ዲበ ውሂብ፣ ካታሎግ እና ምደባ

ትርፍ፡

• እንደ ISAD(G) ወይም ደብሊን ኮር በመሳሰሉት ደረጃዎች መሰረት የሜታዳታ ረቂቆችን በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ የማዘጋጀት ችሎታ
• ቅዠትን የመከላከል ችሎታ እና በባዶ ፈቃድ ቁጥጥር ስር ያሉ ቃላትን በካርታ ላይ
• እንደ ቀን ፣ የሰው ስም እና የማጣቀሻ ኮድ ያሉ የትኛዎቹ መስኮች የሰውን ፈቃድ እንደሚያስፈልጋቸው እና በተቋሙ ብቻ መመደብ እንዳለበት የመለየት ችሎታ።

መዝገብ ቤት ወይም ቤተመጻሕፍት የቱንም ያህል ሀብታም ቢሆን በደንብ ካልተገለጸ በቀር ሊገኝ አይችልም። ሰነዱን "ሊገኝ የሚችል" የሚያደርገው ስለ እሱ ገላጭ መረጃ ነው: ማን እንደጻፈው, መቼ, የት, ርዕሰ ጉዳዩ ምን እንደሆነ, የየትኛው ስብስብ ስብስብ ነው. ይህ መረጃ ሜታዳታ (ሜታዳታ - ስለ ሰነድ ገላጭ መረጃ ፣ "ስለ ውሂብ ውሂብ") ይባላል። ካታሎግ ሰነዶችን በዚህ ሜታዳታ የመለየት እና ሊፈለግ በሚችል ስርዓት ውስጥ የማስቀመጥ ሂደት ነው። ምደባ ሰነዶችን እንደ ርዕሰ ጉዳይ, ዓይነት ወይም አመጣጥ ባሉ መስፈርቶች መሰረት ማደራጀት ነው.

ሜታዳታ ማመንጨት በጣም ጊዜ የሚወስድ ነው; በትልልቅ ስብስቦች ውስጥ በሺዎች ለሚቆጠሩ ሰነዶች ቀን, ርዕሰ ጉዳይ, ሰው እና ቦታ መረጃን በተናጠል ማስገባት አመታትን ሊወስድ ይችላል. AI በዚህ ንግድ ውስጥ ጠንካራ ረቂቅ ጀነሬተር ነው። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ በ AI እንዴት ሜታዳታ ማመንጨት እንደምንችል፣ በመመዘኛዎች (ISAD(G)፣ደብሊን ኮር) እና በራስ-ሰር የመፈረጅ ሃይል እና ወጥመዶችን በማዘጋጀት እናያለን።

የማህደር ደረጃዎች: ለምን እንደሚፈለጉ

ዲበ ውሂብ በዘፈቀደ አልገባም; ከተለያዩ ተቋማት የተውጣጡ መዝገቦች እርስ በርስ መነጋገር እንዲችሉ ዓለም አቀፍ ደረጃዎች አሉ፡

• ISAD(ጂ) (አጠቃላይ አለምአቀፍ መደበኛ መዝገብ ቤት መግለጫ)፡ የማህደር መዝገብ ቁሳቁሶችን በተዋረድ (በፈንዱ፣ ተከታታይ፣ ፋይል፣ የሰነድ ደረጃ) የሚገልጹ ህጎች። እንደ ማመሳከሪያ ኮድ፣ ርዕስ፣ ቀን፣ ወሰን፣ ፈጣሪ ያሉ መስኮችን ይዟል።
• የደብሊን ኮር፡ የዲጂታል ሃብቶችን (ርዕስ፣ ፈጣሪ፣ ርዕሰ ጉዳይ፣ ቀን፣ ዘውግ፣ ቅርጸት፣ ምንጭ፣ ቋንቋ፣ ወዘተ) የሚገልጹ 15 ዋና መስኮችን ያካተተ የተለመደ መስፈርት።
• ፎንድስ፡- በአንድ ሰው፣ ቤተሰብ ወይም ተቋም እንቅስቃሴ ምክንያት በተፈጥሮ የተቋቋመ የመዝገቦች ስብስብ። የመዝገብ ቤት መሰረታዊ ማደራጃ ክፍል ነው።
• ፕሮቬንሽን (መነሻ)፡- ሰነድ ከማን እንደመጣ እና በየትኛው እጅ እንደተላለፈ መረጃ። በማህደር ውስጥ, ሰነዶች እንደ መነሻቸው አንድ ላይ ይቀመጣሉ.

ኤአይአይ ዲበዳታ ሲያመርት የታለመውን መስፈርት በግልፅ መግለጽ ውጤቱ በቀጥታ ወደ ድርጅቱ ሊገባ የሚችል መሆኑን ያረጋግጣል።

ሌላው ቁልፍ ፅንሰ-ሀሳብ የስልጣን መዝገብ ነው - የአንድን ሰው ፣ ቦታ ወይም ተቋም ስም አንድ ፣ መደበኛ ፣ የጸደቀ ቅጽ የሚገልጽ መዝገብ። በታሪካዊ ሰነዶች ውስጥ, አንድ አይነት ሰው ወይም ቦታ በተለያዩ የፊደል አጻጻፍ ሊታዩ ይችላሉ; በፍለጋው ውስጥ እንዳይበታተኑ የባለስልጣኑ መዝገብ ሁሉንም ወደ አንድ የጸደቀ ቅርጸት ያገናኛቸዋል። AI ከሰነድ ስሞችን ይጠቁማል; ነገር ግን ይህንን ስም በባለሥልጣኑ መዝገብ ውስጥ ባለው መደበኛ ቅጽ ላይ ማተም የሰው ሥራ ነው። በተቋሙ የስልጣን መዝገብ ውስጥ “አህመድ” የሚለውን ከ“አህመድ በይ (1840-1912)” ጋር ማገናኘት የካታሎግ ወጥነት እንዲኖረው ያደርጋል።

የስራ ሂደት: ደረጃ በደረጃ

1. ምንጩን ያዘጋጁ. የሰነዱን ግልባጭ ወይም ምስል እና ማንኛውንም የአውድ መረጃ ይሰብስቡ።

2. ደረጃውን እና ቦታዎችን ይለዩ. የትኛውን መመዘኛ (ISAD(G)፣ደብሊን ኮር) እና በየትኞቹ መስኮች ምርት እንደሚያመርት ለ AI ይንገሩ።

3. ረቂቅ ሜታዳታ ይፍጠሩ። AI ከሰነዱ (ቀን, ሰው, ቦታ, ርዕሰ ጉዳይ, ቋንቋ, ዘውግ) ሊወጡ የሚችሉ መስኮችን ይሞላል; ማስወገድ የማይችሉትን ቦታዎች ባዶ ይተዋል.

4. ካርታ ወደ ቁጥጥር የቃላት ዝርዝር. የርዕሰ ጉዳይ እና የቦታ ስሞች በአብዛኛዎቹ ተቋማት ነፃ አይደሉም፣ ነገር ግን አስቀድሞ ከተገለጸ ዝርዝር (ቁጥጥር የሚደረግበት የቃላት ዝርዝር / thesaurus) ጋር የተሳሰሩ ናቸው። በ AI የተጠቆሙትን የርዕሰ-ጉዳዩን ቃላት ወደዚህ ዝርዝር ያቅርቡ።

5. ያረጋግጡ እና ያረጋግጡ. እያንዳንዱ መስክ, በተለይም ቀን, ስም እና ርዕሰ ጉዳይ, በሰው ልጆች ከሰነዶች እና ከስልጣን መዛግብት ጋር ይነጻጸራል.

ጠቃሚ ምክር፡ AI ‹ባዶ እንዲተው› በግልፅ ፍቃድ ይስጡት። ያለበለዚያ በሰነዱ ውስጥ የሌለ ቀን ወይም ፈጣሪ "ይገምታል" እና የውሸት ዲበ ዳታ ወደ ካታሎግዎ ያስገባል። "ይህን መስክ በሰነዱ ውስጥ ከሌለ ባዶውን ይተውት" መመሪያው ቅዠትን ለመከላከል በጣም ጠንካራው ጋሻ ነው።

በሠንጠረዥ ውስጥ መስኮች እና የመተማመን ደረጃ

ሜታዳታ መስክ

AI ምን ያህል አስተማማኝ ነው?

ማረጋገጥ

ቋንቋ

ከፍተኛ

ናሙና

የሰነድ አይነት

መካከለኛ-ከፍተኛ

መቆጣጠር

የሰው/የቦታ ስሞች

መካከለኛ (የማንበብ ስህተት)

የግዴታ

ቀን

ዝቅተኛ መካከለኛ (የመፍጠር አደጋ)

የግዴታ

የርዕሰ ጉዳይ ውሎች

መካከለኛ (ነጻ ማመንጨት)

ካርታ ወደ የማረጋገጫ ዝርዝር

ወሰን/ማጠቃለያ

መካከለኛ-ከፍተኛ

ከምንጩ ጋር አወዳድር

የማጣቀሻ ኮድ

የለም (ተቋም ይሰጣል)

የሰው ይጥላል

ማጠቃለያ: እንደ ቋንቋ እና ዘውግ ባሉ አካባቢዎች AI ፈጣን እና አስተማማኝ ነው; እንደ ቀን ፣ ስም እና ርዕሰ ጉዳይ ባሉ መስኮች ውስጥ ረቂቆችን ያመነጫል ፣ ግን የሰው ፈቃድ ያስፈልጋል ። AI እንደ ማጣቀሻ ኮድ ያሉ ተቋማዊ መስኮችን በጭራሽ አያመርትም።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ለ 8,000 ፎቶዎች ዲበ ዳታ ረቂቅ። አንድ የከተማ ማህደር 8,000 ታሪካዊ ፎቶግራፎችን እያወጣ ነበር። በእያንዳንዱ ፎቶ ጀርባ ላይ ያሉት ማስታወሻዎች ተገለበጡ እና ለ AI ተሰጥተዋል; AI የመነጨ ቀን፣ አካባቢ እና የርዕስ ዝርዝር። የሰው ቡድኑ በሜዳው አረጋግጦ ወደ ቁጥጥር ዝርዝር አወጣው። የሚገመተው የ10 ወር ስራ ወደ 3 ወር ተቀነሰ; ነገር ግን እያንዳንዱ ቀን እና የቦታ ስም በምስል ተረጋግጧል።

ጉዳይ 2 - የተሰራ ታሪክ። አንድ አርኪቪስት AI ካታሎግ ያለፈበት ደብዳቤ ነበረው። YZ የደብዳቤውን ይዘት ተመልክቶ "1912" የሚለውን ቀን በትክክል ጻፈ. ይሁን እንጂ በሰነዱ ውስጥ ምንም ቀን አልነበረም; AI ተንብዮአል። መዝገብ ቤቱ “በሰነዱ ውስጥ ካልሆነ ባዶ ተው” የሚለውን መመሪያ ባያከል ኖሮ ካታሎጉ በተሰራ ቀን ይሞላል ነበር። ትምህርት፡ ባዶ ፍቃድ ግዴታ ነው።

ጉዳይ 3 - ነፃ የርእሰ ጉዳይ ቃላት ግራ መጋባት ፈጠሩ። AI ተመሳሳይ ነገር ግን የተለያዩ ነፃ ቃላትን እንደ "ኢሚግሬሽን"፣ "ኢሚግሬሽን"፣ "ሰፈራ" ለተመሳሳይ ሰነዶች መድቧል። ቁጥጥር በተደረገበት መዝገበ-ቃላት ላይ ካልቀረጸ፣ ተመሳሳይ ርዕስ በሦስት የተለያዩ ቃላት ታግ ተደርጎ በፍለጋው ውስጥ ተበታትኗል። ውሎቹን ወደ አንድ ባለስልጣን ዝርዝር በማዘጋጀት ወጥነት ተገኝቷል። ትምህርት፡ የርዕስ ቃላቶች አልተለቀቁም፣ ከዝርዝሩ ጋር የተገናኙ ናቸው።

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

1) የደብሊን ኮር መግለጫ፡-

የደብሊን ኮር ዲበዳታ ረቂቅ ከዚህ በታች ካለው የሰነድ ቅጂ ያውጡ። መስኮች፡ ርእስ፡ ፈጣሪ፡ ርዕሰ ጉዳይ፡ መግለጫ፡ ቀን፡ ዘውግ፡ ቋንቋ፡ ወሰን (ቦታ/ጊዜ)። ደንቦች፡ (1) በጽሁፉ ውስጥ መረጃን በግልፅ ተጠቀም። (2) በጽሑፉ ውስጥ የሌለበትን መስክ ባዶ ይተዉት ፣ አይገምቱ። (3) እርግጠኛ ያልሆኑበትን ዋጋ በ[?] ምልክት ያድርጉበት። ግልባጭ፡ [እዚህ]

2) ISAD(ጂ) ረቂቅ ትርጉም፡-

ለሚከተለው ሰነድ በ ISAD(G) መስኮች ረቂቅ ይፍጠሩ፡ ርዕስ፣ ቀን(ዎች)፣ የመግለጫ ደረጃ (ሰነድ/ፋይል)፣ ወሰን እና ይዘት (አጭር ማጠቃለያ)፣ ፈጣሪ፣ ቋንቋ። የማመሳከሪያውን ኮድ ባዶ ይተዉት (ተቋሙ ያቀርባል). በጽሁፉ ውስጥ የሌለ ማንኛውንም መረጃ አይጨምሩ; የሌለበትን መስክ ባዶ ይተውት። ሰነድ፡ [እዚህ]

3) የርዕስ ቃል ጥቆማ (ቁጥጥር የሚደረግበት)፡-

ከታች ላለው ሰነድ ተስማሚ የሆኑ 3-5 የርዕስ ቃላትን ጠቁም። በመጀመሪያ፣ በሰነዱ ውስጥ ባሉ እውነታዎች ላይ ተመካ። ከታች ያለው የእኛ ተቋም ቁጥጥር የቃላት ዝርዝር ነው; በመጀመሪያ፣ ከዚህ ዝርዝር ውስጥ ይምረጡት፣ በዝርዝሩ ውስጥ ከሌለ፣ የአዲሱን ቃል ጥቆማዎን ለየብቻ ምልክት ያድርጉበት። ዝርዝር፡ [ውሎች]። ሰነድ፡ [እዚህ]

4) የጅምላ ወጥነት ማረጋገጫ;

ከዚህ በታች ለተመሳሳይ ክምችት ሰነዶች የዲበ ዳታ መዝገቦች አሉ። ሰንደቅ አለመጣጣም፡- አንድ አይነት ቦታ/ሰውን በተለየ ሁኔታ፣ የተለያየ የቀን ቅርፀቶችን፣ ለተመሳሳይ ርዕሰ ጉዳይ የተለያዩ ቃላትን መዝግቧል። እርማት IMPOSITION; ልክ የሰው ልጅ እንዲገመግም የማይጣጣሙ ዝርዝሮችን ያዘጋጁ። መዝገቦች: [እዚህ]

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ፡

ለዚህ ሰነድ የተሟላ ካታሎግ መዝገብ ይፍጠሩ።

"የተሟላ" መመሪያው AI ን በእያንዳንዱ ቦታ እንዲሞላ ይገፋፋዋል, ማለትም, ታሪክን እና የማይኖሩ ፈጣሪዎችን ለመፍጠር.

ጠንካራ፡

የደብሊን ኮር ለዚህ ሰነድ ተዘጋጅቷል። በግልባጩ ውስጥ የተካተተውን መረጃ ብቻ ተጠቀም፤ የሌለበትን መስክ ባዶ ይተዉት ፣ አይገምቱ ። ከዚህ ቁጥጥር ዝርዝር ውስጥ የርዕስ ቃላትን ይምረጡ: [ዝርዝር]። በሰነዱ ማረጋገጥ እንድችል የቀን እና የሰው ስም በ[?] ላይ ምልክት ያድርጉ። ግልባጭ፡ [እዚህ]

ልዩነት፡ ከ"ሙሉ" እትም ይልቅ "ባዶ ተው" ፍቃድ፣ ቁጥጥር የሚደረግበት የዝርዝር ማክበር እና የማረጋገጫ ምልክቶች ካታሎጉን ከመፍጠር ይጠብቃሉ።

የተለመዱ ስህተቶች

• "ሙሉ በሙሉ ሙላ" ማለት ነው። ይህ የማይገኙ መስኮችን ወደመገጣጠም ይመራል; "ባዶ ይተው" ፈቃድ መሰጠት አለበት.
• የርዕሰ ጉዳይ ውሎችን በመልቀቅ ላይ። ቁጥጥር በሚደረግበት የቃላት ዝርዝር ውስጥ ካርታ የማይሰጡ ውሎች ፍለጋውን ያዘናጋሉ።
• AI ታሪክን መተንበይ መኖሩ። ጊዜው ያለፈበት ሰነድ ውስጥ ምናባዊ ቀን ማስገባት ካታሎግውን ያበላሻል።
• በ AI የመነጨ የማመሳከሪያ ኮድ መኖሩ። ይህ የድርጅት, ልዩ ቦታ ነው; ሰዎች ይጣላሉ.
• መስፈርቱን አለመግለጽ። ደረጃው ካልተጠቀሰ ውጤቱ ወደ ተቋሙ ሊገባ የማይችል የተዘበራረቀ ረቂቅ ይሆናል።

በማጠቃለያው

ሜታዳታ እና ካታሎጊንግ ማህደሩን ለተመራማሪው የሚከፍት የማይታዩ መሠረተ ልማት ናቸው፣ እና ብዙ ጥረት ይጠይቃል። ከጽሑፍ ግልባጩ፣ AI እንደ ቀን፣ ሰው፣ ቦታ፣ ርዕሰ ጉዳይ እና ዘውግ ላሉት መስኮች ፈጣን ዝርዝር ያወጣል። እንደ ISAD(G) ወይም Dublin Core ባሉ መመዘኛዎች መሰረት መስራት ይችላል። ነገር ግን "ሙሉ በሙሉ እንዲሞላ" ግፊት AI ነገሩን እንዲፈጥር ይገፋፋዋል; "ባዶ ይተው" ፈቃድ፣ ቁጥጥር የሚደረግበት የቃላት ዝርዝር ካርታ እና የሰዎች የቀን/ስሞች ማረጋገጫ ካታሎግ ታማኝ እንዲሆን ያደርገዋል። AI ረቂቁን ያዘጋጃል; ለካታሎግ ትክክለኛነት ተጠያቂው እርስዎ ነዎት።

የመተግበሪያ ተግባር

የሰነድ ግልባጭ ይውሰዱ እና ከአይአይኤ ዲበዳታ በ “ደብሊን ኮር ረቂቅ” አብነት ይጠይቁ። ባዶ ቦታዎችን እንደሚተው ያረጋግጡ። ከዚያ የ"ርዕስ ቃል ጥቆማ" አብነት በራስዎ (ወይም ናሙና) የማረጋገጫ ዝርዝር ያሂዱ። በመጨረሻም፣ ጥቂት መዝገቦችን በ"ጅምላ ወጥነት ማረጋገጥ" ይሞክሩ። አይአይ ምን ያህል መስኮችን በመተንበይ ለመሙላት እንደሚሞክር እና ምን ያህል የርእሰ ጉዳይ ቃላቶች ወደ ዝርዝሩ መቅረጽ እንዳለባቸው ልብ ይበሉ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] የዒላማ ደረጃውን (ISAD(G)/Dublin Core) በግልፅ ተናግሬያለሁ።
• [ ] "ባዶ ሜዳን ተወው" ፈቃድ ሰጥቻለሁ።
• [ ] የርዕሱን ቃላቶች በቁጥጥር ዝርዝር ውስጥ አዘጋጅቻለሁ።
• [ ] የቀኑን እና የሰውን ስም በሰነድ/በስልጣን መዝገብ አረጋግጫለሁ።
• [ ] የማመሳከሪያውን ኮድ ለኤአይአይ ሳይሆን ለተቋሙ ነው የተውኩት።