የማህደር መዳረሻ፣ መግለጫ እና የተጠቃሚ አገልግሎቶች

ትርፍ፡

• የእርዳታ ረቂቆችን (የመግለጫ መሣሪያ) ፣ ወሰን-የይዘት ማስታወሻ እና የአቀማመጥ ክፍሎችን በሰው ሰራሽ የማሰብ ችሎታ የማምረት ችሎታ።
• የባዮግራፊያዊ/ድርጅታዊ ታሪክን ቅዠት አደጋ የመረዳት ችሎታ እና ይህንን ክፍል በተረጋገጡ ምንጮች ላይ ብቻ በመመስረት
• በማጣቀሻ አገልግሎት ውስጥ እውነታዎችን በቀጥታ ከመስጠት ይልቅ ተመራማሪውን ወደ ምንጩ እንዲመራው አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ የማስቻል ችሎታ

ማህደር ሰነዶችን የመጠበቅ ሃላፊነት ብቻ አይደለም; ለተመራማሪው ተደራሽ እንዲሆኑ የማድረግ ኃላፊነትም አለበት። የዚህ መዳረሻ ሁለት ዋና መንገዶች አሉ፡ ስብስቡን የሚያስተዋውቁ የመግለጫ መሳሪያዎች (እርዳታ ፍለጋ - የመዝገብ ቤት ክምችት ይዘትን፣ አደረጃጀት እና ወሰንን የሚገልጽ መመሪያ ሰነድ) እና ተመራማሪዎችን በቀጥታ የሚረዳ የማጣቀሻ አገልግሎት። ሁለቱም ከፍተኛ ጥረት ይጠይቃሉ፡ ለስብስብ መመሪያ መፃፍ ሳምንታትን ይወስዳል፣ እና የተመራማሪዎችን ቀኑን ሙሉ ጥያቄዎችን መመለስ ጊዜ ይወስዳል። ከዚህም በላይ እነዚህ ሁለት ስራዎች የማህደሩ "ፊት" ናቸው; የተመራማሪው የመጀመሪያ ግንኙነት ከስብስቡ ጋር ብዙውን ጊዜ በመመሪያው እና በመረጃ ዴስክ በኩል ነው ፣ ስለሆነም እዚህ ላይ አንድ ስህተት በቀጥታ በማህደሩ አስተማማኝነት ላይ ይንፀባርቃል።

AI የማብራሪያ መሳሪያዎችን ለመቅረጽ እና የማጣቀሻ አገልግሎትን ለመደገፍ ኃይለኛ እርዳታ ነው. በዚህ ክፍል ውስጥ፣ የመሰብሰቢያ መመሪያን (የእርዳታ ፍለጋን) እንዴት እንደምናዘጋጅ፣ ወሰን እና የይዘት መግለጫዎችን መፃፍ፣ በተመራማሪ ጥያቄዎች ላይ ማገዝ እና በእነዚህ አገልግሎቶች ውስጥ ትክክለኛነት ለምን ለድርድር እንደማይቀርብ እንማራለን።

የመግለጫ መሳሪያዎች፡ የስብስቡ ካርታ

የማብራሪያ መሳሪያ አንድ ተመራማሪ “በዚህ ስብስብ ውስጥ የሚጠቅመኝ ምንድን ነው?” ብሎ እንዲጠይቅ ያስችለዋል። የሚለውን ጥያቄ እንድትመልስ ይፈቅድልሃል. በተለምዶ የሚከተሉትን ያጠቃልላል

• አጠቃላይ መግለጫ፡ ስም፣ ወሰን፣ የቀን ክልል፣ የስብስቡ መጠን።
• ባዮግራፊያዊ/ተቋማዊ ታሪክ፡- ሰነዶቹን ያዘጋጀው ሰው ወይም ተቋም አጭር ታሪክ።
• ወሰን እና የይዘት ማስታወሻ፡ በስብስቡ ውስጥ ምን ዓይነት ሰነዶች እና በየትኞቹ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ ማብራሪያ መስጠት።
• ዝግጅት፡ ሰነዶች እንዴት እንደሚቦደዱ (ተከታታይ፣ ንዑስ ክፍሎች)።
• ዝርዝር፡ ዝርዝር በሳጥን/ፋይል ደረጃ።

እነዚህ ሰነዶች በመመዘኛዎች (ለምሳሌ ISAD(G) ወይም EAD - Encoded Archival Description፣ የዲጂታል ኮድ አሰጣጥ ደረጃ ለማህደር መመሪያዎች) የተፃፉ ናቸው። AI የእነዚህን ክፍሎች ዝርዝር ከጥሬ እቃዎች እና ከሰነድ ማጠቃለያዎች ማውጣት ይችላል; ግን እያንዳንዱ እውነታ (ታሪክ፣ ሰው፣ ተቋም ታሪክ) መረጋገጥ አለበት።

ሌላው የመግለጫ መሳሪያዎች ዋጋ በተለያዩ የዝርዝሮች ደረጃዎች ሊጻፉ ይችላሉ. አንዳንድ ጊዜ በሰነድ ደረጃ በሺዎች የሚቆጠሩ የማህደር ሳጥኖችን ለመግለጽ በቂ ጊዜ ወይም ግብዓቶች የሉም። በዚህ ሁኔታ ፣ ባለብዙ ደረጃ መግለጫ ተሰጥቷል-መጀመሪያ አጠቃላይ መግለጫ በፈንዱ ደረጃ ፣ ከዚያ ተከታታይ ፣ ከዚያ በተቻለ መጠን የፋይል ደረጃ። AI በተለይ ከዝቅተኛ ደረጃ የጉዳይ ማጠቃለያዎች የከፍተኛ ደረጃ አጠቃላይ ወሰን ማስታወሻን ለማዘጋጀት ጠቃሚ ነው። ከጅምላ ወደ አጠቃላይ ማጠቃለያ ያቀርባል. ነገር ግን እያንዳንዱ የዚህ ማጠቃለያ ንብርብር ከታችኛው ሽፋን ላይ ከሚገኙት ትክክለኛ ሰነዶች ጋር የሚስማማ መሆን አለበት; AI በከፍተኛ ደረጃ ስብስብ ውስጥ ያልሆነ የይገባኛል ጥያቄ ማቅረብ የለበትም።

ጥንቃቄ፡ የባዮግራፊያዊ/ተቋማዊ ታሪክ ክፍል ቅዠት በብዛት የሚሽከረከርበት ነው። AI ስለ አንድ ሰው ወይም ተቋም አቀላጥፎ ታሪክን ከ"የጋራ እውቀት" ሊጽፍ እና ያልተገኙ ክስተቶችን፣ የውሸት ቀኖችን እና የተሰሩ አርእስቶችን ይጨምራል። ይህ ክፍል በተረጋገጡ ምንጮች ላይ ብቻ የተመሰረተ መሆን አለበት.

የስራ ሂደት: ደረጃ በደረጃ

1. ጥሬ እቃዎችን ይሰብስቡ. ክምችት፣ የሰነድ ማጠቃለያዎች፣ የሳጥን ዝርዝሮች፣ ካሉ ማስታወሻዎች።

2. ደረጃውን ያዘጋጁ. በየትኛው የመግለጫ መስፈርት (ISAD(G)/EAD) ይፃፋል?

3. በምዕራፍ-በ-ምዕራፍ ረቂቅ አዘጋጅ. እንደ ወሰን እና የይዘት ማስታወሻ እና የአቀማመጥ መግለጫ ከጥሬ እቃ ያሉ የ AI ረቂቅ ክፍሎች ይኑርዎት።

4. እውነታውን ያረጋግጡ. በተለይም በታሪክ ክፍል ውስጥ እያንዳንዱን ቀን፣ ስም እና ክስተት ከገለልተኛ ምንጮች ጋር ያረጋግጡ።

5. የመዳረሻ ገደቦችን ያረጋግጡ. በክምችቱ ውስጥ ሚስጥራዊ/የቅጂ መብት የተከለከሉ ሰነዶች አሉ? እነዚህ በመመሪያው ውስጥ መገለጽ አለባቸው.

6. የባለሙያዎች ማረጋገጫ. የመጨረሻው መመሪያ የአርኪቪስት ፈቃድን ያገኛል።

የማጣቀሻ አገልግሎት፡ ለተመራማሪው እርዳታ

በማመሳከሪያ አገልግሎቱ፣ AI በሁለት መንገዶች ይረዳል፡ (1) የተመራማሪውን ጥያቄ ትርጉም በመስጠት እና የትኛዎቹ ስብስቦች እንደሚታዩ በመጠቆም እና (2) በተደጋጋሚ ለሚጠየቁ ጥያቄዎች መልሶችን በማዘጋጀት ነው። ግን እዚህ ወሳኝ ገደብ አለ: AI ለተመራማሪው ቀጥተኛ "እውነታ" መልስ መስጠት የለበትም, ነገር ግን ወደ ምንጭ መምራት አለበት. "ይህ ቀን ይህ ነው" ከማለት ይልቅ "በዚህ ስብስብ ውስጥ ይህን መረጃ ከእንደዚህ አይነት እና ከመሳሰሉት ሰነዶች ማግኘት ይችላሉ" ማለት አለበት. ምክንያቱም በአይአይ የሰጠው ቀጥተኛ ተጨባጭ መልስ ሊፈጠር ይችላል እና ተመራማሪው ምንጩ ነው ብለው ሊሳሳቱ ይችላሉ።

የማጣቀሻ ተግባር

የ AI ተገቢ ሚና

ተቃውሞ የሌለው አጠቃቀም

ለጥያቄው ትርጉም መስጠት

የሚያብራሩ ጥያቄዎችን ጠቁም።

-

የስብስብ ማዘዋወር

"እዚያ ተመልከት" ጥቆማ

"መልሱ ነው" በማለት

የሚጠየቁ ጥያቄዎች ረቂቅ

ከተረጋገጠ መረጃ ረቂቅ

የውሸት መልስ

የምንጭ ዝርዝር

ጥቆማውን በካታሎግ ውስጥ ይፈልጉ

የተሰራ ማጣቀሻ መስጠት

የእውነት ጥያቄ

ወደ ምንጭ አዙር

ቀጥተኛ እውነታ ምላሽ

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ረቂቅ መመሪያው ከ 4 ሳምንታት ወደ 1 ሳምንት ቀንሷል። አንድ ማህደር ለ120 ሳጥኖች ስብስብ ፍለጋ እርዳታ እያዘጋጀ ነበር። የሳጥን ዝርዝሮች እና የፋይል ማጠቃለያዎች ለ AI ተሰጥተዋል; YZ የስፋት-ይዘት ማስታወሻ እና የአቀማመጥ ክፍሎችን ረቂቅ አዘጋጅቷል። መዝገብ ቤቱ በአንድ ሳምንት ውስጥ እውነታውን አረጋግጦ አደራጅቷል; በባህላዊ ዘዴ ይህ ግምት አንድ ወር ነበር. ነገር ግን በባዮግራፊያዊ ታሪክ ክፍል ውስጥ 3 ቀኖች እና 2 ርዕሶች የተሳሳቱ ነበሩ; በማረጋገጫ ውስጥ ተስተካክሏል.

ጉዳይ 2 - ምናባዊ ተቋማዊ ታሪክ። አንድ ተለማማጅ AI የአንድን ተቋም ታሪክ እንዲጽፍ እና በቀጥታ ወደ ማውጫው እንዲያስገባ አደረገው። YZ ተቋሙ የተመሰረተበትን የተሳሳተ ቀን ሰጥቷል እና የሌለ ውህደትን ጠቅሷል. አንድ ተመራማሪ ስህተቱን ተመልክቶ ሪፖርት አድርጓል; መመሪያው ተስተካክሏል, ነገር ግን የማህደሩ አስተማማኝነት ተጎድቷል. ትምህርት፡ የታሪክ ክፍል ሳይረጋገጥ አይታተምም።

ጉዳይ 3 - ትክክለኛ መመሪያ ፣ የተሳሳተ እውነታ። አንድ ተመራማሪ ቀን ጠየቀ። በ AI ላይ የተመሰረተ ረዳት ቀጥተኛ ቀን (የተሰራ) ሰጥቷል. ተመራማሪው ይህንን እንደ ምንጭ ይጠቀም ነበር; ከፍተኛው አርኪቪስት ጣልቃ ገብተው "AI መረጃ አይሰጥም, ወደ ስብስቡ ይመራዎታል" እና እውነተኛውን ሰነድ እንዲመለከት አደረገ; ታሪክ የተለየ ነበር። ትምህርት: በማጣቀሻ አገልግሎት ውስጥ, AI ይመራል, እውነታዎችን አይሰጥም.

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

1) ረቂቅ ወሰን እና የይዘት ማስታወሻ፡-

ከታች ባለው ሳጥን/ፋይል ዝርዝሮች እና የሰነድ ማጠቃለያዎች ላይ በመመስረት፣ ለስብስብ ረቂቅ "ወሰን እና የይዘት ማስታወሻ" ይጻፉ። በቀረበው ቁሳቁስ ውስጥ የተካተተውን ብቻ ተጠቀም; በክምችቱ ውስጥ የሌለ ርዕስ፣ ቀን ወይም ሰው ያክሉ። እርግጠኛ ካልሆኑ (ማረጋገጫ ያስፈልገዋል) ማንኛውም እውነታ ላይ ምልክት ያድርጉበት። ቁሳቁስ: [እዚህ]

2) ባዮግራፊያዊ/ተቋማዊ ታሪክ (ቁጥጥር የሚደረግበት)፡

ከዚህ በታች ስለ [ሰው/ድርጅት] የተረጋገጡ ማስታወሻዎች አሉ። እነዚህን ማስታወሻዎች ብቻ መሰረት በማድረግ አጭር የታሪክ ዝርዝር ይጻፉ። በማስታወሻዎቹ ውስጥ የሌሉ ቀኖችን፣ ዝግጅቶችን ወይም ርዕሶችን አይጨምሩ፤ አጠቃላይ የ"እውቀት" መረጃን አትጨምር። ክፍተቶቹን ይተው (ምንም መረጃ የለም). ማስታወሻዎች: [እዚህ]

3) የተመራማሪ መመሪያ;

የተመራማሪው ጥያቄ፡- [ጥያቄ]። ለዚህ ጥያቄ ቀጥተኛ ትክክለኛ መልስ አይስጡ። ይልቁንስ፡ (1) ጥያቄውን የሚያብራሩ 1-2 ጥያቄዎችን ይጠቁሙ፣ (2) ምን አይነት የመሰብሰቢያ/ሰነድ ማየት እንዳለበት ይንገሩት፣ (3) በካታሎግ ውስጥ የትኞቹን ቃላት መፈለግ እንዳለበት ጠቁም። የተሰራ ማጣቀሻ አታድርጉ።

4) የሚጠየቁ ጥያቄዎች መልስ ረቂቅ፡-

ከታች ያሉት የተረጋገጡ እውነታዎች ከማህደራችን ነው። በነዚህ ማስታወሻዎች ላይ በመመስረት ለሚከተለው ተደጋግሞ ለሚጠየቀው ጥያቄ መልሱን አዘጋጅ፡ [ጥያቄ] በማስታወሻዎቹ ውስጥ የሌለ መረጃ መጨመር፤ እርግጠኛ ባልሆኑበት ቦታ ላይ ምልክት ያድርጉ። በመልሱ መጨረሻ ላይ ተመራማሪውን ወደ ተገቢው ስብስብ ይምሩ. ማስታወሻዎች: [እዚህ]

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ፡

ታሪክን ጨምሮ ለዚህ ስብስብ አጠቃላይ የእርዳታ እርዳታ ይጻፉ።

“ሰፊ” እና “ታሪክን ጨምሮ” AI ከተሰጠው ቁሳቁስ በላይ እንዲሄድ እና ስለ ተቋሙ/ሰው የተሰራ መረጃ እንዲጨምር ይገፋፋሉ።

ጠንካራ፡

በሚከተለው ሣጥን ዝርዝሮች እና በተረጋገጡ የታሪክ ማስታወሻዎች ላይ ባሰድ የተባለውን የግኝት እርዳታ ዝርዝር ይፃፉ፡ ወሰን-ይዘት እና አቀማመጥ ክፍሎች። በተሰጠው ጽሁፍ ውስጥ ያልተካተቱ ማናቸውንም እውነታዎች አያካትቱ; በታሪክ ውስጥ የተረጋገጡ ማስታወሻዎችን ብቻ ይጠቀሙ ፣ ባዶዎችን ይተዉ [መረጃ የለም]። እያንዳንዱ አጠያያቂ እውነታ ላይ ምልክት ያድርጉ (ማረጋገጫ ያስፈልገዋል)። ቁሳቁስ: [እዚህ]

ልዩነቱ፡ የተሰጠውን ቁሳቁስ ማክበር፣ ማምረት መከልከል፣ ክፍተቶችን መጠበቅ እና የማረጋገጫ ምልክቶች መመሪያውን አስተማማኝ ያደርገዋል።

የተለመዱ ስህተቶች

• ታሪክን ወደ AI "የጋራ እውቀት" መተው። ይህ ክፍል ለቅዠት በጣም የተጋለጠ ነው; በተረጋገጡ ማስታወሻዎች ላይ ብቻ የተመሰረተ መሆን አለበት.
• በማጣቀሻው ውስጥ ቀጥተኛ እውነታዎችን መስጠት. AI ተመራማሪውን መምራት እንጂ ምንጩን መተካት የለበትም።
• የመዳረሻ ገደቦችን ማለፍ። ሚስጥራዊነት/የቅጂ መብት የተከለከሉ ሰነዶች በማውጫው ውስጥ ምልክት መደረግ አለባቸው።
• የተሰራ ማጣቀሻን በመጠቆም። በካታሎግ ውስጥ ያለ ማንኛውም የተረጋገጠ ማጣቀሻ ለተመራማሪው አይሰጥም።
• ረቂቁን ያለፍቃድ ማተም. የመጨረሻው መመሪያ በማህደር መዝገብ ጸድቋል።

በማጠቃለያው

የማህደር ተደራሽነት እና የማጣቀሻ አገልግሎት AI የማብራሪያ መሳሪያዎችን መቅረጽ እና የተመራማሪ መመሪያን የሚደግፍበት ፍሬያማ ቦታ ነው። ነገር ግን ባዮግራፊያዊ / ተቋማዊ ታሪክ ወደ ቅዠት የመግባት ነጥብ ነው, እና በማጣቀሻ አገልግሎት ውስጥ, AI እውነታዎችን መስጠት የለበትም, ነገር ግን በቀጥታ ወደ ምንጭ. መመሪያውን በተረጋገጡ ነገሮች ላይ ብቻ መሰረት በማድረግ ክፍተቶችን ጠብቅ፣ የመዳረሻ ገደቦችን ምልክት አድርግ እና የመጨረሻውን ፍቃድ ለመዝገብ ቤት ሹሙ ይተው። AI የስብስቡን ካርታ ያዘጋጃል; ማህደሩ ለዚያ ካርታ ትክክለኛነት ተጠያቂ ነው።

የመተግበሪያ ተግባር

የክምችት ሳጥን/ፋይል ዝርዝር (እውነተኛ ወይም ናሙና) ይውሰዱ እና AI ን ከ"ወሰን እና የይዘት ማስታወሻ ዝርዝር" አብነት ጋር ዝርዝር ይጠይቁ። ከተሰጠው ቁሳቁስ በላይ የሚሄድ መሆኑን ያረጋግጡ። ከዚያ ለአንድ ሰው/ድርጅት የ"ባዮግራፊያዊ ታሪክ" አብነት በተረጋገጡ ማስታወሻዎች ብቻ ያሂዱ እና AI ክፍተቶቹን ለመገጣጠም የሚሞክር ከሆነ ይመልከቱ። በመጨረሻም፣ የተመራማሪን ጥያቄ በ"የተመራማሪ አቅጣጫ" አብነት ያስሂዱ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] መመሪያውን በተሰጠው/በተረጋገጠው ቁሳቁስ ላይ ብቻ ነው ያደረኩት።
• [ ] በታሪክ ውስጥ ያለውን እያንዳንዱን ቀን እና ስም በግል አረጋግጫለሁ።
• [] በመመሪያው ውስጥ የመዳረሻ ገደቦችን (ግላዊነት/የቅጂ መብት) ላይ ምልክት አድርጌያለሁ።
• [ ] በማጣቀሻው ላይ እውነታዎችን ከመስጠት ይልቅ ወደ ምንጩ መራሁህ።
• [ ] የመጨረሻውን መመሪያ ወደ ቤተ መዛግብት መጽደቅ አስገባሁ።