የድርጅት AI አጠቃቀም ፖሊሲ እንዴት እንደሚፃፍ

ትርፍ፡

• ባለ ስምንት ክፍል ፖሊሲ አብነት በመጠቀም ረቂቅ ይፍጠሩ
• በአራት-ደረጃ የውሂብ ምደባ ላይ በመመስረት የአጠቃቀም ደንቦችን ይፃፉ
• ፖሊሲውን መተግበር እና የማስፈጸሚያ ማረጋገጫ ዝርዝሩን መከተል

“በሚቀጥለው አርብ ለቦርዱ የሚቀርበው AI ፖሊሲ የማውጣት” ተግባር በኮማንበርስ ኦፊሰር ዴስክ ላይ ሲያርፍ ብዙዎች ባዶውን ባዶ ወረቀት ይፈራሉ። ነገር ግን፣ ጥሩ የ AI ፖሊሲ በሥነ ሕንፃ ደረጃ መደበኛ ነው፡ ሊገመት የሚችል ስምንት-ክፍል ማዕቀፍ አለው። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ የዚያን አጽም ክፍል በክፍል እንገነባለን፣ ወደ ልቡ የውሂብ ምደባ ውስጥ እንመረምራለን እና ረቂቁን ተግባራዊ ለማድረግ እርምጃዎችን እንመለከታለን። ዓላማው አርብ ሊቀርብ የሚችል ተጨባጭ ሰነድ ማዘጋጀት ነው።

የፖሊሲ አጻጻፍ ወርቃማው ህግ

የጥሩ ፖሊሲ የአንድ ዓረፍተ ነገር ፈተና፡- "አንድ ሰራተኛ ይህንን ሰነድ በ10 ደቂቃ ውስጥ አንብቦ 'ምን ማድረግ እችላለሁ እና ምን ማድረግ አልችልም' የሚለውን ጥያቄ በግልፅ መመለስ ይችላልን?" ሰነዱ 30 ገፆች ያሉት ከሆነ፣ በህጋዊ ቋንቋ የተጻፈ እና ተጨባጭ ምሳሌዎችን ካልያዘ ፈተናው አልተሳካም። ፖሊሲው አጭር፣ አርአያነት ያለው እና በተግባር ላይ ያተኮረ መሆን አለበት።

ስምንት-ክፍል አጽም

ከዚህ በታች ያለው ሰንጠረዥ የተረጋገጠ የ AI ፖሊሲ ማዕቀፍ ነው። እያንዳንዱ ተቋም ይህንን ከራሱ አውድ ጋር ያስተካክላል።

#

ክፍል

ምን መልስ ይሰጣል?

1

ዓላማ እና ወሰን

ፖሊሲው የሚሸፍነው ማን እና የትኞቹን መሳሪያዎች ነው?

2

ፍቺዎች

እንደ AI፣ Shadow AI፣ የግል መረጃ ያሉ ቃላት ምን ማለት ናቸው?

3

ሚናዎች እና ኃላፊነቶች

ማን ያፀድቃል፣ ማን ይመረምራል፣ ተጠያቂው ማነው?

4

የውሂብ ምደባ እና የአጠቃቀም ደንቦች

በየትኛው መሣሪያ ውስጥ ምን ውሂብ ሊገባ ይችላል?

5

የተፈቀደላቸው ተሽከርካሪዎች እና የማጽደቅ ሂደት

የትኞቹ ተሽከርካሪዎች ነፃ ናቸው፣ አዲስ ተሽከርካሪ እንዴት ነው የተፈቀደው?

6

የተከለከሉ አጠቃቀሞች

በማንኛውም ሁኔታ ምን መደረግ የለበትም?

7

የሰው ምርመራ እና ማረጋገጫ

ውጤቱን እንዴት መቆጣጠር እንደሚቻል, ተጠያቂው ማን ነው?

8

ጥሰት፣ ማዕቀብ እና ማስፈጸም

ደንቡ ከተጣሰ ምን ይሆናል፣ ሰነዱ የሚዘመነው መቼ ነው?

ጠቃሚ ምክር፡ ፖሊሲውን በመጀመሪያ ከነዚህ ስምንት አርእስቶች ጋር በአንድ ገጽ ላይ ለማስማማት ዓላማ ያድርጉ። የድህረ-አገናኙን ዝርዝር ሲጨምር (የተረጋገጠ የተሽከርካሪ ዝርዝር፣ የምደባ መመሪያ)። ዋናው ጽሑፍ ባጠረ ቁጥር የበለጠ ሊነበብ ይችላል።

ልብ፡- ባለአራት ደረጃ የውሂብ ምደባ

የፖሊሲው በጣም አስፈላጊው ክፍል የውሂብ ምደባ ነው, የትኛው የውሂብ አይነት በየትኛው AI መሳሪያ ውስጥ ሊገባ እንደሚችል ይወስናል. አራት ደረጃዎች የተለመዱ እና በቂ ናቸው:

ደረጃ

የናሙና ውሂብ

የአጠቃቀም ደንብ በ AI

ክፍት (የህዝብ)

የታተመ ብሮሹር፣ ጋዜጣዊ መግለጫ

ነፃ; ማንኛውም የተፈቀደ ተሽከርካሪ ማስገባት ይቻላል

በቤት ውስጥ

የውስጥ አሰራር፣ የስብሰባ ማስታወሻ (የግል/ሚስጥራዊ ያልሆነ)

በድርጅት (ኮንትራት) ተሽከርካሪዎች ላይ ብቻ

ሚስጥራዊ

የደንበኛ ዝርዝር, ውል, የፋይናንስ ውሂብ

የተፈቀደው የኮርፖሬት ተሽከርካሪ + ጭምብል ብቻ; የግል ተሽከርካሪዎች የተከለከሉ ናቸው

ልዩ / ወሳኝ

ጤና፣ ዘር፣ ሃይማኖት፣ ባዮሜትሪክስ፣ የወንጀል መረጃ

እንደ አንድ ደንብ, አልገባም; በልዩ ፈቃድ እና ህጋዊ መሰረት ብቻ

ልዩ የግል መረጃ KVKK ተጨማሪ ጥበቃ የሚሰጥበት ስሱ መረጃዎች ምድብ ነው፡ ጤና፣ ጾታዊ ህይወት፣ ዘር፣ ጎሳ፣ የፖለቲካ አመለካከት፣ ፍልስፍናዊ እምነት፣ ሃይማኖት፣ ክፍል፣ አለባበስ፣ ማህበር/መሰረት/የማህበር አባልነት፣ የወንጀል ጥፋተኝነት እና የባዮሜትሪክ/ጄኔቲክ መረጃ። የዚህ መረጃ ሂደት በጣም ጥብቅ በሆኑ ሁኔታዎች ውስጥ ነው; ወደ AI መሣሪያ ለመግባት ሁልጊዜ ማለት ይቻላል ልዩ የህግ ግምት ይጠይቃል።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች: የምደባ ውሳኔዎች

ጉዳይ 1 - የደመወዝ ክፍያ. የ HR ስፔሻሊስት "የደመወዝ ኢ-እኩልነት ሪፖርትን ለመተንተን እና ለማምረት" የ 120 ሰራተኞችን ደመወዝ ለ AI መስጠት ይፈልጋል. የደመወዝ ክፍያ ስም እና የአያት ስም ስላለው የግል መረጃን ይይዛል። ትክክለኛ ውሳኔ፡ ውሂቡን ማንነቱን ያሳውቁ (እንደ "ሰራተኛ-001" ያሉ የኮድ ስሞች፣ ክፍልን ጠብቆ ማቆየት)፣ በተፈቀደ የድርጅት መሳሪያ ውስጥ ብቻ ያስገቡ። ስም-አልባ 120 የትንታኔ መስመሮች በድፍረት ይከናወናሉ; ጥሬ ክፍያ በጭራሽ ወደ ግል ተሽከርካሪ አይገባም።

ጉዳይ 2 - የታካሚ ታሪክ. በጤና እንክብካቤ ተቋም ውስጥ ያለች ነርስ የታካሚን ታሪክ ለማጠቃለል AI መጠቀም ትፈልጋለች። ይህ ልዩ ጥራት ያለው መረጃ ነው. በመመሪያው ይህ ዓይነቱ መረጃ በግል መኪና ውስጥ በጥብቅ የተከለከለ ነው; ነገር ግን ሊሰራ የሚችለው ተቋሙ ባፀደቀው አሰራር ብቻ ሲሆን ለጤና መረጃ ልዩ ውል እና ህጋዊ መሰረት ያለው ነው። የምደባ ሰንጠረዥ ይህንን ልዩነት በጨረፍታ ያሳያል.

ጉዳይ 3 - ጋዜጣዊ መግለጫ. ማርኬቲንግ AI “ወደ 5 የተለያዩ ስሪቶች ለማህበራዊ ሚዲያ ለመቀየር” የታተመ ጋዜጣዊ መግለጫ ይሰጣል። ውሂቡ ክፍት ስለሆነ ምንም ገደቦች የሉም; ሰራተኛው በተፈቀደው ተሽከርካሪ ውስጥ ያለምንም ማመንታት ይሰራል. ጥሩ ምደባ ደግሞ አላስፈላጊ ግጭቶችን ያስወግዳል፡ ለክፍት መረጃ “አይ” አይልም፣ ለግል መረጃ “አቁም” ይላል።

ትኩረት: አንድን ውሂብ ሲከፋፍሉ, "በውስጡ አንድ ነጠላ የግል ውሂብ እንኳን አለ?" እና "ተቋሙን ይጎዳል?" ጥያቄዎችዎን አብራችሁ ጠይቁ። አንድ ሰነድ ከንግድ አንፃር ግልጽ ከሆነ ነገር ግን በውስጡ የደንበኛ ስም ካለው፣ ያ ሰነድ አሁን የግል መረጃን ይይዛል እና ተሻሽሏል።

የተከለከለ የአጠቃቀም ክፍል

የፖሊሲው በጣም የተነበበው ክፍል አብዛኛውን ጊዜ እገዳዎች ናቸው. ተጨባጭ እና አርአያ መሆን አለበት. የተለመዱ ክልከላዎች፡-

• ሚስጥራዊነት ያለው የግል መረጃ (ጤና፣ ባዮሜትሪክስ፣ ወዘተ) ያለፈቃድ ወደ ተሽከርካሪው ማስገባት።
• ሚስጥራዊ መረጃን ወይም የኩባንያውን ሚስጥር ወደ ግለሰብ/የግል AI መለያዎች ማስገባት።
• የ AI ውፅዓትን እንደ ህጋዊ ፣ ህክምና ፣ የገንዘብ ውሳኔዎች ሳያረጋግጡ መጠቀም።
• እንደ ቅጥር፣ እድገት እና ብድር ያሉ ሰዎችን የሚነኩ ውሳኔዎችን ለ AI ብቻ መተው።
• አንድን ሰው ለመምሰል AIን በመጠቀም፣ የውሸት ይዘት ወይም አሳሳች መረጃ ማምረት።
• ያለፈቃድ የቅጂ መብት ያለው ይዘትን ማምረት እና ማተም።

ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

አብነት 1 - ዓላማ እና ወሰን ክፍል መግለጫ: "ለአንድ [ኢንዱስትሪ] ኩባንያ የ AI ፖሊሲ 'ዓላማ እና ወሰን' ክፍል ጻፍ ግልጽ አድርግ: ፖሊሲው የሚሸፍነው ማን (ሁሉም ሰራተኞች, አማካሪዎች) እና የትኞቹ መሳሪያዎች (የጄኔሬቲቭ AI, ኮድ ረዳቶች); ዓላማውን "ተጠያቂ እና ታዛዥ አጠቃቀምን ማንቃት." 150 ቃላት ወይም ከዚያ በታች፣ ግልጽ ቋንቋ።

አብነት 2 - የውሂብ ምደባ ሰንጠረዥ ይፍጠሩ: "የሚከተሉትን የውሂብ ዓይነቶች እንደ ይፋዊ / ግቢ / ሚስጥራዊ / ባለቤትነት ይመድቡ እና ለእያንዳንዱ የ AI አጠቃቀም ህግን ይጠቁሙ: [የመረጃ ዓይነቶችን ይዘርዝሩ]. ውጤቱን ባለ 3-አምድ ሰንጠረዥ ያድርጉ: የውሂብ ዓይነት, ክፍል, AI ደንብ. እርግጠኛ ባልሆኑት ዓይነት ላይ '* ህጋዊ ማረጋገጫ' ምልክት ያድርጉ. "

አብነት 3 - የተከለከሉ አጠቃቀሞች ዝርዝር: "ለ KVKK ተገዢ ተቋም 'የተከለከሉ አጠቃቀሞች' ክፍልን ንጥል በንጥል ይፃፉ. እያንዳንዱ ንጥል ተጨባጭ ምሳሌ ማካተት አለበት ("ለምሳሌ: ...") ቢያንስ 8 እቃዎች. ድምጽ: ግልጽ እና አስፈላጊ, ግን ምክንያታዊ ነው. "

አብነት 4 - የሰራተኛ ማጠቃለያ (አንድ-ገጽ): "ይህን ባለ 20-ገጽ AI ፖሊሲ በሠራተኞች ጠረጴዛዎች ላይ ለመስቀል ወደ አንድ ገጽ ማጠቃለያ ይቀንሱ: 'እርስዎ ይችላሉ' እና 'አልቻሉም' አምዶች + 5 ወርቃማ ህጎች + ጥያቄዎችን ለመጠየቅ. ቀላል, ምስላዊ, የማይረሳ. "

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ: "ለድርጅቴ የ AI ፖሊሲ ጻፍ, ሁሉንም ነገር ሊሸፍን ይገባል." የውሂብ ክፍሎች እና የማጽደቅ ሂደት ግልጽ አይደሉም. STRONG: "እኛ የ 80 ሰዎች የኢ-ኮሜርስ ኩባንያ ነን, የደንበኛ አድራሻን በማቀናበር እና መረጃን በማዘዝ ላይ. ባለ 4-ደረጃ የውሂብ ምደባ ሰንጠረዥ, 6 የተከለከሉ እቃዎች እና የ AI ፖሊሲ ባለ አንድ ገጽ የሰራተኛ ማጠቃለያ ያዘጋጁ. ለግል ውሂብ ጭምብል ማድረጊያ ህግን ያካትቱ. እርግጠኛ ያልሆኑትን ህጋዊ ነጥቦች ላይ ምልክት ያድርጉ, እኔ እንድወስን ፍቀድልኝ." -> ሞዴሉ አጭር፣ ተፈጻሚነት ያለው፣ አውድ እና የተረጋገጠ ውጤት ይሰጣል።

ፖሊሲውን ለማውጣት እርምጃዎች

መጻፍ ግማሽ ነው; ትክክለኛው ስራ ፖሊሲውን ወደ ህያው ህግ መቀየር ነው። እርምጃዎች፡-

1. ረቂቅ፡- ስምንት ምዕራፎችን አጠናቅቅ፣ አባሪዎችን አዘጋጅ።
2. የባለድርሻ አካላት አስተያየት፡ ከህጋዊ፣ IT፣ HR እና የንግድ ክፍሎች የጽሁፍ አስተያየት ያግኙ።
3. ህጋዊ ማጽደቅ፡- ለKVKK እና የህግ ተገዢነት ህጋዊ/ተገዢነት ፊርማ።
4. የከፍተኛ አስተዳደር ማጽደቅ፡ ሰነዱን ይፋዊ የድርጅት ፖሊሲ የሚያደርግ ፊርማ።
5. ማስታወቂያ እና ትምህርት: ለሁሉም ሰው የሚሆን አጭር ክፍለ ጊዜ; ባለ አንድ ገጽ ማጠቃለያ አሰራጭ።
6. የማጽደቅ መዝገብ፡ የሰራተኞችን "አነበብኩ፣ ተረድቻለሁ" ማፅደቂያ በስርዓቱ ውስጥ አቆይ።
7. የግምገማ መርሐግብር፡ ቢያንስ በየ6 ወሩ የዝማኔ ቀን ያዘጋጁ።

ጠቃሚ ምክር፡ በፖሊሲው የመጨረሻ ገጽ ላይ "ስሪት እና ቀን" የሚለውን ሳጥን ያስቀምጡ። AI እና ህግ በጣም በፍጥነት ይለወጣሉ; የትኛው እትም ትክክል እንደሆነ ማወቅ በኦዲት ውስጥ ህይወትን ያድናል።

የተለመዱ ስህተቶች

• ፖሊሲውን በጣም ረጅም እና ህጋዊ በሆነ ቋንቋ መጻፍ እና እንዳይነበብ ማድረግ።
• የውሂብ ምደባን መዝለል እና እንደ “ተጠንቀቅ” ባሉ ግልጽ ያልሆኑ ሀረጎች ማለፍ።
• ልዩ የውሂብ ምድብ ከመደበኛ ሚስጥራዊ ውሂብ ጋር ግራ መጋባት።
• የተፈቀደ የተሸከርካሪ ዝርዝር እና የማጽደቅ ሂደት ሳይፈጠር እገዳዎችን መጻፍ።
• ተጨባጭ ምሳሌዎችን ሳይሰጡ ክልከላዎችን በአብስትራክት መጻፍ።
• የሰራተኛውን የስልጠና እና የማጽደቅ የምዝገባ ደረጃ በመዝለል እና "በኢሜል አሳውቄዋለሁ" በማለት።
• የግምገማ መርሃ ግብር አለማዘጋጀት እና ፖሊሲውን አንድ ጊዜ መፃፍ እና እሱን መርሳት።

በማጠቃለያው

• ጥሩ ፖሊሲ ስምንት መደበኛ ክፍሎችን ያቀፈ ነው; አጭር፣ አርአያነት ያለው እና በተግባር ላይ ያተኮረ መሆን አለበት።
• ልቡ የትኛው መረጃ ወደ የትኛው መሳሪያ እንደሚገባ የሚወስነው ባለአራት ደረጃ የውሂብ ምደባ ነው።
• ልዩ የግላዊ መረጃዎች ምድቦች (ጤና, ባዮሜትሪክስ, ወዘተ) በጣም ጥብቅ በሆነው ደንብ ተገዢ ናቸው; እንደ ደንቡ, AI አልተካተተም.
• የተከለከሉ አጠቃቀሞች ተጨባጭ እና አርአያ መሆን አለባቸው; ከፀደቁ መሳሪያዎች እና የማፅደቅ ሂደት ጋር መገለጽ አለበት።
• ፖሊሲው ከተፃፈ በኋላ በባለድርሻ አካላት አስተያየት፣በህግ እና በአመራር ይሁንታ፣በስልጠና እና በመደበኛ ግምገማ ህያው ይሆናል።

የመተግበሪያ ተግባር

ለመረጡት ተቋም ቢያንስ የስምንት ክፍል አጽም (ዓላማ እና ወሰን ፣ የውሂብ ምደባ ፣ የተከለከሉ አጠቃቀሞች) ቢያንስ ሶስት ክፍሎችን ይሙሉ። ከአራት ደረጃዎች ጋር የውሂብ ምደባ ሰንጠረዥ ያዘጋጁ እና ቢያንስ ስምንት ትክክለኛ የውሂብ ዓይነቶችን ድርጅትዎ በእሱ ውስጥ ያስቀምጣል; ለእያንዳንዱ የ AI ህግን ይፃፉ. ከዚያም እነዚያን ሶስት ክፍሎች ወደ ባለ አንድ ገጽ "አትችሉም/አትችሉም" ማጠቃለያ በሰራተኞች ጠረጴዛ ላይ ሊለጠፍ ይችላል። በመጨረሻም፣ የትኞቹ ሁለቱ የፖሊሲ ትግበራ እርምጃዎች ለድርጅትዎ በጣም ከባድ እንደሆኑ እና እንዴት እንደሚያሸንፏቸው ልብ ይበሉ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] የስምንት ክፍል ማዕቀፎችን ከተቋሜ ጋር አስተካክዬዋለሁ።
• [ ] የአራት-ደረጃ የውሂብ ምደባ ሠንጠረዥን ሞላሁ።
• [ ] ልዩ ውሂብን ከተለየ እና በጣም ጥብቅ ህግ ጋር አስሬያለሁ።
• [ ] የተከለከሉትን አጠቃቀሞች በተጨባጭ ምሳሌዎች ጻፍኩ።
• [ ] የጸደቁ መሳሪያዎችን እና የማጽደቂያ ሂደቱን ገለጽኩኝ።
• [ ] አንድ ገጽ የሰራተኛ ማጠቃለያ አዘጋጅቻለሁ።
• [ ] ህጋዊ ይሁንታ እና የግምገማ መርሐግብር አቀድኩ።