشهير بالأرقام، والتلخيص، وضبط النفس؛ الناتج هو مخطط تفصيلي يمكن التحقق منها ومتسقة.
ثقة الذكاء الاصطناعي حسب قسم التقرير
القسم
ثقة الذكاء الاصطناعي
القاعدة
الهيكل/الهيكل العظمي
عالية
استخدم بحرية
ملخص تنفيذي
عالية
الحد من النص
اللغة / التبسيط
عالية
يجب الحفاظ على المعنى
النتائج/الأرقام
منخفض
البيانات المقدمة فقط
مراجعة / توصية
متوسطة
مسودة + تعليق بشري
الجدول والمؤشر والملخص التنفيذي
غالبًا ما يتم تحديد تأثير التقرير العام في الصفحة الأولى: قد يكون الملخص التنفيذي (القسم الذي يلخص النتائج والاستنتاجات والتوصيات الرئيسية للتقرير في صفحة واحدة) هو الجزء الوحيد الذي ستقرأه السلطة العليا. الذكاء الاصطناعي قوي في تحويل التقرير الطويل إلى ملخص تنفيذي صادق؛ ولكن عليك التحقق سطرًا تلو الآخر من أن الملخص يعكس بدقة كل رقم في التقرير - لأنه عند التلخيص، قد يقوم الذكاء الاصطناعي بتقريب الأرقام، أو إسقاط شرط، أو المبالغة في تقدير النتيجة. وبالمثل، يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء هياكل عظمية للجدول واقتراحات للمخططات من بياناتك الأولية؛ ومع ذلك، يجب العثور على مصدر كل خلية في الجدول في بياناتك، وأي صفوف يضيفها الذكاء الاصطناعي "لمجرد أنها تبدو معقولة" لا ينبغي إدراجها في التقرير.
حالة صغيرة – تضخيم المشكلة الموجزة. في حين أن معدل النجاح الفعلي كان 63 بالمائة في تقرير سنوي، إلا أن الملخص التنفيذي الذي أعدته YZ زاد التصور إلى 90 بالمائة بالقول "إن الغالبية العظمى من الطلبات جاءت نتائجها إيجابية". واستبدل التدقيق هذا التعبير بالعدد الفعلي؛ لأن التصور الإيجابي المبالغ فيه في التقرير العام يضع المؤسسة في موقف صعب في عمليات المراجعة اللاحقة.
حالة صغيرة — صف شبحي في الطاولة. وكانت منظمة العفو الدولية قد أضافت فئة "أخرى" ورقمًا مختلقًا إلى ورقة التقديم الشهرية، وهو ما لم يكن موجودًا على الإطلاق في المؤسسة؛ بلغ مجموعها ولكن الخط لم يكن حقيقيا. المقارنة مع البيانات الأولية اشتعلت هذا الخط الشبح.
النموذج الذي ينتج جداول وملخصات يمكن التحقق منها:
المهمة: إنتاج جدول وملخص تنفيذي مكون من 5 عناصر من البيانات الأولية التالية (استخدم هذه البيانات فقط). البيانات الأولية: [لصق جدول/CSV]القواعد: - لا تضف أي صفوف/فئات إلى الجدول غير موجودة في البيانات. - أظهر بين قوسين أي صف في الجدول يأتي منه كل رقم في الملخص. - اكتب "البيانات غير كافية" في حالة الشك، لا تخمن. الإخراج: (1) جدول (2) ملخص تنفيذي (3) أساس كل جملة تلخيصية.
تقرير البند
مساهمة الذكاء الاصطناعي
الإشراف البشري الإلزامي
ملخص تنفيذي
الصياغة والتبسيط
هل تتوافق كل قضية/مطالبة مع التقرير؟
الجدول
هيكل عظمي، شكل
المراسلات من كل خلية في البيانات الأولية
اقتراح الرسم البياني
نوع الرسم البياني المناسب
مضللة أي مقياس / محور؟
قسم الاقتراحات
توليد الخيار
السلطة والامتثال التنظيمي
نصيحة: قم بتجميع البيانات الأولية بنفسك في موقع منفصل قبل طباعة التقرير على الذكاء الاصطناعي؛ ثم قارن ملخص الذكاء الاصطناعي بهذه المجاميع الصحيحة. يتم الفحص بالتزامن مع الإنتاج وليس بعده.
الأخطاء الشائعة
- جعل الذكاء الاصطناعي ينتج أرقامًا. أخطر خطأ؛ يتم إدخال البيانات التي تم التحقق منها فقط في التقرير، ويقوم الذكاء الاصطناعي بتحريره.
- كتابة الملخص التنفيذي أولا. وإذا حذف التلخيص قبل الانتهاء من متنه، فإنه يخالف النص؛ اتركه للأخير.
- عدم التحقق من الاتساق بين الإدارات. يجب أن تتطابق الأرقام في الأقسام المختلفة.
- عدم ذكر المصادر . يجب أن يكون كل جدول ورقم قابلاً للرجوع إلى مصدره؛ السيطرة تبحث عن هذا.
- ترك اللغة التقنية كما هي. فإذا لم يفهم متخذ القرار، يفقد التقرير وظيفته؛ تبسيط ولكن لا تشوه المحتوى.
- تخطي خطوة التأكيد. ولا ينشر التقرير دون قراءة وموافقة الشخص المسؤول.
باختصار
في إنتاج التقارير، يوفر الذكاء الاصطناعي سرعة كبيرة في بناء الهيكل والصياغة والتلخيص وتبسيط اللغة. ولكن كل رقم يدخل في التقرير يجب أن يأتي من بيانات المؤسسة التي تم التحقق منها؛ لا ينبغي للذكاء الاصطناعي إنتاج أرقام، بل تحريرها فقط. ويجب إعداد الملخص التنفيذي أخيرًا، ويجب التحقق من الاتساق بين الإدارات والموارد، ويجب الموافقة على الوثيقة. يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع التقرير؛ أنت تحمل الدقة والتوقيع.
مهمة التطبيق
أنشئ هيكلًا أساسيًا لتقريرك الحقيقي القادم باستخدام قالب "هيكل هيكل التقرير". اطبع قسمًا يحتوي على عدد قليل من البيانات التي تم التحقق منها باستخدام قالب "كتابة قسم البيانات المؤمنة" وتحقق مما إذا كان الذكاء الاصطناعي يقوم بتكوين أرقام على الرغم من القاعدة. وأخيرًا، قم بتطبيق نموذج "التناسق والتحقق من الأرقام" على مسودتك الخاصة.
قائمة مرجعية
- [ ] كل رقم ورد في التقرير جاء من مصدر موثوق؛ منظمة العفو الدولية لم تنتج.
- [ ] قمت بإعداد الهيكل العظمي وطبعت الأقسام بدقة وفقًا للبيانات.
- [ ] لقد قمت بإعداد الملخص التنفيذي أخيرًا، مقتصرًا على النص.
- [ ] لقد أشرفت على الاتساق والموارد بين الإدارات.
- [ ] قمت بتبسيط اللغة التقنية دون إفساد المحتوى.
- [ ] قمت بتقديم التقرير إلى المسؤول للموافقة عليه.