የዲፕሎማሲያዊ አጭር መግለጫ እና የንግግር ማስታወሻዎችን ማዘጋጀት

ትርፍ፡

• ለአንባቢ እና ዓላማ ተስማሚ የሆነ የማጠቃለያ ማዕቀፍ እና የውይይት ነጥቦችን የማዘጋጀት ችሎታ ፣ እውነታዎችን እና አስተያየቶችን ከ BLUF መርህ ጋር።
• በስትራቴጂካዊ ዓላማ መሰረት የዲፕሎማሲያዊ ድምጽ ጥንካሬን ማስተካከል እና ነባሪውን የአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ድምጽ ማስተካከል መቻል
• እያንዳንዱን ምስል ከምንጩ ጋር በማገናኘት የማጣራት እና የመጥቀስ ችሎታ እና የአጭር መግለጫውን ትክክለኛነት እና የመጨረሻ ፊርማ የመጠበቅ ችሎታ።

አንድ ሚኒስትር ከተለዋዋጭ ጋር ከመገናኘቱ በፊት ባለ ሁለት ገጽ አጭር መግለጫ ያቀርባል; አንድ አምባሳደር በጉባኤው ላይ ከሚናገረው በፊት የንግግራቸውን ማስታወሻ ይጽፋል; የልዑካን ቡድን መሪ ወደ ስብሰባ ከመግባቱ በፊት አጭር ሉህ ያስፈልገዋል - በውይይት ውስጥ የሚተላለፉ ዋና ዋና መልዕክቶች ነጥበ-ነጥብ ዝርዝር። እነዚህ ሰነዶች የዕለት ተዕለት የዲፕሎማሲ ነዳጅ ናቸው፡ ለውሳኔ ሰጪው በፍጥነት፣ በትክክል እና በተመጣጣኝ ሁኔታ ማሳወቅ አለባቸው። በዚህ ክፍል ውስጥ በአርቴፊሻል ኢንተለጀንስ አማካኝነት አጭር መግለጫ ወይም የንግግር ማስታወሻን በፍጥነት እና በጥሩ ሁኔታ እንዴት ማዘጋጀት እንደሚችሉ ይማራሉ; ነገር ግን ቃናውን, መልእክቱን እና የመጨረሻውን ሃላፊነት እንዴት እንደሚይዙ ይማራሉ.

በትርጉም እንጀምር፡ አጭር ማጠቃለያ በአጭር እና በተደራጀ መልኩ በአንድ ጉዳይ ላይ ውሳኔ ወይም ንግግር ለማድረግ የሚያስፈልገው ይዘት ያለው ውሳኔ ሰጪ የሚሰጥ ሰነድ ነው። ጥሩ አጭር መግለጫ አጭር ነው፣ ከሁሉም በላይ አስፈላጊው መጀመሪያ ይላል፣ እውነትን ከምክር ይለያል፣ የአንባቢውን ጊዜ ያከብራል። AI በፍጥነት የዚህን ሰነድ አጽም እና የመጀመሪያ ረቂቅ ያዘጋጃል; ነገር ግን ምን ማጉላት እንዳለበት፣ ምን አይነት ቃና መጠቀም እንዳለቦት እና ምን ምክር መስጠት እንዳለቦት መወሰን የእርስዎ ነው።

ደረጃ በደረጃ፡ አጭር መግለጫ ማዘጋጀት

1. አንባቢውን እና ዓላማውን ይግለጹ. አጭር መግለጫው ለማን ነው? (ሚኒስትር ወይስ ቴክኒክ ኮሚቴ?) ለምን? (ለቃለ መጠይቅ መወሰን ወይም መዘጋጀት?) ይህ ቃና እና ጥልቀት ያስቀምጣል. የሚኒስትሮች ገለጻ አጭር እና ስልታዊ ነው; የቴክኒክ ኮሚቴው ማስታወሻ ዝርዝር ሊሆን ይችላል.

2. የተገለበጠ ፒራሚድ ያዘጋጁ። ዲፕሎማሲያዊ አጭር መግለጫ ብዙውን ጊዜ በ BLUF (የታችኛው መስመር ላይ) መርህ ላይ ይፃፋል-የመጀመሪያው አንቀጽ “ዋናውን” ይሰጣል ፣ ቀሪው ዝርዝር ነው። ሥራ የበዛበት ውሳኔ ሰጪ የመጀመሪያውን መስመሮች ብቻ ቢያነብም ዋናውን መልእክት ማግኘት አለበት.

3. ክፍሎቹን ይለዩ. የተለመደው አጭር መግለጫ የሚከተሉትን ክፍሎች ያቀፈ ነው፡- (ሀ) ማጠቃለያ/BLUF፣ (ለ) ዳራ/አውድ፣ (ሐ) ወቅታዊ ሁኔታ፣ (መ) የኛ አቋም/ፍላጎት፣ (ሠ) የኢንተርሎኩተር የሚቻል ቦታ፣ (ረ) ሀሳብ/የንግግር ነጥቦች። AI ይህን አጽም ወዲያውኑ ማምረት ይችላል.

4. ሃቁን ከምክር ለይ። በማጠቃለያው ውስጥ፣ “ሁኔታው ይህ ነው” (እውነታው) እና “ይህ የእኛ ምክር ነው” (ምክር) መካከል ግልጽ የሆነ ልዩነት ሊኖር ይገባል። ውሳኔ ሰጪው ምን ማስረጃ እንደሆነ እና የእርስዎ አስተያየት ምን እንደሆነ ማየት አለበት.

5. የንግግር ነጥቦችን ይፍጠሩ. በስብሰባ ላይ የሚነገሩ መልእክቶች በአጭር፣ ግልጽ እና የማይረሱ ነገሮች የተፃፉ ናቸው። በተጨማሪም, ሊሆኑ የሚችሉ መልሶች (አጸፋዊ መስመሮች - ሊሆኑ ለሚችሉ ተቃውሞዎች ዝግጁ የሆኑ መልሶች) ተዘጋጅተዋል, ለምሳሌ "ኢንተርሎኩተሩ ይህን ከተናገረ, ይህን እንላለን". AI እነዚህን ሁኔታዎች በመድገም ጥሩ ነው።

6. ድምጽ አዘጋጅ እና አረጋግጥ. ዲፕሎማሲያዊ ቋንቋ የሚለካው፡ በጣም ጨካኝም ሆነ ለስላሳ አይደለም። እያንዳንዱን እውነታ ከምንጩ ጋር ያገናኙ ፣ ቃናውን እራስዎ ያርሙ እና የመጨረሻውን ጽሑፍ እራስዎ ይፈርሙ።

ጠቃሚ ምክር፡ የማጠቃለያውን የመጀመሪያ ዓረፍተ ነገር ራስህ ጻፍ። የ AI መክፈቻው ብዙውን ጊዜ አጠቃላይ እና ውጤታማ ያልሆነ ነው። በጣም አስፈላጊ የሆነውን መልእክት እራስዎ በአንድ ፣ ኃይለኛ ዓረፍተ ነገር መግለፅ እና የቀረውን በ AI መሙላት ፈጣን እና ውጤታማ ነው።

ዲፕሎማሲያዊ ቋንቋ እና መለኪያ

ቃላት በዲፕሎማሲ ክብደት አላቸው። “አስጨንቆናል”፣ “አሳስበናል”፣ “እናወግዛለን”፣ “አጥብቀን እናወግዛለን” በሚሉት አባባሎች መካከል ስውር ግን አስፈላጊ ልዩነቶች አሉ እና በተሳሳተ መንገድ የተመረጠ ቃል የማይፈለግ መልእክት ያስተላልፋል። AI ሁልጊዜ እነዚህን ጥቃቅን ነገሮች በትክክል መያዝ አይችልም; በአጠቃላይ ቋንቋ ይጽፋል. ስለዚህ የዲፕሎማሲያዊ ጥንካሬን (የድምፅ ጥንካሬን ደረጃ) ያዘጋጃሉ.

በተጨማሪም ማጠቃለያው ገለልተኛ እና ታማኝ መሆን አለበት። ለውሳኔ ሰጪው መስማት የሚፈልገውን ብቻ ሳይሆን ማወቅ ያለበትን መንገር የተንታኙ ተግባር ነው። AI ለተነሳው ጥያቄ "ቆንጆ" መልስ ሊሰጥ ይችላል; በገለፃው ውስጥ የሚረብሽ ነገር ግን ትክክለኛ መረጃን ለማካተት ሐቀኝነትን አቅርበዋል።

ማስጠንቀቂያ፡- በማጠቃለያ ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር በንግግር ውስጥ ጮክ ብሎ ሊነገር ወይም አስፈላጊ ከሆነም ለውሳኔ መሰረት ሊሆን ይችላል። በ AI የተገኘ ማንኛውም እውነታ ምንጩን ሳይመለከት ወደ ማጠቃለያው ውስጥ መግባት የለበትም። የተሳሳተ ቁጥር ወይም የተሰራ ጥቅስ ውሳኔ ሰጪውን በስብሰባ ላይ አስቸጋሪ ሁኔታ ውስጥ ያደርገዋል.

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - አጽም ፍጥነት አግኝቷል. አንድ ጸሐፊ በ2 ሰዓት ውስጥ ለሚኒስትሩ ስብሰባ አጭር መግለጫ ማዘጋጀት ነበረበት። YZ በ10 ደቂቃ ውስጥ ከሰበሰበው 9 የክፍት ምንጭ ሰነዶች BLUFን፣ ዳራ እና የንግግር ነጥቦችን አጽም አውጥቷል። ፀሃፊው የቀረውን ጊዜ እውነታውን በማጣራት እና ድምፁን በማስተካከል አሳልፏል። መግለጫው በሰዓቱ ደርሷል።

ጉዳይ 2 - የቃና እርማት የተከለከለው ቀውስ. በረቂቅ መግለጫው ላይ AI እንደ “ተቀባይነት የሌለው” እና “አጥብቀን አንቀበልም” ያሉ ቃላትን ተጠቅሟል። ከፍተኛ ዲፕሎማቱ የሚፈለገው ቃና “በጭንቀት እየተከተልን ነው” የሚል መሆኑን አውቀው በዚያ ደረጃ ላይ ያለውን ግንኙነት እንዳይበላሽ ቋንቋውን አላለሰሉ። የቋሚ AI ነባሪ ጥንካሬ።

ጉዳይ 3 - የውሸት ምስል ተይዟል. "የሁለትዮሽ የንግድ ልውውጥ ባለፈው ዓመት በ 23% ጨምሯል," YZ በአጭር አጭር መግለጫ ላይ ጽፏል. ኤክስፐርቱ ምንጩን ተመልክቷል፡ ትክክለኛው አሃዝ 12% ነበር እና AI ሰራው። የመግለጫው እርምጃ ሚኒስትሩ በስብሰባው ላይ የተሳሳተ ሰው ከመጥቀስ አግዶታል።

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

1) አጭር መግለጫ;

የእርስዎ ሚና፡ ከፍተኛ የዲፕሎማቲክ ደብዳቤ ባለሙያ። ከዚህ በታች ባለው ክፍት ምንጭ ማስታወሻዎች ላይ በመመስረት ለ [ሚኒስትሩ] የቃለ መጠይቅ አጭር መግለጫ አጽም ያዘጋጁ። ክፍሎች፡- (1) BLUF/ማጠቃለያ (ነጠላ አንቀጽ)፣ (2) ዳራ፣ (3) ወቅታዊ ሁኔታ፣ (4) ፍላጎቶቻችን፣ (5) የኢንተርሎኩተር የሚቻል ቦታ፣ (6) የንግግር ነጥቦች። ለእያንዳንዱ እውነታ ምንጩን ይግለጹ. እውነታውን እና ጥቆማውን ለየብቻ ምልክት ያድርጉበት። ማስታወሻዎች: [እዚህ]

2) የንግግር ነጥቦች + ምላሽ ሰጪ መስመሮች;

ለሚከተለው ርዕስ 5 የውይይት ነጥቦችን (አጭር፣ ግልጽ መልዕክቶች) ረቂቅ። ከዚያም interlocutor ሊኖረው የሚችለውን 3 በተቻለ ተቃውሞዎች ለእያንዳንዱ "reactive መስመር" (የተለካ ምላሽ) ያቅርቡ. ዲፕሎማሲያዊ እና የሚለካ ቋንቋ ይጠቀሙ; ከመጠን በላይ ጥብቅ ወይም ቁርጠኝነትን የያዙ መግለጫዎችን ያስወግዱ። ርዕሰ ጉዳይ: [እዚህ]

3) የድምፅ ማስተካከያ;

የሚከተለውን አንቀፅ በ [ለመምረጥ፡ ገለልተኛ / ጭንቀት / ቁርጥ ያለ / ጥብቅ] ቃና ውስጥ እንደገና ይፃፉ። ተመሳሳይ እውነታዎችን ያስቀምጡ, የዲፕሎማቲክ ጥንካሬን ብቻ ያስተካክሉ. ሶስት ስሪቶችን ስጠኝ፡ አንድ ድምጽ ወደላይ፣ አንድ አይነት፣ አንድ ድምጽ ወደ ታች። አንቀጽ፡ [እዚህ]

4) አጭር ምህጻረ ቃል፡-

የሚከተለውን ባለ 3 ገጽ ማስታወሻ ለሚኒስቴሩ ወደ አንድ ገጽ ይቀንሱ። የ BLUF አንቀጽ መጀመሪያ ይምጣ። ለውሳኔው አስፈላጊ የሆኑትን እውነታዎች ብቻ አስቀምጥ፣ ዝርዝሩን ተወው፣ ነገር ግን ምንም አይነት እውነታ አትለውጥ ወይም አትፍጠር። በ "አባሪዎች" ውስጥ ተለይተው የቀሩትን አስፈላጊ ነጥቦች ይዘርዝሩ. ማስታወሻ: [እዚህ]

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ ጥያቄ፡

በዚህ ላይ ለሚኒስትሩ አጭር መግለጫ ጻፉ።

አንባቢ፣ ዓላማ፣ ምንጭ እና ቃና ግልጽ አይደሉም። AI አጠቃላይ፣ ምንጭ የሌለው፣ ቃና- የዘፈቀደ ጽሑፍ ያዘጋጃል፤ ሀቁን ከአስተያየት ጋር ግራ ያጋባል።

ኃይለኛ ጥያቄ፡-

የእርስዎ ሚና፡ ዲፕሎማሲያዊ አጭር መግለጫ። አንባቢ፡- የውጭ ጉዳይ ሚኒስትር። ዓላማው: በ 2 ሰዓታት ውስጥ ለሁለትዮሽ ስብሰባ ዝግጅት. ምንጭ፡- ክፍት ምንጭ ማስታወሻ በታች7 (የቀረበ)። ቃና፡ ተለካ፣ ተወስኗል ግን ቀስቃሽ አይደለም። መዋቅር: BLUF በመጀመሪያው አንቀጽ; ከዚያ ዳራ ፣ ሁኔታው ​​፣ ፍላጎታችን ፣ የተጠላለፈው ቦታ ፣ 5 የንግግር ነጥቦች ። እያንዳንዱን እውነታ ከምንጩ ጋር ያገናኙ ፣ እውነታውን እና ጥቆማውን ለየብቻ ያሳዩ ፣ ምንም ቁጥሮች አያድርጉ ። ማስታወሻዎች: [እዚህ]

ልዩነቱ ግልጽ ነው፡ አንባቢ፣ ዓላማ፣ ምንጭ፣ ቃና፣ መዋቅር እና የማረጋገጫ ገደብ አጭር አጠቃቀሙን ያደርጉታል።

የማጠቃለያ ክፍሎች ሰንጠረዥ

ክፍል

ዓላማ

የ AI ሚና

የሰው ውሳኔ

BLUF/ማጠቃለያ

በጣም አስፈላጊ የሆነውን በማስቀደም

ረቂቅ ፕሮፖዛል

የዋና መልእክት ምርጫ

ዳራ

አውድ ስጥ

ማጠቃለያ

ትክክለኛውን አውድ መምረጥ

ወቅታዊ ሁኔታ

የአሁኑ ሰንጠረዥ

ማረም

ማረጋገጥ

የእኛ ፍላጎቶች

ቦታውን ግልጽ ማድረግ

-

የሰው ብቻ

የንግግር ነጥቦች

የውይይት መልዕክቶች

ረቂቅ ምርት

ድምጽ, ውሳኔ, ፊርማ

የተለመዱ ስህተቶች

• ግራ የሚያጋባ እውነታ ከጥቆማ ጋር። ውሳኔ ሰጪው ማስረጃ እና ምክር ምን እንደሆነ ማየት አለበት.
• ድምጹን ወደ AI በመተው። የዲፕሎማሲው ጥንካሬ በስህተት ከተዘጋጀ, የማይፈለግ መልእክት ይሰጣል.
• ቁጥሩን እና ጥቅሱን ሳያረጋግጡ ማስቀመጥ. የተሳሳተ ቁጥር በስብሰባው ወቅት ውሳኔ ሰጪውን ችግር ውስጥ ይጥላል.
• ረጅም እና የተዘበራረቀ አጭር መግለጫ። BLUF እና አጭርነት ስራ ለሚበዛበት አንባቢ የግድ ናቸው።
• መስማት የሚፈልጉትን ብቻ ይጻፉ። የተንታኙ ተግባር የሚረብሽ ግን ትክክለኛ መረጃ መስጠት ነው።

በማጠቃለያው

በማጠቃለያ እና በማስታወሻ ዝግጅት፣ AI በፍጥነት አፅሞችን፣ የመጀመሪያ ረቂቆችን እና የንግግር ነጥብ/አጸፋዊ መስመር ሁኔታዎችን የሚያመርት ኃይለኛ ረዳት ነው። ነገር ግን ከ BLUF ጋር, የዋናው መልእክት ምርጫ, የዲፕሎማቲክ ቃና አቀማመጥ, በእውነታ እና በአስተያየት መካከል ያለው ልዩነት, ታማኝነት እና የመጨረሻው ፊርማ የባለሙያው ነው. በግልጽ አንባቢ፣ ዓላማ፣ ምንጭ እና የቃና ገደቦች AIን ያከናውኑ፤ እያንዳንዱን እውነታ ማረጋገጥ; የመጀመሪያውን ዓረፍተ ነገር እና የመጨረሻውን ቃል እራስዎ ያስቀምጡ.

የመተግበሪያ ተግባር

ምናባዊ የሁለትዮሽ ስብሰባ ሁኔታን ይምረጡ እና ከ6-8 ክፍት ምንጭ ማስታወሻዎችን ይሰብስቡ። በ"አጭር አጽም" አብነት ማብራሪያ ያግኙ፣ ከዚያ የውይይት መልዕክቶችን በ"የንግግር ነጥቦች + ምላሽ ሰጪ መስመሮች" አብነት ያዘጋጁ። የአንድን አንቀፅ ሶስት የቃና ስሪቶች ከ"የቃና ቅንብር" አብነት ጋር ያወዳድሩ እና ትክክለኛውን ይምረጡ። ሁሉንም አሃዞች እና ጥቅሶች ከምንጩ ጋር በማገናኘት ያረጋግጡ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] አንባቢውን፣ ዓላማውን እና ቃናውን ከመጀመሪያው ገለጽኩት።
• [] BLUF/ማጠቃለያውን መጀመሪያ ላይ አስቀምጫለሁ።
• [ ] እውነታውን እና ጥቆማውን ለየብቻ አሳይቻለሁ።
• [] እያንዳንዱን አኃዝ እና ጥቅስ ምንጭ እና አረጋግጫለሁ።
• [ ] በራሴ ፍላጎት የዲፕሎማሲያዊ ቃናውን አዘጋጅቼ ጽሁፉን ፈርሜያለሁ።