PMO ሰነዶች እና የመረጃ አስተዳደር

ትርፍ፡

• የፕሮጀክት ቻርተርን ፣ አብነቶችን ፣ የተማሩትን ትምህርቶች እና የእውቀት መሰረታዊ ፅንሰ-ሀሳቦችን የመረዳት እና መደበኛ የሰነድ ረቂቆችን በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ድጋፍ የማድረግ ችሎታ
• ለሰነድ መደበኛነት ፣የማህደር ማጠቃለያ እና ድርጅታዊ መረጃ ማውጣት አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ የመጠቀም ችሎታ
• ያንን የሰነድ ትክክለኛነት መረዳት፣ የስሪት ቁጥጥር እና የድርጅት ማህደረ ትውስታ በሰው ቁጥጥር ስር መሆን አለበት።

ፕሮጄክቶች ያበቃል ፣ ግን የተቋማት ትውስታ ይቀራል - ወይም አይደለም ። በአብዛኛዎቹ ድርጅቶች ውስጥ እያንዳንዱ አዲስ ፕሮጀክት ከባዶ ይጀምራል; ያለፉት ፕሮጀክቶች ትምህርቶች፣ አብነቶች እና እውቀቶች በሰዎች አእምሮ ውስጥ ይቀራሉ እና አብረዋቸው ይሄዳሉ። PMO (የፕሮጀክት አስተዳደር ቢሮ) በተቋሙ ውስጥ ላሉት ፕሮጀክቶች ደረጃዎችን, ዘዴዎችን እና ድጋፍን የሚያቀርብ ክፍል ነው; ይህን ተቋማዊ ትዝታ ህያው ማድረግ አንዱ ተግባራቸው ነው። የዚህ ክፍል ርዕሰ ጉዳይ ጥሩ የፕሮጀክት ሰነዶች እና የእውቀት አስተዳደር፡ መደበኛ አብነቶች፣ የፕሮጀክት ቻርተር፣ የመማሪያ ትምህርት እና ሊፈለግ የሚችል የእውቀት መሰረት ማቋቋም ነው። አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ በዚህ መስክ ውስጥ በጣም ኃይለኛ ረዳት ነው፡ መደበኛ የሰነድ ረቂቆችን ያዘጋጃል፣ የተበታተነውን ማህደር ጠቅለል አድርጎ ያቀርባል፣ ካለፉት ፕሮጀክቶች ጭብጦችን እና ግንዛቤዎችን ያወጣል። ነገር ግን የሰነድ ትክክለኛነት, የስሪት ቁጥጥር እና የተቋማዊ ማህደረ ትውስታ አስተማማኝነት የሰው ቁጥጥር ያስፈልገዋል.

መሰረታዊ የ PMO ሰነዶች

የፕሮጀክት ቻርተር ፕሮጀክቱን በይፋ የሚጀምር፣ ዓላማውን፣ ወሰንን፣ ስፖንሰርን፣ ዋና ዋና ክንውኖችን እና የጠቅላይ ሚኒስትሩን ስልጣን የሚገልጽ ሰነድ ነው። ልክ እንደ አጭር ግን ወሳኝ ውል ነው "ይህን ፕሮጀክት ለምን እየሰራን ነው እና ማን ነው ኃላፊው?"

አብነቶች ተደጋጋሚ ሰነዶችን መደበኛ ያደርጋሉ፡ WBS አብነት፣ የአደጋ መመዝገቢያ አብነት፣ የሁኔታ ሪፖርት አብነት፣ የስብሰባ ማጠቃለያ አብነት። መደበኛ አብነቶች ጊዜን ይቆጥባሉ እና ጥራትን እና ንፅፅርን ያረጋግጣሉ; ከ PMO በጣም ጠቃሚ ውጤቶች አንዱ ነው.

የተማሩት ትምህርቶች በፕሮጀክት መጨረሻ (ወይም በሂደቱ መጨረሻ) "ጥሩ የሆነው፣ መጥፎ የሆነው፣ ቀጥሎ ምን እናደርጋለን" ለሚሉት ጥያቄዎች ምላሾችን የሚመዘግብ ሰነድ ነው። ይህ ሰነድ ድርጅቱ ተመሳሳይ ስህተትን ደጋግሞ እንዳይሰራ ለመከላከል በጣም ርካሹ መሳሪያ ነው - ግን በአብዛኛዎቹ ድርጅቶች ውስጥ, በጭራሽ አይጻፍም ወይም አይጻፍም እና እንደገና አይከፈትም.

የእውቀት መሰረቱ እነዚህ ሁሉ ሰነዶች ሊፈለጉ በሚችሉ እና ተደራሽ ቅርፀቶች የሚቀመጡበት የጋራ ማህደረ ትውስታ ነው። ጠቃሚ ለመሆን፣ የተደራጀ፣ ወቅታዊ እና ሊፈለግ የሚችል መሆን አለበት። የተዘበራረቀ የፋይል ክምር የእውቀት መሰረት አይደለም።

ሰነድ

ዓላማ

የ AI አስተዋጽዖ

የፕሮጀክት ቻርተር

ፕሮጀክቱን በይፋ አስጀምር

መደበኛ ረቂቅ ማምረት

አብነቶች

ድግግሞሹን መደበኛ ማድረግ

የአብነት አጽም ይጠቁሙ

የመነሻ ትምህርት

ማህደረ ትውስታን ጠብቅ

ገጽታዎችን ከቀረጻ ማውጣት

የሁኔታ ሪፖርት መዝገብ

የሂደት ታሪክ

የአዝማሚያ ማጠቃለያ አዘጋጅ

የእውቀት መሰረት

ሊፈለግ የሚችል ማህደረ ትውስታ

የሰነድ ምደባ / ማጠቃለያ

ደረጃ በደረጃ፡ የሰነድ እና የእውቀት አስተዳደር ከ AI ጋር

1. መደበኛ አብነት ይፍጠሩ። በድርጅትዎ ፍላጎት መሰረት YZ የሰነድ አብነት አጽም ይጠይቁ። ከተቋማዊ ሁኔታ ጋር መላመድ.
2. ቻርተሩን ያርቁ። ረቂቅ የፕሮጀክት ቻርተርን ከ AI ስም-አልባ የፕሮጀክት መረጃ ይጠይቁ; የስፖንሰር እና የዳኝነት ቦታዎችን በእውነት ይሙሉ።
3. ማህደሩን ማጠቃለል. የታሪካዊ ሁኔታ ሪፖርቶችን ወይም ሰነዶችን መዝጊያ ለ AI ይስጡ እና ጭብጦችን እና ተደጋጋሚ ጉዳዮችን እንዲያወጣ ያድርጉት።
4. የትምህርቱን ውጣ ውረድ ያዋህዱ። የበርካታ ፕሮጄክቶችን ትምህርቶች ከ AI ጋር ወደ የተለመዱ ጭብጦች ያጠናቅቁ; ነገር ግን እያንዳንዱን ፍንጭ ከዐውደ-ጽሑፉ ጋር ያረጋግጡ።
5. ስሪት እና እውነታ ማረጋገጥ. AI የሚያወጣውን ሰነድ ያረጋግጡ; ቀን፣ የስሪት ቁጥር እና የተፈቀደ መረጃ ያክሉ። የተሳሳተ ሰነድ የእውቀት መሰረትን ይመርዛል.
6. ግላዊነት እና ማንነትን መደበቅ። ከትምህርት መውሰጃዎች እና ከማህደር ማጠቃለያዎች ማንኛውንም ወንጀለኛ ወይም ሚስጥራዊ ውሂብ ያስወግዱ።

ጥንቃቄ፡ የተማሩት ሰነዶች በቀላሉ "የወንጀል ፍለጋ" ሰነዶች ሊሆኑ ይችላሉ። “ሰው X ዘግይቷል” ከማለት ይልቅ በሂደት ላይ ያተኮረ ስም-አልባ ቋንቋ ይጠቀሙ እንደ “የማጽደቁ ሂደት አልተገለጸም”። AI ወንጀለኛ መግለጫዎችን ማመንጨት ይችላል; አንድ ሰው እነዚህን ማለስለስ አለበት.

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ከመደበኛ ጋር ማጣደፍ. አንድ የPMO ባለሙያ የተለያዩ PMs በተለያዩ ቅርጸቶች የሚጽፉትን የሁኔታ ሪፖርቶችን መደበኛ ለማድረግ ፈልጎ ነበር። ከ AI የጋራ የአብነት ማዕቀፍ ወስዶ ከድርጅት አውድ ጋር አስማማው። በሶስት ወር ጊዜ ውስጥ ሁሉም ፕሮጀክቶች በተመሳሳይ ቅርጸት ሪፖርት አድርገዋል; አመራሩ ንጽጽር ማድረግ ችሏል እና የዝግጅት ጊዜን ሪፖርት ለማድረግ በአማካይ በ 40% ቀንሷል.

ጉዳይ 2 - የተደበቀ ማህደረ ትውስታ መገለጥ. አንድ ተቋም ላለፉት 2 ዓመታት 14 የመዝጊያ ሪፖርቶችን ለኤአይኤ ሰጥቷል እና የተለመዱ ችግሮችን ለይቷል (መረጃው ያልታወቀ)። AI እንደ “የአቅራቢዎች ውህደት በ6 ከ9 ፕሮጀክቶች ዘግይቷል” የሚል ንድፍ አግኝቷል። በዚህ ግንዛቤ፣ PMO መደበኛ “የአቅራቢዎች ውህደት ማረጋገጫ ዝርዝር” ፈጠረ። በሰዎች አእምሮ ውስጥ ያለው የተበታተነ መረጃ ወደ የድርጅት መሳሪያነት ተቀይሯል።

ጉዳይ 3 - የተመረዘ የእውቀት መሰረት. አንድ ቡድን በ AI የመነጨ "ምርጥ ልምዶች" ሰነድን ሳያረጋግጥ ወደ እውቀት መሠረት አስቀመጠ። ሰነዱ በተቋሙ ውስጥ ፈጽሞ ጥቅም ላይ ያልዋለበትን ዘዴ "የእኛ ደረጃ" (ቅዠት) ሲል ገልጿል። አዲስ ጠ/ሚኒስትሮች ይህ እውነት መስሏቸው ግራ መጋባት ተፈጠረ። ትምህርት፡ ወደ እውቀት መሰረት የገባ እያንዳንዱ ሰነድ በሰው የተረጋገጠ መሆን አለበት።

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ ጥያቄ፡

የፕሮጀክት ቻርተር ይጻፉ።

ያለ አውድ; አጠቃላይ የሆነ፣ ለተቋምዎ የማይጠቅም እና ምናልባትም የተሰሩ መስኮችን የያዘ ሰነድ ይታያል።

ኃይለኛ ጥያቄ፡-

የእርስዎ ሚና፡ የPMO ሰነድ ስፔሻሊስት። አውድ፡ [ስም የለሽ ፕሮጀክት፡ ዓላማ፣ የስፖንሰር ሚና፣ ቁልፍ ማስረከቢያዎች፣ የቆይታ ጊዜ፣ የበጀት ክልል]። ተግባር፡ የፕሮጀክት ቻርተር ረቂቅ አዘጋጅ። ክፍሎች፡- ዓላማ/ምክንያታዊ፣ የወሰን ማጠቃለያ፣ ቁልፍ ክንውኖች፣ ስፖንሰር እና ትእዛዝ፣ ከፍተኛ ደረጃ ያላቸው ስጋቶች፣ የስኬት መስፈርቶች። ደንቦች፡- እኔ ያቀረብኩትን መረጃ ብቻ ተጠቀም። የማያውቀውን መስክ "[መሞላት]" ይተዉት, ያዘጋጁት - የተቋሙን ስም, የእውነተኛ ሰው ስም ወይም ትክክለኛ መጠን አይጨምሩ. - አጭር እና መደበኛ ቋንቋ ይጠቀሙ; እያንዳንዱ ክፍል ቢበዛ 4 ዓረፍተ ነገሮች።

ይህ ጥያቄ ኃይለኛ ነው፡ መዋቅሩን፣ ለመሙላት የመስክ ምልክት ማድረግን፣ ማምረት ላይ መከልከልን እና የግላዊነት ወሰንን ያካትታል።

ተጨማሪ አብነቶች፡

# የትምህርት መረጃ ማጠናከሪያ ከዚህ በታች የበርካታ ፕሮጀክቶች የመማሪያ ማስታወሻዎች (ስም የለሽ) ናቸው። የቡድን የተለመዱ ጭብጦች (ሂደት, ግንኙነት, ትንበያ, ግዥ). ለእያንዳንዱ ጭብጥ በሂደት ላይ ያተኮረ፣ ስም-አልባ የማሻሻያ ጥቆማ ይጻፉ። የክስ መግለጫ አይጠቀሙ።

# የአብነት ደረጃ ሰሪ ከዚህ በታች በ3 የተለያዩ ቅርጸቶች የሁኔታ ሪፖርቶች አሉ። የተለመደ፣ እንደገና ጥቅም ላይ ሊውል የሚችል የአብነት ማዕቀፍ ያቅርቡ፤ የትኞቹ መስኮች አስገዳጅ እንደሆኑ እና የትኛው አማራጭ መሆን እንዳለበት ይግለጹ.

ከዚህ የታሪክ ሁኔታ ዘገባ መዝገብ (ስም የለሽ) ተደጋጋሚ ጉዳዮችን እና መሻሻል ያለባቸውን ቦታዎችን በማህደር አስቀምጥ። ለእያንዳንዱ ግኝት በየትኛው ሪፖርት ላይ እንደሚተማመኑ ያመልክቱ; መሠረተ ቢስ የይገባኛል ጥያቄዎችን ማድረግ።

የተለመዱ ስህተቶች

• ትምህርቱን ጨርሶ አለመጻፍ፡- ያልተፃፈ ትምህርት ተደጋጋሚ ስህተት ነው።
• ሰነዱን ሳያረጋግጡ በማህደር ማስቀመጥ፡- የተሳሳተ ሰነድ የእውቀት መሰረትን ይመርዛል እና አዲስ መጤዎችን ያሳስታል።
• የስሪት ቁጥጥርን ማለፍ፡ የትኛው ሰነድ አሁን እንዳለ ግልጽ ካልሆነ የኮርፖሬት ማህደረ ትውስታ ግራ ይጋባል።
• አከሳሽ ቋንቋ፡ ስም መስጠት ሰዎች ሐቀኛ እንዳይሆኑ ያደርጋቸዋል።
• አብነት መጫንም አለመጫን፡ አጠቃላይ የኤአይኤ አብነት ከተቋሙ እውነታ ጋር ሳይጣጣም ጥቅም ላይ ከዋለ አይሰራም።
• ሚስጥራዊ መረጃን ወደ ማህደሩ ማዛወር፡ የደንበኛ/የሰው መረጃ ያለስምነት መቀመጥ የለበትም።

ጠቃሚ ምክር፡ በፕሮጀክት ማጠናቀቂያ ላይ ብቻ ሳይሆን በወሳኝ ደረጃዎች የተማሩትን ይሰብስቡ። ፕሮጀክቱ ሲያልቅ ሁሉም ሰው ይደክመዋል እና ዝርዝሮች ይረሳሉ; ትኩስ ትምህርቶች የበለጠ ዋጋ ያላቸው ናቸው.

በማጠቃለያው

PMO ሰነዶች እና የእውቀት አስተዳደር ድርጅቱ ከፕሮጀክት ወደ ፕሮጀክት እንዲማር ያስችለዋል። የፕሮጀክት ቻርተር ፕሮጀክቱን ይጀምራል፣ መደበኛ አብነቶች ድግግሞሹን ያፋጥናሉ፣ የትምህርቶች ግንዛቤ ማህደረ ትውስታን ይጠብቃል እና የእውቀት መሰረቱ እንዲፈለጉ ያደርጋቸዋል። አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ በአብነት ማመንጨት፣ በማህደር ማጠቃለያ እና በኮርስ ውህደት ውስጥ ኃይለኛ ረዳት ነው። ነገር ግን የሰነድ ትክክለኛነት፣ የስሪት ቁጥጥር፣ ወንጀለኛ ቋንቋ እና ሚስጥራዊነት የሰው ልጅ ቁጥጥር ያስፈልጋቸዋል። ያልተረጋገጠ ሰነድ ተቋማዊ ትውስታን ይመርዛል።

የመተግበሪያ ተግባር

በተቋምዎ ውስጥ መደበኛ ያልሆነ የሰነድ አይነት ይምረጡ (ለምሳሌ የሁኔታ ሪፖርት ወይም የስብሰባ ማጠቃለያ)። ከ AI መደበኛ የአብነት ማዕቀፍ ይፍጠሩ እና ከድርጅትዎ አውድ ጋር ያመቻቹት። በተጨማሪም፣ ቢያንስ ሁለት ያለፉ ፕሮጀክቶችን የንግግር ማስታወሻዎች ከ AI ጋር ወደ የጋራ ጭብጦች በመቀነስ (ስም በመደበቅ) እና ሶስት ሂደትን ያማከለ፣ ማንነታቸው ያልታወቀ የማሻሻያ ጥቆማዎችን ያድርጉ። የሚያመርቷቸውን ሰነዶች ያረጋግጡ እና በስሪት/በቀን መረጃ ወደ እውቀት መሰረት ያክሏቸው።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] የፕሮጀክት ቻርተሩን/አብነት ከተቋማዊ ሁኔታ ጋር አስተካክዬ፣ ለማመን ቦታ ትቼ።
• [ ] ሰነዶቹን አረጋግጫለሁ እና የተጨመረው ስሪት እና የቀን መረጃ።
• [ ] ትምህርቱን የጻፍኩት ሂደት-ተኮር በሆነ እና ማንነቱ ባልታወቀ ቋንቋ ነው።
• [ ] የማህደሩን ማጠቃለያዎች ከመሠረታቸው (ከየትኛው ዘገባ) ጋር አንድ ላይ አስቀምጫለሁ።
• [ ] ሚስጥራዊ/የግል መረጃን አልገለጽኩትም።
• [ ] የተረጋገጡ ሰነዶችን ወደ እውቀት መሰረት ብቻ ጨምሪያለሁ።