ስብሰባ፡ ዝግጅት፣ ማስታወሻዎች፣ ማጠቃለያ እና የድርጊት ክትትል

ትርፍ፡

• የጊዜ አጀንዳ በማዘጋጀት ወደ ስብሰባው ዝግጁ የመግባት ችሎታ እና ከስብሰባው በፊት በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ሊቀርቡ የሚችሉ ተቃውሞዎች ዝርዝር
• ጥሬ ማስታወሻዎችን ወይም ግልባጮችን እንደ ውሳኔ/ድርጊት (ማን- መቼ) የማዋቀር ችሎታ/የጠፉ ድርጊቶችን ለመከላከል ጥያቄዎችን ይክፈቱ
• አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ሊያደርጋቸው የሚችላቸውን ስራዎች እና ውሳኔዎች በማረጋገጥ እና ማጠቃለያውን በማሰራጨት ወደ ግልባጭ ፍቃድ እና ምስጢራዊነት ትኩረት የመስጠት ችሎታ

ስብሰባዎች ትልቁ - እና በጣም ቅሬታ ያለው - የኮርፖሬት ጊዜ ንጥል ነገሮች ናቸው። መጥፎ ስብሰባ; ሳይዘጋጅ የገባ፣የተበታተነ፣በመጨረሻም ማን ምን እንደሚያደርግ አይታወቅም። AI በሁሉም የስብሰባ የስራ ሂደት ደረጃዎች ላይ ጥቅም ላይ ይውላል፡ አጀንዳ እና ዝግጅት በፊት፣ ማስታወሻዎች ወቅት፣ ማጠቃለያ እና ከተግባር በኋላ ክትትል። ነገር ግን ሰዎች የስብሰባውን ጥራት ይወስናሉ; AI ዝግጅቱን ብቻ ያሰላታል እና ተከታዩን የማይቀር ያደርገዋል። ትልቁ ጥቅም ብዙውን ጊዜ የሚመጣው ከስብሰባው በኋላ ነው፡ ውሳኔዎች እና ድርጊቶች አይጠፉም.

ውሎች። አጀንዳ በስብሰባው ላይ ለመወያየት የታዘዘ ዝርዝር ነው. የተግባር ነገር ከስብሰባ የሚወጣ፣ ለአንድ ሰው የተመደበ እና ቀን ያለው ተግባር ነው። የስብሰባ ማጠቃለያ/ደቂቃ የተወያየበት እና የውሳኔ መዝገብ ነው። ግልባጭ የንግግሩን የቃል-ቃል ግልባጭ ነው - አንዳንድ የስብሰባ መሳሪያዎች በራስ-ሰር ያመነጫሉ። ክትትሉ በትክክል የተወሰዱ እርምጃዎችን መከታተል ነው።

ሶስት የስብሰባ ደረጃዎች እና AI

በፊት (ዝግጅት): AI የተዋቀረውን አጀንዳ ከተበታተኑ ርእሶች ዝርዝር ያወጣል፣ ሊሆኑ የሚችሉ ጥያቄዎችን እና ተቃራኒ ክርክሮችን አስቀድሞ ያስባል፣ ተዛማጅ ሰነዶችን ጠቅለል አድርጎ ያዘጋጃል። ጥሩ ዝግጅት የስብሰባ ጊዜን በግማሽ ይቀንሳል.

ማዘዣ (ማስታወሻ): በስብሰባው ወቅት ከ AI ጋር አያደናቅፉ; ጥሬ ማስታወሻዎችን ይውሰዱ ወይም የግልባጭ መሣሪያ ይጠቀሙ (ከተፈቀደ)። ትኩረታችሁን በንግግሩ ላይ ያኑሩ።

በኋላ (ማጠቃለያ እና ድርጊት)፡ ትክክለኛው ክፍያው ይኸው ነው። ጥሬ ማስታወሻውን ወይም ግልባጩን ወደ AI ትመግበዋለህ እና ወደ “ውሳኔዎች፣ ድርጊቶች (ማን-መቼ)፣ ክፍት ጥያቄዎች” አዋቅሩት። ከዚያም ለተሳታፊዎች በግልፅ ያሰራጫሉ. ስለዚህ "ከዚህ በኋላ ምን እናደርግ ነበር?" እርግጠኛ አለመሆን ይጠፋል.

ደረጃ በደረጃ: የስራ ሂደትን ማሟላት

1. አጀንዳውን አዘጋጅ። ጥሬ ርዕሶችን ለ AI ስጡ እና ቅድሚያ የተሰጠው እና በጊዜ የተያዘ አጀንዳ ይዘው ይምጡ።
2. ተዘጋጅ። ተዛማጅ ሰነዶችን ማጠቃለል; ሊሆኑ የሚችሉ ተቃውሞዎችን አስቀድመህ አስብ።
3. ጥሬ ማስታወሻዎችን ይውሰዱ. ቀለል ባለ ጊዜ, ጥሬ ቀረጻ; ከ AI ጋር አትዘባርቅ።
4. አዋቅር። ከዚያ ማስታወሻውን / ግልባጩን ለ AI ይስጡ እና ውሳኔዎችን እና ድርጊቶችን ያድርጉ.
5. አረጋግጥ። እያንዳንዱን ውሳኔ እና ተግባር ከምታስታውሰው ጋር አወዳድር፤ AI በስህተት ሊመደብ ይችላል።
6. ማሰማራት እና መከታተል። ማጠቃለያ ላክ; ድርጊቶቹን በክትትል ዝርዝር ውስጥ ያስቀምጡ.

ጠቃሚ ምክር: የስብሰባውን ማጠቃለያ ከ AI ጋር ካዘጋጁ በኋላ ተሳታፊዎች "ይህ ማጠቃለያ ትክክል ነው, የጎደሉ / የተሳሳቱ አሉ?" በ 24 ሰዓታት ውስጥ ይጠይቁ. በዚህ መንገድ ስህተቶችን ይይዛሉ እና ሁሉም ሰው በተመሳሳይ ገጽ ላይ መሆኑን ያረጋግጡ።

ግልባጭ እና ምስጢራዊነት

ብዙ የስብሰባ መድረኮች አውቶማቲክ ግልባጭ እና AI ማጠቃለያዎችን ያቀርባሉ። ይህ ኃይለኛ ነው, ነገር ግን ከሁለት ነገሮች ይጠንቀቁ. የመጀመሪያው ስምምነት ነው፡ ተሳታፊዎች እየተመዘገቡ መሆናቸውን ማወቅ አለባቸው። በአንዳንድ ቦታዎች ይህ ህጋዊ መስፈርት ነው። ሁለተኛው ግላዊነት ነው፡ ግልባጮች ስሱ መረጃዎችን ሊይዙ ይችላሉ፤ የት እንደተቀመጠ እና ማን እንደደረሰው ይወቁ። የምስጢር ስብሰባ ግልባጭ ወደ አጠቃላይ AI መሳሪያ መለጠፍ ያንን መረጃ ማውጣት ብቻ ነው።

ደረጃ

የ AI አስተዋፅዖ

የሰው ሚና

አጀንዳ

መዋቅሮች, ቅድሚያ የሚሰጡዋቸውን

ስለ ምን ማውራት እንዳለበት ይወስናል

ዝግጅት

ሰነዱ ማጠቃለል፣ ተቃውሞን ይጠቁማል

ስልቱን ይወስናል

ማስታወሻ

ግልባጭ/ማጠቃለያ (ከመሳሪያ ጋር)

ትኩረቱን በንግግሩ ላይ ያቆየዋል።

ማጠቃለያ

ውሳኔ+ እርምጃ ይወስዳል

ትክክለኛነትን ያረጋግጣል

መከታተል

አስታዋሽ፣ ሁኔታ ይጠይቃል

ኃላፊነቱን ይወስዳል

አራት ሊገለበጥ የሚችል የስብሰባ አብነቶች

ከሚከተሉት ጥሬ ርእሶች የተዋቀረ የስብሰባ አጀንዳ ይፍጠሩ፡- ለእያንዳንዱ ርዕስ የሚገመተውን ጊዜ ስጡ፣ በድምሩ [45] ደቂቃዎች ያልበለጠ።- በጣም አስፈላጊ/ውሳኔ የሚሹ ርዕሶችን አስቀድመህ አስቀድመህ አስቀድመህ ለእያንዳንዱ ርዕስ "የተፈለገውን ውጤት" (ውሳኔ ወይም መረጃ) ግለጽ። ርዕሶች፡ """[ጥሬ ዝርዝር]"""

ለነገው ስብሰባ እንድዘጋጅ እርዳኝ። ርዕሰ ጉዳይ: [X] - 5 ከሌላኛው ወገን ሊመጡ የሚችሉ 5 አስቸጋሪ ጥያቄዎች / ተቃውሞዎች - 1-2 ዓረፍተ ነገር ዝግጁ ምላሽ ለእያንዳንዱ - 3 ወሳኝ ነጥቦች ከስብሰባው በፊት ማወቅ አለብኝ. አውድ፡ """[አጭር ዳራ]"""

ጥሬ የስብሰባ ማስታወሻዬን አዋቅር፡- ርዕሶች “ውሳኔዎች”፣ “እርምጃዎች (ማን- መቼ)”፣ “ክፍት ጥያቄዎች” - ምደባው ግልፅ ካልሆነ “አልተመደበም” ብለው ይፃፉ፣ የተሰራ ስራ ለማንም አይስጡ።- ቀን ካልተገለጸ “ቀን የለም” ብለው ይፃፉ። ጥሬ ማስታወሻ፡ """[ለጥፍ]"""

ከሚከተለው የስብሰባ ማጠቃለያ የክትትል መልእክት ያዘጋጁ: - አጭር, ወደ ተሳታፊዎች ይሄዳል. - ሁሉንም የሚመለከቱ ውሳኔዎች ብቻ + የእያንዳንዱን ሰው ድርጊት - ማስታወሻ በመጨረሻው ላይ "የጎደለ / የተሳሳተ ነገር ካለ በ 24 ሰዓታት ውስጥ አሳውቀኝ". ማጠቃለያ፡ """[ለጥፍ]"""

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ፡ "ይህን የስብሰባ ማስታወሻ ጠቅለል አድርጉ።" (ውሳኔዎች እና ድርጊቶች የተዘበራረቀ ጽሑፍ ውስጥ ተቀላቅለዋል፤ ማን ምን እንደሚያደርግ አይታወቅም።)

ጠንካራ፡ "ይህን ጥሬ ማስታወሻ በሶስት አርእስቶች አዋቅር፡ ውሳኔዎች፣ እርምጃዎች (ማን-ምን-መቼ)፣ ጥያቄዎችን ክፈት። ማን እንደሚያደርገው ግልጽ ካልሆነ 'አልተመደበም' ብለህ ጻፍ - ለማንም ሰው ስራ አትስጥ። ቀን ከሌለ 'ቀን የለም' ብለህ ጻፍ።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የዝግጅቱ ኃይል. አንድ የሽያጭ ሥራ አስኪያጅ AI ከወሳኝ የደንበኞች ስብሰባ በፊት "5 ሊሆኑ የሚችሉ ተቃውሞዎች እና የምላሽ አቅጣጫዎች" ይዞ ነበር. በስብሰባው ላይ ደንበኛው ከእነዚህ ተቃውሞዎች ውስጥ ሦስቱን በትክክል ተናግሯል; ሥራ አስኪያጁ ተዘጋጅቷል. ስምምነቱ በዚያ ስብሰባ ተዘግቷል። ውጤቱ የመጣው AI ሊሆኑ ስለሚችሉ ሁኔታዎች አስቀድሞ በማሰብ ነው።

ጉዳይ 2 - የጠፉ ድርጊቶች. አንድ ቡድን ሳምንታዊ ስብሰባዎችን አድርጓል ነገር ግን ድርጊቶችን አልመዘገበም; በየሳምንቱ ተመሳሳይ ርዕሶች እንደገና ይነሱ ነበር። ከእያንዳንዱ AI ጋር ከተገናኙ በኋላ የ"እርምጃዎች (ማን - መቼ)" ዝርዝሮችን መፍጠር እና ማጋራት ጀመሩ። ከ 4 ሳምንታት በኋላ እንደገና የተከፈቱ አርእስቶች ቁጥር በ 70% ቀንሷል እና የስብሰባው ቆይታ ቀንሷል።

ጉዳይ 3 - የተሳሳተ ምደባ ወጥመድ. አንድ ረዳት በ AI የተዋቀረውን የስብሰባ ማጠቃለያ ሳያረጋግጥ አሰራጭቷል። AI “አይሴ የበጀት ሪፖርቱን ያዘጋጃል” የሚል ግልጽ ያልሆነ ዓረፍተ ነገር ወስዶ ነበር - ምንም እንኳን ይህ ቀጠሮ ባይሰጥም ። አይሴ ተገረመ፣ ግራ መጋባት ተፈጠረ። ትምህርት: AI ድርጊቶችን እና ስራዎችን ሊሰራ ይችላል; እያንዳንዱን መስመር በማስታወስዎ ያረጋግጡ።

የተለመዱ ስህተቶች

• ሳይዘጋጅ መግባት: AI ለበኋላ ብቻ መጠቀም; ቢያንስ እንደበፊቱ ዋጋ ያለው ነው።
• ጊዜ ከ AI ጋር መገናኘት: ትኩረትን መከፋፈል; ጥሬ ማስታወሻዎችን ይውሰዱ ፣ ሂደቱን ለሌላ ጊዜ ይተዉት።
• ተግባራትን አለማፅደቅ፡ AI ተግባራትን እና ሰዎችን ሊፈጥር ይችላል፤ ማረጋገጥ.
• ማጠቃለያውን ላለማሰራጨት፡ ከውስጥ የሚቀረው ማጠቃለያ የሌለው ማጠቃለያ ነው፤ ያጋሩ እና ማረጋገጫ ይጠይቁ።
• የግልባጭ ግላዊነትን ማለፍ፡ ፍቃድ ያግኙ፣ ሚስጥራዊነት ያለው ግልባጭ ወደ ይፋዊ መሳሪያ አይለጥፉ።
• ለመከታተል ቸል ማለት፡ የድርጊት ዝርዝር ከሰሩ እና ካልተከተሉት ዝርዝሩ ይሞታል።

ማስጠንቀቂያ፡- አውቶሜትድ የስብሰባ ማጠቃለያዎች ግልጽ ያልሆኑ ንግግሮችን ወደ ቁርጥ ውሳኔ ሊለውጡ ይችላሉ። "ምናልባት ይህን እናደርጋለን" በማጠቃለያ መሣሪያ ውስጥ "ይህን ለማድረግ ተወስኗል" ሊሆን ይችላል. ሁል ጊዜ ወሳኝ ውሳኔዎችን በሰው ትውስታ ይፈትሹ።

በማጠቃለያው

• AI በሶስቱም የስብሰባ ደረጃዎች ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል, ነገር ግን እውነተኛው ክፍያው በኋለኛው ነው: ውሳኔዎች እና ድርጊቶች እንዳይጠፉ ማድረግ.
• በመጀመሪያ, አጀንዳውን ያዘጋጁ እና ሊኖሩ ስለሚችሉ ተቃውሞዎች ያስቡ; ዝግጅት ስብሰባውን ያሳጥራል።
• በ AI ን ጊዜ ውስጥ አታበላሹ, ጥሬ ማስታወሻዎችን ይውሰዱ; ሂደቱን ለበኋላ ይተዉት።
• ከዚያም ማስታወሻውን እንደ "ውሳኔዎች + ድርጊቶች (ማን-ምን-መቼ) + ጥያቄዎችን ይክፈቱ" ያዋቅሩት.
• AI ቀጠሮዎችን እና ውሳኔዎችን ማድረግ ይችላል; እያንዳንዱን መስመር ያረጋግጡ, ማጠቃለያውን ያሰራጩ እና አስተያየት ይጠይቁ; የጽሑፍ ግልባጭ ምስጢራዊነትን እና ስምምነትን ልብ ይበሉ።

የመተግበሪያ ተግባር

ከመጀመሪያው አብነት እና ከሁለተኛው አብነት ጋር ሊሆኑ የሚችሉ ተቃውሞዎችን ዝርዝር የያዘ ለመጪው ስብሰባ የጊዜ አጀንዳ ይፍጠሩ። የድህረ-ስብሰባ ጥሬ ማስታወሻዎን በሶስተኛው አብነት ያዋቅሩ እና እያንዳንዱን የተግባር ስራ ከምታስታውሰው ጋር ያወዳድሩ - AI ምንም አይነት አስመሳይ ስራዎችን እንደሰራ ያረጋግጡ። በመጨረሻም ከአራተኛው አብነት ጋር የመከታተያ መልእክት ያዘጋጁ እና ተሳታፊዎችን ማረጋገጫ ይጠይቁ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] ለቅድመ-ስብሰባ አጀንዳ እና ዝግጅት AI ተጠቀምኩ።
• በ [ ] ወቅት ጥሬ ማስታወሻዎችን ወስጄ ነበር፣ በ AI አልተጨነቅኩም።
• [ ] ማስታወሻውን እንደ ውሳኔዎች/እርምጃዎች/ክፍት ጥያቄዎች አድርጌዋለሁ።
• [ ] እያንዳንዱን የተግባር ስራ በማስታወስ አረጋግጫለሁ።
• [ ] ማጠቃለያውን አሰራጭቼ በ24 ሰአታት ውስጥ አስተያየት ጠየቅኩ።
• [ ] ለጽሑፍ ግልባጭ ፈቃድ አግኝቻለሁ እና ሚስጥራዊነትን አረጋግጣለሁ።