የስብሰባ ማጠቃለያ እና የድርጊት ክትትል

ትርፍ፡

• በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ድጋፍ የስብሰባ ማስታወሻዎችን እና ግልባጮችን ወደ ውሳኔ ፣ ተግባር እና ኃላፊነት (RACI) አካባቢዎች ወደ ማጠቃለያ የመቀየር ችሎታ።
• የተግባር እቃዎችን ለመፍጠር ፣ የግዜ ገደቦችን ለመመደብ እና የድርጊት መከታተያዎችን ለማዘጋጀት ሰው ሰራሽ የማሰብ ችሎታን የመጠቀም ችሎታ
• አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ የሚዘለሉት ወይም በስህተት የሚሰጡ ውሳኔዎች እና ሚስጥራዊነት የሚያስፈልገው ይዘት በሰው ቁጥጥር ስር መሆን እንዳለበት መረዳት።

አብዛኛዎቹ ፕሮጀክቶች በስብሰባው ውስጥ የሚተዳደሩ ናቸው; ግን አብዛኛዎቹ ስብሰባዎች ያለ ምንም ፈለግ ይበርራሉ። "ስለ ምን ተነጋገርን?"፣ "ይህን ማን ያደርጋል?"፣ "ምን ውሳኔ ላይ ደረስን?" ጥያቄዎች የመጥፎ ደረጃዎች ዋጋ ናቸው። ጥሩ የስብሰባ ማጠቃለያ ለአንድ ሰአት የሚፈጀውን ውይይት በሶስት ነገሮች ያቀፈ ነው፡-የተወሰኑ ውሳኔዎች፣ የተወሰዱ እርምጃዎች (ማን፣ ምን፣ መቼ) እና ክፍት የቀሩ ርዕሰ ጉዳዮች። AI በዚህ ሥራ በማይታመን ሁኔታ ኃይለኛ ነው፡ የስብሰባ ግልባጭ ወይም የተበታተኑ ማስታወሻዎችን ወደ የተደራጀ ማጠቃለያ፣ የውሳኔዎች ዝርዝር እና የተጠያቂ-ቀን የድርጊት መከታተያ ገበታ በሰከንዶች ውስጥ። ነገር ግን AI ውሳኔን መዝለል፣ እርምጃ ለተሳሳተ ሰው ሊሰጥ ወይም ያልተነገረ ቁርጠኝነት ሊፈጥር ይችላል። በተጨማሪም ሚስጥራዊ ንግግሮች በጥንቃቄ መያዝ አለባቸው። ማጠቃለያው ያለ ሰው ቁጥጥር መሰራጨት የለበትም.

የጥሩ ስብሰባ ማጠቃለያ መዋቅር

ውጤታማ ማጠቃለያ አራት ክፍሎችን ያቀፈ ነው-

1. አሻራ: ቀን, ተሳታፊዎች, ርዕሰ ጉዳይ, ቆይታ.
2. ውሳኔዎች፡ በስብሰባው ላይ በግልፅ የተደረጉ ውሳኔዎች (ውጤቶች እንጂ ውይይቶች አይደሉም)።
3. ድርጊቶች፡ እያንዳንዱ በ"ምን፣ ማን (ተጠያቂ)፣ መቼ (የመጨረሻ ጊዜ)" ቅርጸት። ይህ የመከታተያ ልብ ነው።
4. ርዕሶችን / የመኪና ማቆሚያ ዝርዝርን ይክፈቱ፡ ሊወሰኑ የማይችሉ እና በኋላ ላይ የሚቆዩ ርዕሶች።

RACI የሚለው ምህፃረ ቃል ድርጊቶቹን ለማብራራት ጠቃሚ ነው፡ R (ተጠያቂ) ስራውን መስራት፣ ሀ (ተጠያቂ) በመጨረሻ ሀላፊነት/ስራውን ማፅደቅ፣ C (የተማከረ) አማከረ፣ እኔ (መረጃ) አሳውቋል። አንድ ድርጊት አንድ "A" ብቻ ሊኖረው ይገባል; ሁለት ሰዎች እኩል ተጠያቂ ከሆኑ, ማንም በእውነቱ ተጠያቂ አይሆንም.

የድርጊት መከታተያ ሁሉም ክፍት ድርጊቶች በአንድ ቦታ የሚከታተሉበት የቀጥታ ገበታ ነው፡ ድርጊት፣ ኃላፊነት የሚሰማው፣ የሚያበቃበት ቀን፣ ሁኔታ (ክፍት/በሂደት ላይ/የተጠናቀቀ/የዘገየ)፣ ማስታወሻዎች። እያንዳንዱ ስብሰባ የሚጀምረው ይህንን ዝርዝር በማዘመን ነው (“ስለ ያለፈው ሳምንት ድርጊቶችስ?”) እና በአዲስ ድርጊቶች ይጠናቀቃል።

አካባቢ

ምሳሌ

ለምን አስፈላጊ ነው?

ድርጊት

"የሙከራ አካባቢን አዘጋጅ"

ምን ማድረግ እንዳለበት ግልጽ ነው

ኃላፊነት ያለው (አር)

ነጠላ ሰው

ሁለት ተጠያቂ = ዜሮ ተጠያቂ

ቀነ ገደብ

ሴፕቴምበር 12

ቀን የሌለው እርምጃ ለሌላ ጊዜ ተላልፏል

ሁኔታ

በሂደት ላይ ነው።

የመከታተያ ችሎታ

አውድ/ውሳኔ

"ስብሰባ 5 ውሳኔ 2"

የመከታተል ችሎታ

ደረጃ በደረጃ፡ ማጠቃለያ እና እርምጃ ከ AI ጋር ማውጣት

1. ጥሬውን ግቤት ያዘጋጁ. የስብሰባ ግልባጭ፣ ማስታወሻዎች ወይም የድምጽ-ጽሑፍ ውጤት። ሚስጥራዊ/የግል ይዘት ካለ፣ስም-አልባ ያድርጉት።
2. የተዋቀረ ማጠቃለያ ይጠይቁ። በውስጥ መስመር + ውሳኔዎች + ድርጊቶች + ክፍት ርዕሶች ቅርጸት AI ማጠቃለያ ጠይቅ።
3. ፈጠራን ይከለክላል። መመሪያ "በጽሁፉ ውስጥ በግልፅ ያልተጠቀሰ ውሳኔ/ተጠያቂ ሰው/ቀን አትጨምሩ፤ ግልፅ ካልሆነ 'ያልተረጋገጠ' ብለው ይፃፉ።"
4. ኃላፊነት ያለው እና የቀን ማረጋገጫ. AI የሚሾመውን እያንዳንዱን ኃላፊነት የሚሰማው እና ታሪካዊ ተሳታፊ ያረጋግጡ ፣ በጣም የተለመደው ስህተት እዚህ አለ.
5. ወደ ክትትል ዝርዝር ያስተላልፉ። በድርጊት መከታተያ ላይ አዳዲስ ድርጊቶችን ያክሉ፣ የቀደሙ ድርጊቶችን ሁኔታ ያዘምኑ።
6. ከማሰራጨትዎ በፊት ያንብቡ። ለተሳታፊዎች ከመላካችሁ በፊት እንደ ሰው አንብቡት። የተደበቀ ይዘት እና የተሳሳተ ምደባ ያረጋግጡ።

ጠቃሚ ምክር፡ ስብሰባው ካለቀ በኋላ ማጠቃለያውን በተመሳሳይ ቀን ያሰራጩ። ከ 24 ሰዓታት በኋላ ሁሉም ሰው በተለየ መንገድ ያስታውሳል; ትኩስ ማጠቃለያ ውይይቱን ያበቃል።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የጠፉ ድርጊቶች ተመልሰዋል። አንድ የፕሮጀክት አስተባባሪ የ70 ደቂቃ የስብሰባ ግልባጭ ለ AI ሰጠ እና እርምጃ ወሰደ። AI 14 ድርጊቶችን አግኝቷል; አስተባባሪው 3ቱ በእርግጥ "ሀሳቦች" እንጂ የተግባር አለመሆናቸዉን ገልፀዉ ለቀሪዎቹ 11 ተጠያቂዎች ቀን አረጋግጠዋል።በእጅ 40 ደቂቃ የሚፈጀዉ ስራ በ10 ደቂቃ ውስጥ መጠናቀቁን እና ምንም አይነት እርምጃ አለመዉሰዱን አረጋግጧል።

ጉዳይ 2 - የተሳሳተ ምደባ ተይዟል. አንድ PM በ AI ማጠቃለያ ውስጥ "አመድ የውሂብ ጎታ ፍልሰትን ያደርጋል" የሚለውን መስመር አይቷል; ሆኖም በስብሰባው ላይ አቶ አህመት "ማጣራት እችላለሁ" በማለት ምንም አይነት ቁርጠኝነት አልሰጡም። ጠቅላይ ሚኒስትሩ ይህንን አስተካክለው፣ “አህመት አዋጭነቱን ይመለከታል፣ ውሳኔው በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ይደረጋል። ትምህርት: AI ማመንታትን ወደ ቁርጠኝነት ሊለውጠው ይችላል; ኃላፊነት ያለባቸው ሥራዎች መረጋገጥ አለባቸው።

ጉዳይ 3 - የግላዊነት ጥሰት ስጋት። የቡድን መሪ የአንድ ሰራተኛ የስራ አፈጻጸም ጉዳይ ለኤአይአይ ለህዝብ ማጠቃለያ ለማሰራጨት የተወያየበት ስብሰባ ሙሉ ግልባጭ ሰጥቷል። እንደ እድል ሆኖ ከመሰጠቱ በፊት አንብቦ የግል / ሚስጥራዊውን ክፍል አስወግዶታል. ትምህርት፡ ከመፍጨት በፊት የሰዎች ግምገማ ሚስጥራዊነትን ይጠብቃል።

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ ጥያቄ፡

እነዚህን የስብሰባ ማስታወሻዎች አጠቃልል።

AI አጠቃላይ ማጠቃለያ ይሰጣል; ውሳኔዎችን ከድርጊቶች አይለይም, ሀላፊነቶችን / ቀናትን አይሰጥም, እና ለመፈጠር ክፍት ነው.

ኃይለኛ ጥያቄ፡-

የእርስዎ ሚና፡ የፕሮጀክት ስብሰባ ፀሐፊ፡ ግቤት፡ ከዚህ በታች የስብሰባ ግልባጭ አለ (የግል/ሚስጥራዊ ስሞች [መደበቅ]) ተግባር፡ የተዋቀረ ማጠቃለያ አዘጋጅ፡1) አሻራ (ቀን፣ የተሳታፊዎች ብዛት፣ ርዕስ) 2) ውሳኔዎች (የተጣራ ውሳኔዎች ብቻ)3) የድርጊት ሠንጠረዥ፡ ድርጊት | ኃላፊነት ያለው (አር) | የመጨረሻ ቀን | ዐውደ-ጽሑፍ4) ግልጽ የሆኑ ሕጎች፡- ውሳኔ፣ ኃላፊነት የሚሰማው ሰው ወይም በጽሁፉ ውስጥ በግልጽ ያልተጠቀሰ ቀን ይጨምሩ። ግልጽ ካልሆነ "ያልተረጋገጠ" ይፃፉ. - እንደ ተስፋዎች ("እኔ እመለከታለሁ", "ምናልባት") አባባሎችን አይጻፉ; እንደ ሁኔታው ​​ሪፖርት ያድርጉት - ሀሳብን ከድርጊት መለየት; ለእያንዳንዱ ድርጊት ብቻ ተጠያቂ ይሁኑ።

ይህ ፍላጐት ጠንካራ ነው፡ መዋቅሩ በፋብሪካዎች ላይ እገዳን, የማመንታት - የቁርጠኝነት ልዩነት እና ብቸኛ ኃላፊነት ያለው ደንብ ያካትታል.

ተጨማሪ አብነቶች፡

# የድርጊት ምሉዕነት አረጋጋጭ ከዚህ በታች ባለው የድርጊት ዝርዝር ውስጥ ሀላፊነታቸው ወይም የማለቂያ ቀን የጠፋባቸውን ምልክት ያድርጉ። ለእያንዳንዱ የጎደለ፣ በስብሰባው ላይ ማን እንደወሰደው/መቼ ጠይቁኝ፤ ቀጠሮ አትያዝ።

# የምልከታ ዝርዝር ማሻሻያ የእኔ የቀድሞ ተከታይ ዝርዝር (ተያይዟል) እና የዚህ ሳምንት የስብሰባ ማጠቃለያ ቀርቧል። የቀደሙ ድርጊቶችን ሁኔታ ያዘምኑ, የተጠናቀቁትን ምልክት ያድርጉ, አዲስ ድርጊቶችን ያክሉ. የዝርዝር ለውጦች.

# የግላዊነት ስካነር ይህን ማጠቃለያ ከማሰራጨቱ በፊት ይቃኙ፡ ግላዊ የስራ አፈጻጸምን፣ ደሞዝን፣ ጤናን፣ ስነስርዓትን ወይም ሚስጥራዊ የንግድ መረጃን የያዙ ዓረፍተ ነገሮችን ጠቁም እና ከስርጭት እንዳገለላቸው እመክራለሁ።

የተለመዱ ስህተቶች

• ለድርጊት ሀሳብን መሳሳት፡ የተነገረው ሁሉ ቃል ኪዳን አይደለም፤ AI አይለያቸውም ይሆናል.
• ተጠያቂ የሆነውን ሰው አለማጣራት፡ ለተሳሳተ ሰው የተሰጠው እርምጃ በክትትል ውስጥ ይጠፋል።
• ገደብ የለሽ እርምጃ፡ ያለገደብ ያለ እርምጃ ላልተወሰነ ጊዜ ተራዝሟል።
• ማመንታት ወደ ቁርጠኝነት መቀየር፡ "አያለሁ" እና "አደርገዋለሁ" ይለያያሉ።
• ሚስጥራዊ ይዘትን ሳያጣራ ማሰራጨት፡ የአፈጻጸም/የግል ጉዳዮች ለአጭር ጊዜ ሊወጡ ይችላሉ።
• የምልከታ ዝርዝሩን አለማዘመን፡ አንድ እርምጃ ከተወሰደ በኋላ ካልተከተለ ትርጉም የለውም።

ትኩረት፡ አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ አንዳንድ ጊዜ በስብሰባው ላይ ያልተጠቀሰ ነገር ግን "ምክንያታዊ" የሚመስል ድርጊት ሊጨምር ይችላል። ይህ በጥሩ ሁኔታ የታሰበ ቅዠት ነው፣ ነገር ግን ሰዎች ፈፅመው ጨርሰው ጨርሰው ላልሰሩት ተግባራት ተጠያቂ ያደርጋቸዋል። እያንዳንዱን መስመር ከትክክለኛው ግልባጭ ጋር ያወዳድሩ።

በማጠቃለያው

የስብሰባው ማጠቃለያ ውይይቱን ወደ ውሳኔዎች፣ ድርጊቶች እና ክፍት ርዕሶች ይቀንሳል። የድርጊት መከታተያ ዝርዝር እነዚህን ሕያው ያደርጋቸዋል። አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ግልባጮችን በሰከንዶች ውስጥ ወደ የተዋቀረ ማጠቃለያ ይለውጣል እና ኃላፊነት የሚሰማው የቀን ሠንጠረዥ ይፈጥራል። ነገር ግን፣ ሃሳብን ከተግባር ጋር ሊያደናግር፣ ማመንታትን ወደ ቁርጠኝነት ሊለውጥ፣ የተሳሳቱ ስራዎችን ሊሰራ ወይም የተደበቀ ይዘትን ሊይዝ ይችላል። ከማሰራጨቱ በፊት ርዕሰ መምህራንን እና ቀኖችን ማረጋገጥ፣ ሚስጥራዊነትን ማጣራት እና ማጠቃለያውን ማንበብ የሰው ስራ ነው።

የመተግበሪያ ተግባር

የመጨረሻውን ስብሰባዎን ማስታወሻዎች (ሚስጥራዊ ስሞችን መደበቅ) ለ AI ይስጡ እና የተዋቀረ ማጠቃለያ እና የድርጊት ሰንጠረዥ ያዘጋጁ። ተጠያቂው ግለሰብ እና የእያንዳንዱ ድርጊት ቀን በእውነታዎች ያረጋግጡ; ከድርጊቱ ቢያንስ አንድ "ሀሳብ" ይለዩ። የቅድመ-ስምረት ፍተሻን በ"ግላዊነት ስካነር" አብነት ያከናውኑ እና እርምጃዎችን ወደ የምልከታ ዝርዝርዎ ያስተላልፉ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] ማጠቃለያውን ወደ ውሳኔ፣ ተግባር እና ክፍት ርዕስ ከፋፍዬዋለሁ።
• [ ] እያንዳንዱ ድርጊት አንድ ተጠያቂ ሰው እና የመጨረሻ ቀን አለው.
• [ ] ኃላፊነት ያለባቸውን እና የቀን ስራዎችን በእውነተኛው ግልባጭ አረጋግጫለሁ።
• [ ] ሀሳቡን ከቁርጠኝነት ለይቻለሁ; ማቅማማቱን እንደነበሩ ተውኩት።
• [ ] ከማሰራጨቱ በፊት የግል/የግል ይዘትን አጣርቻለሁ።
• [ ] ድርጊቶቹን ወደ ተከታዩ ዝርዝር ጨምሬ የቀድሞ ሁኔታዎችን አዘምኩ።