የኢሜል አስተዳደር፡ ረቂቅ፣ ምላሽ፣ ማጠቃለያ እና ድምጽ — የግል ምርታማነት እና የስራ ፍሰት ከ AI ጋር

ትርፍ፡

ገቢ ኢ-ሜሎችን በማጠቃለል እና የምላሽ ረቂቅ በማዘጋጀት ዋናውን መልእክት እና ውሳኔ የመወሰን ችሎታ እና ቃላትን ወደ ሕብረቁምፊ ብቻ የሚቀይር አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ እንደ ረዳት ይጠቀሙ
እንደ ዐውደ-ጽሑፍ ተመሳሳዩን መልእክት በተለያዩ ቃናዎች በማስተካከል እና ክሊችዎችን እና ተገብሮ-አጣቂ ቅጦችን በማጽዳት ሙያዊ ግንኙነትን የማፍራት ችሎታ።
ሚስጥራዊ መረጃዎችን የያዙ ሰንሰለቶችን መላክ እና ማንነታቸውን ሳይገልጹ እያንዳንዱን ተጨባጭ ቃል ኪዳን (ቀን፣ ዋጋ፣ አክሲዮን፣ ቃል ኪዳን) የማረጋገጥ ችሎታ

አማካኝ የእውቀት ሰራተኛ ከቀን ሩብ ያህሉን በኢሜል ያሳልፋል። ኢሜል AI በጣም ተጨባጭ እና ፈጣን ምላሽ በግል ምርታማነት የሚያቀርብበት አካባቢ ነው - ምክንያቱም አብዛኛው ስራው የቋንቋ ስራ ነው፡ መልእክትን መረዳት፣ በተገቢው ድምጽ ምላሽ መስጠት፣ ረጅም ሰንሰለት ማጠቃለል። በዚህ ክፍል ውስጥ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ሳያስጨንቁ በፍጥነት የሚያጸዳ AIን እንደ ረዳት መጠቀምን ይማራሉ ። ግን ከመጀመሪያው እናስምርበት፡ የላኪውን ቁልፍ ተጫን። ለኢሜል ፊርማ እና ሃላፊነት አለህ።

ጥቂት ውሎች። ረቂቅ ከመላኩ በፊት የተስተካከለ የመጀመሪያው ጽሑፍ ነው። ቃና የመልእክቱ ስሜታዊ ቀለም ነው - መደበኛ ፣ ወዳጃዊ ፣ ጥብቅ ፣ ይቅርታ። ክር በአንድ ጉዳይ ላይ ወደ ኋላ እና ወደ ፊት የሚሄዱ የኢሜይሎች ሰንሰለት ነው። አብነቱ ለተደጋጋሚ ኢሜይሎች የተዘጋጀ የአጽም ጽሑፍ ነው። የዚህ ክፍል ፍሬ ነገር፡ AI ረቂቁን ያመነጫል፣ እርስዎ ቃና እና እውነታን ይቆጣጠራሉ።

በኢሜል የስራ ፍሰት ውስጥ አራት የ AI ሚናዎች

ረቂቅ ማመንጨት፡ ባዶ ገጽ ሲንድሮም ያበቃል። ዓላማውን ይንገሩ እና AI የመጀመሪያውን ረቂቅ ይሰጣል.
ምላሽ ያዘጋጁ፡ መጪውን ኢሜል ይለጥፉ፣ “እነዚህን ነጥቦች የያዘ ምላሽ ይጻፉ” ይበሉ።
ማጠቃለያ፡- ረጅም ሰንሰለት ወደ “ማን ምን አለ፣ ምን ውሳኔ ይጠብቃል” በሚለው ውስጥ ጨመቁ።
የቃና ማስተካከያ፡ የጻፍከውን ጨካኝ ዝርዝር ያለሰልስ አድርግ ወይም በጣም የላላውን በሙያ ያዝ።

ትልቁ ትርፍ የሚመጣው እነዚህን አራት በማጣመር ነው፡ የሚመጣውን ሰንሰለት ጠቅለል አድርገህ ፃፍ → ረቂቅ ምላሽ → ቃና አዘጋጅ → አንብብ፣ አረጋግጥ፣ ላክ።

ደረጃ በደረጃ፡ ከ AI ጋር ለሚመጣ ኢሜል ምላሽ ይስጡ

መጪውን ኢሜል (ወይም ሰንሰለት) ይቅዱ።
ለ AI አውዱን ይስጡት ማን እንደፃፈው ፣ ግንኙነቶ ምን እንደሆነ ፣ ምን ምላሽ መስጠት እንደሚፈልጉ ።
የምላሹን ዋና መልእክት እራስዎ ይወስኑ - AI እንዲወስን አይፍቀዱ ፣ በቀላሉ ያትሙት።
ረቂቁን ያመርቱ, ያንብቡት; የተጋነኑ ተስፋዎችን፣ የውሸት ቀኖችን ወይም የፈጠራ ዝርዝሮችን ይፈልጉ።
በዐውደ-ጽሑፉ መሠረት ድምጹን ያዘጋጁ።
በራስህ ፊርማ፣ በራስህ ድምጽ እንደገና ነካውና ላከው።

ጠቃሚ ምክር ሁል ጊዜ የመልሱን ዋና ውሳኔ ያድርጉ (አዎ/አይደለም)። AI ን ይጠይቁ "ይህን ቅናሽ ልቀበል?" አትጠይቅ; "ይህን አቅርቦት ውድቅ ለማድረግ በትህትና ምላሽ ፃፉ" ይበሉ። እርስዎ ይወስኑ, AI ቃላት.

የቃና አስተዳደር፡ ተመሳሳይ መልእክት፣ የተለያየ ቀለም

ቃና በኢሜል ውስጥ ካለው ይዘት የበለጠ አስፈላጊ ሊሆን ይችላል። ተመሳሳይ "አይ" መልስ ያበቃል ወይም ግንኙነትን ያጠናክራል, እንደ ቃና. AI በፍጥነት ድምጽን ለመለወጥ በጣም ጥሩ ነው. ይህንን ስፔክትረም ይወቁ፡ መደበኛ (የላይኛው አስተዳደር፣ የመንግስት ኤጀንሲ)፣ ፕሮፌሽናል-ገለልተኛ (አብዛኞቹ የንግድ ደብዳቤዎች፣ ደህንነቱ የተጠበቀ ነባሪ)፣ ወዳጃዊ-ሙያዊ (የታወቀ የስራ ባልደረባ)፣ ሞቅ ያለ (የረጅም ጊዜ ደንበኛ)። ለ AI ድምጹን በግልፅ ይንገሩ; እንደ “ጨዋነት” ካሉ ግልጽ ያልሆኑ ቃላት ይልቅ እንደ “ፕሮፌሽናል ግን ሩቅ” ያሉ ግልጽ መግለጫዎችን ይጠቀሙ።

ሁኔታ

የሚመከር ድምጽ

ለማስወገድ

መዘግየት/ይቅርታ

ቅን ፣ ባለቤት

ተከላካይ ፣ ሰበብ

መጥፎ ዜና አትስጡ

ገለልተኛ ፣ ግልጽ ፣ አክባሪ

ግልጽ ያልሆነ, መዘግየት

አለመቀበልን ያቅርቡ

ባለሙያ, አመስጋኝ

ቀዝቃዛ, ምክንያታዊ ያልሆነ

የመጀመሪያ ግንኙነት (ቀዝቃዛ)

አጭር ፣ ግልጽ ፣ አክባሪ

በጣም ቅርብ ፣ ረጅም

ለከፍተኛ አመራር ሪፖርት አድርግ

መደበኛ ፣ አጭር

ልቅ ፣ የተመሰቃቀለ

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ የኢሜይል አብነቶች

ለገቢ ኢሜል ምላሽ ይስጡ። ግንኙነት፡ [ደንበኛ/አስተዳዳሪ/ባልደረባ]።መልዕክት፡ [ዋና ነጥብ — አዎ/አይ/ መዘግየት + ምክንያት]። ቃና፡ [ፕሮፌሽናል-ገለልተኛ]። ርዝመት፡ እስከ [100] ቃላት። የተሰራ ዝርዝር ወይም ቃል; የሰጠሁትን መረጃ ብቻ ተጠቀም። ገቢ ኢሜይል፡ """[ለጥፍ]"""

የሚከተለውን የኢሜል ሰንሰለት ያጠቃልሉ፡ - በጊዜ ቅደም ተከተል ሳይሆን በ TOPIC ማጠቃለል። - "ተስማማሁ"፣ "በመጠባበቅ ላይ ያሉ ውሳኔዎች"፣ "ተግባራት ለእኔ" የሚለውን ርዕስ ተጠቀም። - ካለ ለእያንዳንዱ ተግባር የመጨረሻውን ቀን ይግለጹ. ሰንሰለት፡ """[ለጥፍ]"""

የዚህን ረቂቅ ቃና [ወዳጃዊ-ሙያዊ] አድርግ። ሕጎች፡- ትርጉሙን እና እውነታዎችን ይቀይሩ።- የመከላከያ መግለጫዎችን ወደ ባለቤትነት መግለጫዎች ይቀይሩ።- ተገብሮ-አግሬሲቭ ድምፆችን አጽዳ።ረቂቅ፡"""[የራሱ ረቂቅ]"""

ለሚከተለው ኢሜል እንደገና ጥቅም ላይ ሊውል የሚችል አብነት ፍጠር ደጋግሜ እጽፋለሁ፡ሁኔታ፡ [ለምሳሌ፡. welcoming new client]።ተለዋዋጭ መስኮችን በ[ካሬ ቅንፍ] አሳይ።ድምፅ፡ [ሞቀ-ፕሮፌሽናል]። 2 አጭር አንቀጾች.

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ፡ "ለዚህ ኢሜይል ምላሽ ስጥ።" ( AI ምን እንደሚመልስ አያውቅም፣ አጠቃላይ እና ምናልባትም ተስፋ ሰጪ ጽሑፍን ይመልሳል።)

ጠንካራ: "ለዚህ የደንበኛ ኢሜል ምላሽ ይስጡ. መልእክቴ: የጠየቀውን ቅናሽ መስጠት አልችልም, ነገር ግን የ 12 ወር የታማኝነት ቅናሽ ማድረግ እችላለሁ. ቃና: ሞቅ ያለ, ግንኙነቱን ጠብቆ ማቆየት. እምቢታውን ማለስለስ ግን ግልጽ ሁን, ግልጽ ያልሆነውን አትተዉት. ከፍተኛ 90 ቃላት. "

በጠንካራው ስሪት ውስጥ, ውሳኔ ወስደዋል (ምንም ቅናሽ, አማራጭ), ድምጹን ያዘጋጁ እና ድንበሮችን ያዘጋጁ. አይአይ ቃላትን ብቻ ነው የሚጽፈው - የትኛው በጣም ጥሩ ነው።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የገቢ መልእክት ሳጥን ማጽዳት. አንድ ሥራ አስኪያጅ 320 ያልተነበቡ ኢሜይሎችን ይዞ ከእረፍት ተመለሰ። የእያንዳንዱን ሰንሰለት የመጀመሪያ መልእክት ለ AI ጠቅለል አድርጎ "አስቸኳይ / መረጃ / ተግባር" ብሎ ሰይሞታል። የ 3 ሰአታት ንባብ ወደ 40 ደቂቃዎች ተቀንሷል. ገጣሚው፡ አሁንም ቢሆን AI “አስቸኳይ” ናቸው ያሉትን 6 ኢሜይሎችን ከፍቶ አረጋግጧል - አንደኛው በተሳሳተ መንገድ ተከፋፍሏል።

ጉዳይ 2 - የቃና መልሶ ማግኛ. አንድ ሰራተኛ የተናደደ የሌሊት ኢሜል ከመላኩ በፊት "ይህን ድምጽ ፕሮፌሽናል-ገለልተኛ ያድርጉት፣ ተገብሮ-አጫሪ የሆኑ ድምፆችን ያፅዱ" ሲል ለኤአይኤ ተናግሯል። AI ሶስት ሹል አረፍተ ነገሮችን ለስላሳ አድርጓል። ሰራተኛው በኋላ "ያ ኢሜል በዋናው መልክ ልኬው ከሆነ ግንኙነቱን ያበላሽ ነበር." ውጤቱ የመጣው AI የራሱን ጽሁፍ ከማየቱ የተነሳ ነው።

ጉዳይ 3 - የተሰራ የቃላት ወጥመድ. አንድ ተወካይ ሳያነብ AI-የመነጨ ምላሽ ላከ; ጽሑፉ "ምርትዎ ነገ ይላካል" ይላል - ነገር ግን ምንም አክሲዮን አልነበረም እና AI ሠርቷል. ደንበኛው በነጋታው ጭነቱን ጠብቆ ሲጠብቅ ቅሬታውን አቀረበ። ትምህርት: AI በማያውቁት ጽሑፍ ውስጥ ቃል መግባት ይችላል; እያንዳንዱን ተጨባጭ ቃል ያረጋግጡ.

የተለመዱ ስህተቶች

AI እንዲወስን ያድርጉ: የኢሜል መልእክትን ይወስናሉ; AI ዝም ብሎ ይፃፍ።
ተጨባጭ ተስፋዎችን አለማረጋገጥ፡ ቀን፣ ዋጋ፣ ተገኝነት፣ ቃል ኪዳን - ሁሉንም ያረጋግጡ።
ከአንድ ቃና ጋር መጣበቅ፡ እያንዳንዱን ኢሜል በተመሳሳይ “ጨዋነት” ቃና መላክ ሰው ሰራሽ ይመስላል። ከአውድ ጋር አስተካክል።
ከመጠን በላይ መጨመር: AI አንዳንድ ጊዜ አላስፈላጊ ረጅም ቃላትን ይጽፋል; የ"ከፍተኛ X ቃላት" ገደብ አዘጋጅ።
የፊርማ ዓይነ ስውርነት፡ የ AI ክሊች መዝጊያውን ሳያጸዳ መላክ ("ከታማኝነት፣ [ስም]")።
ሚስጥራዊነት ያለው ውሂብ መለጠፍ፡ የደንበኛ ግላዊ መረጃን የያዙ ሰንሰለቶችን ማንነታቸውን ሳይገልጹ ወደ AI መላክ።

ይጠንቀቁ፡ በ AI የመነጩ ኢሜይሎች ብዙ ጊዜ “በጣም ጥሩ” እና ክሊች ሊሆኑ ይችላሉ (“ይህ ኢሜይል በደንብ እንደሚያገኝዎት ተስፋ አደርጋለሁ”)። እነዚህን ቅጦች አጽዳ; አለበለዚያ ተቀባዩ ጽሑፉ AI የተፈጠረ መሆኑን እና ቅንነት እንደሚጠፋ ይገነዘባል.

በማጠቃለያው

ኢሜል ለ AI በጣም ፈጣን እድገት አካባቢ ነው ምክንያቱም በአብዛኛው የቋንቋ ንግድ ነው።
የ AI አራት ሚናዎች፡- ማርቀቅ፣ ምላሽ መስራት፣ ማጠቃለል፣ የቃና ቅንብር - አራቱን በሰንሰለት ማሰር ጥሩ ነው።
እርስዎ ሁልጊዜ የመልሱን ዋና ውሳኔ ያደርጋሉ; AI ቃላቱን አንድ ላይ ያጣምራል, እርስዎ መልእክቱን ይወስናሉ.
በዐውደ-ጽሑፉ ውስጥ ድምጹን በግልጽ ይግለጹ; ከ"ጨዋነት" ይልቅ እንደ "ሙያዊ ግን ሩቅ" በግልጽ ይናገሩ።
ከመላክዎ በፊት እያንዳንዱን ተጨባጭ ቃል (ቀን, ዋጋ, ቃል ኪዳን) ያረጋግጡ; የ cliché AI ንድፎችን ያጽዱ።

የመተግበሪያ ተግባር

ከገቢ መልእክት ሳጥንህ ውስጥ እውነተኛ የኢሜይል ሰንሰለት ምረጥ (ምንም ሚስጥራዊነት ያለው ውሂብ የለም)። በመጀመሪያ በሁለተኛው አብነት ማጠቃለል፣ በመቀጠልም በመጀመሪያው አብነት ምላሹን ማርቀቅ። ረቂቁን በሦስት የተለያዩ ቃናዎች ይጠይቁ ("መደበኛ," "ሙያዊ-ገለልተኛ", "ቅንፍ") እና የትኛው ከአውድ ጋር እንደሚስማማ ያስቡ. ከማቅረብዎ በፊት በውስጡ ያለውን እያንዳንዱን ተጨባጭ መግለጫ ያረጋግጡ.

የማረጋገጫ ዝርዝር

[ ] የመልሱን ዋና መልእክት ወሰንኩ እንጂ AI አይደለም።
[ ] በዐውደ-ጽሑፉ ላይ ተመርኩዞ ቃናውን በግልፅ ገለጽኩት።
[ ] በእጁ ጽሑፍ ውስጥ እያንዳንዱን ቀን፣ ዋጋ እና ቃል አረጋግጫለሁ።
[ ] ክሊቺ/AI የሚሸት ሻጋታዎችን አጸዳሁ።
[ ] ሚስጥራዊነት ያለው መረጃ የያዙ ክፍሎችን ስም አልገለጽኩም።
[ ] ላክን ከመጫንዎ በፊት ከሽፋን እስከ ሽፋን አንብቤዋለሁ።