የስራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) እና ወሰን እቅድ ማውጣት

ትርፍ፡

• የወሰን መግለጫ እና የሥራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) ጽንሰ-ሀሳቦችን ይረዱ እና AI ን በመጠቀም በስራ ፓኬጆች የተከፋፈለ WBS ረቂቅ ለማምረት
• ከአቅም በላይ የሆኑ እቃዎችን፣ ማቅረቢያዎችን እና ተቀባይነት መስፈርቶችን በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ድጋፍ ያብራሩ እና ወሰን ቀደም ብሎ ሲሽከረከር ይመልከቱ
• በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ የተሰራውን ደብሊውቢኤስ ታማኝነት፣ እውነታዊነት እና ተስማሚነት ከድርጅታዊ አውድ ጋር በቡድን እና ባለድርሻ አካላት ማረጋገጫ ማረጋገጥ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ ኃላፊነት መሆኑን የመረዳት ችሎታ።

አንድ ፕሮጀክት ሲጀምሩ "ምን እናድርግ?" ከዚህ መጀመር በጨለማ እንደመሄድ ነው። ፕሮጀክቶች ብዙ ጊዜ የሚወድቁት በደንብ ስላልተዳደረባቸው ሳይሆን ከመጀመሪያው ጀምሮ በስህተት ስለተገለጹ ነው። የዚህ ክፍል ርዕሰ ጉዳይ የፕሮጀክቱን ድንበሮች የሚዘረዝሩ እና ስራውን ወደ ማስተዳደር ክፍሎች የሚከፋፈሉት ሁለቱ መሰረታዊ መሳሪያዎች ናቸው: የወሰን መግለጫ እና የስራ መበላሸት መዋቅር. እነዚህ ሁለት ሰነዶች በትክክል ሲዘጋጁ, መርሃ ግብር, ትንበያ, አደጋ እና በጀት በላያቸው ላይ በጥብቅ ይቀመጡ; በስህተት ሲዋቀር በፕሮጀክቱ ውስጥ ሁሉም ነገር ይንቀጠቀጣል። AI በሁለቱም ሰነዶች ውስጥ ኃይለኛ የማርቀቅ አጋር ነው፡ የወሰን አጽም እና በደቂቃዎች ውስጥ ወደ ሥራ ፓኬጆች መከፋፈልን ያቀርባል። ግን ያስታውሱ: AI አጠቃላይ ንድፍ ያወጣል; እርስዎ እና ቡድንዎ ብቻ የድርጅትዎን ትክክለኛ መላኪያዎች፣ ገደቦች እና ተቀባይነት መስፈርቶች ያውቃሉ።

ወሰን መግለጫ ምንድን ነው?

ወሰን ፕሮጀክቱ የሚያካትተው እና የማያካትተው ነው. የወሰን መግለጫው በጽሁፍ ያስቀመጠው ሰነድ ነው እና በተለምዶ፡ የፕሮጀክቱ አላማ፣ ዋና ዋና አቅርቦቶች፣ ተቀባይነት መስፈርቶች፣ ከወሰን ውጪ የሆኑ እቃዎች፣ ግምቶች እና ገደቦች። እዚህ ላይ በጣም ወሳኙ እና በጣም የተረሳው ክፍል ከወሰን ውጭ ነው፡ "በዚህ ፕሮጀክት ውስጥ X አንሰራም" በኋላ ላይ "ነገር ግን ያ የተካተተ መስሎኝ ነበር" የሚለውን ክርክር ይከላከላል.

ስፔሱ ከቁጥጥር ውጭ በሚሆንበት ጊዜ ስኮፕ ክሪፕ ይባላል፡ በፕሮጀክቱ ላይ የተጨመረው ትንሽ እና ያልጸደቀ ስራ በጊዜ ሂደት ያባብሰዋል። "አንድ ተጨማሪ ትንሽ መደመር ብቻ" ሲደጋገም በጀቱን እና መርሃ ግብሩን ያበላሻል። ጥሩ ወሰን መግለጫ እና ግልጽ ተቀባይነት መስፈርቶች ከ scope creep ለመከላከል የመጀመሪያው መስመር ናቸው። የመቀበያ መመዘኛዎች አንድ መላኪያ “ሙሉ” (ለምሳሌ “ከ2 ሰከንድ ባነሰ ጊዜ ውስጥ የሚጭን ጭነት”) ለመቆጠር ማሟላት ያለበት የሚለካ ሁኔታ ነው።

ጠቃሚ ምክር፡ የወሰን መግለጫውን በሚጽፉበት ጊዜ፣ “የማንሰራውን” ዝርዝር ውስጥ “ምን እንደምናደርግ” ያህል ጥረት ያድርጉ። ያልተካተቱ እቃዎች ለፕሮጀክቱ በጣም ርካሹ ኢንሹራንስ ናቸው.

የሥራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) ምንድን ነው?

የሥራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) የፕሮጀክቱን አጠቃላይ ሥራ ወደ ሎጂካዊ ክፍሎች የሚከፋፍል ተዋረዳዊ ዛፍ ሲሆን ቀስ በቀስ ከላይ ወደ ታች ይቀንሳል። ከላይ በኩል ፕሮጀክቱ ነው, ከሱ በታች ያሉት ዋና ዋና አቅርቦቶች / ደረጃዎች ናቸው, እና ከነሱ በታች የስራ ፓኬጆች ናቸው. የስራ ፓኬጅ ለአንድ ሰው/ቡድን ሊመደብ የሚችል ዝቅተኛው የስራ ክፍል ሲሆን የሚቆይበትን ጊዜ እና ወጪውን ለመገመት የሚያስችል አነስተኛ ነው። ጥሩ WBS ሁለት ደንቦችን ይከተላል-የ 100% ህግ (የታችኛው ክፍሎች ድምር ሙሉውን የላይኛው ክፍል ያካትታል, ምንም ተጨማሪ, ያነሰ አይደለም) እና የጋራ መገለል (ሁለት ፓኬጆች አንድ አይነት ስራ አልያዙም, ምንም መደራረብ የለም).

ለምንድነው WBS በጣም አስፈላጊ የሆነው? ምክንያቱም ትንበያ፣ የጊዜ ሰሌዳ፣ በጀት እና አደጋ ሁልጊዜ የሚከናወኑት በስራ ጥቅል ደረጃ ነው። "ድር ጣቢያ እንሰራለን" የማይታወቅ ነው; ግን እንደ "የመግቢያ ገጽ ንድፍ", "የተጠቃሚ ምዝገባ ቅጽ", "የክፍያ ውህደት ሙከራ" ያሉ ጥቅሎች ሊገመቱ የሚችሉ ናቸው. WBS የኃላፊነት መመደብ (RACI)፣ የሂደት ክትትል እና ግንኙነት ማዕቀፍ ነው።

ደረጃ በደረጃ፡ የWBS ረቂቅን ከ AI ጋር መፍጠር

1. ወሰን ግልጽ አድርግ. ስም-አልባ ለ AI የፕሮጀክቱን ዓላማ፣ ቁልፍ አቅርቦቶችን እና የታወቁ ገደቦችን ይስጡ። ጥሩ WBS ግልጽ ካልሆነ ዓላማ አይመጣም.
2. ረቂቅ ብልሽት ይጠይቁ። በደረጃ እና የስራ ፓኬጆች የተከፋፈለ ተዋረድ እንዲሰጥ AI ይጠይቁ። ለእያንዳንዱ ጥቅል የአንድ መስመር ወሰን መግለጫ እና የተጠቆመ መላኪያ ይጠይቁ።
3. 100% ደንቡን ይሞክሩ። የተመረቱ ፓኬጆች አጠቃላይ ወሰን ሙሉ በሙሉ የሚያሟላ መሆኑን ያረጋግጡ; የጎደሉትን እና አላስፈላጊ እቃዎችን ምልክት ያድርጉበት።
4. የመቀበያ መስፈርቶችን ያክሉ። ለእያንዳንዱ ማቅረቢያ ቁልፍ ሊለካ የሚችል ተቀባይነት መስፈርቶችን ጠይቅ፣ ከዚያ ከእውነታው አንጻር አጥራ።
5. ከወሰን ውጪ ግልጽ አድርግ። “ከዚህ ፕሮጀክት ወሰን ውጭ ሊሆኑ የሚችሉ ነገሮችን” ዝርዝር AI ን ይጠይቁ እና ከቡድኑ ጋር ይወያዩ።
6. የቡድን እና የባለድርሻ አካላት ማረጋገጫ. ረቂቁን ከስራ ጥቅል ባለቤቶች ጋር ይገምግሙ። ደብሊውቢኤስ ከቡድን ይሁንታ ውጭ በጭራሽ “ዕቅድ” አይደለም።

ማስጠንቀቂያ፡ በ AI የመነጨው WBS ብዙ ጊዜ ምክንያታዊ የሚመስለው ነገር ግን ለድርጅትዎ የተወሰነ ወሳኝ ጥቅል (ለምሳሌ “ህጋዊ ማጽደቅ” “የውሂብ ፍልሰት” “የተጠቃሚ ስልጠና”) ሊያመልጠው ይችላል። የጎደለው ፓኬት ትንበያዎን ከመጀመሪያው የተሳሳተ ያደርገዋል። 100% ህግን ከሰው አንፃር መተግበሩን እርግጠኛ ይሁኑ።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ጊዜ ቆጣቢ ንድፍ. ለአዲስ የኢንተርኔት ፕሮጄክት WBS ከባዶ ከመገንባት ይልቅ፣ የPMO ኤክስፐርት ለYZ የማይታወቅ የወሰን ማጠቃለያ ሰጠው እና ረቂቅ ጠየቀ። YZ 6 ደረጃዎችን እና 34 የስራ ፓኬጆችን አቅርቧል። ባለሙያው ከቡድኑ ጋር በ45 ደቂቃ አውደ ጥናት 5 ፓኬጆችን አስወግዶ 3 የጎደሉ ፓኬጆችን (ኤስኤስኦ ውህደት፣ የተደራሽነት ሙከራ፣ የይዘት ፍልሰት) አክለዋል። ከባዶ አንድ ቀን ሊፈጅ የነበረው ስራ በግማሽ ቀን ውስጥ ተጠናቆ የበለጠ ተጠናቋል።

ጉዳይ 2 - የሚይዘው scope creep. አንድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ AI 12 ጥቃቅን ጥያቄዎችን ከደንበኛው ያቀርባል እና "እነዚህ አሁን ባለው የወሰን መግለጫ መሰረት ወሰን ውስጥ ናቸው ወይንስ ከቦታ ውጪ ናቸው?" እንዲመደብ አድርጎታል፡ YZ 7 ጥያቄውን “ምናልባት ከአቅም ውጭ ሊሆን ይችላል” ሲል ጠቁሟል። ጠቅላይ ሚኒስትር እነዚህን ወደ ይፋዊ የለውጥ ጥያቄዎች ቀይረዋል; ያለበለዚያ ተጨማሪው የ 3 ሳምንታት ሥራ በፀጥታ ወደ ፕሮጀክቱ ውስጥ ይንጠባጠባል።

ጉዳይ 3 - የጠፋ የፓኬት ወጥመድ። አንድ ቡድን በYZ የተመረተ 28 የWBS ፓኬጆችን ያለምንም ማረጋገጫ አጽድቋል። በፕሮጀክቱ መሃል "የውሂብ ፍልሰት" እና "ቀጥታ መለማመጃ" ፓኬጆች እንዳልነበሩ ተስተውሏል; እነዚህ ሁለት ናፍቆቶች ወደ መርሐግብር 4 ሳምንታት ጨምረዋል። ትምህርት፡ AI ረቂቆች ያለ ሰብአዊ ፍተሻ በ 100% ደንብ መጽደቅ የለባቸውም።

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ ጥያቄ፡

ለሞባይል መተግበሪያ ፕሮጀክት WBS ይጻፉ።

ይህ ጥያቄ በጣም አጠቃላይ ነው፡ AI በተለምዶ አብነት ያወጣል፣ ነገር ግን ለፕሮጀክትዎ ትክክለኛ መላኪያዎች፣ ገደቦች እና ተቀባይነት መስፈርቶች ብዙም ጠቀሜታ የለውም።

ኃይለኛ ጥያቄ፡-

የእርስዎ ሚና፡ ከፍተኛ የፕሮጀክት ፕላን ስፔሻሊስት አውድ፡ ለችርቻሮ ደንበኛ (ስም ተሸፍኖ) የሞባይል አፕሊኬሽን መከታተያ፡ ገደቦች፡ 4 ወራት፣ ከነባር ኢአርፒ አስገዳጅነት፣ iOS+አንድሮይድ፣ የውሂብ ፍልሰት አለ ተግባር፡ በክፍል እና በስራ ፓኬጆች የተከፋፈለ WBS ረቂቅ ያዘጋጁ። ደንቦች፡- 100% ህግን ያክብሩ። በእያንዳንዱ ደረጃ ስር ያሉ ፓኬጆች ደረጃውን ሙሉ በሙሉ መሸፈን አለባቸው።- ለእያንዳንዱ የስራ ጥቅል፡ ነጠላ መስመር ስፋት + ዋና ሊደርስ የሚችል + ሊለካ የሚችል ተቀባይነት መስፈርቶች - መጨረሻ ላይ የተለየ “ከቦታው ውጪ ሊሆን ይችላል” የሚለውን ዝርዝር ስጥ።- በተቋሙ ላይ ያተኮሩ ፓኬጆችን በ"[ቡድን አረጋግጥ]" በሚለው ላይ እርግጠኛ ያልሆኑትን ምልክት አድርግ። ውፅዓት፡ ምልክት ማድረጊያ ሠንጠረዥ (ደረጃ | ጥቅል | ወሰን | ማድረስ | የመቀበያ መስፈርቶች)።

ይህ ጥያቄ ጠንካራ ነው ምክንያቱም ዐውደ-ጽሑፉ፣ ገደብ፣ 100% ደንብ፣ ተቀባይነት መስፈርቶች እና ከወሰን ውጪ ጥያቄ ግልጽ ናቸው፤ እንዲሁም እርግጠኛ አለመሆንን በ"[ቡድን ማረጋገጥ]" ያስገድዳል።

ተጨማሪ አብነቶች፡

# ከቦታው ውጪ ያለውን የቦታ መግለጫ ከዚህ በታች ያንብቡ። የተለመዱ ነገር ግን እዚህ በግልጽ ያልተጠቀሱ እንደ "ከክልል ውጪ እጩዎች" ስራዎችን ይዘርዝሩ (ለምሳሌ ስልጠና፣ ሰነድ፣ ድጋፍ፣ ፍልሰት፣ የደህንነት ሙከራ)። ለእያንዳንዳቸው ለምን መካተት/መካተት እንዳለበት ይጠይቁ።

# የመቀበያ መስፈርት አምራች ለሚከተለው ማድረሻ 3-5 የሚለካ ተቀባይነት መስፈርቶችን ጠቁም (በSMART ቅርጸት)፡[ማድረስ]። ሊለኩ የማይችሉ መመዘኛዎችን አይጻፉ (እንደ "በደንብ መስራት አለበት").

# 100% ደንብ አራሚ ከዚህ በታች ያለውን WBS ይመርምሩ። ከስፋት መግለጫው የትኛው ማድረስ በማንኛውም የስራ ጥቅል ውስጥ አቻ የሌለው? ከጥቅል መግለጫው የሚበልጡ ጥቅሎች የትኞቹ ናቸው? ክፍተቶቹን ይዘርዝሩ.

የተለመዱ ስህተቶች

• ከአቅም ውጭ አለመጻፍ፡ "የማናደርገው ነገር" ግልጽ ካልሆነ፣ የቦታው መጨናነቅ የማይቀር ነው።
• በጣም ትልቅ ወይም በጣም ቀጭን የሆኑ እሽጎች: ለአንድ ወር የሚቆይ ግዙፍ ጥቅል የማይታወቅ ነው; ትንሹ የአንድ ሰአት ፓኬጅ አመራሩን ያጨናንቀዋል። እሽጎች መተንበይ እና መከታተል የሚችሉ መሆን አለባቸው።
• የ AI ሰማያዊ ህትመትን ሳያረጋግጡ ማጽደቅ፡- ያልተሟላ ኢንተርፕራይዝ-ተኮር ፓኬጅ (የውሂብ ፍልሰት፣ የቁጥጥር ማፅደቅ፣ ስልጠና) እቅዱን ከመጀመሪያው ጀምሮ ያታልላል።
• የመቀበያ መስፈርቶችን መዝለል፡ ምንም መስፈርት ከሌለ “ተከናውኗል” የሚለው ውይይት ማለቂያ የለውም።
• WBS ከእንቅስቃሴዎች ይልቅ በውጤቶች ላይ እንዳተኮረ አለማዘጋጀት፡ ጥሩ WBS የሚያሳየው እንደ "ስብሰባ ማካሄድ" ያሉ እንቅስቃሴዎችን ሳይሆን ሊደርሱ የሚችሉ (ስሞችን) ያሳያል።

ጠቃሚ ምክር: WBS አንዴ አይጻፉ እና እዚያ ይተዉት። የጸደቀ ለውጥ ሲመጣ WBS ን ያዘምኑ ከዚያም መርሐ ግብሩን እና በጀት ያዘምኑ። WBS ሕያው ሰነድ ነው።

በማጠቃለያው

የስፋት መግለጫው የፕሮጀክቱን ድንበሮች ይገልፃል, WBS ደግሞ የሚተዳደሩትን የሥራ ክፍሎችን ይገልጻል. ጥሩ ወሰን መግለጫ ግልጽ ተቀባይነት መስፈርቶች እና ጠንካራ "ከወሰን ውጭ" ዝርዝር ያካትታል; ጥሩ WBS 100% ህግን እና የጋራ መገለልን ይከተላል። AI ፈጣን እና የተሟላ ንድፍ ያወጣል ለሁለቱም ነገር ግን ተቋም-ተኮር ፓኬጆችን መዝለል ይችላል። 100% ህግን ከሰው አንፃር መተግበር፣ ከወሰን ውጪ ማጣራት እና የቡድን ማረጋገጫ ማግኘት የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ ነው።

የመተግበሪያ ተግባር

አሁን ላለው የእርስዎ ፕሮጀክት፣ ከ AI ረቂቅ WBS ያዘጋጁ በደረጃ እና በስራ ፓኬጆች የተከፋፈለ (ውሂቡን ስም-አልባ ያድርጉ)። ከዚያ ከቡድንዎ አባል ጋር የ 100% ህግን ይተግብሩ-የትኞቹ ፓኬጆች ጠፍተዋል ፣ የትኞቹ አላስፈላጊ ናቸው ፣ የትኛው ማድረስ ተቀባይነት የለውም? ቢያንስ 3 የጎደሉ/የተሳሳቱ ነጥቦችን ያርሙ እና የተስተካከለውን WBS ያስቀምጡ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] የእኔ ወሰን መግለጫ ዓላማ፣ ሊደርስ የሚችል፣ ተቀባይነት ያለው መስፈርት፣ ከወሰን ውጪ፣ ግምት እና ገደብ አለው።
• [ ] ሆን ብዬ "ከወሰን ውጪ" የሚለውን ዝርዝር ሞላሁ።
• [] WBS 100% ህግን ይከተላል (ምንም የጎደሉ/ትርፍ እሽጎች የሉም)።
• [ ] እያንዳንዱ የሥራ ጥቅል ሊተነበይ የሚችል እና ሊታወቅ የሚችል ነው።
• [] እያንዳንዱ አስፈላጊ መላኪያ የሚለካ ተቀባይነት መስፈርቶች አሉት።
• [] የ AI ረቂቅን ከቡድኑ ጋር አረጋግጫለሁ; ተቋም-ተኮር ፓኬጆችን ጨምሬአለሁ።